Nota:  Les employés de la fonction publique doivent communiquer avec leur Coordonnateur ministériel désigné de voyages avec leurs questions.

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Si vous êtes une personne ou une compagnie travaillant avec le gouvernement fédéral et avez besoin de plus d'information, s'il vous plaît communiquer avec l'agent de projet ministériel ou l'autorité contractante responsable de votre marché de service.

Généralités

Principes

Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte. Ces principes constituent la pierre angulaire de la gestion des voyages du gouvernement et devraient aider tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de voyage justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique.

Confiance – accroître le pouvoir et la latitude des fonctionnaires et des gestionnaires d'agir d'une manière juste et raisonnable.

Souplesse – créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et tiennent compte des nécessités du service dans l'organisation des préparatifs de voyage.

Respect – créer un environnement sensible aux besoins des fonctionnaires et des processus favorables aux voyages.

Valorisation des gens – reconnaître les fonctionnaires d'une manière professionnelle tout en soutenant les fonctionnaires, leurs familles, leur santé et la sécurité lors des voyages.

Transparence – assurer l'application cohérente, juste et équitable de la politique et de ses pratiques.

Pratiques de voyage modernes – adopter des pratiques de gestion des voyages qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie des voyages; élaborer et mettre en œuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation des voyages.

Généralités

Convention collective

La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du Conseil national mixte. Les fonctionnaires doivent pouvoir la consulter facilement.

Procédure de règlement des griefs

Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique sera celle décrite à l'article 15.0 du Règlement du Conseil national mixte. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou de l'organisme concerné qui s'applique.

Date d'entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1er juillet 2017.

Objet et portée

La présente directive a pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés. Les dispositions de la présente directive sont impératives et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel.

Champ d'application

La présente directive s'applique aux fonctionnaires de la fonction publique et à d'autres personnes voyageant en service commandé, y compris à des fins de formation. Elle ne s'applique pas aux personnes dont les voyages sont régis par d'autres autorisations.

Définitions

Autorisation générale de voyager (blanket travel authority) – permission d'effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu'il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n'est pas pratique ou administrativement efficace d'obtenir une approbation préalable de l'employeur pour chaque voyage individuel. Les exceptions aux paramètres fixés selon l'autorisation générale de voyager(AGV) exigent que le voyage individuel soit expressément approuvé, avant le déplacement, dans la mesure du possible. L'AGV ne s'applique pas à des groupes de fonctionnaires. Les fonctionnaires peuvent avoir simultanément plusieurs autorisations générales de voyager.

Classe économique (economy class) – classe normale des voyages par avion, y compris les billets spéciaux à tarif réduit. Elle exclut la première classe et la classe affaires ou les classes équivalentes.

Conjoint ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) - Une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un fonctionnaire a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Le mot « époux » désigne la personne mariée au fonctionnaire.

Déclaration (declaration) – énoncé écrit et signé par le voyageur qui dresse la liste et atteste des dépenses engagées pour lesquelles il ne possède pas de reçu. Voir l'Appendice F.

Déplacement (travel status) – a lieu quand un fonctionnaire ou un voyageur effectue un voyage en service commandé autorisé.

Employeur (employer) – sa Majesté du chef du Canada, représentée par le Conseil du Trésor; comprend en outre les personnes autorisées à exercer les pouvoirs conférés au Conseil du Trésor.

Faux frais (incidental expense allowance) - indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un voyage et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires (à l'exception des taxis), le blanchissage, le nettoyage à sec, les appels téléphoniques (à moins d'indications contraires du paragraphe 3.4.6), la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels.

Les indemnités pour les faux frais relatifs à des voyages internationaux se fondent sur une formule qui prend en compte l'indemnité de frais de petit-déjeuner, de déjeuner et/ou de dîner pour le pays/l'endroit applicable.

Dans les situations où il n'existe aucune indemnité de repas à partir de laquelle calculer l'indemnité pour frais accessoires pour un pays/un endroit en particulier, le fonctionnaire se verra rembourser l'équivalent, en dollars canadiens, de l'indemnité applicable aux faux frais qui figure à l'Appendice C.

Fonction publique (public service) – aux fins de la présente directive, « fonction publique » inclut les mêmes parties et personnes qu'à l'article 1 du Règlement du Conseil national mixte.

Fonctionnaire (employee) – personne au service de la fonction publique.

Indemnité globale (comprehensive allowance) – indemnité quotidienne qui peut prévoir un montant versé au titre d'une partie ou de la totalité des repas, des faux frais, du transport et du logement.

Lieu de travail (workplace)

Permanent/régulier (permanent/regular) – endroit permanent unique déterminé par l'employeur où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il relève.

Temporaire (temporary) - l'unique lieu dans la zone d'affectation où un fonctionnaire doit temporairement se présenter ou exécuter les tâches liées à son poste.

Logement (accommodation)

Logement commercial (commercial accommodation) – établissements d'hébergement, comme un hôtel, un motel, une résidence d'affaires ou un appartement.

Locaux d'hébergement du gouvernement et d'une institution (government and institutional accommodation) – les centres de formation du gouvernement fédéral, les universités, les collèges, les établissements militaires canadiens ou étrangers, les hôpitaux Anciens Combattants Canada, les roulottes, les tentes ou autre installation que l'État possède, régit, autorise ou dirige, y compris les autres établissements d'enseignement qui offrent l'hébergement pour la nuit.

Logement particulier non commercial (private non-commercial accommodation) – habitation privée ou établissement non commercial où le fonctionnaire ne loge pas de façon habituelle.

Personne à charge (dependant) – personne qui habite en permanence avec le ou la fonctionnaire à sa résidence et :

  1. qui est le conjoint du fonctionnaire, ou
  2. qui est un enfant naturel, un enfant issu d'un mariage antérieur de son conjoint, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des Autochtones en vertu de la pratique courante d'adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de ce fonctionnaire ou du conjoint du fonctionnaire qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
    1. qui est âgé d'au plus 18 ans; ou
    2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
    3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique; ou
  3. qui est un parent, un grand-père, une grand-mère, un frère, une sœur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-fils ou une petite-fille du fonctionnaire ou de son conjoint qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
    1. qui est âgé d'au plus 18 ans; ou
    2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
    3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.

Reçu (receipt) – document original ou copie papier ou électronique où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le voyageur. Lorsque les dépenses engagées sont en devises étrangères, les reçus doivent indiquer quelles sont les devises en question et peuvent être annotés par le voyageur à cette fin.

Voyage en service commandé (government travel) – désigne tous les voyages autorisés par l'employeur. L'expression est utilisée en rapport avec les circonstances dans lesquelles les dépenses prévues dans la présente directive peuvent être payées ou remboursées par les fonds publics.

Voyageur (traveller) – une personne qui voyage en service commandé autorisé.

Zone d'affectation (headquarters area) – aux fins de la présente directive, région qui s'étend sur 16 kilomètres du lieu de travail assigné en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

Partie I - Administration

1.1 Autorisation

1.1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages en service commandé et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Comme suite à une consultation entre l'employeur et le fonctionnaire, l'organisation des préparatifs de voyage doit répondre au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et aux nécessités du service de l'employeur.

1.1.2 Les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Dans des circonstances particulières, le voyage peut être autorisé après coup par l'employeur.

1.1.3 Les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur peuvent ou non être remboursées. Toutefois, ces situations seront examinées au cas par cas.

1.2 Programmes de fidélisation

1.2.1 Dans la mesure où l'État n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les fonctionnaires qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles. Ces privilèges sont subordonnés à l'utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement.

1.3 Paiements en trop

1.3.1 Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente directive, doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette à l'État.

1.4 Reçus

1.4.1 Lorsque le voyageur certifie que l'original du reçu ou la copie de celui-ci est perdu, qu'il a été détruit accidentellement ou qu'il était impossible de l'obtenir, une déclaration personnelle doit remplacer le reçu.

1.5 Responsabilités

1.5.1 L'employeur doit :

  1. établir la structure de délégation adéquate en vue de se conformer à la présente directive;
  2. s'assurer que la présente directive est accessible au lieu de travail normal du fonctionnaire, pendant les heures de travail de ce dernier;
  3. veiller à ce que, en consultation avec le fonctionnaire et son superviseur immédiat, le gestionnaire s'étant vu déléguer des pouvoirs s'occupe :
    1. déterminer s'il est nécessaire de voyager;
    2. faire en sorte que les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive;
    3. veiller à prendre des mesures d'adaptation tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive.
  4. autoriser les voyages, y compris l'autorisation générale de voyager;
  5. vérifier et approuver les demandes d'indemnité de déplacement avant que les frais ne soient remboursés;
  6. traiter la demande d'indemnité de déplacement dans les meilleurs délais après avoir reçu une demande d'indemnité dûment remplie ainsi que les pièces justificatives s'y rapportant;
  7. faire en sorte que tous les préparatifs de voyage respectent les lois fédérales et les politiques de l'employeur qui s'appliquent, telles que l'équité en matière d'emploi et les langues officielles.

1.5.2 Le voyageur doit :

  1. prendre connaissance des dispositions de la présente directive;
  2. consulter et obtenir l'autorisation de voyager conformément à la présente directive, ce qui inclut l'autorisation générale de voyager;
  3. informer l'employeur ou ses fournisseurs des mesures d'adaptation qui doivent être prises pour répondre à ses besoins;
  4. remplir et présenter une demande d'indemnité de déplacement ainsi que les pièces justificatives s'y rapportant aussitôt que possible après la fin du voyage. Lorsque le voyage dure plus d'un mois, le voyageur peut présenter une demande d'indemnité de déplacement provisoire avant la fin du voyage; et
  5. être responsable de l'annulation des réservations au besoin, de la sauvegarde des avances de voyage et des fonds fournis et de la remise des fonds excédentaires en temps opportun.

1.5.3 Lorsque l'employeur et le fonctionnaire n'arrivent pas à trouver une solution aux obstacles qui nuisent aux personnes handicapées pouvant découler de l'application de la présente directive, l'employeur et le fonctionnaire doivent consulter un spécialiste de l'équité en matière d'emploi du ministère ou de la partie syndicale, ou les deux.

