3.1 Module 1 – Voyages dans la zone d'affectation

Les dispositions énoncées dans le présent module s'appliquent quand un voyageur  effectue un voyage en service commandé dans la zone d'affectation au Canada ou à l'étranger.

3.1.1 Logement

Le remboursement des frais de logement engagés par le fonctionnaire dans sa zone d'affectation ne doit pas normalement être autorisé. Si un fonctionnaire se trouve dans l'une des situations exceptionnelles suivantes, il doit être considéré comme en déplacement et ses frais de logement doivent lui être remboursés, conformément aux dispositions du Module 3 :

  1. logement dans les locaux du gouvernement pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
  2. logement dans les établissements d'enseignement pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
  3. logement dans des établissements commerciaux seulement dans des situations exceptionnelles ou d'urgence, lorsque les fonctionnaires sont tenus de demeurer près de leur poste pour des périodes beaucoup plus longues que la durée normale du travail, par exemple le maintien de l'ordre en période de crise ou le prolongement des séances de négociation collective.

3.1.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, les appels d'affaires, les photocopies, les services de traitement de textes, les télécopies, les connexions Internet, la location et le transport de machines de bureau nécessaires et le transport d'effets personnels nécessaires.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus. (révisé le 15 janvier 2009)

3.1.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus,sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.1.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.1.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.1.6 Communications à domicile

Sans objet pour ce module.

3.1.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire qui voyage en service commandé pendant un séjour avec nuitée a droit au remboursement de faux frais pour des dépenses diverses non prévues ailleurs dans la présente directive pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement tel qu'il est énoncé à l'Appendice C ou D, selon le cas.

3.1.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et à l'Appendice A.

3.1.9 Repas

À moins d'indications contraires dans les conditions d'emploi ou les conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation ne doivent pas normalement être remboursés.

Les frais de repas,sauf les boissons alcoolisées, appuyés de reçus, peuvent être remboursés dans les limites prévues à l'Appendice C ou D, selon le cas, concernant les indemnités pour les repas dans les situations suivantes :

  1. lorsqu'un fonctionnaire est tenu de travailler pendant ses heures normales de repas ou au-delà de celles-ci, et se trouve clairement dans une situation où les dépenses pour son repas sont plus élevées qu'elles ne le seraient normalement;
  2. lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions ou à des audiences publiques comportant des séances en fin de semaine ou les jours fériés;
  3. lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions et à des audiences publiques officielles qui durent toute la journée et que les repas font partie intégrante des activités;
  4. lorsque les représentants de l'employeur participent à des séances de négociation collective;
  5. lorsque, en restant ensemble pour la pause-repas normale, les membres d'un groupe de travail ou d'un comité effectuant des études intensives améliorent leur efficacité;
  6. lorsque le remboursement des frais de repas est manifestement raisonnable et légitime parce qu'ils découlent des fonctions du fonctionnaire.

3.1.10 Périodes de repos

Sans objet pour ce module.

3.1.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. En l'absence de reçu, une déclaration suffit. Les dépenses visées sont notamment les frais ou droits pour services de transport obligatoires et légitimes, qui sont engagés pendant le déplacement, et qui ne sont pas payés autrement (p. ex. les droits d'amarrage, les péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport). Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, sont remboursées, sur présentation des reçus. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location pour un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Lorsque le fonctionnaire est autorisé à se servir d'un véhicule particulier en service commandé dans sa zone d'affectation, il sera remboursé selon les taux par kilomètre prévus à l'Appendice B.

    Les frais de stationnement ne sont habituellement pas payés lorsque le fonctionnaire est de service à son lieu de travail. Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.1.12 Voyage de fin de semaine au foyer

Sans objet pour ce module.

3.1.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Sans objet pour ce module.

3.2 Module 2 – Voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé hors de la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée au Canada ou ailleurs dans le monde.

3.2.1 Logement

Sans objet pour ce module.

3.2.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus.

3.2.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.2.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.2.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.2.6 Communications à domicile

Sans objet pour ce module.

