DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur
Champ d'application
Introduction
La présente directive remplace la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et précise les conditions pour l'utilisation des crédits versés dans la banque de crédits de déplacement et dans la banque de crédits de congé qui ont été acquis avant le 1er octobre 1997. La directive établit en outre les dispositions transitoires qui s'appliquent aux fonctionnaires en poste le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993.
La présente directive sera annulée lorsque tous les crédits de déplacement et de congé auront été liquidés.
Les procédures d'émission et de vérification des crédits se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
Directive
45.1 Banque de crédits de déplacement du service extérieur
45.1.1 Les crédits de déplacement du service extérieur qui ont été convertis de crédits de congé et portés à une banque de crédits de déplacement du service extérieur le 1er octobre 1997 ont pour objet d'aider les fonctionnaires ainsi que leur famille et leurs amis à se déplacer entre le poste et un autre endroit, et d'aider aux membres de la famille et aux amis à aller visiter le fonctionnaire à son lieu d'affectation ou à se rendre avec lui à une autre destination.
45.1.2 Chaque crédit de déplacement du service extérieur entier est converti à une indemnité de déplacement non justifiable, équivalant à 75 % du plein tarif de la classe économique (Y) du déplacement entre le lieu du poste du fonctionnaire et la ville du bureau principal qui est en vigueur lorsque l'indemnité est autorisée. Lorsqu'il n'y a pas de tarif Y, c'est 100 % du tarif Y2 qui s'appliquera.
45.1.3 Une indemnité de déplacement du service extérieur peut être demandée en monnaie nationale ou en dollars canadiens. Les fonctionnaires qui demandent l'indemnité devront en préciser l'utilisation et prouver ultérieurement qu'ils l'ont effectivement utilisée à cette fin.
45.1.4 Le but visé n'est pas d'accorder aux fonctionnaires une indemnité pour des fins autres que les déplacements prévus dans la présente directive. Bien que l'indemnité doive servir aux frais de transport, il est acceptable que jusqu'à 30 % de l'indemnité soit utilisée pour des frais connexes tels que l'hébergement et les repas.
45.1.5 Un fonctionnaire peut utiliser un crédit ou une indemnité de déplacement du service extérieur :
a) pour un voyage pendant sa période d'affectation; et/ou
b) à l'occasion d'un voyage de réinstallation lors de son arrivée au poste ou de son départ de celle-ci, à condition que le déplacement soit autorisé à l'avance et sous réserve d'une vérification à l'arrivée au nouveau lieu d'affectation; et/ou
c) pour se rendre, après avoir reçu une Confirmation d'affectation à l'étranger (ou l'équivalent), à son nouveau lieu d'affectation à l'extérieur du Canada, pour faciliter la recherche d'un emploi pour l'époux ou le conjoint de fait, pour prendre les arrangements nécessaires en vue de l'instruction des personnes à sa charge ou pour la recherche d'un logement lorsqu'un voyage à cette fin n'a pas été autorisé pour des motifs de rentabilité.
45.1.6 Le voyage peut être fait à plus d'une occasion et/ou par plus d'une personne.
45.1.7 Le fonctionnaire peut utiliser plus d'un crédit de déplacement à la fois (par exemple, il peut souhaiter que deux membres ou plus de sa famille du Canada le visitent au poste);
45.1.8 Le voyage peut être combiné, c'est-à-dire que le voyage à partir du poste peut être combiné à un voyage d'une deuxième localité jusqu'à une troisième destination commune.
45.1.9 Lorsque le voyage n'a pas pour point de départ le poste du fonctionnaire, celle-ci doit figurer dans l'itinéraire et le voyageur doit y faire une escale d'au moins 24 heures avant que le voyage reprenne.
45.1.10 Avec l'approbation préalable de l'administrateur général, il est possible d'effectuer un voyage en combinaison avec un déplacement autorisé en vertu d'une autre directive (par exemple, un déplacement pour une réunion de famille ou pour des événements familiaux malheureux).
