Directives sur le service extérieur, en vigueur le 1er avril 2009

Le Comité sur les Directives sur le service extérieur (DSE) a formulé une série de questions et de réponses qui suit afin de fournir aux ministères, agences et aux employés de l'information sur l'application de certaines dispositions (nouvelles et anciennes) des Directives sur le service extérieur.

Un communiqué séparé, ainsi que des questions et réponses spécifiques à la nouvelle DSE 8 – Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada seront disponibles sur le site Web du CNM.

DSE 9 – Examens médicaux et dentaires

1. Question :

Qu'arrive‑t‑il si mon examen de la vue doit avoir lieu après mon examen médical? Cela aura‑t‑il pour effet de mettre en suspens les résultats de mon examen médical?

Réponse :

L'examen de la vue n'est pas obligatoire aux fins de l'émission d'une confirmation d'affectation (ou d'un document équivalent). Par conséquent, les résultats de l'examen médical ne seront pas mis en suspens.

2. Question :

Dans quelles circonstances puis-je être remboursé pour un examen de la vue aux termes de la DSE 9?

Réponse :

Dans le cas d'une affectation à une mission difficile conforme à ce qui est indiqué à l'Appendice de la DSE 58, après le 1er avril 2009, le coût d'un examen de la vue avant l'affectation sera remboursé pour le fonctionnaire et ses personnes à charge.

DSE 15 – Réinstallation

3. Question :

Je serai en affectation à l'étranger après le 1er avril 2009, et je suis assujetti aux limites de poids pour un « ménage d'une personne », conformément à l'alinéa 15.14a), qui ont augmenté. Mes meubles et mes effets ont déjà été emballés et entreposés en vue de ma réinstallation. Puis-je accroître la quantité totale des effets qui seront expédiés à la mission?

Réponse :

Des effets additionnels peuvent être ajoutés si les biens n'ont pas encore été expédiés, ou si les effets peuvent être inclus à un envoi supplémentaire effectué dans les six mois suivant la date de la réinstallation.

4. Question :

Je suis actuellement en situation de réinstallation et j'ai épuisé la totalité de l'aide au titre des frais de location de voiture prévue à l'article 15.32. Ma voiture ne peut toujours pas m'être expédiée en raison de procédures et de retards relatifs au dédouanement qui sont indépendants de ma volonté et de celle du ministère. Y a‑t‑il une aide additionnelle qui peut m'être offerte?

Réponse :

À compter du 1er avril 2009, l'administrateur général peut, sous réserve du respect de certains critères, envisager l'octroi d'une aide additionnelle au titre des frais de location de voiture jusqu'à ce que votre véhicule soit dédouané, si le retard est indépendant de votre volonté. L'autorisation doit être approuvée préalablement par l'administrateur général.

5. Question :

Je suis actuellement en situation de réinstallation et j'habite un logement temporaire avant le 1er avril 2009. Qu'arrivera‑t‑il à mon indemnité quotidienne de repas le 1er avril?

Réponse :

Si l'on a approuvé une période de logement temporaire de plus de 2 jours et que celle‑ci est comprise dans les 30 premiers jours de la période de remboursement des frais de subsistance dans un logement temporaire, le taux applicable au 1er avril 2009 correspondra à 75 % du taux de l'indemnité quotidienne de repas aux termes de la Directive sur les voyages du CNM. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez vous reporter aux appendices A et A1.

DSE 16 – Aide pour la résidence principale

6. Question :

J'ai reçu une avance relative aux frais de gestion immobilière pour la totalité de 2009. Suis‑je tenu de rembourser l'avance?

Réponse :

Oui. Les frais engagés après le 1er avril 2009 ne peuvent plus faire l'objet d'une demande de remboursement, et la portion restante de l'avance devra être remboursée à l'État.

7. Question :

J'ai reçu mon indemnité de faux frais de réinstallation (DSE 15.31) pour mon déménagement qui aura lieu après le 31 mars 2009. Comme les dispositions de la DSE 16.18 ont été ajoutées à la DSE 15.31, ai‑je maintenant droit au montant additionnel de 100 $ pour le nettoyage de la résidence?

Réponse :

Oui, à condition que vous n'ayez pas engagé les frais de nettoyage avant le 1er avril 2009. Dans un tel cas, le montant de 100 $ sera ajouté à votre indemnité de faux frais de réinstallation. Si vous avez engagé les frais avant le 1er avril 2009, vous pouvez alors soumettre une demande de remboursement en vertu de la DSE 16.18.

DSE 18 – Aide spéciale pour la séparation de la famille

8. Question :

Je bénéficie actuellement d'une exemption des frais de logement en vertu de la DSE 17.05. Qu'arrivera‑t‑il le 1er avril 2009?