1.6 Fournisseurs, services et produits

1.6.1 Les fonctionnaires qui voyagent en service commandé doivent avoir recours aux fournisseurs, aux services et aux produits sélectionnés et approuvés par le gouvernement aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles. Cela inclut normalement l'utilisation d'une carte individuelle de voyage. Par contre, le fonctionnaire doit avoir accepté qu'une carte lui soit remise et doit accepter de s'en servir.

1.6.2 Il faut utiliser en priorité les fournisseurs, les services et les produits canadiens.

1.6.3 En consultation avec le fonctionnaire, l'employeur utilisera la carte ministérielle de frais de voyage dans la mesure du possible pour payer d'avance les arrangements en matière de voyage.

1.6.4 Si, en raison des circonstances, il n'a pas été possible de payer au préalable des dépenses de voyage, il faut rembourser au voyageur les frais réels et raisonnables étayés par des reçus.

1.7 Avances de voyage

1.7.1 Si un fonctionnaire en déplacement décide de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, le fonctionnaire et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne doivent pas être indûment refusées.

1.8 Formulaires applicables aux voyages

1.8.1 Il faut utiliser les formulaires ou les systèmes applicables aux voyages en service commandé pour obtenir une autorisation de voyager et pour présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui, au besoin.

1.9 Changement du lieu de travail (ne s'applique que dans la zone d'affectation)

1.9.1 Lorsqu'il est demandé à un fonctionnaire de se présenter à un lieu de travail temporaire pour une durée de moins de 30 jours civils consécutifs à partir d'un lieu de travail permanent, les dispositions de la présente directive doivent être suivies.

1.9.2 Lorsqu'il est demandé à un fonctionnaire de se présenter à un lieu de travail temporaire à partir d'un lieu de travail permanent, pour une durée de 30 jours civils consécutifs et plus, les dispositions de la présente directive doivent être suivies sauf si les conditions suivantes sont réunies : le fonctionnaire doit obtenir, par écrit, un préavis de 30 jours civils concernant le changement du lieu de travail. Dans les cas où le fonctionnaire n'est pas avisé par écrit du changement de lieu de travail, les dispositions de la présente directive doivent être suivies pour la durée du changement de lieu de travail jusqu'à concurrence de 60 jours civils.

1.9.3 Lorsque les conditions stipulées à l'article 1.9.2 relativement au changement de lieu de travail ne sont pas respectées, le transport jusqu'au lieu de travail temporaire est fourni ou le fonctionnaire doit être remboursé selon le taux par kilomètre pour la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la plus courte de ces distances.

Partie II - Assurances

2.1 Régimes d'assurance et indemnisation

2.1.1 Si un fonctionnaire tombe malade ou est blessé ou décède pendant un voyage en service commandé, lui-même ou, s'il y a lieu, les personnes à sa charge, sont protégés en vertu des autorisations suivantes, sous réserve des conditions qui y sont énoncées :

  1. la convention collective ou toute autre autorisation régissant les conditions d'emploi, par exemple les congés pour accident du travail et les indemnités de départ,
  2. la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État,
  3. le Règlement sur l'indemnisation en cas d'accident d'aviation,
  4. la Loi sur la pension de la fonction publique,
  5. le Régime de pensions du Canada ou le Régime de rentes du Québec,
  6. le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique,
  7. le Régime d'assurance-invalidité,
  8. le Régime de soins de santé de la fonction publique (pour les frais médicaux et les frais d'hospitalisation qui ne sont pas payés en vertu de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État),
  9. la Politique sur les services juridiques et l'indemnisationen cas de poursuite civile intentée contre un fonctionnaire par une tierce partie;
  10. l'assurance contractée dans le cadre de la passation d'un marché avec des fournisseurs ou pour l'obtention de services et de produits approuvés par le gouvernement.

2.1.2 Les détails concernant les programmes d'indemnisation de la fonction publique se trouvent à l'Appendice A.

2.1.3 Les fonctionnaires sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés s'ils prennent un vol non commercial.

2.1.4 Les voyageurs qui souscrivent à une assurance complémentaire ne peuvent pas se faire rembourser la prime, mais ont droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable au remplacement (ou aux réparations) des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage en service commandé, sauf si cette assurance est fournie.

2.2 Assurance-automobile

2.2.1 Véhicules de l'État

Le gouvernement fédéral auto-assure ses propres véhicules et ceux loués par l'État lorsqu'ils circulent au Canada. Le bénéfice de l'assurance responsabilité de l'État est acquis aux fonctionnaires autorisés à conduire un véhicule appartenant à l'État ou loué par l'État lorsqu'ils sont en service commandé et lorsque le véhicule est utilisé aux fins du déplacement autorisé.

Lorsque le véhicule appartenant à l'État ou loué par l'État circule aux États-Unis, le conducteur doit être assuré en matière de responsabilité civile et contre les risques et les dommages corporels par une assurance commerciale, et la preuve de cette assurance doit être présente dans le véhicule. C'est l'employeur qui souscrit cette assurance et qui la paie.

2.2.2 Véhicules de location

Une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location de l'automobile est exigée. Cette protection est fournie lorsque le fonctionnaire utilise sa carte ministérielle de frais de voyage (CMFV) ou sa carte individuelle de voyage (CID). Lorsqu'une ou l'autre de ces cartes est utilisée pour réserver la location du véhicule et régler intégralement la location, le fonctionnaire doit refuser la protection de l'assurance-collision sans franchise à la signature du contrat de location. Si la CMFV ou la CID n'est pas utilisée et que la protection précitée n'est pas fournie gratuitement par une compagnie de carte de crédit personnelle, le coût des primes de l'assurance-collision sans franchise est alors remboursé par l'employeur.

La protection de l'assurance-responsabilité civile et pour les dommages matériels est comprise dans les tarifs de location quotidiens des fournisseurs approuvés par le gouvernement aux fins de location de véhicules. Pour les voyages à l'extérieur du Canada, les voyageurs doivent souscrire une protection supplémentaire lorsque cela est requis. Le cas échéant, la prime est remboursée au fonctionnaire.

Les voyageurs ne peuvent être remboursés pour la prime d'assurance pour la protection personnelle en cas d'accident.

2.2.3 Véhicules particuliers

L'employeur n'assume pas à l'égard des véhicules particuliers quelque responsabilité financière et ne rembourse pas les franchises prévues par la police d'assurance.

Les véhicules particuliers utilisés en service commandé doivent être au moins protégés par l'assurance-automobile minimum requise dans la province/le territoire d'immatriculation du véhicule, laquelle assurance englobe la responsabilité civile et les dommages matériels. Toute prime supplémentaire nécessaire afin de porter la protection de l'assurance-automobile privée du fonctionnaire à hauteur de l'assurance-automobile de base requise n'est pas remboursable, y compris la réduction des franchises le cas échéant.

La prime supplémentaire est remboursée lorsqu'il est nécessaire de souscrire une assurance commerciale supplémentaire pendant la période où le fonctionnaire est en service commandé.

Les voyageurs qui comptent transporter des passagers sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés.

Partie III - Modules sur les voyages

3.1 Module 1 – Voyages dans la zone d'affectation

Les dispositions énoncées dans le présent module s'appliquent quand un voyageur  effectue un voyage en service commandé dans la zone d'affectation au Canada ou à l'étranger.

3.1.1 Logement

Le remboursement des frais de logement engagés par le fonctionnaire dans sa zone d'affectation ne doit pas normalement être autorisé. Si un fonctionnaire se trouve dans l'une des situations exceptionnelles suivantes, il doit être considéré comme en déplacement et ses frais de logement doivent lui être remboursés, conformément aux dispositions du Module 3 :

  1. logement dans les locaux du gouvernement pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
  2. logement dans les établissements d'enseignement pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
  3. logement dans des établissements commerciaux seulement dans des situations exceptionnelles ou d'urgence, lorsque les fonctionnaires sont tenus de demeurer près de leur poste pour des périodes beaucoup plus longues que la durée normale du travail, par exemple le maintien de l'ordre en période de crise ou le prolongement des séances de négociation collective.

3.1.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, les appels d'affaires, les photocopies, les services de traitement de textes, les télécopies, les connexions Internet, la location et le transport de machines de bureau nécessaires et le transport d'effets personnels nécessaires.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus. (révisé le 15 janvier 2009)

3.1.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus,sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.1.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.1.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.1.6 Communications à domicile

Sans objet pour ce module.

3.1.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire qui voyage en service commandé pendant un séjour avec nuitée a droit au remboursement de faux frais pour des dépenses diverses non prévues ailleurs dans la présente directive pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement tel qu'il est énoncé à l'Appendice C ou D, selon le cas.

3.1.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et à l'Appendice A.

3.1.9 Repas

À moins d'indications contraires dans les conditions d'emploi ou les conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation ne doivent pas normalement être remboursés.

Les frais de repas,sauf les boissons alcoolisées, appuyés de reçus, peuvent être remboursés dans les limites prévues à l'Appendice C ou D, selon le cas, concernant les indemnités pour les repas dans les situations suivantes :

  1. lorsqu'un fonctionnaire est tenu de travailler pendant ses heures normales de repas ou au-delà de celles-ci, et se trouve clairement dans une situation où les dépenses pour son repas sont plus élevées qu'elles ne le seraient normalement;
  2. lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions ou à des audiences publiques comportant des séances en fin de semaine ou les jours fériés;
  3. lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions et à des audiences publiques officielles qui durent toute la journée et que les repas font partie intégrante des activités;
  4. lorsque les représentants de l'employeur participent à des séances de négociation collective;
  5. lorsque, en restant ensemble pour la pause-repas normale, les membres d'un groupe de travail ou d'un comité effectuant des études intensives améliorent leur efficacité;
  6. lorsque le remboursement des frais de repas est manifestement raisonnable et légitime parce qu'ils découlent des fonctions du fonctionnaire.

3.1.10 Périodes de repos

Sans objet pour ce module.

