La mise au point suivante a été préparée en collaboration avec les représentants des parties patronale et syndicale du comité des voyages en service commandé du CNM. Ces éclaircissements devraient être utilisés pour aider les utilisateurs à mieux comprendre l'application des dispositions, nouvelles et existantes, de la directive sur les voyages.

1.  Assurance‑automobile (article 2.2)

Avant d'entreprendre un déplacement en service commandé, le fonctionnaire doit déterminer ses besoins en matière d'assurance dans une situation donnée et en discuter avec son supérieur. Toutes assurances supplémentaires seront assumées  par l'employeur.

Les fonctionnaires qui utilisent un véhicule pour leurs déplacements en service commandé doivent toujours s'assurer que le véhicule est suffisamment assuré.

Les autres situations qui peuvent susciter des problèmes en matière d'assurance sont les suivantes :

2.  Taux de change (article 3.1.4, 3.2.4, 3.3.4 et 3.4.4)

Le Comité a déjà fait un certain nombre de recommandations d'ordre administratif relativement au taux de change. Les dispositions relatives au taux de change contenues dans le Module 1 ne s'y trouvent que depuis la révision périodique de 2006‑2007, parcontre les recommandations qui ont été faites visent à faciliter la conversation monétaire en vue du remboursement des frais en général.

3.  Carte individuelle de voyage (CIV) et carte de voyage désignée de centre de responsabilité (CVDCR) (article 1.6)

La CIV et la CVDCR sont deux types de carte de voyage gouvernementale.

La CIV est la carte American Express émise par le gouvernement à l'intention des fonctionnaires individuels. Elle n'est pas obligatoire pour les fonctionnaires qui sont représentés.

La CVDCR est le compte ministériel qui est généralement utilisé pour le paiement des voyages en avion et en train. Son utilisation a été élargie afin d'inclure les séjours à l'hôtel, la location de véhicules et d'autres frais de voyage dans certains cas, à condition que le fonctionnaire et le gestionnaire aient donné leur accord. L'intention est que les fonctionnaires en service commandé encourent moins de frais directs puisque les frais de voyage peuvent désormais être payés directement avec la CVDCR.

4.  Documents d'entrée – Dépenses supplémentaires (article 3.1.2, 3.2.2, 3.3.2 et 3.4.2)

Divers documents d'entrée tels que ceux du programme NEXUS et du programme CanPass ou encore un visa ou un passeport (courant – bleu, gouvernemental – vert, diplomatique – rouge) peuvent être exigés des fonctionnaires qui se déplacent en service commandé.

Le coût de l'obtention du document pertinent sera remboursé par l'employeur.

5.  Changement du lieu de travail (article 1.9.3)*

Le fonctionnaire peut être appelé à changer de lieu de travail à la demande de l'employeur. Il sera toutefois en service commandé pour la durée du changement.

Il existe une seule exception à cette règle qui est la suivante :

Toutes les conditions décrites ci‑dessus doivent être réunies pour que l'exception s'applique.

*Note : Le changement du lieu de travail qui rencontre les paramètres d'une réinstallation est assujetti aux modalités de la directive sur la réinstallation intégrée du CNM.

6.  Faux frais (article 3.3.7 et 3.4.7)