Comité des voyages en service commandé

Le présent communiqué vise à expliquer aux personnes auxquelles s'applique la Directive sur les voyages du CNM comment calculer les conversions de devises étrangères lorsqu'ils présentent une demande de remboursement des frais de voyage à l'étranger. Il contient des instructions détaillées sur la méthode de calcul qui élabore l'intention des articles suivants de la Directive sur les voyages du CNM :

« 3.4.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les voyageurs doivent obtenir les services médicaux auprès de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret de sûreté sur présentation de reçus. »

- Et -

« 3.4.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays. »

Taux d'achat et de vente de devises étrangères

Les transactions en devises étrangères occasionnent plusieurs taux de change qui s'inscrivent dans deux grandes catégories :

  1. un taux d'achat (la personne achète des devises);
  2. un taux de vente (la personne vend des devises).

Normalement, ces taux de change sont différents.

Les taux d'achat et de vente de devises étrangères varient selon de nombreux facteurs, notamment :

Les transactions d'achat et de vente peuvent entraîner un gain ou une perte monétaire – voir les exemples d'achat et de vente fournis ci-dessous :

Exemple d'achat et de vente

Dollars canadiens (CAD) et dollars des États-Unis (USD)

Avant le déplacement

Une personne achète 1 000,00 USD en argent comptant à sa succursale bancaire à un taux de change « d'achat » de 1,10309 par rapport au dollar canadien. Par conséquent, le coût d'achat de 1 000,00 USD est 1 103,09 CAD.

Pendant le déplacement

La personne dépense 800,00 USD en argent comptant pendant son déplacement (par conséquent, à son retour au Canada, elle est en possession d'un solde de 200,00 USD). Le solde de ses dépenses en USD serait payé par carte de crédit.

Après le déplacement

Les dépenses liées à un taux de change juste et raisonnable sont des dépenses de voyage remboursables, sur présentation de reçus et d'une explication.

Si le taux de change est inférieur au taux de change appliqué à la transaction originale, il en découlera une perte monétaire. Dans l'alternative, si le taux de change est supérieur au taux de change appliqué à la transaction originale, il en découlera un gain monétaire. Voir l'exemple fourni ci-dessous.

La personne vend 200,00 USD à la banque (habituellement, la banque achètera les devises à un taux de change inférieur). La banque offre 1,0555 pour acheter les dollars américains.

On calcule comme suit le gain ou la perte de change :

  1. Taux d'achat original (1,10309), donc 200,00 USD comptants coûtent 220,62 CAD.
  2. Vente des 200,00 USD non utilisés x 1,0555 (le taux d'achat de la banque) = 211,10 CAD.
  3. Résultat : dans ce cas, la différence est une perte de change de 9,52 CAD (qui est due à la personne qui a présenté la demande de remboursement).

Dans les rares cas où une personne réalise un gain de change, ce montant est déduit de sa demande de remboursement de frais de voyage. Dans certains cas, la personne peut être tenue par les lois locales de convertir ses devises étrangères ou d'en disposer avant de quitter le pays, parce qu'il est illégal de quitter certains pays étrangers avec leurs devises.

Étapes préparatoires relatives aux devises étrangères

La préparation est clé si l'on veut prévenir les problèmes à l'étape de la demande de remboursement des frais de voyage. Les transactions en devises étrangères ont lieu au cours des trois étapes du déplacement, notamment :

  1. avant le déplacement;
  2. pendant le déplacement;
  3. après le déplacement.

Les personnes doivent conserver tous les reçus de conversion de devises étrangères afin d'être entièrement et correctement remboursées.

(1) Avant le déplacement :

Nous désirons rappeler aux personnes qu'elles sont tenues de lire attentivement la « version la plus récente » des Conseils aux voyageurs et Avertissements qui sont affichés sur le site d'Affaires étrangères et Commerce international Canada (AECIC) (http://www.voyage.gc.ca/countries_pays/menu-fra.asp) afin de connaître les devises, chèques de voyage et cartes de crédits qui sont acceptés dans chaque pays étranger. Il est absolument essentiel de bien s'informer avant le départ afin de prendre les mesures qui s'imposent (p. ex., échanger des devises étrangères avant le départ, si possible; vérifier si des GAB sont disponibles; et si des restrictions ou des limites s'appliquent aux devises). Pour des raisons de sécurité, les personnes ne devraient pas garder sur elles de grandes quantités d'argent comptant.