3.1.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. En l'absence de reçu, une déclaration suffit. Les dépenses visées sont notamment les frais ou droits pour services de transport obligatoires et légitimes, qui sont engagés pendant le déplacement, et qui ne sont pas payés autrement (p. ex. les droits d'amarrage, les péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport). Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, sont remboursées, sur présentation des reçus. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location pour un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Lorsque le fonctionnaire est autorisé à se servir d'un véhicule particulier en service commandé dans sa zone d'affectation, il sera remboursé selon les taux par kilomètre prévus à l'Appendice B.

    Les frais de stationnement ne sont habituellement pas payés lorsque le fonctionnaire est de service à son lieu de travail. Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.1.12 Voyage de fin de semaine au foyer

Sans objet pour ce module.

3.1.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Sans objet pour ce module.

3.2 Module 2 – Voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé hors de la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée au Canada ou ailleurs dans le monde.

3.2.1 Logement

Sans objet pour ce module.

3.2.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus.

3.2.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.2.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.2.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.2.6 Communications à domicile

Sans objet pour ce module.

3.2.7 Indemnité de faux frais

Sans objet pour ce module.

3.2.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et à l'Appendice A.

3.2.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas sont versées selon les taux précisés à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire petit-déjeuner, déjeuner et dîner, établie selon le début du quart du fonctionnaire.

3.2.10 Périodes de repos

Sans objet pour ce module.

3.2.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. En l'absence de reçu, une déclaration suffit. Les dépenses visées sont notamment:

  • les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
  • les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
  • la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
  • les diverses autorisations de débiter, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
  • les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
  • les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

    La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

    Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée,
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée,
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

    Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.2.12 Voyages de fin de semaine

Sans objet pour ce module.

3.2.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Sans objet pour ce module.

3.3 Module 3 – Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée au Canada ou dans les États continentaux des États-Unis.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

3.3.1 Logement

La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Conformément à l'article 1.6.1, il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels pour choisir le logement lorsque le répertoire affiche des établissements situés à l'endroit où le fonctionnaire doit se rendre en service commandé. Si aucun établissement situé à cet endroit ne figure dans le répertoire, ou s'il y figure mais qu'aucune chambre n'est libre, le répertoire peut alors servir de guide des barèmes des frais de logement en comparant les tarifs dans un établissement semblable situé dans les environs. 

Sauf autorisation contraire de l'employeur, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

Dans le cas des fonctionnaires en déplacement dans des bases militaires, l'employeur ne peut pas refuser sans raison valable la demande d'un fonctionnaire qui veut plutôt occuper un logement commercial ou particulier non commercial, à moins que des raisons de service ou de sécurité n'imposent l'utilisation d'un logement spécial.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice C. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui optent de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.

Pour les déplacements de plus de 120 jours civils consécutifs au même endroit, lorsque le fonctionnaire opte pour un logement particulier non commercial, l'indemnité pour logements particuliers non commerciaux est réduite à cinquante pour cent (50 %).

3.3.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus. (révisé le 15 janvier 2009)

3.3.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.3.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.3.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.3.6 Communications à domicile

Les communications à domicile sont incluses dans l'indemnité de faux frais.

L'exception suivante s'applique : Pour chaque période de trois jours consécutifs où le fonctionnaire est en déplacement à bord d'un navire et absent du port d'attache, le fonctionnaire est autorisé à effectuer des appels téléphoniques à domicile d'une durée totale ne dépassant pas dix minutes en utilisant le système téléphonique disponible. Dans le cas des navires dotés de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

3.3.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire tenu de voyager en service commandé pendant un séjour avec nuitée touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive pour chaque jour ou partie de journée passé en déplacement comme énoncé à l'Appendice C.  

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du fonctionnaire ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un fonctionnaire voyage entre divers lieux au Canada et aux Etats-Unis dans une même journée, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

3.3.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et à l'Appendice A.

3.3.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas sont versées selon les taux précisés à l'Appendice C.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas sont versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31jour civil consécutif et cinquante pour cent (50 %) à compter du 121jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire petit-déjeuner, déjeuner et dîner, établie selon le début du quart du travailleur.

3.3.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires des fonctionnaires de façon à prévoir :

  1. une période de repos convenable; et/ou
  2. une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

3.3.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. Les dépenses visées sont notamment :

  • les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
  • les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
  • la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
  • les bons pour services divers, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
  • les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
  • les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque les services essentiels (marchés d'alimentation, restaurants, pharmacies, nettoyeurs à sec, etc.) ne sont pas disponibles dans les environs immédiats du lieu d'hébergement du fonctionnaire, le fonctionnaire a droit au remboursement du taux par kilomètre applicable pour l'usage raisonnable de son véhicule personnel pour accéder à ces services.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

    La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

    Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée,
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée,
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

    Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.3.12 Voyage de fin de semaine

Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

  1. l'horaire de travail permet son absence;
  2. des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Toutes les fins de semaine :

Un fonctionnaire admissible à se rendre chez lui toutes les fins de semaine touche le remboursement de ses frais de transport réels jusqu'à concurrence des montants suivants :

  1. les frais de son maintien au lieu de déplacement pour la fin de semaine (c.-à-d. indemnités de logement, de repas et de faux frais, et autres indemnités pour les dépenses), si la réservation pour le logement a été annulée pour la fin de semaine; ou
  2. si le fonctionnaire n'a pas annulé la réservation pour le logement, les indemnités de transport – voyage de fin de semaine au foyer indiquées à l'Appendice C doivent s'appliquer.

Toutes les trois fins de semaine en moyenne :

Il peut arriver que l'endroit où le fonctionnaire est en déplacement pendant plus de 30 jours civils consécutifs au Canada ou dans les états continentaux des États-Unis soit suffisamment éloigné de son foyer qu'un voyage toutes les fins de semaine au foyer soit hors de question.

Dans ces situations où un voyage à toutes les fins de semaine au foyer est hors de question, le fonctionnaire peut rentrer chez lui une fin de semaine sur trois en moyenne, pourvu qu'il soit en déplacement continu. Il peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Le fonctionnaire doit chercher à obtenir le plus bas tarif aérien disponible pour l'itinéraire prévu, et réserver le plus à l'avance possible. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

3.3.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Le recours à une solution de rechange de voyage en fin de semaine ne constitue pas une interruption de la période continue de déplacement à un même endroit.

  1. Pour le fonctionnaire

    Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, le fonctionnaire peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Pour avoir droit à un remboursement, il devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

    Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.

    Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.

    Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.

  2. Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire

    En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint ou une personne à charge peut être autorisé à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.

3.4 Module 4 – Voyages internationaux hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis

Les dispositions énoncées dans le présent module s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis ou lorsque le point de départ est situé hors du Canada et des continentaux des États-Unis.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

Dans l'éventualité d'une situation exceptionnelle en raison d'hostilités ouvertes ou d'une catastrophe naturelle, le fonctionnaire en voyage à l'étranger peut avoir droit à une indemnité supplémentaire en vertu des Directives sur le service extérieur.

3.4.1 Logement

La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Conformément à l'article 1.6.1, il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels pour choisir le logement lorsque le répertoire affiche des établissements situés à l'endroit où le fonctionnaire doit se rendre en service commandé. Si aucun établissement situé à cet endroit ne figure dans le répertoire, ou s'il y figure mais qu'aucune chambre n'est libre, le répertoire peut alors servir de guide des barèmes des frais de logement en comparant les tarifs dans un établissement semblable situé dans les environs. 

Sauf autorisation contraire du ministère, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

Dans le cas des fonctionnaires en déplacement dans des bases militaires, l'employeur ne peut pas refuser sans raison valable la demande d'un fonctionnaire qui veut plutôt occuper un logement commercial ou particulier non commercial, à moins que des raisons de service ou de sécurité n'imposent l'utilisation d'un logement spécial.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice D. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui optent de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.

Pour les déplacements de plus de 120 jours civils consécutifs au même endroit, lorsque le fonctionnaire opte pour un logement particulier non commercial, l'indemnité pour logements particuliers non commerciaux est réduite à cinquante pour cent (50 %).

3.4.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus.

3.4.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.4.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.4.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.4.6 Communications à domicile

Pour chaque période de trois jours consécutifs en déplacement, les fonctionnaires touchent un remboursement correspondant à la valeur d'un appel de dix minutes à domicile, sur présentation des reçus.

Dans le cas de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

Les fonctionnaires qui disposent d'une carte d'appels téléphoniques internationaux ou qui ont recours au réseau international de l'État pour parler à des membres de leur famille ne doivent pas réclamer le remboursement des frais d'appels téléphoniques à domicile.

3.4.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire qui voyage en service commandé pendant un séjour avec nuitée touche une indemnité de faux frais pour des dépenses diverses non prévues ailleurs dans la présente directive pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement tel qu'il est énoncé à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du fonctionnaire ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un fonctionnaire voyage entre divers pays dans une même journée, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

3.4.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et l'Appendice A.

3.4.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas sont remboursées selon les taux précisés à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas sont versées aux taux précisés à l'Appendice C ou D à compter du 31jour civil consécutif et cinquante pour cent (50 %) à compter du 121jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsque aucune indemnité de repas n'a été fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l'indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées pour tous les frais de repas engagés le jour du déplacement en question sont remboursées sur présentation des reçus.

3.4.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires des fonctionnaires de façon à prévoir :

  1. une période de repos convenable; et/ou
  2. une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

3.4.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. Les dépenses visées sont notamment:

  • les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
  • les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
  • la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
  • les bons pour services divers, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
  • les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
  • les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatif à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque les services essentiels (marchés d'alimentation, restaurants, pharmacies, nettoyeurs à sec, etc.) ne sont pas disponibles dans les environs immédiats du lieu d'hébergement du fonctionnaire, le fonctionnaire a droit au remboursement du taux par kilomètre applicable pour l'usage raisonnable de son véhicule personnel pour accéder à ces services.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

    Des voyages par avion en classe affaires doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue de départ du vol et se termine à l'heure d'arrivée à l'aérogare à destination ou à l'escale de nuit ou au repos en escale correspondant à une escale de nuit.

