12.1 Première nomination à la fonction publique (autre que EX/GIC)
(C'est la responsabilité interne de chaque ministère)
12.1.1 En règle générale, les dépenses de réinstallation ne sont pas remboursées aux personnes qui font l'objet d'une première nomination à la fonction publique. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, lorsque l'on estime que le remboursement de ces dépenses est nécessaire à l'efficacité de la mesure de dotation, on doit négocier au cours de la phase de sélection (Manuel de dotation de la fonction publique du Canada, Politiques et lignes directrices) les dispositions de réinstallation (s'il en est) à offrir lors de la nomination. Les conditions acceptées doivent faire partie de l'offre; de plus, il faut les consigner et les mettre en oeuvre lorsque la personne est embauchée et installée à son premier lieu de travail.
L'enveloppe de financement du la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM ne s'applique pas à la réinstallation aux personnes dont c'est la première nomination, exception faite des personnes nommées par décret (GIC) et EX. (voir la section 1.4.6.).
12.1.1.a Pour assurer une mesure de dotation efficace, on peut négocier une aide à la réinstallation, le cas échéant, avec les personnes nommées à la catégorie des cadres supérieurs, à la catégorie scientifique et professionnelle, à la catégorie administrative et du service extérieur ainsi qu'à la catégorie technique. Toutes les dispositions de la présente directive peuvent être approuvées à l'exception des contre-indications de la présente section. Les dépenses engagées pour la disposition et l'acquisition du logement ne sont pas remboursables.
12.1.2 L'offre d'aide à la réinstallation ne doit pas être automatique et toute mesure d'aide négociée doit respecter les restrictions stipulées dans la présente section. L'aide ne doit être offerte qu'aux personnes qui sont disposées à signer une entente de service de deux ans. L'entente doit préciser que si la personne nommée quitte son travail et par conséquent ne complète pas deux années de service continu au sein du gouvernement fédéral (ou si elle part avant la fin de la période déterminée pour laquelle elle a été nommée, si celle-ci est inférieure à deux ans), elle doit rembourser une partie de l'aide à la réinstallation fournie, laquelle sera calculée en fonction de la différence entre la durée de son service continu et la période de deux ans.
12.1.3 Le ministère d'accueil ne doit rembourser que les dépenses de réinstallation reconnues au cours de la phase de sélection, et ce même si la nomination a été faite par la Commission de la fonction publique.
12.1.4 Les personnes nommées à la catégorie de l'exploitation et à celle du soutien administratif ne sont pas admissibles au paiement des dépenses de réinstallation aux termes de la présente section, étant donné que les employés de ces catégories sont habituellement embauchés sur place. Dans des circonstances exceptionnelles, il faut obtenir l'approbation préalable de l'administrateur général lorsque des personnes affectées à ces catégories doivent être réinstallées aux frais de l'État. Il faut négocier l'aide fournie, s'il en est, conformément aux paragraphes 12.1.1 et 12.1.2. Les dépenses engagées pour la disposition et l'acquisition du logement ne sont pas remboursables.
12.1.5 On pourra rembourser 500 $ de faux frais à la personne nommée qui expédie des effets mobiliers pesant 900 kg (2 000 livres) ou plus, ou 200 $ de faux frais à la personne expédiant moins de 900 kg (2 000 livres). Avant que ce montant ne soit autorisé, la personne nommée doit signer l'attestation suivante:
12.1.5.a « J'atteste que j'ai engagé des faux frais s'élevant à $ (montant) entièrement occasionnés par ma réinstallation et non remboursables autrement qu'aux termes de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM et des articles à cet égard. »
Les autres faux frais ne sont pas remboursés.
12.1.6 Les dispositions relatives au logement provisoire ne devraient pas normalement s'appliquer aux personnes nommées. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, on peut approuver le logement provisoire jusqu'à concurrence de 5 jours pour une personne nommée sans personne à charge, ou de 12 jours pour une personne nommée ayant des personnes à charge, moins le nombre de jours compensés à l'occasion d'un voyage de recherche de logement (VRL).
12.1.7 Lorsque les effets dont le déménagement a été autorisé ne sont pas arrivés ou lorsque, de l'avis de l'administrateur général, le logement attribué par l'État n'est pas encore habitable, on rembourse seulement le coût réel du logement (ne dépassant pas normalement les taux de logement inscrits à la section 5) pour une période supplémentaire d'au plus 14 jours, à la discrétion de l'administrateur général ou de son agent délégué.
12.1.8 Tous les avantages prévus par la présente Directive qui font l'objet d'une restriction doivent être approuvés par le SCT.
12.2 Personnes nommées pour la première fois et habitant à l'étranger
12.2.1 Les restrictions additionnelles suivantes s'appliquent aux personnes nommées habitant à l'extérieur du Canada:
- Voyage de recherche de logement
- les dépenses relatives à un voyage à la recherche du logement ne sont pas remboursables;
- Disposition de la résidence principale
- les dépenses de disposition d'une résidence principale située à l'extérieur du Canada dont le titulaire est propriétaire ou locataire ne sont pas remboursables.
12.2.2 Pour les personnes nommées habitant à l'extérieur du Canada et des états continentaux des États-Unis qui expédient des effets, le paiement de tout coût d'emballage, d'expédition, d'entreposage en cours de déménagement et de déballage se limite à 900 kg (2 000 livres) d'effets mobiliers pour une personne nommée sans personne à charge et à 2 300 kg (5 000 livres) pour une personne nommée ayant des personnes à charge. Les limites de poids s'appliquent aux effets une fois terminé l'empaquetage ou l'emballage, ou les deux, en caisses.
12.2.3 Avant de se rendre au lieu de travail, la personne nommée doit transmettre à l'administrateur général du ministère d'accueil un inventaire détaillé des effets mobiliers qu'elle compte expédier.
12.2.4 L'administrateur général du ministère d'accueil est chargé de déterminer avant la réinstallation, quels articles de l'inventaire peuvent être expédiés aux frais de l'État et le versement maximal pour réparer ou remplacer tout article pouvant être endommagé ou perdu.
12.2.5 Lorsque la personne nommée ou des membres de sa famille n'ont pas contribué aux pertes ou aux avaries, l'administrateur général peut autoriser le paiement si les articles inscrits à l'inventaire:
- sont avariés: le paiement sera alors basé sur le coût des réparations nécessaires à la remise en état des articles (sur la foi d'une pièce justificative ou d'une estimation digne de confiance) ou la valeur normale de remplacement de l'article au Canada au moment de l'expédition, à condition que le coût de remplacement soit inférieur à celui des réparations; ou
- sont perdus : le paiement sera alors fondé sur la valeur normale de remplacement des articles au Canada au moment de l'expédition.
12.2.6 On n'autorise pas le paiement d'une assurance commerciale. L'employeur accepte le risque de la perte ou de l'avarie des effets expédiés mais dans les limites suivantes :
- S'il survient des difficultés dans le règlement d'une demande de dédommagement présentée par un employé pour des avaries à ses meubles et ses effets, les ministères et les organismes ont l'autorisation de retenir les services d'un évaluateur d'assurance indépendant.
- Il est toutefois souhaitable de consulter au préalable le responsable des assurances au Service central de déménagement.
12.2.7 Les demandes de dédommagement pour pertes ou avaries sont réglées par le déménageur et l'assurance du gouvernement. Si l'employé veut que l'on satisfasse à la demande, il doit avoir inscrit tous les articles perdus ou avariés dans son inventaire, signé le bordereau d'expédition (sous réserve des exceptions qui figurent dans l'inventaire) et informé par écrit dans les quatorze jours suivant la livraison, le transporteur et la compagnie d'assurance de son intention de présenter une demande de dédommagement. Les demandes de dédommagement pour pertes ou avaries se règlent entre l'employé, le transporteur/entreposeur et l'assureur; l'employeur n'intervient en aucune façon.
Les paiements supérieurs à 500 $ pour des articles endommagés ou perdus doivent être enregistrés et accompagnés de détails suffisants.
12.2.8 Sur réception d'une demande de dédommagement pour articles perdus ou endommagés qui avaient été expédiés aux frais de l'État, l'administrateur général peut engager un expert indépendant qui donnera son avis sur tout problème ou conflit auquel pourrait donner lieu la demande.
12.2.9 En attendant le règlement d'une demande de dédommagement pour perte d'articles expédiés aux frais de l'État, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance comptable à un employé relativement à la demande, mais cette avance ne doit pas dépasser :
- 750 $ dans le cas de perte partielle;
- 1 500 $ dans le cas de perte totale.
12.2.10 Il faut recouvrir de l'employé ou prendre en compte dans le règlement final d'une demande de dédommagement toute avance versée ou toute indemnité reçue d'un tiers.