DSE 10 - Prêt à l'affectation
Introduction
La présente directive prévoit l'octroi d'un prêt aux fonctionnaires, sur demande, normalement pour les aider à acheter des articles dont ils se serviront à la mission ou pour faciliter le service à l'étranger de quelque manière que ce soit, entre autres des vêtements et des produits alimentaires ainsi qu'une voiture particulière. La DSE 10 n'a pas pour but de financer les investissements personnels.
Le fonctionnaire devra préciser la raison pour laquelle il demande un prêt.
Directive 10
Montant maximum du prêt
10.01 À la discrétion de l'administrateur général, et sous réserve des restrictions et des conditions prévues dans la présente directive, un employé peut se voir accorder, lors de son affectation, un prêt portant intérêt et n'excédant pas le moins élevé des deux montants suivants :
a) cinquante pour cent du salaire annuel brut de l'employé; et
b) 39,028 $ (ou le montant fixé le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte). (révisé le 1er avril 2011)
(le montant du 1er avril 2010 : 38,334 $)
Admissibilité
10.02 Un prêt à l'affectation peut être accordé à l'employé :
a) qui reçoit, par écrit, l'avis officiel d'une affectation imminente à une mission; ou
b) qui est en poste dans une mission et à qui l'on n'a pas consenti de prêt à l'affectation avant cette affectation; et(ou)
c) à qui l'on a consenti un prêt lors de son affectation et qui reçoit, par écrit, l'avis officiel d'une affectation imminente à une autre mission.
Instructions
1. Un prêt à l'affectation est habituellement consenti avant l'affectation ou pendant les douze premiers mois d'une affectation à une mission.
2. Un prêt à l'affectation peut être accordé après douze mois de service dans une mission si les raisons invoquées sont jugées valables par l'administrateur général.
3. Un prêt à l'affectation n'est accordé pendant les douze derniers mois d'une affectation à une mission que dans des circonstances exceptionnelles, lorsque les raisons invoquées sont jugées valables par l'administrateur général ou lorsque l'employé reçoit par écrit l'avis officiel d'une affectation imminente à une autre mission.
Échéancier
10.03 Lorsqu'un prêt est approuvé à la suite de l'avis d'une affectation ou d'une mutation à une autre mission, l'employé peut recevoir les fonds jusqu'à 90 jours avant la date officielle de son départ du Canada ou de sa mission précédente.
Prêt antérieur
10.04 Lorsqu'un prêt est accordé conformément à l'article 10.02c), le montant maximal du prêt ne doit pas dépasser la somme établie en vertu de l'article 10.01 au moment de l'avis officiel de mutation à une autre mission, moins la partie non remboursée du prêt précédent, le remboursement devant s'effectuer conformément à l'article 10.08.
Renégociation
10.05 Lorsqu'un prêt d'affectation a été accordé conformément à l'article 10.02, le fonctionnaire peut :
a) négocier un prêt supplémentaire, une seule fois, d'un montant de 1 500$ ou plus, jusqu'à concurrence de la somme maximale qu'il aurait obtenue en vertu de l'article 10.01 lorsque le prêt initial a été accordé. La somme additionnelle serait accordée au taux d'intérêt courant pour les prêts d'affectation.
b) renégocier la durée du prêt jusqu'à concurrence de quatre ans au même taux d'intérêt.
c) renégocier le prêt de manière à augmenter les paiements et à réduire la durée du prêt, et ce, au même taux d'intérêt.
Instructions
1. L'employé peut se prévaloir des dispositions de l'article 10.05 à n'importe quel moment après l'approbation de chaque prêt; toutefois, pendant les douze derniers mois de l'affectation dans une mission, le prêt supplémentaire peut seulement être approuvé dans des circonstances exceptionnelles pour des motifs acceptables à l'administrateur général.
2. Lorsque le prêt à l'affectation qui a été accordé correspond à la somme maximale que l'on peut obtenir en vertu de l'article 10.01, l'employé ne peut bénéficier des dispositions de l'article 10.05a).
3. Les dispositions de l'article 10.05 ne s'appliquent pas lorsqu'un prêt a été remboursé intégralement.
Ligne directrice
Le montant total combiné du prêt à l'affectation et du prêt à l'affectation supplémentaire correspond au montant maximal qui aurait pu être accordé en vertu de l'article 10.01 au moment de l'approbation du prêt initial. Voici quelques exemples :
1. Montant maximal pouvant être accordé à l'employé : 25 000 $. L'employé se voit consentir un prêt à l'affectation de 10 000 $ remboursable sur deux ans.
Après 10 mois à la mission, le fonctionnaire estime nécessaire d'acheter une voiture. Bien que le solde ait été ramené à 6 000 $, le prêt pourrait seulement être augmenté jusqu'à concurrence de la somme maximale originale de 25 000 $, moins le montant du prêt initial (10 000 $), de sorte qu'un prêt supplémentaire maximum de 15 000 $ serait approuvé. Le nouveau taux d'intérêt serait une moyenne pondérée établie en prenant le taux d'intérêt appliqué au prêt original et le taux courant appliqué au prêt supplémentaire. Par exemple, si le taux original était de 4 % et le nouveau taux de 5 %, la moyenne pondérée serait de (6 000 $ x 0,04 + 15 000 $ x 0,05)/21 000 $ = 4,71 %.
2. Montant maximal pouvant être accordé : 25 000 $. L'employé se voit consentir un prêt à l'affectation de 25 000 $ remboursable sur quatre ans.
Après deux ans à la mission, le fonctionnaire a réduit de 11 000 $ le montant du prêt d'affectation. Il demande un prêt supplémentaire de 5 000 $. Le prêt ne peut lui être accordé parce qu'il a déjà emprunté le montant maximal de 25 000 $.
Taux d'intérêt
10.06 Lorsqu'un prêt d'affectation ou un prêt supplémentaire a été approuvé conformément à l'article 10.02 et/ou 10.05 a),
a) le taux d'intérêt du prêt doit correspondre au taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre (c'est-à-dire le 1er avril, le 1er juillet, le 1er octobre ou le 1er janvier) pendant lequel le prêt est approuvé, ce taux étant fixé par le ministère des Finances et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international;
b) le taux d'intérêt de tout prêt supplémentaire sera le taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre pendant lequel le prêt supplémentaire est approuvé, et lorsque le nouveau taux d'intérêt applicable au prêt combiné doit être une moyenne pondérée des deux taux,
c) les intérêts doivent être calculés sur le solde du prêt, y compris le solde d'un prêt antérieur et le montant d'un prêt supplémentaire;
d) le taux d'intérêt doit demeurer le même pendant toute la durée du prêt, sous réserve des dispositions de l'article 10.05.
Ligne directrice
Le 1er avril 2009, le taux prescrit correspondait au taux moyen applicable aux bons du Trésor d'un an pendant le premier mois du trimestre précédent, soit janvier 2009.
Durée maximale du prêt
10.07 Lorsqu'un prêt à l'affectation a été accordé conformément à l'article 10.02, la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois. Lorsqu'un prêt à l'affectation est renégocié conformément à l'article 10.05a), la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois, à compter du premier jour du mois suivant le mois pendant lequel le prêt est renégocié.
Conditions de remboursement
10.08 Lorsqu'un prêt à l'affectation a été accordé conformément à l'article 10.02 :
a) l'intérêt doit être calculé et est payable deux semaines après le jour où le prêt est approuvé en vue d'être déposé dans le compte bancaire du fonctionnaire, ces deux semaines représentant le délai moyen entre l'approbation et le dépôt. Les intérêts qui sont dus entre l'émission du prêt et le début de la période de remboursement sont ajoutés au capital.
b) le prêt doit être remboursé en versements égaux, comprenant le capital et les intérêts, effectués toutes les deux semaines. Même si les intérêts sont payables deux semaines après que le prêt est approuvé, à la demande du fonctionnaire, la date du premier paiement peut être reportée au premier jour du quatrième mois suivant le mois pendant lequel le prêt est approuvé, ou au premier jour du mois suivant l'arrivée du fonctionnaire à la mission, selon la première de ces échéances.