    La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées, sur présentation des reçus. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

    Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée,
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée,
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

    Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.4.12 Voyage de fin de semaine

Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

  1. l'horaire de travail permet son absence; et
  2. des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Pourvu que le fonctionnaire soit en déplacement continu, il peut revenir chez lui conformément au tableau ci-après :

Minimum de :

 7 semaines = 1 voyage

12 semaines = 2 voyages

17 semaines = 3 voyages

22 semaines = 4 voyages

 

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, sur présentation des reçus, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route.Le fonctionnaire doit chercher à obtenir le plus bas tarif aérien disponible pour l'itinéraire prévu, et réserver le plus à l'avance possible. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

3.4.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Le recours à une solution de rechange de voyage en fin de semaine ne constitue pas une interruption de la période continue de déplacement à un même endroit.

  1. Pour le fonctionnaire

    Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, le fonctionnaire peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Pour avoir droit à un remboursement, le fonctionnaire devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

    Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.

    Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.

    Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.

  2. Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire

    En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint ou une personne à charge peut être autorisé à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.

Partie IV - Circonstances spéciales de voyage

4.1 Agents d'escorte

4.1.1 Une période de repos convenable pour les fonctionnaires exerçant les fonctions d'agents d'escorte doit être de 16 heures pour les voyages entre 8 et 24 heures; et de 24 heures dans le cas des voyages d'une durée de plus de 24 heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

4.2 Officiers et équipages de navire

4.2.1 Le lieu de travail d'un officier de navire ou d'un membre d'un équipage de navire doit être réputé être un édifice adéquat, déterminé par l'employeur et situé :

  1. au port d'attache du navire, dans le cas des fonctionnaires travaillant normalement à bord d'un navire; ou
  2. à l'endroit où les fonctionnaires exercent normalement leurs fonctions lorsqu'ils ne travaillent pas à bord d'un navire.

4.2.2 Durant toute période où le fonctionnaire est tenu par l'employeur d'être à bord d'un navire indépendant (p. ex. un bâtiment, une drague ou un chaland munis d'installations permettant d'y dormir et d'y prendre ses repas), le fonctionnaire doit être considéré comme dans la zone d'affectation, que le navire y soit effectivement ou non. Dans ce contexte, il faut entendre par « période » tout le temps pendant lequel le fonctionnaire est affecté au navire et non seulement le temps qu'il passe à l'accomplissement même de tâches particulières quand il est de quart.

4.2.3 Si le navire indépendant lui-même se trouve à l'extérieur de la zone d'affectation réelle, le fonctionnaire doit être considéré comme étant en déplacement lorsqu'il est tenu par l'employeur de descendre à terre (sauf en cas de cantonnement à terre) et que, pendant cette absence, il reste à l'extérieur de la zone d'affectation réelle.

4.2.4 Dans les circonstances susmentionnées, le fonctionnaire est considéré en déplacement lorsqu'il est en congé de maladie, mais non lorsqu'il prend un congé autorisé. Dans ce dernier cas toutefois, il a droit à ce que prévoient les dispositions sur les voyages que renferme sa convention collective, à condition que celles-ci s'appliquent dans les circonstances.

4.2.5 Pour déterminer ce qui revient au fonctionnaire pour son logement, ses repas et ses faux frais lorsqu'il est tenu de descendre à terre, il faut se reporter aux dispositions pertinentes de la présente directive, suivant le cas. Nonobstant ce qui précède, le fonctionnaire ne doit pas être indemnisé pour ses repas et son logement pendant son séjour à terre, si sa convention collective contient des dispositions qui s'appliquent dans son cas.

4.2.6 À moins d'indications contraires dans la convention collective, aux fins de l'application des dispositions portant sur les voyages de fin de semaine au foyer, le fonctionnaire ne doit pas être considéré comme en déplacement pendant la période qu'il passe à exercer ses fonctions habituelles à bord d'un navire indépendant.

4.2.7 Les dispositions qui se rapportent aux urgences ou au décès pendant les voyages en service commandé s'appliquent aux officiers et aux équipages de navire ainsi qu'aux membres d'autres groupes professionnels qui sont de service à bord d'un navire après que celui-ci a quitté le port d'attache, tout comme si ces fonctionnaires étaient en déplacement.

4.2.8 Pour chaque période de trois jours consécutifs où les fonctionnaires sont en déplacement à bord d'un navire et absents du port d'attache, les fonctionnaires doivent être autorisés à effectuer des appels téléphoniques à domicile d'une durée totale ne dépassant pas dix minutes en utilisant le système téléphonique disponible. Dans le cas des navires dotés de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

4.3 Besoins particuliers en matière de transport

4.3.1 Lorsque le voyageur éprouve une aversion pour les voyages en avion, l'employeur doit s'efforcer de dresser un horaire de travail qui laissera au fonctionnaire le temps d'utiliser d'autres moyens de transport.

Partie V - Urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement

5.1 Décès en cours de déplacement

5.1.1 Si le fonctionnaire décède lorsqu'il est en déplacement, l'employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires qui s'ajoutent à celles qu'aurait occasionnées le décès s'il était survenu dans la zone d'affectation. Les frais remboursés doivent être réduits de tout montant payable en vertu de quelque autre autorisation. Les frais suivants sont inclus dans les dépenses qui peuvent être payées :

  1. à l'endroit où le décès est survenu, l'ambulance, le corbillard, l'embaumement, le coffre extérieur (mais non le prix d'un cercueil) et tout autre service ou article requis par les lois locales en matière de santé; et
  2. le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation ou, si les survivants en expriment le vœu, jusqu'à tout autre lieu, jusqu'à concurrence des frais occasionnés par le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation. Les frais d'escorte qui s'ajoutent aux frais de transport de la dépouille ne sont remboursés que lorsqu'une escorte est exigée par la loi.

5.1.2 Lorsque la dépouille n'est pas transportée, les frais de voyage d'un proche parent ou d'un représentant de la famille jusqu'au lieu d'inhumation sont remboursés comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire.

5.2 Urgences, maladies et blessures en cours de déplacement

5.2.1 Le remboursement des frais d'utilisation d'un véhicule convenable comme une ambulance ou un taxi doit être autorisé dans le cas du fonctionnaire qui tombe malade ou se blesse dans l'exercice de ses fonctions ou en déplacement lorsque, de l'avis de l'employeur, du fonctionnaire ou du médecin traitant, la nature de la maladie ou de la blessure est telle que le fonctionnaire doit être transporté à un centre de soins médicaux, au lieu de travail, au logement occupé en déplacement ou chez lui.

5.2.2 Le fonctionnaire touche le remboursement des dépenses nécessaires occasionnées par une maladie ou un accident survenant en cours de déplacement, dans la mesure où l'employeur est convaincu que ces dépenses s'ajoutent à celles que le fonctionnaire aurait engagées s'il était resté chez lui et qu'elles ne peuvent être remboursées en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État ou de toute autre autorisation.

5.2.3 Le fonctionnaire qui tombe malade ou qui est victime d'un accident dans un pays étranger doit recevoir si possible l'avance comptable nécessaire et justifiée s'il a à faire face à des frais médicaux élevés. Ces frais pourront plus tard être remboursés à l'employeur en vertu d'une police d'assurance personnelle, de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État ou de toute autre autorisation.

5.2.4 Lorsque, de l'avis du médecin traitant, l'état du fonctionnaire qui est tombé malade ou qui a eu un accident justifie la présence d'un proche parent ou d'un représentant de la famille, les frais réels et raisonnables de déplacement peuvent être remboursés à ce dernier, tout comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire.

5.2.5 Si le fonctionnaire en déplacement tombe malade ou a un accident, ou si une situation d'urgence se produit au foyer (p.ex. maladie grave selon un médecin, feu, inondation, tempête de verglas, par exemple), il peut être autorisé à retourner plus tôt qu'il ne l'était prévu.

5.2.6 Si un voyage au foyer est effectué en vertu du présent article, il ne faut pas en tenir compte lorsqu'il s'agit de déterminer l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fin de semaine au foyer.

5.2.7 Lorsqu'un voyage au foyer pour les raisons mentionnées dans le présent article n'est pas justifié, les frais raisonnables d'appels interurbains à la maison sont remboursés.

Appendice A - Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement

En vigueur à compter du 1er juillet 2017

Remarque : Les protections d'assurance varient selon le profil du fonctionnaire et ses besoins particuliers. Il est conseillé de vérifier toutes les protections d'assurance.

INCIDENTS

APERÇU DE LA PROTECTION D'ASSURANCE

SOURCES

PERSONNES-RESSOURCES

Décès et mutilation

Régimes d'assurance multiples

Loi sur la pension de la fonction publique

Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique : brochure du régime principal

Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique : brochure à l'intention des cadres supérieurs

Règlement sur l'indemnisation en cas d'accident d'aviation

**********

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage (assurance de 500 000 $ contre les accidents de voyage)

Offre à commandes/ entente avec SPAC et les agences de location d'automobiles

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage (assurance en cas de décès ou de mutilation par accident dans un véhicule de location)

Communiquez avec le Service des ressources humaines ou le Service de la rémunération et des avantages sociaux

**********

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Congé pour accident de travail

Les fonctionnaires incapables de travailler en raison d'une blessure ou d'une maladie professionnelle sont admissibles à un congé pour accident de travail

Loi sur l'indemnisation des agents de l'État

Règlements sur les conditions d'emploi dans la fonction publique

Convention collective

Communiquez avec le Service des ressources humaines ou le Service de la rémunération et des avantages sociaux

Invalidité de longue durée

Prestations de revenu mensuelles lorsque le fonctionnaire est incapable de travailler pendant une longue période en raison d'une blessure ou d'une maladie invalidante à la suite d'une période d'attente

Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (brochure du régime principal et brochure à l'intention des cadres supérieurs)

Régime d'assurance-invalidité

Communiquez avec le Service des ressources humaines ou le Service de la rémunération et des avantages sociaux

Frais médicaux découlant d'une maladie ou blessure

Protection du fonctionnaire

Les services d'assistance voyage d'urgence

Les dépenses admissibles

Régime de soins de santé de la fonction publique

Régime de soins dentaires de la fonction publique

Communiquez avec le Service des ressources humaines ou le Service de la rémunération et des avantages sociaux

