La présente partie de la directive enrichit/complète la partie II du Code [http://laws.justice.gc.ca/fr/showdoc/cs/L-2/bo-ga:l_II/fr/fr#anchorbo-ga:l_II] et le Règlement sur les comités de santé et de sécurité et les représentants [http://laws.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/DORS-86-305] et doit être lue dans ce contexte.
18.1 Comités d'orientation nationaux en matière de santé et de sécurité
18.1.1 Des comités d'orientation nationaux en matière de santé et de sécurité (ci-après appelés « comités d'orientation ») sont établis conformément aux dispositions du Code et du règlement d'application ayant trait aux comités de santé et de sécurité au travail.
18.1.2 Le rôle du comité d'orientation est de participer à l'élaboration et à la surveillance du programme de santé et de sécurité de l'employeur et de prendre la santé et la sécurité en considération lors de l'établissement des politiques, pratiques et procédures.
18.1.3 Le comité d'orientation est une tribune où les représentants de la direction et des fonctionnaires peuvent se rencontrer pour échanger de l'information et discuter des politiques, programmes et conditions et où les représentants des fonctionnaires peuvent faire part de leur avis à l'employeur sur ces questions. Les membres devraient tenter d'en arriver à un consensus sur toutes les questions.
18.2 Taille du comité
18.2.1 Voici les facteurs dont il faut tenir compte pour déterminer la taille du comité d'orientation:
- le nombre et la répartition des fonctionnaires à chaque lieu de travail;
- le degré de risque qui existe dans l'ensemble du milieu de travail;
- la diversité des fonctions qui sont accomplies;
- la nécessité de représenter divers quarts;
- la fréquence des incidents/blessures au lieu de travail; et
- le nombre de syndicats en cause.
18.2.2 L'employeur devrait désigner des représentants de la direction ayant l'autorité nécessaire pour discuter des points soulevés lors des réunions du comité d'orientation, les approuver et y donner suite.
18.2.3 Dans les cas où les fonctionnaires sont représentés par un syndicat à un lieu de travail donné, le syndicat doit choisir les fonctionnaires qui seront nommés par l'employeur pour siéger au comité d'orientation en fonction du nombre de sièges disponibles.
18.3 Vacance de poste
Lorsqu'un membre du comité d'orientation démissionne ou cesse d'occuper ses fonctions pour un motif quelconque, la vacance doit être comblée dans les 60 jours civils qui suivent la démission ou la cessation.
18.4 Quorum
18.4.1 Le quorum du comité d'orientation est constitué par la majorité des membres du comité, dont la moitié au moins représente les fonctionnaires et un membre au moins représente l'employeur.
18.4.2 Dans l'éventualité où une réunion doit être reportée faute de quorum, la raison de ce report doit en être expliquée dans le prochain procès-verbal du comité d'orientation.
18.5 Suppléants
18.5.1 Il est important que les réunions du comité d'orientation ne soient pas retardées ni reportées, faute de quorum. La chose à faire généralement est de désigner des suppléants qui peuvent prendre part aux réunions du comité à la place des membres habituels. Le comité doit décider, en adoptant ses règles et procédures, s'il autorisera des suppléants à assister aux réunions à la place des membres habituels. Les remplaçants doivent être tenus pleinement informés des dossiers et doivent posséder les mêmes pouvoirs et les mêmes droits que les membres qu'ils remplacent. Il faut limiter le plus possible le recours à des suppléants, par souci de continuité. Les suppléants doivent être choisis de la même manière que le sont les membres habituels et leurs noms doivent être affichés avec ceux des membres habituels.
18.6 Pouvoirs du comité
18.6.1 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité d'orientation peut demander à l'employeur de lui communiquer les renseignements dont le comité estime avoir besoin pour identifier les risques présents ou éventuels que peuvent présenter dans le lieu de travail les matériaux, les méthodes de travail, l'équipement ou les activités.
18.6.2 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité d'orientation ont accès aux rapports, études et tests du gouvernement ou de l'employeur ou aux aspects de ces rapports, études et tests qui concernent la santé et la sécurité des fonctionnaires, mais non aux dossiers médicaux des fonctionnaires, sauf avec le consentement écrit de ces derniers.