Instruction
Lorsqu'un prêt est consenti conformément à l'article 10.02c), le « capital » s'entend du montant total du prêt, qui comprend la somme effectivement reçue par l'employé et toute autre somme nécessaire pour rembourser le solde impayé du prêt antérieur.
10.09 À venir
Options de remboursement anticipé
10.10 Le fonctionnaire à qui l'on a consenti un prêt d'affectation peut procéder une seule fois à un remboursement partiel du capital du prêt en versant au moins 500 $; dans ce cas, le taux d'intérêt reste le même et le fonctionnaire peut, sur demande :
a) conserver la période initiale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera réduit en fonction de la diminution du capital; ou
b) réduire la période originale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera rajusté de manière à se rapprocher le plus possible, compte tenu de la nouvelle période de remboursement, du total du paiement effectué toutes les deux semaines avant le remboursement partiel du capital.
Acquittement du prêt
10.11 Après s'être assuré auprès de l'administrateur général du solde impayé de son prêt, un employé a le droit, pendant la durée du prêt, de rembourser la totalité du capital et des intérêts impayés, les intérêts étant calculés jusqu'à la fin de la période de deux semaines où le prêt est acquitté. Si l'employé exerce ce droit, il ne peut plus se prévaloir d'aucune des dispositions de la présente directive pour la durée de l'affectation, même si elle est prolongée, à moins qu'il ne reçoive par écrit l'avis officiel d'une affectation imminente à une autre mission (voir l'article 10.03).
Prolongation de la période de remboursement
10.12
a) Nonobstant l'article 10.07, lorsque l'employé retourne au Canada avant la fin de son affectation, l'administrateur général peut autoriser le remboursement ininterrompu du prêt et peut également prolonger la période de remboursement jusqu'à concurrence de 48 mois à compter du début de cette période.
b) Lorsque l'employeur met fin à une affectation avant la date prévue, que le fonctionnaire doit rentrer au Canada et que le remboursement du prêt lui causerait des difficultés financières, l'administrateur général pourra envisager de prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.
Annulation de l'affectation à la mission
10.13 Nonobstant l'article 10.07, lorsque un employé à qui on a consenti un prêt à l'affectation en prévision d'une affectation reçoit par la suite l'avis officiel de l'annulation de cette affectation à cause de nécessités du service déterminées par l'administrateur général, celui-ci peut autoriser le remboursement du prêt aux mêmes conditions que si l'employé s'était rendu à la mission; toutefois, lorsque l'employé éprouve des difficultés financières, l'administrateur général peut prolonger la période de remboursement au delà.
Instruction
Les modalités dont il est question dans le présent article sont les modalités de remboursement en vigueur au moment où l'affectation a été annulée; elles restent les mêmes jusqu'à ce que le prêt soit remboursé.
10.14 Nonobstant toutes les dispositions de la présente directive, lorsqu'un fonctionnaire :
a) quitte son emploi avant d'avoir remboursé le montant dû, le solde du prêt devient immédiatement recouvrable en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.
b) a obtenu un congé non rémunéré pendant la période de remboursement du prêt, il doit soumettre des chèques postdatés au titre des montants payables toutes les deux semaines au cours de la période visée. Si aucune mesure n'est prise en ce sens, le solde du prêt doit être recouvré en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.
10.15 Vide
Instructions générales
1. L'employé doit être informé par écrit des conditions du prêt, y compris son coût total et le taux d'intérêt exigé.
2. Les dispositions relatives au financement des prêts à l'affectation figurent à l'appendice de la présente directive.
Formules
Demande de prêt - CT 330-30 (rév. en juin 2001) DSE 10
Appendice - Financement des prêts et avances au personnel en poste à l'étranger en vertu des directives sur le service extérieur
Introduction
1. Afin de fournir un moyen approprié de financer les prêts et certaines avances au personnel civil en poste à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur, un compte de fonds de roulement a été créé au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (ci-après désigné - « les Affaires étrangères »).