Assurance-vie privée frappée de nullité en raison du décès attribuable à la guerre ou à d'autres activités hostiles

Indemnité versée aux survivants d'un fonctionnaire de la fonction publique

Programme d'indemnisation pour les voyages à risques élevés

Communiquez avec le Service des ressources humaines ou le Service de la rémunération et des avantages sociaux

Indemnisation et services juridiques liés à des activités menées par un fonctionnaire dans l'exercice de ses fonctions, y compris lorsqu'il est en déplacement

Indemnisation et protection à l'égard de certains coûts financiers rattachés à l'exercice des fonctions des fonctionnaires de l'État en ce qui concerne leur responsabilité envers l'État et les tiers et offre de services juridiques s'il y a lieu

Politique sur les services juridiques et l'indemnisation

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Dommages à un véhicule particulier au cours d'un service commandé

L'employeur n'assume aucune responsabilité financière autre que le paiement du taux par kilomètre autorisé et la prime d'AAS, le cas échéant

Directive sur les voyages

Appendice B – Taux par kilomètre

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Dommages à un véhicule appartenant à l'État au cours d'un service commandé

Le gouvernement fédéral « auto-assure » ses propres véhicules

Directive sur l'utilisation des véhicules automobiles

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Assurance-responsabilité civile et dommages matériels – voitures de location

Le taux de location englobe une assurance location partielle

Conventions d'offre à commandes entre SPAC et les agences de location de voitures

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Dommages au véhicule loué

Assurance-collision sans franchise ou assurance pertes et dommages

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Assurance en cas de retour imprévu à la maison

Protection en cas de retour imprévu à la maison pour cause de décès d'un membre de la famille immédiate durant un voyage en service commandé

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Retard de vol et de bagages et cambriolage à l'hôtel ou au motel

Protection dans les cas suivants :
– correspondance manquée
– départ retardé ou embarquement refusé
– retard des bagages
– cambriolage à l'hôtel ou au motel
– allocation pour frais de représentation

L'indemnité totale maximale payable

Dépenses raisonnables

Perte de biens personnels

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Bagages perdus ou volés

Indemnité en cas de perte ou de vol de bagages

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage

Communiquez avec votre coordonnateur ministériel de voyage

Cambriolage des effets personnels dans un véhicule de location

Cambriolage des effets personnels alors que ceux-ci se trouvent en transit dans un véhicule de location

L'assuré est protégé en cas de vol ou de vol qualifié d'effets personnels (à l'exception de l'argent) transportés, portés ou utilisés alors qu'il est en déplacement (certaines limites s'appliquent)

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage

 

Appendice B - Taux par kilomètre - Modules 1, 2 et 3

Entrée en vigueur : le 1er octobre 2017

Les taux payables en cents le kilomètre pour l'utilisation autorisée d'un véhicule particulier au cours d'un déplacement en service commandé sont montrés ci-dessous :

Province/Territoire

Cents/km
(taxes incluses)

Alberta

45,0

Colombie-Britannique

50,0

Île-du-Prince-Édouard

49,0

Manitoba

47,0

Nouveau-Brunswick

50,5

Nouvelle-Écosse

50,0

Nunavut

58,5

Ontario

55,5

Québec

50,5

Saskatchewan

46,0

Terre-Neuve et Labrador

54,0

Territoire du Nord-Ouest

59,5

Yukon

60,5

Remarque :

Lorsqu'un fonctionnaire utilise un véhicule particulier immatriculé au Canada en service commandé dans plus d'une province ou aux États-Unis, le taux par kilomètre payable est celui qui s'applique dans la province ou le territoire d'immatriculation du véhicule.

Pour des raisons de commodité, les taux au millage/kilométrage du Ministère des Affaires mondiales Canada (AMC) :

Module 3 : AMC - Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d'Amérique

Module 4 : AMC - Taux de kilométrage aux destinations étrangères

Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3

  • Logements particuliers non commerciaux
  • Repas
  • Faux frais
  • Transport pour voyages de fin de semaine au foyer

En vigueur à compter du 1er octobre 2017

Soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas et de faux frais doit être versée aux taux à compter du 31e jour civil consécutif et cinquante pour cent (50 %) de l’indemnité de repas doit être versée à compter du 121e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

 

 

$ Canadien (taxes incluses)

 

Canada & É.-U.

Yukon & Alaska

T.N.O.

Nunavut 

 

 

 

 

 

1.  Canada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1  Indemnité pour logements particuliers non commerciaux

 

 

 

 

Jour 1-120

50,00

50,00

50,00

50,00

À partir du 121e jour

25,00

25,00

25,00

25,00

 

 

 

 

 

1.2  Indemnités de repas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

petit déjeuner – 100 %
petit déjeuner - 75 % (à partir du 31e jour)
petit-déjeuner – 50 % (à partir du 121e jour)

19,10*
14,35*
  9,55*

19,30
14,50
  9,65

24,05
18,05
12,05

25,75
19,30
12,90

déjeuner – 100 %
déjeuner - 75 % (à partir du 31e jour)
déjeuner – 50 % (à partir du 121e jour)

18,90*
14,20*
  9,45*

20,85
15,65
 10,45

27,20
20,40
13,60

33,20
24,90
16,60

dîner – 100 %
dîner - 75 % (à partir du 31e jour)
dîner – 50 % (à partir du 121e jour)

47,35*
35,50*
23,70*

57,50
43,15
28,75

59,30
44.50
29,65

88,15
66,10
44,10

Total des indemnités de repas – 100 %
Total des indemnités de repas - 75 % (à partir du 31e jour)
Total des indemnités de repas – 50 % (à partir du 121e jour)

85,35*
64,05*
42,70*

97,65
73,30
48,85

110,55
 82,95
 55,30

147,10
110,30
 73,60

1.3  Indemnité de faux frais – 100 %
Indemnité de faux frais 
– 75 % (à partir du 31e jour)

17,30*
13,00*

17,30
13,00

17,30
13,00

17,30
13,00

Total quotidien
Repas et faux frais – 100 %
Repas et faux frais - 75 % (à partir du 31e jour)
Repas 50 % (à partir du 121e jour) et faux frais 75 % (à partir du 31e jour)


102,65*
77,05*
55,70*


114,95
 86,30
 61,85


127,85
 95,95
 68,30


164,40
123,30
86,60

1.4  Indemnités de transport – voyages de fin de semaine au foyer (veuillez vous référer à l'article 3.3.12 Voyages de fins de semaine au foyer, Toutes les fins de semaine : (b))

 

 

 

 

 

 

 

 

 

fin de semaine de deux jours

305,30 329,90 355,70 428,80

fin de semaine de trois jours

457,95 494,85 533,55 643,20

fin de semaine de quatre jours

610,60 659,80 711,40 857,60

 

 

 

 

 

2.  États-Unis d'Amérique (É.U.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les indemnités applicables aux États-Unis d'Amérique sont identiques à celles du Canada, mais elles sont versées en devises américaines.

* NOTA : Voir les indemnités de repas et de faux frais des États-Unis d'Amérique (Hors des États Continentaux des États-Unis SEULEMENT : Guam, Hawaï, Îles Vierges, Mariannes du Nord (îles) et Puerto Rico) à l'Appendice D et versées en devises américaines.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  Appendice D – Note explicative

 

 

 

Pour tous les endroits de l'Appendice D suivis d'un astérisque (*) pour l'ensemble des trois repas (dépenses raisonnables et justifiables, reçus requis), les indemnités de faux frais tiennent compte du montant indiqué à l'Appendice C, pour le Canada et les É.-U., et versées en dollars canadiens (CAD).

 

 

 

 

Appendice D - Indemnités - Module 4

Cet appendice est mis à jour régulièrement.  Veuillez consulter la version en ligne pour les taux les plus récents.

Appendice E - Modèles d'autorisation générale de voyager - 1 avril 2008 - Module 1 - Voyages dans la zone d'affectation

En vigueur à compter du 1er juillet 2017

(Référez aux Appendices connexes A, B, C et D de la Directive sur les voyages, ainsi que AMC – Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d'Amérique ou AMC – Taux de kilométrage aux destinations étrangères.)

Nota : Ce document constitue uniquement un outil visant à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement.

Autorisation générale de voyager - EXERCICE FINANCIER : _________________

Autorisation générale de voyager - Numéro de suivi : ______________________

Nom du fonctionnaire : ______________________________________________

Ministère :  _______________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (a/m/j) : __________________

Signature du gestionnaire délégué :  ____________ Date (a/m/j) : ____________

Autorisation générale de voyager - Lieu géographique : _____________________

Date de début (a/m/j) : ______________ Date de fin (a/m/j) :  ________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : ______________

Avance de voyage : OUI ___ NON___
Montant maximal de l'avance de voyage précisée : _________________________

But du voyage : ____________________________________________________

Article

Catégorie

Oui = O
Non = N
S. O.

