Champ d'application
Introduction
L'employeur reconnaît qu'à certains endroits à l'extérieur du Canada, les circonstances se rattachant au transport personnel et aux dépenses connexes sont très différentes des situations dans lesquelles se trouvent habituellement les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l'accès à un moyen de transport personnel non seulement permet au fonctionnaire de bien remplir ses fonctions, mais encore le rapproche de son niveau de vie au Canada. Les restrictions locales peuvent limiter les possibilités de posséder une voiture particulière ou entraîner pour les fonctionnaires des frais supplémentaires considérables. Par conséquent, l'employeur est disposé à aider de diverses façons bien définies les fonctionnaires tant à obtenir un moyen de transport personnel qu'à assumer les coûts qui s'y rattachent. Les divers types d'aide offert en vertu de la présente directive visent : la location d'un véhicule, les taxes routières et les frais d'immatriculation, les frais de stationnement, l'aide au transport quotidien, et le transport relatif aux études.
Définitions
Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.
Aide au transport quotidien (commuting assistance) s'entend des frais de transport quotidiens réels moins la quote-part des frais de transport quotidiens.
Frais de transport quotidien (commuting cost) désigne les frais de transport qu'assume un fonctionnaire pour effectuer, par le moyen de transport le plus économique, un voyage aller-retour quotidien entre sa résidence et son lieu de travail, conformément au paragraphe 30.4.2, pour la période pendant laquelle une aide au transport quotidien est réclamée.
Lieu de résidence convenable (suitable residential location) désigne un lieu où, de l'avis de l'administrateur général, les fonctionnaires pourraient résider, compte tenu de facteurs tels que la disponibilité de logements domiciliaires, les établissements d'enseignement, le cas échéant, les conditions du milieu (par exemple, la sécurité, etc.), la nécessité de donner des réceptions officielles, et l'existence de moyens de transport en commun satisfaisants.
Quote-part des frais de transport quotidiens (commuting share) sauf lorsqu'un fonctionnaire achète un billet ou un laissez-passer de longue durée, la quote-part des frais de transport quotidien est payable pour la durée du billet conformément au paragraphe 30.7.1, et désigne le moins élevé des deux montants suivants, sauf :
a) le prix d'un laissez-passer mensuel OC Transpo adultes régulier pour le mois civil pendant lequel une aide au transport quotidien est réclamée, ou,
b) lorsque la réclamation vise une période inférieure à un mois civil complet, le prix d'un billet aller-retour quotidien en autobus de la OC Transpo calculé sur la base du tarif quotidien le plus bas d'OC Transpo, multiplié par le nombre de jours pour lesquels une aide au transport quotidien est réclamée, jusqu'à concurrence du prix d'un laissez-passer mensuel OC Transpo adultes régulier.
Transport en commun satisfaisant (adequate public transportation) s'entend du transport en commun entre un lieu de résidence convenable et le lieu de travail qui, de l'avis de l'administrateur général,
a) n'est pas insatisfaisant pour des raisons de sécurité ou d'autres facteurs, et
b) fonctionne selon un horaire convenable qui coïncide avec le début et la fin de l'horaire de travail du fonctionnaire.
Directive
30.1 Location d'un véhicule
30.1.1 Lorsque l'administrateur général juge qu'un fonctionnaire dans un poste donné ne peut bénéficier des dispositions de la DSE 15.18 à cause des embargos, des droits prohibitifs de douane ou de restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de sa voiture particulière, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à utiliser une voiture de l'État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à ce poste, soit l'option que l'administrateur général jugera la plus économique, à la condition que le fonctionnaire remplisse les conditions énoncées au paragraphe 30.1.2.
30.1.2 Le fonctionnaire qui accepte une voiture de l'État ou un autre moyen de transport à des fins personnelles doit :
a) convenir d'assumer les frais de fonctionnement (huile, carburant et essence, stationnement, péages, etc.) et de payer le taux fixe visé à l'Appendice A jusqu'à ce que la méthodologie soit revue et que le taux fixe soit révisé par le Comité du Conseil national mixte sur les Directives du service extérieur;
b) convenir de rendre la voiture, dans l'état où elle était lorsqu'elle lui a été remise, compte tenu de l'usure normale;
c) s'assurer que le véhicule n'est conduit que par des personnes autorisées qui détiennent un permis de conduire conformément aux lois locales;
d) veiller à ce que l'inspection et l'entretien de la voiture se fassent conformément aux instructions de l'administrateur général;
e) convenir de payer les frais de toute réparation nécessaire qui, de l'avis de l'administrateur général, est attribuable à une faute ou une négligence de la part du fonctionnaire ;
f) convenir de payer la première tranche de $100 des frais de réparation, lorsque la voiture subit des dommages dans un accident et que le conducteur du véhicule de l'État en est responsable ; et
g) convenir de payer la première tranche de $25 des frais de réparation, lorsque la voiture subit des dommages qui seraient assurables au Canada aux termes d'une police d'assurance-automobile tous risques.