Application
2. Le dit compte est réservé au financement :
a) des prêts consentis par tous les ministères, dont celui des Affaires étrangères, mais à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada - pour le financement de prêts à l'affectation consentis à des employés en voie d'être mutés ou actuellement en poste à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur; et
b) des avances consenties par tous les ministères, dont celui des Affaires étrangères, pour le financement des avances consenties aux employés en poste à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur;
lorsque,
c) Le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada continueront à financer les prêts à l'affectation, consentis à Ottawa ou à l'étranger, au moyen de comptes créés antérieurement à cette fin.
Mise en œuvre
3. Depuis le 1er avril 1980, tous les prêts à l'affectation, avances pour frais médicaux, avances pour dépôt de garantie pour un logement et avances pour services publics consentis en vertu des Directives sur le service extérieur sont imputés à ce compte de fonds de roulement.
Octroi de prêts et avances
4.
a) Octroi de prêts
Les demandes dûment autorisées de chèques du Receveur général pour l'octroi de prêts à l'affectation au nom d'autres ministères, à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada, doivent être présentées par les services financiers des ministères demandeurs au ministère des Affaires extérieures et du Commerce international, à l'attention du directeur, Direction des initiatives, de la planification stratégique et du contrôle (AEF).
b) Octroi d'avances
Le pouvoir d'approuver et de verser les avances pour frais médicaux (DSE 42), dépôt de garantie pour logement (DSE 26), et avances pour services publics (DSE 25), consentis au personnel en poste à l'étranger de tous les ministères, a été délégué chef de la Mission, à condition que ces demandes d'avances soient dûment recommandées et(ou) approuvées par l'agent supérieur de programme de la mission du ministère intéressé.
Registres des prêts et avances
5. Tous les prêts et toutes les avances accordés à la demande d'un ministère relèvent naturellement de la responsabilité de ce ministère, ce qui oblige celui-ci à tenir les comptes et les registres appropriés pour percevoir les remboursements et tout intérêt payable, ainsi que pour répondre aux exigences des comptes financiers en ce qui concerne la comptabilisation des prêts et avances et de tout intérêt perçu.
Remboursement des prêts à l'affectation
6. Tous les prêts à l'affectation doivent être remboursables conformément au barème de remboursement établi à cet effet de temps à autre par les Affaires étrangères en consultation avec Finances Canada. Dans tous les cas, le recouvrement doit se faire par retenues sur le traitement. En raison des délais fixes à respecter, les formules d'entrée personnel-paye correspondantes doivent être en la possession du bureau payeur des Services gouvernementaux Canada au moins trois semaines avant la période de paye visée par la première retenue.
7. Les Affaires étrangères doivent faire des arrangements durables avec chaque ministère intéressé pour le remboursement mensuel au compte du fonds de roulement de toutes les sommes recouvrées au cours du mois.
Remboursement des avances
8. Toutes les avances consenties à même le compte du fonds de roulement des Affaires extérieures seront remboursables conformément aux conditions requises pour la directive particulière sur le service extérieur applicable. Chaque ministère intéressé doit établir des procédures pour s'assurer que les paiements exigibles des employés sont entre les mains de l'agent des finances compétent des Affaires étrangères en poste à la mission ou à l'administration centrale des Affaires étrangères à la date d'échéance.
Remboursement des prêts et avances dans des circonstances particulières
9. Lorsque la période de service d'un employé prend fin avant la date prévue, le ministère doit prendre, au besoin, d'autres mesures pour le remboursement de tous les prêts et avances à recouvrer et informer les Affaires étrangères de ces mesures. Lorsqu'il s'agit de prêts et avances consentis à la mission, les mesures doivent être prises avec l'accord des Affaires étrangères.
10. Au cas où les fonctions d'un employé prendraient fin avant qu'il ait remboursé des prêts ou avances, on suivra les procédures normales pour assurer le recouvrement de tous les montants dus à l'État.
Demandes de renseignements
11. Les demandes de renseignements concernant la mise en œuvre des procédures dont il est question dans le présent appendice doivent être adressées au ministère des Affaires extérieures et du Commerce international, à l'attention du directeur, Direction des initiatives, de la planification stratégique et du contrôle (AEF).