Réponse :

Les nouvelles dispositions améliorées de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille s'appliqueront à compter du 1er avril 2009.

9. Question :

Je suis actuellement en affectation à une mission et je n'ai pas droit à l'aide prévue aux articles 17.04 ou 17.05, car je ne satisfais pas aux critères. Je crois que je satisferais aux nouveaux critères relatifs aux dispositions améliorées de la DSE 18. Puis‑je présenter une demande maintenant?

Réponse :

Oui, vous pouvez présenter une demande, pourvu que vous satisfassiez aux critères d'admissibilité de la nouvelle DSE 18. La date d'entrée en vigueur de l'aide serait le 1er avril 2009.

10.  Question :

Mon conjoint ne m'accompagne pas pour des raisons de formation, et il ne résidera pas dans la ville où est situé le bureau principal. Quelle aide puis‑je recevoir?

Réponse :

Vous ne pourrez bénéficier d'aucune exemption des frais de logement; cependant, vous pourriez être admissible au remboursement des frais de déplacements aux fins de réinstallation vers la mission et à partir de celle‑ci, ainsi que de frais de déplacements pour réunion de famille. Vous devrez consulter votre administrateur des DSE pour obtenir de plus amples détails.

DSE 32 – Aide aux frais de garde

11.  Question :

Qu'arrive‑t‑il à ma franchise le 1er avril 2009?

Réponse :

À compter du 1er avril 2009, les franchises mensuelles seront divisées en trois catégories et ajustées afin de rendre compte du coût moyen de garde à Ottawa.

a) Nourrissons (âgés de moins de 18 mois) = 1 447 $
b) Tout-petits (âgés de 18 mois à moins de 2,5 ans) = 1 241 $
c) Enfants d'âge préscolaire (âgés de 2,5 ans et plus) = 935 $

12.  Question :

J'ai trois enfants âgés de moins de six ans. Puis‑je recourir aux services d'une bonne d'enfants et bénéficier de l'aide aux frais de garde?

Réponse :

Aucune assistance n'est fournie lorsqu'il y a recours aux services d'une bonne d'enfants ou d'une aide familiale.

13.  Question :

J'ai payé des frais d'inscription pour l'année scolaire 2008-2009. Ai-je droit à un remboursement?

Réponse :

Non, par contre si des frais d'inscription sont payés le 1er avril 2009 ou après cette date, ces frais pourront être remboursés à concurrence d'un montant de 250 $ par enfant.

DSE 41 – Déplacement pour soins médicaux

14.  Question :

Je suis en déplacement pour soins médicaux et j'habite dans un logement privé. Ai-je droit à la nouvelle indemnité quotidienne de 50 $ pour hébergement dans un logement privé à compter du 1er avril 2009?

Réponse :

Oui. Les frais de chambre, de pension et des services de blanchissage dans un logement privé sont désormais remboursables à concurrence de 50 $CAN par jour, conformément à l'Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM.

DSE 50 – Aide au déplacement de vacance (ADV)

15.  Question :

Si j'ai utilisé seulement une partie de l'ADV à laquelle j'ai droit avant le 1er avril 2009, suis‑je assujetti aux nouvelles dispositions pour les voyages effectués après le 1er avril?

Réponse :

Toute ADV accordée avant le 1er avril 2009 est assujettie aux dispositions alors en vigueur, y compris les exigences de rapport relatives à l'ancienne DSE 70 – Obligation de faire rapport et vérification des indemnités. Toute ADV accordée le 1er avril ou après cette date sera assujettie aux nouvelles dispositions.

16.  Question :

Qu'arrive‑t‑il si ma personne à charge arrive après le 1er avril 2009, mais que j'ai utilisé une partie de l'ADV à laquelle j'ai droit avant cette date?

Réponse:

Il n'y a aucune augmentation du montant initial de l'indemnité au titre de l'ADV que vous avez utilisée en partie. S'il se trouve que vous avez droit à une ADV supplémentaire durant votre affectation et que votre personne à charge est toujours admissible, cette nouvelle indemnité tiendra compte de l'ajout de cette personne.

17.  Question :

Que dois‑je faire pour montrer que 75 % de l'ADV à laquelle j'ai droit a été utilisée pour payer des frais de transport et des coûts connexes?

Réponse :

À la fin du voyage ou de votre affectation, vous devrez soumettre un formulaire d'attestation montrant que 75 % de l'ADV accordée a servi à payer des frais de déplacement ou des coûts connexes, et ce, pour chacune des personnes pour laquelle une ADV a été octroyée. En ce qui concerne les frais de repas, l'Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM peut s'appliquer. En outre, l'hébergement peut comprendre un logement privé et/ou commercial.

DSE 51 – Réunion de famille

18.  Question :

Ma famille réside à Ottawa, et je suis affecté « seul » à Islamabad. Pouvons‑nous recourir à l'aide aux déplacements en vue d'une réunion de famille pour nous réunir à Sydney, en Australie?