Exemple de Conseils aux voyageurs et Avertissements d'AECIC (toujours consulter la publication la plus récente)

Vous trouverez ci-après un exemple de la rapidité avec laquelle une situation peut changer.

Exemple A – RAPPORT ANTÉRIEUR SUR LE ZIMBABWE : 9. TRANSPORT ET ARGENT

La devise est le dollar zimbabwéen (ZWD). Le 1er août 2008, le dollar zimbabwéen a été réévalué; dix zéros ont été tronqués afin de créer une nouvelle devise et d'anciennes pièces ont été réintroduites. Les nouvelles et les anciennes devises circuleront en même temps avec les chèques au porteur et les agrochèques spéciaux qui expirent le 31 décembre. Les voyageurs doivent demeurer prudents parce que de vieilles notes contrefaites pourraient être en circulation.

Les frais d'hôtel demandés aux étrangers sont généralement basés sur un tarif en dollars américains et doivent être réglés par carte de crédit ou en argent comptant de devises convertibles internationalement (habituellement le dollar US ou la livre sterling). Les banques acceptent rarement les chèques de voyage pour les convertir en devises locales et ne les échangent jamais en devises étrangères.

Les voyageurs ne devraient pas faire affaire avec des bureaux de change ou des points de vente de devises non enregistrés. Il est illégal d'échanger des devises étrangères en dollars zimbabwéens avec quiconque n'est pas un agent de change légitime affilié à la Banque de réserve du Zimbabwe. Les agents de change autorisés sont les grandes banques, comme Standard Chartered et Barclays. Les voyageurs qui quittent le pays peuvent apporter jusqu'à concurrence de 1 000 USD en comptant ou l'équivalent dans d'autres devises étrangères, 5 milliards $ ZWD en comptant et un montant illimité en chèques de voyage en dollars américains.

Renseignez-vous auprès de votre banque sur les services de guichet automatique bancaire (GAB) offerts à l'étranger. Vous pouvez aussi consulter la page de « localisateur de GAB de VISA » ou la page de « localisateur de GAB de MasterCard » pour obtenir les adresses de GAB n'importe où dans le monde. Votre banque peut vous indiquer si vous avez besoin d'un nouveau numéro d'identification personnel (NIP) pour accéder à votre compte à l'étranger. La prudence est recommandée lorsqu'on se sert de cartes de crédit ou de cartes bancaires, en raison des risques liés à la fraude et aux autres activités criminelles. Si vous utilisez un GAB, faites-le pendant les heures de bureau et utilisez une machine à l'intérieur d'une banque, d'un supermarché ou d'un grand immeuble commercial. Par mesure de prudence, laissez vos numéros de carte à un membre de votre famille.

Exemple B – RAPPORT DE MARS 2009 SUR LE ZIMBABWE : 9. TRANSPORT ET ARGENT

La Banque de réserve du Zimbabwe a éliminé toute restriction imposée aux devises étrangères en janvier 2009 et permet maintenant que sur son territoire les biens et les services soient payés en plusieurs monnaies étrangères, incluant le dollar zimbabwéen, le dollar américain, le rand d'Afrique du Sud et le pula du Botswana.

Douze zéros ont été éliminés de la valeur du dollar zimbabwéen, et de nouveaux chèques au porteur de faible valeur sont émis, mais jusqu'au 30 juin 2009, les nouveaux et les anciens chèques au porteur du Zimbabwe auront cours légal et seront en circulation. Après le 30 juin 2009, l'ancienne famille de grosses coupures cessera d'avoir cours légal. Les voyageurs devraient demeurer prudents puisque de vieilles notes contrefaites pourraient être en circulation. Les contrôles des prix ont été éliminés, ce qui permet aux activités commerciales de se réaliser en plusieurs monnaies.

L'hyperinflation a grandement affecté le coût des biens et des services et a entraîné de fortes fluctuations de coûts et des pénuries de biens. Le taux de change interbancaire des monnaies fortes a été artificiellement abaissé, ce qui a rendu très populaire les taux du marché parallèle et du marché noir.