18.7 Règles de procédure
Chaque comité d'orientation établit ses règles de procédure, lesquelles portent notamment sur les points suivants :
- la durée du mandat;
- le moment, le lieu et la fréquence des réunions ordinaires;
- le processus d'approbation du procès-verbal par les deux présidents;
- le processus par lequel la position d'un membre sur une question ayant trait à la santé et à la sécurité qui a été portée à l'attention du comité est consignée fidèlement dans le procès-verbal, ainsi que la méthode d'examen et de révision du procès-verbal avant son adoption officielle;
- la rédaction du procès-verbal;
- le processus d'inscription de points à l'ordre du jour et d'adoption de ce dernier;
- la procédure à suivre pour obtenir les autorisations nécessaires des présidents afin de s'acquitter de ses pouvoirs et de ses obligations en tant que membre du comité; et
- et toute procédure de fonctionnement qu'il juge souhaitable d'adopter.
18.8 Réunions
18.8.1 Les membres du comité d'orientation peuvent s'absenter de leur travail habituel durant le temps nécessaire pour assister aux réunions ou pour remplir les autres fonctions qui leur incombent à titre de membre du comité, y compris un temps raisonnable pour préparer une réunion. Tout le temps que les membres emploient à remplir ces fonctions est réputé, aux fins de calcul du salaire qui leur est dû, avoir été employé à exécuter leur travail.
18.8.2 Les fonctionnaires qui siègent au comité d'orientation n'ont pas nécessairement les ressources nécessaires pour participer pleinement à ses travaux. Une aide ou un appui peuvent leur être fournis pour faciliter leur participation, dont le paiement de leurs frais de déplacement pour assister aux réunions. Dans les cas où le paiement des frais de voyage est autorisé par l'employeur, le fonctionnaire doit se conformer aux dispositions applicables de la Directive sur les voyages du CNM.
18.9 Procès-verbaux
18.9.1 Les procès-verbaux de chaque réunion du comité d'orientation doivent être approuvés par les deux présidents.
18.9.2 Le président choisi par les représentants de l'employeur doit fournir à l'employeur et à chaque membre du comité, le plus tôt possible après chaque réunion du comité d'orientation, une copie du procès-verbal de celle-ci sur support électronique ou papier.
18.9.3 L'employeur doit mettre à la disposition des membres des comités locaux une copie des procès-verbaux du comité d'orientation, sur support électronique ou papier.
18.9.4 L'employeur doit conserver une copie du procès-verbal des réunions du comité d'orientation pendant les deux ans suivant la date de la réunion et les mettre à la disposition de ceux et celles qui veulent les consulter.
18.9.5 L'employeur doit afficher le procès-verbal de la réunion du comité d'orientation, dès qu'il en obtient copie, et ce, pendant une période de trois mois.
18.9.6 Le comité d'orientation garde des registres précis des questions qui lui sont soumises.
18.10 Comités d'orientation régionaux de santé et de sécurité
18.10.1 Les comités d'orientation régionaux de santé et de sécurité (ci-après appelés les « comités régionaux ») s'ils sont établis, doivent respecter les règles applicables au comité d'orientation prévues par le Code et son règlement d'application, y compris les pouvoirs, obligations et privilèges qui sont accordés à ses membres.
18.10.2 Le mandat des comités régionaux doit être approuvé par le comité d'orientation.
18.10.3 Les comités régionaux doivent aussi tenir le comité d'orientation informé des questions régionales touchant la santé et la sécurité.)
18.10.4 Les membres d'un comité régional peuvent s'absenter de leur travail habituel durant le temps nécessaire pour assister aux réunions ou pour remplir les autres fonctions qui leur incombent en qualité de membre du comité. Ils peuvent notamment se voir accorder une période raisonnable pour préparer leur dossier une vue d'une réunion et pour s'acquitter de leurs fonctions à titre de membre du comité. Aux fins d'établir la rémunération qui lui est payable, le fonctionnaire est réputé s'être acquitté de ses fonctions habituelles.
18.11 Comités locaux de santé et de sécurité
Un comité local de santé et de sécurité (ci-après appelé le « comité local ») doit être établi à chaque lieu de travail où on dénombre habituellement au moins 20 fonctionnaires.
18.12 Taille du comité
18.12.1 Voici les facteurs dont il faut tenir compte pour déterminer la taille du comité local:
- le nombre et la répartition des fonctionnaires à chaque lieu de travail;
- le degré de risque qui existe dans l'ensemble du milieu de travail;
- la diversité des fonctions qui sont accomplies;
- la nécessité de représenter divers quarts;
- la fréquence des incidents/blessures au lieu de travail; et
- le nombre de syndicats en cause.