Réponse :

Une réunion de famille à une troisième ville peut être autorisée par l'administrateur général dans des circonstances particulières, sous réserve des limites et des conditions énoncées de l'alinéa 51.08c) et de l'instruction 2 de la DSE 51.08.

DSE 55 – Indemnité de subsistance de mission

19.  Question :

Est‑ce que mon indemnité de subsistance de mission sera modifiée le 1er avril 2009?

Réponse :

À compter du 1er avril 2009, on continuera de calculer votre Indemnité de subsistance de mission conformément à l'appendice actuel de la DSE 55, en vigueur depuis le 1er juin 2008.

20.  Question :

Qu'arrive‑t‑il à mon Indemnité de subsistance de mission le 1er juin 2009?

Réponse :

À compter du 1er juin 2009, votre Indemnité de subsistance de mission sera calculée selon l'appendice de la DSE 55 – Indemnité de subsistance de mission, à partir du salaire que vous recevez à cette date. Un appendice révisé de la DSE 55, s'accompagnant de taux en vigueur à compter du 1er juin 2009, sera publié ultérieurement.

21.  Question :

Mon salaire annuel est 55 000 $. Comment mon indemnité de subsistance de mission sera‑t‑elle ajustée chaque année en fonction du coût de la vie?

Réponse :

L'ISM sera ajustée en fonction du coût de la vie, conformément à l'Indice des prix à la consommation (IPC) calculé sur la période précédente de 12 mois prenant fin le 31 décembre. L'indemnité de subsistance de mission sera également ajustée en fonction de tout changement apporté au salaire annuel, à la date d'entrée en vigueur du rajustement salarial. (Se reporter à la DSE 55 – Appendice pour voir des exemples.)

22.  Question :

Je gagne plus de 100 000 $. Comment mon Indemnité de subsistance de mission sera‑t‑elle calculée?

Réponse :

Votre Indemnité de subsistance de mission sera calculée à partir de la première tranche de 100 000 $ de votre salaire, et tout montant excédentaire gagné ne sera pas inclus dans le calcul.

Par exemple :
Un salaire de 120 350 $ entre dans la fourchette salariale de 100 000 $ et plus, dont le point milieu/traitement nominal est 100 000 $.
On multiplie 100 000 $ par 0,422, ce qui donne 42 200 $.
On multiplie 42 000 $ par un indice de missions de 130, puis on divise le produit par 100.
Le résultat est 54 860 $. On soustrait alors de celui‑ci le montant de 42 200 $, ce qui donne une indemnité de subsistance de mission de 12 660 $.

DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur – prime de service extérieur

23.  Question :

Qu'arrive‑t‑il à ma prime de service extérieur, le 1er avril 2009, si les nouveaux taux sont inférieurs à mon taux actuel?

Réponse :

Si vous étiez en service à une mission et receviez une prime de service extérieur conformément à l'Appendice C (anciennes dispositions), vous ne recevrez pas, le 1er avril, une prime moins élevée que celle qui vous aurait été versée si l'on s'était fondé sur le groupe salarial applicable en vigueur le 31 mars précédent. Par conséquent, vous demeurez assujetti à l'ancien tableau (Appendice C) jusqu'à ce que ces taux soient égal aux nouveaux taux ou jusqu'à ce qu'ils aient terminé leur affectation actuelle, selon la première de ces deux éventualités.

24.  Question :

J'ai quatre personnes à charge qui vivent avec moi à la mission. Qu'arrivera‑t‑il à ma prime de service extérieur le 1er avril 2009?

Réponse :

C'est le nouveau tableau de primes de service extérieur qui s'appliquera à compter du 1er avril 2009.

DSE 70 – Obligation de faire rapport et vérification des indemnités

25.  Question :

Je prévois utiliser l'Aide au déplacement de vacance à laquelle j'ai droit aux termes de la DSE 50 – Aide au déplacement de vacance et qui sera accordée après le 1er avril 2009 pour voyager à plus d'une occasion. Que devrai‑je faire?

Réponse :

Vous devrez soumettre un plan de voyage indiquant l'ensemble des déplacements proposés, et vous devrez également présenter une attestation une fois le voyage effectué ou à la fin de votre affectation.

26.  Question :

Suis‑je toujours tenu de conserver une preuve de voyage?

Réponse :

Oui. Vous êtes toujours obligé de conserver pendant sept ans une preuve du voyage pour justifier le but de l'indemnité. La documentation à l'appui doit montrer que les frais ont été engagés à l'extérieur de la mission. Les fonctionnaires doivent pouvoir faire la preuve qu'au moins 75 % des indemnités accordées à chaque personne ont servi à payer des frais de déplacement ou des coûts connexes.