Les frais d'hôtel demandés aux étrangers sont généralement basés sur un tarif en dollars US et doivent être réglés par carte de crédit (p. ex., VISA, Diners Club et American Express) ou en argent comptant de devises convertibles internationalement (habituellement le dollar US ou la livre sterling). La carte de crédit Mastercard n'est pas acceptée pour certains types de paiement. Certaines banques (p. ex., Standard Chartered et Barclays) possèdent des machines permettant de retirer de l'argent. Les banques acceptent rarement de convertir des chèques de voyage en argent comptant de devises locales. Il n'est pas recommandé d'utiliser une carte bancaire à un point de vente ou à un guichet automatique bancaire (GAB) parce que le taux de change est basé sur le taux de change interbancaire officiel qui est extrêmement bas.

Les voyageurs ne devraient pas faire affaire avec des bureaux de change ou des points de vente non enregistrés. L'échange de devises étrangères en dollars zimbabwéens ne devrait être fait qu'avec un agent de change légitime affilié à la Banque de réserve du Zimbabwe. Les agents de change autorisés sont les grandes banques, comme Standard Chartered et Barclays. Les voyageurs qui quittent le pays peuvent apporter jusqu'à 1 000 USD ou l'équivalent en d'autres devises étrangères et/ou 200 $ ZWD en comptant. Ainsi, les voyageurs qui désirent apporter des devises étrangères additionnelles doivent demander une permission de la Banque de réserve du Zimbabwe. À l'heure actuelle, il n'y a aucun chèque de voyage au pays.

Renseignez-vous auprès de votre banque sur les services de guichet automatique bancaire (GAB) offerts à l'étranger. Vous pouvez aussi consulter la page de « localisateur de GAB de VISA » ou la page de « localisateur de GAB de MasterCard » pour obtenir les adresses de GAB n'importe où dans le monde. Votre institution financière peut vous indiquer si votre carte bancaire est compatible avec les GAB à l'étranger. Certains pays utilisent la technologie des cartes à puce et/ou des numéros d'identification personnels (NIP) pour les cartes de crédit. Vérifiez auprès de votre banque si votre carte de crédit sera acceptée à l'étranger. La prudence est recommandée lorsqu'on se sert de cartes de crédit ou de cartes bancaires, en raison des risques liés à la fraude et aux autres activités criminelles. Si vous utilisez un GAB, faites-le pendant les heures de bureau et utilisez une machine à l'intérieur d'une banque, d'un supermarché ou d'un grand immeuble commercial. Par mesure de prudence, laissez vos numéros de carte à un membre de votre famille.

De plus, avant votre départ, vérifiez les montants des indemnités de faux frais et de repas et le type de devise énuméré à l'appendice D, en trouvant d'abord le nom du pays, puis celui de la ville ou du lieu (sous chaque pays) afin de prévoir les chèques de voyage, les avances (le cas échéant) et l'utilisation de cartes de crédit. Par exemple, le Vietnam est parfois établi en USD au lieu de la devise locale qui est le dong vietnamien.

(2) Pendant le déplacement :

Conservez tous les reçus de transaction de conversion de devises étrangères. Ces reçus indiquent le taux de change appliqué à la transaction ainsi que toute commission, tout droit ou frais de service.

Nous vous rappelons de disposer de toutes les devises étrangères non utilisées ou de les convertir en devise acceptée partout dans le monde (p. ex., le dollar canadien, le dollar américain, l'euro, etc.) avant de quitter le pays de destination. Les chèques de voyage non utilisés devraient être encaissés après le déplacement à moins de prévoir un autre voyage autorisé. Les ministères ne peuvent disposer de pièces et billets de monnaie ou de chèques de voyage en devises étrangères non utilisés.

(3) Après le déplacement :

Étape A – La préparation

Réunissez tous les reçus de conversion de devises étrangères de toutes les sources qui décrivent les conversions, les frais de service et autres droits qui ont trait à votre voyage en service commandé. Ces reçus comprennent notamment les bordereaux de GAB, les relevés de cartes de crédit personnelles, les bordereaux de transactions par carte bancaire, les reçus de carte de voyage désignée ou de carte de voyage de centre de responsabilité désignée et le relevé mensuel correspondant (qui indiquera le taux de change appliqué par la compagnie de crédit), les bordereaux de commission sur transactions de devises étrangères des institutions financières, les documents indiquant les frais d'acquisition et d'encaissement de chèques de voyage, les bordereaux de conversion des devises de réception d'hôtel, les reçus détaillés de kiosques d'échange de devises dans les aéroports, les reçus d'avances de voyage ministérielles (p. ex., 500,00 USD à 1,06543, etc.), et les reçus de transaction des ambassades et des hauts-commissariats.

Si les reçus sont établis en langue étrangère, la personne devrait fournir l'information susmentionnée en anglais ou en français afin de faciliter les calculs des dépenses de voyage et le processus de vérification des comptes.

Les personnes peuvent réclamer des commissions ou des frais de service pour conversion de devises étrangères à titre de dépenses de voyage à condition que les reçus indiquent clairement le montant de la commission, des droits, des frais de service pour les sommes raisonnables en devises étrangères.

« 3.4.4 Taux de change - Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources. »

Passez en revue chaque reçu, y compris les détails de la note d'hôtel, pour y relever les frais de service, les droits et commissions, et inscrivez ces dépenses sur la demande de remboursement de frais de voyage, dans la devise dans laquelle elles ont été engagées (p. ex., 1,50 USD, frais de GAB pour avance de fonds de 500,00 USD, figurant sur le reçu du GAB; 11,00 CAD, frais de transaction et pourcentage du montant retiré au moyen de la carte de voyage désignée (CVD) pour avance de fonds, figurant sur le relevé de la CVD; commission bancaire de 4,00 euros pour chèques de voyage; perte de change de 12,65 shillings de Tanzanie pour conversion de devises au départ de la Tanzanie de shillings vers des USD).

Regroupez les reçus d'échange de mêmes devises (p. ex., regrouper tous les reçus en USD, tous les reçus en euro, etc.).

Finalisez votre demande de remboursement de frais de voyage. Faites le total de chaque devise étrangère afin de déterminer le montant total dépensé et remboursable conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM, pour chaque devise étrangère. Cette étape doit être faite avant la conversion des devises étrangères.

Étape B –Calcul de la conversion

Les taux de change applicables à la conversion dépendent des dépenses de voyage qui sont couvertes par les reçus de conversion de devises étrangères (autrement dit, la demande de remboursement doit être remplie avant de déterminer les dépenses totales dans chaque devise étrangère afin d'utiliser les reçus d'échange de devises étrangères pour les convertir en dollars canadiens). Veuillez noter que pour les employés qui sont en mission en l'étranger, la conversion peut être faite dans la devise du pays hôte.

Tout d'abord, et dans tous les cas, tous les reçus de conversion de devises étrangères doivent être utilisés pour déterminer les taux de change applicables à la conversion. Dans la plupart des cas, la valeur totale des reçus de conversion des devises étrangères dépassera le total des dépenses de voyage. Consultez l'exemple 1 – Valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères supérieure aux dépenses admissibles – taux de change moyen pondéré.

Si la valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères est inférieure au total des dépenses de voyage admissibles dans cette devise, la personne doit faire un calcul en deux étapes. Voir l'exemple 2 – Valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères inférieure aux dépenses admissibles.

1. Appliquer les taux de change réels de conversion des devises étrangères aux montants étayés de reçus.

« 3.4.4 Taux de change - Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources. »

2. En ce qui concerne le solde des dépenses admissibles qui ne sont pas étayées de reçus de conversion de devises étrangères, la personne doit appliquer le taux de change bancaire moyen pour convertir directement les devises étrangères en dollars canadiens. Il s'agit de la moyenne de deux taux de change bancaires :

a) Le taux de change bancaire en vigueur à la date d'entrée dans le pays;

b) Le taux de change bancaire en vigueur à la date de sortie du pays.

Par exemple, une personne, qui est en route vers la Thaïlande, fait escale ou prend une période de repos à Hong Kong à l'aller et au retour. La personne est arrivée à Hong Kong le 1er février et est partie pour la Thaïlande le 2 février. Au retour vers le Canada, la personne est arrivée à Hong Kong le 26 février et est partie pour Vancouver le 27 février. Donc, la date d'entrée à Hong Kong serait le 1er février et la date de sortie de Hong Kong serait le 27 février. Dans ce cas, la Banque du Canada fournit le taux de change pour Hong Kong. À des fins d'uniformité, il est recommandé d'utiliser le taux de change en vigueur à midi lorsqu'il faut avoir recours aux taux de la Banque du Canada.