30.1.3 L'administrateur général qui autorise un fonctionnaire à se servir d'une voiture de l'État doit autoriser le paiement :
a) des frais autres que ceux du carburant qu'assume le fonctionnaire pour le fonctionnement et l'entretien ordinaires de l'automobile; et
b) des frais d'inspection, de grandes révisions ou de réparations que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'alinéa 30.1.2e); et
c) des frais qu'entraînent les dommages subis par la voiture que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément aux alinéas 30.1.2f) et g).
30.1.4 Les paragraphes 30.1.1 à 30.1.3 de la présente directive s'appliquent à un seul fonctionnaire, dans le cas d'un « couple de fonctionnaires » qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.
30.1.5 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont la voiture particulière est expédiée à destination ou en provenance d'un poste en vertu de la DSE 15.18. La présente disposition discrétionnaire s'applique habituellement dans le cas des postes où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.
30.1.6 Bien que le singulier soit utilisé au paragraphe 30.1.1, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.
30.1.7 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. L'application de ces dispositions est à la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles au poste.
30.2 Taxes routières et droits d'immatriculation
30.2.1 Le fonctionnaire en poste à l'extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits annuels d'immatriculation d'automobile et(ou) des taxes routières qui dépassent les taux exigés par la province de l'Ontario. Lorsque le fonctionnaire prouve par des pièces justificatives ou par des reçus qu'il a payé ces taxes routières et(ou) ces droits d'immatriculation locaux, il peut se faire rembourser la différence entre les droits annuels payés et ceux qui sont exigés en Ontario. Toutefois, ces droits et(ou) taxes routières se limitent aux droits annuels d'immatriculation et(ou) aux taxes routières versés à l'égard d'une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).
30.2.2 Si le fonctionnaire est affecté à une localité à l'extérieur du Canada où les voitures particulières doivent obligatoirement faire l'objet d'une inspection technique, il peut toucher le remboursement des frais d'inspection à l'égard d'une voiture particulière, sur présentation des reçus ou des documents nécessaires.
30.2.3 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.
30.3 Frais de stationnement
30.3.1 L'administrateur général autorise le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :
a) les fonctions, les responsabilités, le rang ou le poste du fonctionnaire l'exigent; ou que
b) les moyens de transport en commun sont inexistants ou ne sont pas satisfaisants d'après les normes canadiennes, et que le fonctionnaire doit utiliser régulièrement sa voiture particulière pour se rendre au travail.
30.3.2 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.
30.4 Aide au transport quotidien - Général
30.4.1 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.4 à 30.7 inclus.
30.4.2 Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.5, 30.6, et 30.7.
30.4.3 L'absence du travail peut avoir une incidence sur l'aide au transport quotidien. À titre d'exemple, le fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière pour le transport quotidien ne peut demander une aide au transport quotidien pendant cette absence, tandis que le fonctionnaire qui a acheté un billet ou laissez-passer annuel continuera de recevoir l'aide au transport quotidien qu'il touche normalement. On ne doit pas rembourser aux fonctionnaires les frais de transport quotidien qu'ils auraient pu éviter.
30.5 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix de l'employeur
30.5.1 Lorsqu'il existe un service de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais du transport en commun entre son lieu de travail et sa résidence qui excèdent la quote-part des frais de transport quotidien, pour la partie du billet de transport disponible le plus économique (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel), qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est demandée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.
30.5.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant et normalement, si le transport est assuré par l'administration de la mission, aucune autre forme d'aide ne s'applique : le fonctionnaire paye alors une quote-part des frais de transport. Pour les besoins du présent article seulement, cette quote-part est fixée par l'administrateur général, en fonction des conditions locales et du service assuré, et celle-ci pourrait être inférieure à la quote-part du transport.
30.5.3 Lorsque l'utilisation autorisée d'une voiture particulière est le mode de transport quotidien le plus économique qui puisse être utilisé, le fonctionnaire peut réclamer au titre de l'aide au transport quotidien, pour la distance aller-retour la plus courte entre son lieu de travail et sa résidence, le montant qui excède la quote-part des frais de transport quotidiens, ce montant étant calculé en fonction du taux par kilomètre/millage réduits au poste utilisé lorsque la demande provient du voyageur et des droits de péage applicables pour le nombre de jours où le fonctionnaire a effectivement supporté des frais de transport quotidiens dans un mois civil donné.
30.6 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix du fonctionnaire
30.6.1 Lorsqu'il existe un transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais de transport en commun les moins élevés parmi les suivants :
a) entre son lieu de travail et sa résidence; ou
b) entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement, pour la partie du billet de transport le moins cher disponible (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) qui excède la quote-part des frais de transport quotidien et qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.
30.6.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut réclamer une aide au transport quotidien comme il est dit aux paragraphes 30.5.2 et 30.5.3, sauf que, lorsque l'utilisation d'une voiture particulière est autorisée, cette aide s'applique à la plus courte des deux distances aller-retour suivantes :
a) entre son lieu de travail et sa résidence, ou
b) entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement.
30.7 Quote–part des frais de transport quotidiens
30.7.1 Lorsqu'une aide au transport quotidien est autorisée en vertu des paragraphes 30.5.1 ou 30.6.1, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement du prix réel d'un billet ou laissez-passer de longue durée au moment de l'achat. En pareil cas, la quote-part des frais de transport quotidien représente :
a) le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le jour de l'achat du billet ou laissez-passer à long terme, si la quote-part des frais de transport quotidien est payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée; ou
b) le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le premier jour de chaque mois pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, si la quote-part des frais de transport quotidien n'est pas payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée.
30.7.2 Lorsque l'affectation d'un fonctionnaire se termine avant la date d'expiration du billet ou du laissez-passer de longue durée et que le fonctionnaire a droit au remboursement de la partie inutilisée d'un tel billet, il doit verser à l'employeur le montant remboursable, moins toute quote-part des frais de transport quotidien qui a été déduite au moment de l'achat du billet ou du laissez-passer et qui est applicable à la partie remboursable du billet ou du laissez-passer.
30.7.3 Lorsqu'un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l'État en vertu des dispositions du paragraphe 30.1.1, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément aux paragraphes 30.5.3 ou 30.6.2.
30.8 Transport relatif aux études
30.8.1 Lorsqu'un fonctionnaire dans un poste touche, en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires, une indemnité scolaire pour un enfant à charge qui réside au poste et que le transport scolaire n'est pas assuré par l'école ou compris dans les frais de scolarité, de l'aide peut être approuvé pour le transport d'un enfant à charge à destination et en provenance de l'école par le mode de transport le plus économique et le plus pratique.
30.8.2 Les frais qui peuvent être approuvés comprennent les frais réels de transport commercial, de transport par véhicule de l'État et(ou) par voiture particulière et les frais de transport d'une personne qui accompagne l'enfant à cause de circonstances locales comme la distance, l'accessibilité des transports en commun et la sécurité. On s'attend à ce que le transport coopératif soit utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.
30.8.3 Normalement, les frais de transport local sont payés pour un voyage aller-retour effectué chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'élève ou de l'étudiant et l'établissement d'enseignement. Dans des situations spéciales, le paiement des frais de transport local pour plus d'un voyage aller-retour par jour de classe peut être approuvé. Parmi les situations spéciales acceptées, il y a lieu de mentionner celles où :
a) il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi;
b) la surveillance n'est pas assurée pendant la pause du midi;
c) l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.
30.8.4 Lorsque l'utilisation d'une voiture particulière a été autorisée en vertu de l'article 30.8.1, l'aide se fonde sur le taux par kilomètre/millage réduits au poste lorsque la demande provient du voyageur, taux qui est déterminé par le sous-ministre des Affaires étrangères. Lorsqu'un étudiant à charge utilise une voiture particulière à destination ou en provenance d'un établissement d'enseignement, l'aide qui lui est accordée comprend également le remboursement des frais quotidiens, réels et raisonnables, de stationnement à (ou près de) l'établissement d'enseignement, mais pas le remboursement des frais de stationnement engagés pour le transport des enfants à destination ou en provenance de l'école.
30.8.5 Lorsque l'école offre un service de transport et qu'un fonctionnaire choisit d'utiliser sa voiture particulière pour mener son enfant à l'école, le montant maximal de l'aide qui peut être demandé ne doit pas excéder le coût du service de transport offert par l'école, à moins que des circonstances exceptionnelles ou atténuantes ne justifient le versement d'une aide conformément au paragraphe 30.8.4.
30.8.6 Pour l'application du paragraphe 30.8.4, le sous-ministre des Affaires étrangères établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.
Formulaires
Moyen de transport au poste et frais connexes (DSE 30)
Accord de location d'un véhicule à moteur
TBS/SCT 330-198 (rév 89)