3.2.7 Indemnité de faux frais

Sans objet pour ce module.

3.2.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et à l'Appendice A.

3.2.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas sont versées selon les taux précisés à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire petit-déjeuner, déjeuner et dîner, établie selon le début du quart du fonctionnaire.

3.2.10 Périodes de repos

Sans objet pour ce module.

3.2.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. En l'absence de reçu, une déclaration suffit. Les dépenses visées sont notamment:

  • les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
  • les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
  • la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
  • les diverses autorisations de débiter, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
  • les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
  • les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

    La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

    Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée,
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée,
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

    Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.2.12 Voyages de fin de semaine

Sans objet pour ce module.

3.2.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Sans objet pour ce module.

3.3 Module 3 – Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée au Canada ou dans les États continentaux des États-Unis.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

3.3.1 Logement

La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Conformément à l'article 1.6.1, il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels pour choisir le logement lorsque le répertoire affiche des établissements situés à l'endroit où le fonctionnaire doit se rendre en service commandé. Si aucun établissement situé à cet endroit ne figure dans le répertoire, ou s'il y figure mais qu'aucune chambre n'est libre, le répertoire peut alors servir de guide des barèmes des frais de logement en comparant les tarifs dans un établissement semblable situé dans les environs. 

Sauf autorisation contraire de l'employeur, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

Dans le cas des fonctionnaires en déplacement dans des bases militaires, l'employeur ne peut pas refuser sans raison valable la demande d'un fonctionnaire qui veut plutôt occuper un logement commercial ou particulier non commercial, à moins que des raisons de service ou de sécurité n'imposent l'utilisation d'un logement spécial.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice C. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui optent de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.

Pour les déplacements de plus de 120 jours civils consécutifs au même endroit, lorsque le fonctionnaire opte pour un logement particulier non commercial, l'indemnité pour logements particuliers non commerciaux est réduite à cinquante pour cent (50 %).

3.3.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus. (révisé le 15 janvier 2009)

3.3.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.3.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.3.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.3.6 Communications à domicile

Les communications à domicile sont incluses dans l'indemnité de faux frais.

L'exception suivante s'applique : Pour chaque période de trois jours consécutifs où le fonctionnaire est en déplacement à bord d'un navire et absent du port d'attache, le fonctionnaire est autorisé à effectuer des appels téléphoniques à domicile d'une durée totale ne dépassant pas dix minutes en utilisant le système téléphonique disponible. Dans le cas des navires dotés de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

3.3.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire tenu de voyager en service commandé pendant un séjour avec nuitée touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive pour chaque jour ou partie de journée passé en déplacement comme énoncé à l'Appendice C.  

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du fonctionnaire ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un fonctionnaire voyage entre divers lieux au Canada et aux Etats-Unis dans une même journée, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

3.3.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et à l'Appendice A.

3.3.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas sont versées selon les taux précisés à l'Appendice C.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas sont versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31jour civil consécutif et cinquante pour cent (50 %) à compter du 121jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire petit-déjeuner, déjeuner et dîner, établie selon le début du quart du travailleur.

3.3.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires des fonctionnaires de façon à prévoir :

  1. une période de repos convenable; et/ou
  2. une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

3.3.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. Les dépenses visées sont notamment :

  • les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
  • les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
  • la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
  • les bons pour services divers, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
  • les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
  • les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque les services essentiels (marchés d'alimentation, restaurants, pharmacies, nettoyeurs à sec, etc.) ne sont pas disponibles dans les environs immédiats du lieu d'hébergement du fonctionnaire, le fonctionnaire a droit au remboursement du taux par kilomètre applicable pour l'usage raisonnable de son véhicule personnel pour accéder à ces services.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

    La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

    Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée,
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée,
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

    Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.3.12 Voyage de fin de semaine

Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

  1. l'horaire de travail permet son absence;
  2. des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Toutes les fins de semaine :

Un fonctionnaire admissible à se rendre chez lui toutes les fins de semaine touche le remboursement de ses frais de transport réels jusqu'à concurrence des montants suivants :

  1. les frais de son maintien au lieu de déplacement pour la fin de semaine (c.-à-d. indemnités de logement, de repas et de faux frais, et autres indemnités pour les dépenses), si la réservation pour le logement a été annulée pour la fin de semaine; ou
  2. si le fonctionnaire n'a pas annulé la réservation pour le logement, les indemnités de transport – voyage de fin de semaine au foyer indiquées à l'Appendice C doivent s'appliquer.

Toutes les trois fins de semaine en moyenne :

Il peut arriver que l'endroit où le fonctionnaire est en déplacement pendant plus de 30 jours civils consécutifs au Canada ou dans les états continentaux des États-Unis soit suffisamment éloigné de son foyer qu'un voyage toutes les fins de semaine au foyer soit hors de question.

Dans ces situations où un voyage à toutes les fins de semaine au foyer est hors de question, le fonctionnaire peut rentrer chez lui une fin de semaine sur trois en moyenne, pourvu qu'il soit en déplacement continu. Il peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Le fonctionnaire doit chercher à obtenir le plus bas tarif aérien disponible pour l'itinéraire prévu, et réserver le plus à l'avance possible. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

3.3.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Le recours à une solution de rechange de voyage en fin de semaine ne constitue pas une interruption de la période continue de déplacement à un même endroit.

  1. Pour le fonctionnaire

    Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, le fonctionnaire peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Pour avoir droit à un remboursement, il devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

    Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.

    Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.

    Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.

  2. Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire

    En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint ou une personne à charge peut être autorisé à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.

3.4 Module 4 – Voyages internationaux hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis

Les dispositions énoncées dans le présent module s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis ou lorsque le point de départ est situé hors du Canada et des continentaux des États-Unis.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

Dans l'éventualité d'une situation exceptionnelle en raison d'hostilités ouvertes ou d'une catastrophe naturelle, le fonctionnaire en voyage à l'étranger peut avoir droit à une indemnité supplémentaire en vertu des Directives sur le service extérieur.

3.4.1 Logement

La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Conformément à l'article 1.6.1, il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels pour choisir le logement lorsque le répertoire affiche des établissements situés à l'endroit où le fonctionnaire doit se rendre en service commandé. Si aucun établissement situé à cet endroit ne figure dans le répertoire, ou s'il y figure mais qu'aucune chambre n'est libre, le répertoire peut alors servir de guide des barèmes des frais de logement en comparant les tarifs dans un établissement semblable situé dans les environs. 

Sauf autorisation contraire du ministère, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

Dans le cas des fonctionnaires en déplacement dans des bases militaires, l'employeur ne peut pas refuser sans raison valable la demande d'un fonctionnaire qui veut plutôt occuper un logement commercial ou particulier non commercial, à moins que des raisons de service ou de sécurité n'imposent l'utilisation d'un logement spécial.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice D. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui optent de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.

Pour les déplacements de plus de 120 jours civils consécutifs au même endroit, lorsque le fonctionnaire opte pour un logement particulier non commercial, l'indemnité pour logements particuliers non commerciaux est réduite à cinquante pour cent (50 %).

3.4.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les services médicaux de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale doivent être utilisés à ces fins. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

  • l'utilisation des guichets automatiques;
  • l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
  • l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
  • la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
  • l'acquisition de chèques de voyage;
  • les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret bancaire sur présentation de reçus.

3.4.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus, sauf si l'eau en bouteille accompagne le repas.

3.4.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.4.5 Garde des personnes à charge

Il convient d'évaluer judicieusement la nécessité des voyages en service commandé, en particulier lorsque le fonctionnaire doit alors confier la garde de personnes à sa charge à un autre fournisseur de soins. Avant d'autoriser le voyage, il y a lieu de considérer des solutions de rechange pour un tel voyage ou pour les dates envisagées pour le voyage, de façon à éviter de séparer indûment le fonctionnaire et les personnes à sa charge.

Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :

  • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
  • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
  • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
  • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.

Sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation, le fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement des dépenses engagées pour la garde des personnes à charge, à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ CAN, par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie; ou
  • 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

  1. le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
  2. les fournisseurs de services précités n'est pas disponible parce qu'il doit travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
  3. il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
  4. les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités.

3.4.6 Communications à domicile

Pour chaque période de trois jours consécutifs en déplacement, les fonctionnaires touchent un remboursement correspondant à la valeur d'un appel de dix minutes à domicile, sur présentation des reçus.

Dans le cas de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.

Les fonctionnaires qui disposent d'une carte d'appels téléphoniques internationaux ou qui ont recours au réseau international de l'État pour parler à des membres de leur famille ne doivent pas réclamer le remboursement des frais d'appels téléphoniques à domicile.

3.4.7 Indemnité de faux frais

Le fonctionnaire qui voyage en service commandé pendant un séjour avec nuitée touche une indemnité de faux frais pour des dépenses diverses non prévues ailleurs dans la présente directive pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement tel qu'il est énoncé à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du fonctionnaire ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un fonctionnaire voyage entre divers pays dans une même journée, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

3.4.8 Assurances

Se reporter à la Partie II et l'Appendice A.

3.4.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas sont remboursées selon les taux précisés à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Les exceptions suivantes s'appliquent : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas sont versées aux taux précisés à l'Appendice C ou D à compter du 31jour civil consécutif et cinquante pour cent (50 %) à compter du 121jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsque aucune indemnité de repas n'a été fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l'indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l'exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées pour tous les frais de repas engagés le jour du déplacement en question sont remboursées sur présentation des reçus.

3.4.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires des fonctionnaires de façon à prévoir :

  1. une période de repos convenable; et/ou
  2. une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et/ou le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

3.4.11 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-dessous dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses de plus de 12 $ liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. Les dépenses visées sont notamment:

  • les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
  • les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
  • la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
  • les bons pour services divers, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
  • les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
  • les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatif à tout autre service de transport).

Des reçus, indiquant la devise utilisée ne sont exigés qu’en cas de dépenses excédant 12 $. En l'absence de reçu, une déclaration suffit.

Lorsque les services essentiels (marchés d'alimentation, restaurants, pharmacies, nettoyeurs à sec, etc.) ne sont pas disponibles dans les environs immédiats du lieu d'hébergement du fonctionnaire, le fonctionnaire a droit au remboursement du taux par kilomètre applicable pour l'usage raisonnable de son véhicule personnel pour accéder à ces services.

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

  1. Commercial

    Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

    La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

    Des voyages par avion en classe affaires doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue de départ du vol et se termine à l'heure d'arrivée à l'aérogare à destination ou à l'escale de nuit ou au repos en escale correspondant à une escale de nuit.

    La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées, sur présentation des reçus. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques peuvent être autorisés.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Lorsqu'ils sont autorisés, les frais de location d'un GPS sont également remboursés.

    Les dépenses supplémentaires liées à la fourniture de pneus d'hiver pour un véhicule de location sont également remboursées.

    Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'Appendice B. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

    Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

    Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée,
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée,
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

    Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.

3.4.12 Voyage de fin de semaine

Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

  1. l'horaire de travail permet son absence; et
  2. des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Pourvu que le fonctionnaire soit en déplacement continu, il peut revenir chez lui conformément au tableau ci-après :

Minimum de :

 7 semaines = 1 voyage

12 semaines = 2 voyages

17 semaines = 3 voyages

22 semaines = 4 voyages

 

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, sur présentation des reçus, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route.Le fonctionnaire doit chercher à obtenir le plus bas tarif aérien disponible pour l'itinéraire prévu, et réserver le plus à l'avance possible. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

3.4.13 Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Le recours à une solution de rechange de voyage en fin de semaine ne constitue pas une interruption de la période continue de déplacement à un même endroit.

  1. Pour le fonctionnaire

    Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, le fonctionnaire peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Pour avoir droit à un remboursement, le fonctionnaire devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

    Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.

    Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.

    Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.

  2. Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire

    En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint ou une personne à charge peut être autorisé à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.