3. Autrement, dans le cas des pays étrangers pour lesquels la Banque du Canada ne fournit pas de taux (p. ex., la Birmanie), les ministères peuvent se servir d'un autre taux de change provenant d'une autre source; toutefois, les mêmes principes s'appliquent : la date d'entrée dans le pays et la date de sortie du pays.

« 3.4.4 Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays. »

Taux de change de la Banque du Canada http://www.banqueducanada.ca/fr/taux/echange.html

Le taux de change de la Banque du Canada désigne le taux de change à midi pour la date d'entrée dans le pays ou la date de sortie du pays.

À l'heure actuelle, la Banque du Canada recueille des données portant sur environ 56 devises étrangères. Ces données visent principalement les personnes qui font de la recherche sur les marchés de devises étrangères et représentent un échantillon de devises pour diverses régions. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive de toutes les devises du monde entier.

L'autre taux bancaire est réservé aux pays pour lesquels la Banque du Canada ne fournit pas de taux de change :

Exemple 1 – Valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères supérieure aux dépenses admissibles – taux de change moyen pondéré

Une personne a fait un voyage en Thaïlande. Selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM (voir la demande d'indemnité de déplacement détaillée), les dépenses admissibles s'élèvent à 10 000 baths thaïlandais. Durant le voyage, la personne a fait trois transactions de conversion de devises totalisant 685,00 CAD (à partir de chèques de voyage), qui ont été convertis en 12 000 bahts.

Les trois reçus de conversion de devises étrangères font état des transactions suivantes :

Conversion en devises étrangères Reçu #

Bahts thaïlandais

Dollars canadien (CAD)

#1 Carte de crédit (relevé)

8 000

450,00

#2 Retrait en argent au GAB

2 000

115,00

#3 Retrait en argent au GAB

2 000

120,00

Total

12 000

685,00

Taux de change moyen pondéré :

Bahts

Comme les reçus de conversion de devises étrangères indiquent qu'il y a eu la conversion d'un montant total de 12 000 bahts, et que ce montant est supérieur aux dépenses admissibles de 10 000 (la demande d'indemnité de déplacement), il faut appliquer le taux de change moyen pondéré pour la conversion.

685,00 (CAD) / 12 000 (bahts thaïlandais) = 0,05708.

Les dépenses de voyage admissibles de 10 000 bahts équivalent à 570,80 CAD.

10 000 bahts x 0,05708 = 570,80 CAD.

Exemple 2 – Valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères inférieure aux dépenses admissibles

Une personne a fait un voyage en Thaïlande. Selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM (voir la demande d'indemnité de déplacement), les dépenses admissibles s'élèvent à 10 000 baths thaïlandais. Durant le voyage, la personne a fait trois transactions de conversion de devises totalisant 455,00 CAD (à partir de chèques de voyage), qui ont été convertis en 8 000 bahts.

Les trois reçus de conversion de devises étrangères font état des transactions suivantes :

Conversion en devises étrangères Reçu #

Bahts thaïlandais

Dollars canadien (CAD)

#1 carte de crédit (relevé)

5 000

280,00

#2 chèques de voyage

1 500

85,00

#3 conversion en espèces

1 500

90,00

Total

8 000

455,00

Comme la valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères (8 000 bahts) est inférieure au total des dépenses admissibles de 10 000 (la demande d'indemnité de déplacement), la personne doit convertir le montant couvert par les reçus de conversion (8 000 bahts) en dollars canadiens, c'est‑à-dire le montant réel converti (455,00 CAD).

Pour le reste des dépenses admissibles qui ne sont pas étayées par des reçus de conversion de devises étrangères (10 000 bahts – 8 000 = 2 000 bahts), la personne doit appliquer le taux de change bancaire moyen.

À la date d'entrée de la personne en Thaïlande, le taux de change de la Banque du Canada était de 0,05600. À la date de sortie de la Thaïlande, le taux de change de la Banque du Canada était de 0,05658.

Le taux de change bancaire moyen est calculé comme suit : (0,05600 + 0,05658) / 2 = 0,05629.

Donc, la personne doit utiliser le taux de change bancaire moyen de 0,05629 afin de convertir les 2 000 bahts non couverts par les reçus de conversion :

2 000 bahts x 0,05629 = 112,58 CAD.

Par conséquent, le total des dépenses admissibles de 10 000 bahts (le montant indiqué sur la demande d'indemnité de déplacement) équivaut à 567,58 CAD.

8 000 bahts avec reçus de conversion

455,00 CAD

2 000 bahts sans reçus de conversion (taux de change moyen de la Banque du Canada)

112,58 CAD

10 000 bahts de dépenses admissibles équivalent à

567,58 CAD

Exemple 3 – Une devise est utilisée dans au moins deux pays et la valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères est inférieure aux dépenses admissibles.

Une personne a voyagé à :
Antigua – du 11 au 15 novembre
La Grenade – du 15 au 20 novembre
Dominique – du 20 au 24 novembre
La Barbade – du 24 au 30 novembre.

La demande d'indemnité de déplacement fait état de dépenses admissibles en devises locales et en USD. Les notes d'hôtel de la Grenade et de la Barbade totalisent 500,00 USD.

La personne a présenté les reçus de conversion suivants pour la conversion de 485,00 CAD à 350,00 USD.

Conversion de devises étrangères Reçu #

Dollars des États-Unis d'Amérique (USD)

Dollars canadien (CAD)

#1 avance de fonds au GAB

100,00

140,00

#2 chèques de voyage

150,00

206,00

#3 carte de crédit (relevé)

100,00

139,00

Total

350,00

485,00

Comme la valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères (350,00 USD) est inférieure aux dépenses de voyage admissibles (500,00 USD), la personne doit convertir le montant couvert par les reçus de conversion de devises étrangères (350,00 USD) en dollars canadiens, c'est‑à-dire le montant réel converti (485,00 CAD).

Pour le reste des dépenses admissibles non étayées par des reçus de conversion de devises étrangères (500,00 USD – 350,00 USD = 150,00 USD), la personne doit appliquer le taux de change bancaire moyen.

À la date d'entrée (15 novembre) de la personne à la Grenade, le premier pays où elle a utilisé des USD, le taux de change de la Banque du Canada était de 1,375. À la date de sortie (le 30 novembre) de la Barbade, le dernier pays où la personne a utilisé des USD, le taux de change de la Banque du Canada était de 1,387.

Le taux de change bancaire moyen est calculé comme suit : (1,375 + 1,387) / 2 = 1,381.

Donc, la personne doit utiliser le taux de change bancaire moyen de 1,381 pour convertir les 150,00 USD non couverts par des reçus de conversion : 150,00 USD x 1,381 = 207,15 CAD.

Par conséquent, le total des dépenses admissibles de 500,00 USD (le montant indiqué sur la demande d'indemnité de déplacement pour tous les pays où la personne a réclamé des dépenses en USD) équivaut à 692,15 CAD.

350,00 USD avec reçus de conversion

485,00 CAD

150,00 USD sans reçus de conversion (taux de change moyen de la Banque du Canada)

207,15 CAD

500,00 USD en dépenses admissibles équivalent à

692,15 CAD

Feuille de calcul Excel — Exemples

De nombreux exemples de demandes d'indemnité de déplacement accompagnés de calculs de la conversion de devises étrangères sont présentés, comme suit [cliquez sur les fichiers correspondant] :

  1. Exemple 1 – Dollars des États-Unis - Conversion des devises étrangères (CDE) - Taux de change moyen pondéré,
  2. Exemple 2 – Dollars des États-Unis - Conversion des devises étrangères (CDE) - Taux de change moyen de la Banque du Canada,
  3. Exemple 3 – Livre sterling – Conversion de devises étrangères (CDE) – Double calcul :
    - Taux d'échange moyen pondéré (basé sur les reçus de CDE) et
    - Taux de change moyen de la Banque du Canada pour le montant non étayé par des reçus,
  4. Exemple 4 - Pesos et dollar des États-Unis – Conversion de devises étrangères (CDE)
    - Multiples calculs de pesos,
  5. Exemple 5 – Livre sterling – Conversion de devises étrangères (CDE)
    - Perte de change / Taux d'échange moyen pondéré,
  6. Exemple 6 – Autre taux de change – Conversion de devises étrangères (CDE) – La Banque du Canada ne vend ni n'achète la devise étrangère.

Pour obtenir de plus amples renseignements à propos des calculs pour la conversion de devises étrangères, veuillez communiquer avec votre (vos) coordonnateur(s) ministériel(s) désigné(s) de voyages : http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/dtc-cmv-fra.asp.