Détail

3.1.1

Logement

 

Hôtel  - tarif quotidien pour une chambre

     

Hôtel  - frais de service

     

Gîtes touristiques

     

Motels

     

Établissements d'hébergement

     

Logement commercial  - autre

     

Installations appartenant à l'État ou louées ou exploitées par lui

     

Collèges

     

Universités

     

Établissements d'enseignement

     

Centres de formation du gouvernement fédéral

     

Hôpitaux

     

Établissement militaire  - au Canada

     

Établissement militaire  - à l'étranger

     

Tentes

     

Roulottes

     

Logement gouvernemental et institutionnel  - autre

     

Installations non commerciales

     

Logement privé

     

Logement privé  - autre

3.1.2

Dépenses supplémentaires

 

Télécopies

     

Certificat de santé (Santé Canada)

     

Inoculations

     

Connexions Internet

     

Matériel de bureau  - location

     

Matériel de bureau  - transport

     

Documents d'entrée (CanPass)

     

Documents d'entrée (NEXUS)

     

Passeport

     

Photocopies

     

Photos - passeport et/ou visa

     

Effets personnels requis

     

Droits de service  - guichet automatique

     

Droits de service  - guichet automatique

     

Droits de service  - utilisation de cartes de crédit/débit

     

Droits de service  - utilisation de cartes de voyage du gouvernement

     

Droits de service  - coffret bancaire

     

Droits de service  - chèques de voyage

     

Frais de téléphone (communications d'affaires)

     

Frais de téléphone (attribuables à un changement d'horaire/itinéraire)

     

Vaccins

     

Visa (droits d'entrée)

     

Services de traitement de texte

     

Radiographies

     

Dépenses professionnelles  - autres

3.1.3

Eau en bouteille

 

Eau en bouteille  - quantités raisonnables d'eau en bouteille (selon les reçus présentés)

3.1.4

Taux de change

 

Commission facturée

     

Gain découlant de la conversion

     

Perte découlant de la conversion

     

Frais  - frais de service des guichets automatiques

     

Frais  - frais de service

     

Frais  - frais de service des cartes de voyage

     

Change monétaire  - autre

3.1.5

Garde des personnes à charge

 

Avec logement pour la nuit  - jusqu'à 35,00 $CAN, par ménage, par jour

     

Avec logement pour la nuit  - jusqu'à 75,00 $CAN, par ménage, par jour

     

Avec logement pour la nuit  - autre (fournir une explication)

3.1.6

Communications à domicile

S. O.

 

3.1.7

Indemnité de faux frais

 

Avec logement pour la nuit  - indemnité de faux frais conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas.

3.1.8

Assurances

S. O.

 

3.1.9

Repas

 

Indemnité globale quotidienne

     

Déjeuner  - indemnité de repas conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

Déjeuner - prépayé (p. ex. conférence, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre, etc.)

     

Dîner  - indemnité de repas conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

Dîner - prépayé (p. ex. conférence, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre, etc.)

     

Souper  - indemnité de repas conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

Souper - prépayé (p. ex. conférence, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre, etc.)

3.1.10

Périodes de repos

S. O.

 

3.1.11

Transports

 

Modification des habitudes de voyage (de la résidence au lieu de travail)

     

Frais d'amarrage

     

Traversiers

     

Transport - autre

     

Stationnement

     

Parcomètre

     

Transport payé au préalable

     

Passager  - sans frais

     

Péages (p. ex. route, tunnel, pont)

     

Autobus nolisé

     

Autobus (local)

     

Navettes

     

Métro

     

Taxi  - billet utilisé (ne pas entrer les frais)

     

Taxi  - reçus

     

Commercial  - autre

     

Moto  - location

     

Moto  - location d'un casque

     

Autre moyen de transport

     

Motoneige  - location

     

Motoneige  - appartenant au fonctionnaire

     

Motoneige  - location d'un casque

     

Bateau - appartenant au fonctionnaire

     

Bateau - location

     

Appartenant à l'État et/ou loué par lui

     

Frais d'assurance (non couverts par ailleurs)

     

Véhicule  - autre

     

Véhicule automobile privé (taux de kilométrage)

     

Location  - frais de retour

     

Location  - frais de carburant

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - voiture compacte

     

Location  - voiture intermédiaire (standard)

     

Location  - grosse voiture (non standard)

     

Location  - autre

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - taxe de vente provinciale

     

Location  - taxe de vente du Québec

     

Location  - taxe de vente harmonisée

     

Location  - taxe sur les biens et services

Appendice E - Module 2 - Voyages hors de la zone d'affectation - sans nuitée

En vigueur à compter du 1er juillet 2017

(Référez aux Appendices connexes A, B, C et D de la Directive sur les voyages, ainsi que AMC – Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d'Amérique ou AMC – Taux de kilométrage aux destinations étrangères.)

Nota : Ce document constitue uniquement un outil visant à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement.

Autorisation générale de voyager - EXERCICE FINANCIER : _________________

Autorisation générale de voyager - Numéro de suivi : ______________________

Nom du fonctionnaire : ______________________________________________

Ministère :  _______________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (a/m/j) : __________________

Signature du gestionnaire délégué :  ____________ Date (a/m/j) : ____________

Autorisation générale de voyager - Lieu géographique : _____________________

Date de début (a/m/j) : ______________ Date de fin (a/m/j) :  ________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : ______________

Avance de voyage : OUI ___ NON___
Montant maximal de l'avance de voyage précisée : _________________________

But du voyage : ____________________________________________________

Article

Catégorie

Oui = O

Non = N

S. O.

Détail

3.2.1

Logement

S. O.

 

3.2.2

Dépenses supplémentaires

 

Télécopies

     

Certificat de santé (Santé Canada)

     

Inoculations

     

Connexions Internet

     

Matériel de bureau  - location

     

Matériel de bureau  - transport

     

Documents d'entrée (CanPass)

     

Documents d'entrée (NEXUS)

     

Passeport

     

Photocopies

     

Photos - passeport et/ou visa

     

Effets personnels requis

     

Droits de service  - guichet automatique

     

Droits de service  - banque/commission institution financière

     

Droits de service  - utilisation de cartes de crédit/débit

     

Droits de service  - utilisation de cartes de voyage du gouvernement

     

Droits de service  - coffret bancaire

     

Droits de service  - chèques de voyage

     

Frais de téléphone (communications d'affaires)

     

Frais de téléphone (attribuables à un changement d'horaire/itinéraire)

     

Vaccins

     

Visa (droits d'entrée)

     

Services de traitement de texte

     

Radiographies

     

Dépenses professionnelles - autres

3.2.3

Eau en bouteille

 

Eau en bouteille - quantités raisonnables d'eau en bouteille (selon les reçus présentés)

3.2.4

Taux de change

 

Commission facturée

     

Gain découlant de la conversion

     

Perte découlant de la conversion

     

Frais  - frais de service des guichets automatiques

     

Frais  - frais de service

     

Frais  - frais de service des cartes de voyage

     

Change monétaire  - Autre

3.2.5

Garde des personnes à charge

 

Jusqu'à 35,00 $CAN, par ménage, par jour

     

Jusqu'à un maximum de 75 $CAN, par ménage, par jour

     

Autre  - fournir une explication

3.2.6

Communications à domicile

S. O.

 

3.2.7

Indemnité de faux frais

S. O.

 

3.2.8

Assurances

S. O.

 

3.2.9

Repas

 

Indemnité globale quotidienne

     

Déjeuner - indemnité de repas conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

Déjeuner - prépayé (p. ex. conférence, vol, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre etc.)

     

Déjeuner  - frais de repas élevés

     

Déjeuner  - montant acquitté

     

Déjeuner - autre

     

Dîner  - indemnité de repas conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

Dîner - prépayé (p. ex. conférence, vol, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre etc.)

     

Dîner  - frais de repas élevés

     

Dîner  - montant acquitté

     

Dîner - autre

     

Souper - indemnité de repas conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

Souper - prépayé (p. ex. conférence, vol, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre etc.)

     

Souper  - frais de repas élevés

     

Souper  - montant acquitté

     

Souper  - autre

3.2.10

Périodes de repos

S. O.

 

3.2.11

Transport

 

Modification des habitudes de voyage (de la résidence au lieu de travail)

     

Frais d'amarrage

     

Traversiers

     

Frais de transport - (non couverts par ailleurs)

     

Stationnement - hôtel, motel ou résidence d'affaires

     

Stationnement

     

Parcomètre

     

Transport payé au préalable

     

Passager  - sans frais

     

Péages (p. ex. route, tunnel, pont)

     

Billet d'avion  - frais d'amélioration aéroportuaire (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion  - classe affaire (non standard), payé par le voyageur

     

Billet d'avion  - taxes de départ (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion  - équipement/vol militaire

     

Billet d'avion  - classe affaire, payé à l'avance par le gouvernement du Canada

     

Billet d'avion - classe économique, payé à l'avance par le gouvernement du Canada

     

Billet d'avion  - avion privé (p. ex. location/vol nolisé)

     

Billet d'avion  - frais de sélection de siège exigés par les transporteurs commerciaux, privés et nolisés

     

Billet d'avion  - droits pour la sécurité (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion  - segment(s) inutilisé(s)

     

Autobus nolisé

     

Autobus (interurbain)

     

Autobus (local)

     

Frais pour les changements (payés par le voyageur)

     

Excès de bagages/poids (payés par le voyageur)

     

Bon pour services divers (payé à l'avance)

     

Bon pour services divers (non payé à l'avance)

     

Train  - une classe supérieure à la classe économique (standard)

     

Navettes

     

Métro

     

Taxi  - billet utilisé (ne pas entrer les frais)

     

Reçus de taxi

     

Commercial - autre

     

Moto - location

     

Moto  - location d'un casque

     

Autre moyen de transport

     

Avion privé (p. ex. location/vol nolisé)

     

Motoneige - location

     

Motoneige - assurance (non assuré autrement)

     

Motoneige - appartenant au fonctionnaire

     

Motoneige - location d'un casque

     

Bateau - appartenant au fonctionnaire

     

Bateau - assurance (non assuré autrement)

     

Bateau- location

     

Véhicule appartenant à l'État et/ou loué par lui

     

Frais d'assurance (non couverts par ailleurs)

     

Véhicule - Autre

     

Véhicule automobile privé  - pour se rendre au transporteur public / voyage de retour à la maison

     

Véhicule automobile privé (Appendice B  - taux de kilométrage)

     

Véhicule automobile privé  - pour prendre le voyageur au transporteur / voyage de retour à la maison

     

Location  - frais de retour

     

Location  - frais de carburant

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - voiture compact

     

Location  - voiture intermédiaire (standard)

     

Location  - grosse voiture (non-standard)

     

Location - autre

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - taxe de vente provinciale

     

Location - taxe de vente du Québec

     

Location - taxe de vente harmonisée

     

Location  - taxe sur les biens et services

Appendice E - Module 3 - Voyages au Canada et dans les États continentaux des Etats-Unis - avec nuitée

En vigueur à compter du 1er juillet 2017

(Référez aux Appendices connexes A, B, et C de la Directive sur les voyages, ainsi que AMC – Taux au millage/kilométrage vers les États-Unis d'Amérique.)