45.1.11 Une demande d'indemnité de déplacement du service extérieur n'est pas refusée sans motif valable.
45.1.12 Un fonctionnaire peut, en présentant une demande écrite à cet effet à son administrateur de DSE du bureau principal, convertir des crédits de déplacement du service extérieur à des crédits de congé de service à l'extérieur au taux de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque crédit de déplacement entier.
45.1.13 Si l'affectation du fonctionnaire prend fin avant qu'il ait commencé le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :
a) sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours, ou
b) remboursera l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli.
45.1.14 Si l'affectation du fonctionnaire prend fin avant qu'il ne puisse terminer le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :
a) sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours, ou
b) peut rembourser l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli, ou
c) peut rembourser 50 % de l'indemnité, lorsqu'il peut démontrer qu'il a utilisé environ 50 % de l'indemnité, auquel cas la moitié d'un crédit de déplacement sera rétabli.
45.1.15 Lorsque le déplacement a été autorisé en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, à son arrivée au nouveau lieu d'affectation, le fonctionnaire doit démontrer qu'il a utilisé l'indemnité à la fin prévue.
45.1.16 En ce qui a trait à l'application des paragraphes 45.1.13 et 45.1.14, le fonctionnaire sera normalement tenu de rembourser la portion de l'indemnité qui n'a pas servi à des fins de déplacement (et qui ne sera pas utilisée en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation), à moins que, de l'avis de l'administrateur général, il existe des circonstances atténuantes qui méritent une considération spéciale, à savoir lorsque le fonctionnaire peut prouver qu'il a acheté des billets non retournables ou s'il a fait des arrangements de vacances ou de voyage payés à l'avance qui ne peuvent être annulés ou qui sont assujettis à une peine pécuniaire.
45.1.17 À la fin de tous les déplacements pour lesquels l'indemnité a été accordée, et au plus tard au moment où il quitte définitivement le poste, (sauf s'il y a réinstallation conformément à l'alinéa 45.1.5b) et au paragraphe 45.1.15), le fonctionnaire est tenu de produire les documents exigés par l'employeur pour démontrer qu'il a utilisé l'indemnité aux fins prévues. Il incombe au fonctionnaire de produire les pièces justificatives que l'administrateur général juge acceptables pour les frais de voyage visés par le crédit de déplacement (p. ex., documents de voyage, billets). Si le fonctionnaire ne peut produire une preuve acceptable des déplacements effectués, il devra rembourser l'indemnité en entier et le crédit de déplacement sera porté de nouveau à sa banque de crédits de déplacement du service extérieur.
45.1.18 Le transport par voiture, au taux par kilomètre (millage) réduit, est une pièce justificative acceptable, pourvu que la destination soit à plus de 150 kilomètres du poste et que le voyage nécessite l'hébergement pour une nuit ou plus.
45.1.19 Lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, un fonctionnaire se voit rembourser en espèces tous les crédits de déplacement du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur et à raison de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque crédit de congé de déplacement entier.
45.2 Banque de crédits de congé de service à l'extérieur
45.2.1 Le fonctionnaire qui a choisi de conserver ses crédits de congé de service à l'extérieur après le 1er octobre 1997 peut :
a) conserver et utiliser les crédits de congé du service à l'extérieur pendant qu'il travaille pour un ministère du service extérieur; et/(ou)
b) recevoir un paiement en espèces pour la totalité ou une partie des crédits de congé du service à l'extérieur, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de sa demande; et
c) lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, obtenir le paiement en espèces de tous les crédits de congé du service à l'extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur.
45.3 Dispositions transitoires
45.3.1 Les fonctionnaires en poste le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993 demeurent assujettis aux dispositions de 1997 :
a) jusqu'à la prochaine date anniversaire annuelle de l'arrivée au poste, ou
b) jusqu'au premier jour suivant la fin de la période d'admissibilité à une indemnité de déplacement, lorsqu'une ou plusieurs indemnités de déplacement ont été autorisées à l'avance.
45.3.2 Sauf s'il choisit le congé de poste conformément à l'alinéa 46.1.3b) de la DSE 46 - Congé de poste optionnel, le fonctionnaire qui rencontre soit l'alinéa 45.3.1a) ou b), reçoit l'indemnité prévue à la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur.