DSE 4 - Avances comptables

Introduction

L'employeur a pour principe d'accorder au fonctionnaire une avance comptable pour toute dépense autorisée en vertu des Directives sur le service extérieur.

Directive 4

4.01 L'administrateur général peut autoriser le paiement, au fonctionnaire, d'une avance comptable en prévision de toute dépense comptable autorisée en vertu des directives; cette avance ne doit pas être refusée sans raison valable.

4.02 Un fonctionnaire qui reçoit une avance comptable doit en rendre compte et rembourser en entier toute portion non utilisée dans les dix jours de la date à laquelle elle a servi aux fins prévues ou dans tout autre délai précisé dans les présentes directives.

4.03 Un fonctionnaire qui ne rend pas compte d'une avance ou qui n'en rembourse pas la portion non utilisée dans les délais prévus à l'article 4.02 ne peut en recevoir une autre avant d'avoir justifié l'emploi de la première.

Instructions

1. Il incombe à l'administrateur général de veiller à ce que le montant d'une avance comptable soit proportionnel aux frais admissibles prévus.

2. Conformément aux dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'État doit recouvrer une avance dont un fonctionnaire ne rend pas compte ou ne rembourse pas la portion non utilisée dans les délais impartis, à même les sommes qu'il doit à ce dernier. Si le fonctionnaire n'a toujours pas rendu compte d'une telle avance dans les trois mois suivant la date où elle a servi aux fins prévues, l'administrateur général pourra autoriser le recouvrement automatique des sommes dues par l'État.

3. La règle mentionnée précédemment dans la présente directive, de même que toutes les autres règles qui s'appliquent aux avances comptables, est énoncées dans les Règlements sur les avances comptables qui, en vertu de l'article 38 de la Loi sur la gestion des finances publiques, exposent en détail les règles qui s'appliquent à l'émission, à la reddition, au remboursement et au recouvrement des avances comptables.

Ligne directrice

Si la vérification préalable d'une réclamation de frais indique qu'il faudra verser un remboursement au fonctionnaire et que l'on prévoit que le règlement définitif risque d'être retardé, une première ou une deuxième avance pourra être versée au fonctionnaire en attendant le règlement de sa réclamation. Toute avance de ce genre ne doit pas dépasser le montant total en souffrance calculé lors de la vérification préalable.