Nota : Ce document constitue uniquement un outil visant à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement.

Autorisation générale de voyager - EXERCICE FINANCIER : _________________

Autorisation générale de voyager - Numéro de suivi : ______________________

Nom du fonctionnaire : ______________________________________________

Ministère :  _______________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (a/m/j) : __________________

Signature du gestionnaire délégué :  ____________ Date (a/m/j) : ____________

Autorisation générale de voyager - Lieu géographique : _____________________

Date de début (a/m/j) : ______________ Date de fin (a/m/j) :  ________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : ______________

Avance de voyage : OUI ___ NON___
Montant maximal de l'avance de voyage précisée : _________________________

But du voyage : ____________________________________________________

Article

Catégorie

Oui = O
Non = N
S. O.

Détail

3.3.1

Logement

 

Appartement d'affaires

     

Résidences d'affaires

     

Hôtel - tarif quotidien pour une chambre

     

Hôtel - tarif hebdomadaire pour une chambre

     

Hôtel  - tarif mensuel pour une chambre

     

Hôtel - frais de service

     

Gîtes touristiques

     

Hôtel - frais de service

     

Motels

     

Établissements d'hébergement

     

Logement commercial  - autre

     

Installations appartenant à l'État ou louées ou exploitées par lui

     

Collèges

     

Universités

     

Établissements d'enseignement

     

Centres de formation du gouvernement fédéral

     

Hôpitaux

     

Établissement militaire  - au Canada

     

Établissement militaire  - à l'étranger

     

Tentes

     

Roulottes

     

Logement gouvernemental et institutionnel  - Autre

     

Installations non commerciales

     

Logement privé

     

Logement privé - autre

3.3.2

Dépenses supplémentaires

 

Télécopies

     

Certificat de santé (Santé Canada)

     

Inoculations

     

Connexions Internet

     

Matériel de bureau  - location

     

Matériel de bureau  - transport

     

Documents d'entrée (CanPass)

     

Documents d'entrée (NEXUS)

     

Passeport

     

Photocopies

     

Photos - passeport et/ou visa

     

Effets personnels requis

     

Droits de service - guichet automatique

     

Droits de service - banque/institution financière commission

     

Droits de service - utilisation de cartes de crédit/débit

     

Droits de service - utilisation de cartes de voyage du gouvernement

     

Droits de service - coffret bancaire

     

Droits de service - chèques de voyage

     

Frais de téléphone (communications d'affaires)

     

Frais de téléphone (attribuables à un changement d'horaire/itinéraire)

     

Vaccins

     

Visa (droits d'entrée)

     

Services de traitement de texte

     

Radiographies

     

Dépenses professionnelles  - autres

3.3.3

Eau en bouteilles

 

Eau en bouteille  - quantités raisonnables d'eau en bouteille (selon les reçus présentés)

3.3.4

Taux de change

 

Commission facturée

     

Gain découlant de la conversion

     

Perte découlant de la conversion

     

Frais  - frais de service des guichets automatiques

     

Frais  - frais de service

     

Frais  - frais de service des cartes de voyage

     

Change monétaire  - autre

3.3.5

Garde des personnes à charge

 

Jusqu'à 35 $CAN, par ménage, par jour

     

Jusqu'à un maximum de 75 $CAN, par ménage, par jour

     

Garde des personnes à charge  - autre

3.3.6

Communications à domicile

 

Un appel de 10 minutes à la maison par période de trois jours consécutifs (se référer à l'article 4.2.8) (révisé le 15 janvier 2009)

     

Un appel de 5 minutes à la maison par période de trois jours consécutifs (se référer à l'article 4.2.8) (révisé le 15 janvier 2009)

3.3.7

Indemnité de faux frais

 

Canada  - 100 %, conformément à l'Appendice C

     

Canada  - 75 % (à compter du 31e jour consécutif), conformément à l'Appendice C 

     

É.-U.  - 100 %, conformément à l'Appendice C

     

É.-U.  - 75 % (à compter du 31e jour consécutif), conformément à l'Appendice C 

     

Autre  - fournir une explication

3.3.8

Assurances

 

Consulter l'Appendice A pour connaître la couverture d'assurance 

     

Couverture d'assurance  - autre

3.3.9

Repas

 

Indemnité globale quotidienne

     

Déjeuner- indemnité de repas (Appendice C)

     

Déjeuner- payé à l'avance (p. ex. conférence, vol, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre, etc.)

     

Déjeuner- frais de repas élevés

     

Déjeuner- montant acquitté

     

Déjeuner- autre

     

Déjeuner- 75 % (à compter du 31e jour consécutif)

     

Dîner - indemnité de repas (Appendice C)

     

Dîner - payé à l'avance (p. ex. conférence, vol, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre, etc.)

     

Dîner  - frais de repas élevés

     

Dîner  - montant acquitté

     

Dîner  - autre

     

Dîner  - 75 % (à compter du 31e jour consécutif)

     

Souper - indemnité de repas (Appendice C)

     

Souper - payé à l'avance (p. ex. conférence, vol, pièce justificative, inclus dans le tarif de la chambre, etc.)

     

Souper - frais de repas élevés

     

Souper - montant acquitté

     

Souper - autre

     

Souper - 75 % (à compter du 31e jour consécutif)

3.3.10

Périodes de repos

 

Période de repos convenable

     

Escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures

3.3.11

Transports

 

Modification des habitudes de voyage (de la résidence au lieu de travail)

     

Frais d'amarrage

     

Traversiers

     

Frais de transport - (non payé autrement)

     

Stationnement - hôtel, motel ou résidence d'affaires

     

Stationnement

     

Parcomètre

     

Transport payé au préalable

     

Passager  - sans frais

     

Péages (p. ex. route, tunnel, pont)

     

Billet d'avion - frais d'amélioration aéroportuaire (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion - classe affaire (non standard), payé par le voyageur

     

Billet d'avion - taxes de départ (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion - taxes de départ (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion - équipement/vol militaire

     

Billet d'avion - classe affaire, payé à l'avance par le gouvernement du Canada

     

Billet d'avion – classe économique (standard), payé par le voyageur

     

Billet d'avion - classe économique, payé à l'avance par le gouvernement du Canada

     

Billet d'avion - avion privé (p. ex. location / vol nolisé)

     

Billet d'avion - frais de sélection de siège exigés par les transporteurs commerciaux, privés et nolisés

     

Billet d'avion - droits pour la sécurité (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion - segment(s) inutilisé(s)

     

Autobus nolisé

     

Autobus (interurbain)

     

Autobus (local)

     

Frais pour les changements (payés par le voyageur)

     

Excès de bagages/poids (payés par le voyageur)

     

Bon pour services divers (payé à l'avance)

     

Bon pour services divers (non payé à l'avance)

     

Train  - une classe supérieure à la classe économique (standard)

     

Navettes

     

Métro

     

Taxi  - billet utilisé (ne pas entrer les frais)

     

Taxi  - reçus

     

Commercial - autre

     

Moto  - location

     

Moto  - location d'un casque

     

Autre moyen de transport 

     

Avion privé - location

     

Motoneige - location

     

Motoneige - assurance (non assuré autrement)

     

Motoneige - appartenant au fonctionnaire

     

Motoneige - location d'un casque

     

Bateau - appartenant au fonctionnaire

     

Bateau - assurance (non assuré autrement)

     

Bateau - location

     

Véhicule appartenant à l'État et/ou loué par lui

     

Frais d'assurance non couvert ailleurs

     

Véhicule - autre

     

Véhicule automobile privé  - pour se rendre au transporteur public/voyage de retour à la maison 

     

Véhicule automobile privé (Appendice B taux par kilomètre)

     

Véhicule automobile privé  - pour prendre le voyageur au transporteur/voyage de retour à la maison

     

Location - drop-off charge

     

Location  - frais de carburant

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - voiture compacte

     

Location  - voiture intermédiaire (standard)

     

Location  - grosse voiture (non standard)

     

Location - autre

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - taxe de vente provinciale

     

Location  - taxe de vente du Québec

     

Location  - taxe de vente harmonisée

     

Location  - taxe sur les biens et services

3.3.12

Voyage de fin de semaine au foyer

 

Fin de semaine de deux jours - voir Appendice C

     

Fin de semaine de trois jours - voir Appendice C

     

Fin de semaine de quatre jours - voir Appendice C

3.3.13

Voyage de fin de semaine  - solutions de rechange

 

Logement  - reçu requis

 

(a) par le fonctionnaire

 

Repas 100%

     

Repas 75%

     

Faux frais 100 %

     

Faux frais 75 %

     

Frais de voyage la fin de semaine  - autre

     

Garde des personnes à charge

     

Assurance  - responsabilité personnelle du fonctionnaire

3.3.13

Voyage de fin de semaine au foyer

 

Transport par un transporteur public par l'entremise des fournisseurs du gouvernement

     

Taxi

     

Véhicule automobile privé

 

(b) Par le (la) conjoint(e) ou une personne à charge du fonctionnaire

 

Assurance  - responsabilité personnelle du fonctionnaire

Appendice E - Module 4 - Voyages internationaux - avec nuitée

En vigueur à compter du 1er juillet 2017

(Référez aux Appendices connexes A, B, et D de la Directive sur les voyages, ainsi que AMC – Taux de kilométrage aux destinations étrangères.)

Nota : Ce document constitue un outil visant uniquement à faciliter la discussion entre le fonctionnaire et le gestionnaire responsable avant le voyage en service commandé. Cet outil peut être sujet à changement.

Autorisation générale de voyager - EXERCICE FINANCIER : _________________

Autorisation générale de voyager - Numéro de suivi : ______________________

Nom du fonctionnaire : ______________________________________________

Ministère :  _______________________________________________________

Signature du fonctionnaire : ______________ Date (a/m/j) : __________________

Signature du gestionnaire délégué :  ____________ Date (a/m/j) : ____________

Autorisation générale de voyager - Lieu géographique : _____________________

Date de début (a/m/j) : ______________ Date de fin (a/m/j) :  ________________

Nombre maximal de jours de voyage consécutifs : ________________________

Valeur maximale en dollars/limite pour chaque voyage distinct : ______________

Avance de voyage : OUI ___ NON___
Montant maximal de l'avance de voyage précisée : _________________________

But du voyage : ____________________________________________________

Article

Catégorie

Oui = O
Non = N
S. O.

Détail

3.4.1

Logement

 

Appartement d'affaires

     

Résidences d'affaires

     

Hôtel - tarif quotidien pour une chambre

     

Hôtel - tarif hebdomadaire pour une chambre

     

Hôtel  - tarif mensuel pour une chambre

     

Hôtel  - frais de service

     

Gîtes touristiques

     

Hôtels  - frais de service

     

Motels

     

Établissements d'hébergement

     

Logement commercial  - autre

     

Installations appartenant à l'État ou louées ou exploitées par lui

     

Collèges

     

Universités

     

Établissements d'enseignement

     

Centres de formation du gouvernement fédéral

     

Hôpitaux

     

Établissement militaire  - au Canada

     

Établissement militaire  - à l'étranger

     

Tentes

     

Roulottes

     

Logement gouvernemental et institutionnel  - Autre

     

Installations non commerciales

     

Logement privé

     

Logement privé  - autre

3.4.2

Dépenses supplémentaires

 

Télécopies

     

Certificat de santé (Santé Canada)

     

Inoculations

     

Connexions Internet

     

Matériel de bureau  - location

     

Matériel de bureau  - transport

     

Documents d'entrée (CanPass)

     

Documents d'entrée (NEXUS)

     

Passeport

     

Photocopies

     

Photos - passeport et/ou visa

     

Effets personnels requis

     

Droits de service - guichet automatique

     

Droits de service - banque/institution financière commission

     

Droits de service  - utilisation de cartes de crédit/débit

     

Droits de service  - utilisation de cartes de voyage du gouvernement

     

Droits de service  - coffret bancaire

     

Droits de service  - chèques de voyage

     

Frais de téléphone (communications d'affaires)

     

Frais de téléphone (attribuables à un changement d'horaire/itinéraire)

     

Vaccinations

     

Visa (droits d'entrée)

     

Services de traitement de texte

     

Radiographies

     

Dépenses professionnelles  - autres

3.4.3

Eau en bouteille

 

Eau en bouteille  - quantités raisonnables d'eau en bouteille (selon les reçus présentés)

3.4.4

Taux de change

 

Commission facturée

     

Gain découlant de la conversion

     

Perte découlant de la conversion

     

Frais  - frais de service des guichets automatiques

     

Frais  - frais de service

     

Frais  - frais de service des cartes de voyage

     

Change monétaire  - autre

3.4.5

Garde de personnes à charge

 

Jusqu'à 35,00 $CAN, par ménage, par jour

     

Jusqu'à 75,00 $CAN, par ménage, par jour

     

Garde des personnes à charge - autre

3.4.6

Communications à domicile

 

Un appel de 10 minutes à la maison par période de trois jours consécutifs  

     

Un appel de 5 minutes à la maison par période de trois jours consécutifs  

3.4.7

Indemnité de faux frais

 

100 %, conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

75 % (à compter du 31e jour consécutif), conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

100 %, conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

75 % (à compter du 31e jour consécutif), conformément à l'Appendice C ou D, selon le cas

     

Aucune indemnité de repas établie dans l'Appendice D  - faux frais conformément à l'Appendice C

     

Voyage international en dehors du Canada ou des É.-U. continentaux - faux frais conformément à l'Appendice D

     

Autre  - fournir une explication

3.4.8

Assurances

 

Consulter l'Appendice A pour connaître la couverture d'assurance

     

Couverture d'assurance - autre

3.4.9

Repas

 

Indemnité globale quotidienne

     

Déjeuner- indemnité de repas Appendice D

     

Déjeuner- payé à l'avance (p. ex. conférence, vol, bon d'échange, etc.)

     

Déjeuner- frais de repas élevés

     

Déjeuner- montant acquitté

     

Déjeuner- autre

     

Déjeuner- 75 % (à compter du 31e jour consécutif)

     

Dîner - indemnité de repas Appendice D

     

Dîner - payé à l'avance (p. ex. conférence, vol, bon d'échange, etc.)

     

Dîner  - frais de repas élevés

     

Dîner  - montant acquitté

     

Dîner  - autre

     

Dîner  - 75 % (à compter du 31e jour consécutif)

     

Souper - indemnité de repas Appendice D

     

Souper - payé à l'avance (p. ex. conférence, vol, bon d'échange, etc.)

     

Souper - frais de repas élevés

     

Souper - montant acquitté

     

Souper - autre

     

Souper - 75 % (à compter du 31e jour consécutif)

3.4.10

Période de repos

 

Période de repos convenable

     

Escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures

3.4.11

Transports

 

Modification des habitudes de voyage (de la résidence au lieu de travail)

     

Frais d'amarrage

     

Traversiers

     

Frais de transport - (non payé autrement)

     

Stationnement - hôtel, motel ou résidence d'affaires

     

Stationnement

     

Parcomètre

     

Transport payé au préalable

     

Passager  - sans frais

     

Péages (p. ex. route, tunnel, pont)

     

Billet d'avion  - frais d'amélioration aéroportuaire (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion  - classe affaire (non standard), payé par le voyageur

     

Billet d'avion  - taxes de départ (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion classe économique (standard) payé par le voyageur

     

Billet d'avion  - équipement/vol militaire

     

Billet d'avion - classe affaire, payé à l'avance par le gouvernement du Canada

     

Billet d'avion - classe économique, payé à l'avance par le gouvernement du Canada

     

Billet d'avion  - avion privé (p. ex. location / vol nolisé)

     

Billet d'avion  - frais de sélection de siège exigés par les transporteurs commerciaux, privés et nolisés

     

Billet d'avion  - droits pour la sécurité (non inclus dans le billet)

     

Billet d'avion  - segment(s) inutilisé(s)

     

Autobus nolisé

     

Autobus (interurbain)

     

Autobus (local)

     

Frais pour les changements (payés par le voyageur)

     

Excès de bagages/poids (payés par le voyageur)

     

Bon pour services divers (payé à l'avance)

     

Bon pour services divers (non payé à l'avance)

     

Train  - une classe supérieure à la classe économique (standard)

     

Navettes

     

Métro

     

Taxi  - billet utilisé (ne pas entrer les frais)

     

Taxi  - reçus

     

Commercial  - autre

     

Moto  - location

     

Moto  - location d'un casque

     

Autre moyen de transport 

     

Avion privé (p. ex. location / vol nolisé)

     

Motoneige - location

     

Motoneige - assurance (non couverts par ailleurs)

     

Motoneige  - appartenant au fonctionnaire

     

Motoneige  - location d'un casque

     

Bateau - appartenant au fonctionnaire

     

Bateau - assurance (non couverts par ailleurs)

     

Bateau - location

     

Appartenant à l'État et/ou loué par lui

     

Frais d'assurance (non couverts par ailleurs)

     

Véhicule  - autre

     

Unité de soutien des projets

     

Chauffeur engagé

     

Véhicule automobile privé - pour se rendre au transporteur public/voyage de retour à la maison

     

Véhicule automobile privé (Appendice B (international) taux de kilométrage)

     

Véhicule automobile privé  - pour prendre quelqu'un au transporteur public/voyage de retour à la maison

     

Location  - frais de retour

     

Location  - frais de carburant

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - voiture compacte

     

Location  - voiture intermédiaire (standard)

     

Location  - grosse voiture (non standard)

     

Location  - autre

     

Location  - frais d'assurance

     

Location  - taxe de vente provinciale

     

Location  - taxe de vente du Québec

     

Location  - taxe de vente harmonisée

     

Location  - taxe sur les biens et services

3.4.12

Voyage de fin de semaine au foyer

 

7 semaines  - billet de retour en classe économique

     

7 semaines - taxi

     

7 semaines - véhicule automobile privé

     

12 semaines = 2 voyages (billet en classe économique, transport terrestre, plus les repas et les faux frais en route seulement)

     

17 semaines = 3 voyages (billet en classe économique, transport terrestre, plus les repas et les faux frais en route seulement)

     

22 semaines = 4 voyages (billet en classe économique, transport terrestre, plus les repas et les faux frais en route seulement)

3.4.13

Voyage de fin de semaine  - solutions de rechange

 

Logement  - reçu requis

 

(a) par le fonctionnaire

 

Repas 100%

     

Repas 75%

     

Faux frais 100%

     

Faux frais  75%

     

Frais de voyage la fin de semaine  - autre

     

Garde des personnes à charge

     

Assurance  - responsabilité personnelle du fonctionnaire

3.4.13

Voyage de fin de semaine au foyer

 

Transport par un transporteur public par l'entremise des fournisseurs du gouvernement

     

Taxi

     

Véhicule automobile privé

 

(b) Par le (la) conjoint(e) ou une personne à charge du fonctionnaire

 

Assurance  - responsabilité personnelle du fonctionnaire

Appendice F – Modèle de déclaration

Remarque : Ce modèle est fourni uniquement à titre indicatif afin d'illustrer les renseignements devant être fournis dans la déclaration à présenter lorsque l'original ou la copie d'un reçu a été perdu, détruit par inadvertance ou ne peut pas être obtenu.

 

MODÈLE DE DÉCLARATION
EN CAS DE PERTE OU DE DESTRUCTION D'UN REÇU

Déclaration du fonctionnaire – à utiliser si un reçu ne peut être fourni

 

Je soussigné(e), soussi,

 

déclare par la présente

 
 

que j'ai dûment payé les frais ci-après engagés pour les produits ou services suivants obtenus dans le cadre d'un voyage en service commandé; le reçu pour ces produits ou services a été :

 
   

perdu

 
   

détruit

 
   

non obtenu par inadvertance

 
   

autre (préciser) :

 

 

Détails du reçu :

Date

Personne/Entreprise

Montant

   

$

TPS/TVH

$

TOTAL

$

Description des produits ou services fournis : 

  


  

  

 

 

Signature du fonctionnaire