18.12.2 L'employeur devrait désigner des membres de la direction ayant les pouvoirs nécessaires pour discuter des points soulevés lors des réunions du comité local, de les approuver et d'y donner suite.
18.13 Pouvoirs du comité
18.13.1 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité local peut demander à l'employeur de lui communiquer les renseignements dont le comité estime avoir besoin pour identifier les risques présents ou éventuels que peuvent présenter dans le lieu de travail les matériaux, les méthodes de travail, l'équipement ou les activités.
18.13.2 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité local a accès aux rapports, études et tests du gouvernement et de l'employeur ou aux aspects de ces rapports, études et tests qui touchent à la santé et à la sécurité des fonctionnaires, mais non aux dossiers médicaux des personnes, sauf avec le consentement écrit de ces dernières.
18.14 Règles de procédure
Chaque comité local établit ses règles de procédure, lesquelles portent notamment sur les points suivants :
- la durée du mandat;
- le moment, le lieu et la fréquence des réunions ordinaires;
- le processus d'approbation du procès-verbal par les deux présidents;
- le processus par lequel la position d'un membre sur une question ayant trait à la santé et à la sécurité qui a été portée à l'attention du comité est consignée fidèlement dans le procès-verbal, ainsi que la méthode d'examen et de révision du procès-verbal avant son adoption officielle;
- la rédaction du procès-verbal;
- le processus d'inscription de points à l'ordre du jour et d'adoption de ce dernier;
- la procédure à suivre pour obtenir les autorisations nécessaires des présidents afin de s'acquitter de ses pouvoirs et de ses obligations en tant que membre du comité; et
- toute procédure de fonctionnement qu'il juge souhaitable d'adopter.
18.15 Réunions
Les membres d'un comité local peuvent s'absenter de leur travail habituel durant le temps nécessaire pour assister aux réunions ou pour remplir les autres fonctions qui leur incombent en qualité de membre du comité. Ils peuvent notamment se voir accorder une période raisonnable pour préparer leur dossier une vue d'une réunion et pour s'acquitter de leurs fonctions à titre de membre du comité. Aux fins d'établir la rémunération qui lui est payable, le fonctionnaire est réputé s'être acquitté de ses fonctions habituelles.
18.16 Procès-verbaux
18.16.1 Les procès-verbaux de chaque réunion du comité local doivent être approuvés par les deux présidents.
18.16.2 L'employeur doit afficher le procès-verbal de la réunion du comité local, dès qu'il en obtient copie, et ce, pendant une période de trois mois.
18.16.3 Le comité local garde des registres précis des questions qui lui sont soumises.
Représentants en matière de santé et de sécurité
18.17 Représentants
Si aucun comité local n'est requis, ses fonctions et pouvoirs sont dévolus au représentant en matière de santé et de sécurité.
Formation en santé et en sécurité
18.18 Formation
18.18.1 En consultation avec le comité concerné, l'employeur doit élaborer un programme de formation à l'intention des membres du comité de manière à ce qu'ils acquièrent les connaissances nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités relativement aux activités de l'employeur, en ce qui concerne notamment :
- leurs pouvoirs et obligations en vertu du Code et de son règlement d'application;
- les exigences de la Directive sur la SST du CNM;
- les règles et procédures des comités; et
- les principes de la recherche d'un consensus et de la résolution de problèmes touchant à la santé et à la sécurité.
18.18.2 En consultation avec le comité de santé et de sécurité concerné, l'employeur doit élaborer un programme de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires qui porte notamment sur les exigences du Code et de son règlement d'application et de la Directive sur la SST du CNM.
18.18.3 Lorsqu'un fonctionnaire, membre d'un comité de santé et de sécurité, est inscrit à un programme de formation en santé et en sécurité à la demande de l'employeur, sa période de formation est considérée comme une période de travail. Il est entendu que l'employeur détermine le type de formation à offrir après avoir consulté avec le comité de santé et de sécurité concerné.
18.19 Renseignements
L'employeur communique le rôle du comité de santé et de sécurité et sa composition actuelle (nom, numéro de téléphone et lieu de travail des membres) à l'ensemble des fonctionnaires, au moins une fois par année, par voie électronique ou sur support papier.