Comité des postes isolés et des logements de l'État

Le 21 octobre 2011

Depuis février 2011, le comité a réexaminé le communiqué et a constaté le besoin de faire des modifications.  Comme tel, ce communiqué remplace celui publié le 23 février 2011.

Le présent Communiqué vise à apporter des précisions sur l'indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical ou dentaire prévue par l'article 3.1 de la Directive sur les postes isolés et des logements de l'état (DPILE). Cette indemnité a été instaurée afin d'offrir aux fonctionnaires qui travaillent dans des postes isolés une aide au transport pour qu'ils puissent obtenir des traitements non facultatifs qui s'imposent d'urgence et ne sont pas offerts au poste isolé.

Les fonctionnaires ayant droit à ce type d'indemnité ne sont pas considérés comme étant en voyage en service commandé.

Admissibilité

Au sens de l'article 3.1.2, le médecin ou le dentiste du poste isolé doit préciser au moyen d'un certificat que le traitement rencontre les trois (3) critères suivants :

  1. n'est pas facultatif;
  2. n'est pas offert au lieu d'affectation du fonctionnaire;
  3. s'impose de toute urgence.

Les trois (3) critères énoncés dans la directive doivent être respectés dans tous les cas. En ce qui a trait au critère « s'impose de toute urgence », la directive vise le traitement médical ou dentaire non facultatif qui est nécessaire dans un délai raisonnable de l'avis du médecin ou du dentiste traitant; ce qui est raisonnable doit être décidé, selon chaque cas. Quant à savoir si un délai particulier est raisonnable, il dépendra également de la disponibilité des services dans la localité la plus proche où le traitement médical est offert.

De plus, le médecin ou le dentiste du poste isolé indique la localité canadienne la plus proche où le traitement peut être obtenu. Le fonctionnaire n'a aucun pouvoir discrétionnaire quant à la localité du traitement.

*Par médecin ou dentiste, on entend le médecin ou le dentiste qui a « traité » le patient au poste isolé, qu'il s'agisse de l'employé ou de l'une des personnes à sa charge.

Accompagnateurs

Dans certaines circonstances, les coûts d'un accompagnateur peuvent être couverts par la Directive.

Les services d'un accompagnateur sont autorisés dans les cas suivants :

1) le patient n'a pas atteint l'âge de la majorité et a besoin d'un accompagnateur;

2) le patient a une déficience mentale ou physique qui l'empêche de se déplacer sans aide (ce qui doit être confirmer par le médecin ou le dentiste traitant);

3) le patient a une ou des personnes à charge dont on ne peut pas prendre soin au poste isolé, et qui doivent donc accompagner la personne qui a besoin du traitement.

D'autres situations peuvent s'appliquer; toutefois, les conditions énoncées aux articles 3.1.4 et 3.1.5 doivent être remplies dans tous les cas.

Exclusions

L'indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical ou dentaire ne vise pas les situations suivantes :

  1. lorsque le transport du fonctionnaire pour recours non facultatif à un traitement médical serait normalement couvert par un régime de soins de santé provincial ou territorial ou le régime de soins de santé de la GRC ou du MDN (p. ex., services d'un médecin et d'un autre professionnel de la santé et les soins hospitaliers);
  2. lorsque le transport du fonctionnaire pour recours non facultatif à un traitement médical serait normalement couvert par un régime de soins de santé provincial ou territorial, le Régime de soins de santé de la fonction publique ou le régime de soins de santé de la GRC ou du MDN (p. ex., services orthodontiques);
  3. le transport pour des traitements à long terme résultant d'un accident de travail ou d'une maladie auquel s'applique un régime d'assurance contre les accidents de travail, une convention collective ou un régime de soins de santé provincial ou territorial;
  4. le transport pour se rendre à un rendez-vous pour soins thérapeutiques facultatifs (acuponcture, physiothérapie, chiropratique qui ne remplissent pas les critères de l'article 3.1.2);
  5. le transport pour des services d'obstétrique ou de naissance courants, et les services pour grossesse à risque élevé dans les cas où de tels services ne remplissent pas les critères de l'article 3.1.2.

Nous vous conseillons d'obtenir des précisions de votre coordonnateur ministériel désigné sur les conditions relatives à l'aide au transport dans ces cas.

Autres congés :

Le fonctionnaire n'est pas tenu de présenter un formulaire de demande de congé pour le temps de déplacement vers le centre de traitement le plus proche. Le temps de déplacement sera couvert sans que le fonctionnaire ne doive puiser dans les congés conformément aux politiques de l'employeur ou aux conventions collectives applicables. Les congés pour la période du traitement sont normalement couverts par les politiques de l'employeur ou les conventions collectives applicables.

Toute demande de congé supplémentaire présentée par le fonctionnaire avant ou après le traitement est traitée conformément aux dispositions de la convention collective ou des politiques ministérielles applicables. Voir la question Q7.

Remboursement des dépenses

La DPILE vise à traiter les fonctionnaires affectés à des postes isolés sur un pied d'égalité avec leurs collègues qui peuvent accéder sans problème aux services médicaux/dentaires dans leur localité.

Aux fins des voyages et du transport, le ministère détermine quel est le moyen le plus économique de voyager, selon les besoins de traitement du fonctionnaire qui sont établis par le médecin ou le dentiste traitant. Si un fonctionnaire choisit un autre moyen de transport, il doit en assumer les coûts supplémentaires.

Dans les cas où l'indemnité d'aide au transport s'applique selon les termes de la partie III de la Directive, le tarif en classe économique est la norme.

De plus, le recours à l'hébergement commercial est autorisé conformément à la Directive sur les voyages du CNM. Les frais de repas peuvent être remboursés si des reçus sont présentés, jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas établie dans la Directive sur les voyages du CNM. L'indemnité de faux frais quotidienne est accordée au fonctionnaire et à son accompagnateur (le cas échéant) pour chaque jour de voyage.

Toutes les dépenses engagées une fois à destination, sauf celles qui sont énumérées ci-dessus, sont à la charge du fonctionnaire. Des reçus doivent être présentés pour tous les frais de voyage, de transport, de repas et d'hébergement qui ont été engagés conformément à la Directive.

Les fonctionnaires qui sont admissibles à cette indemnité ne sont pas considérés comme étant en voyage commandé, donc les indemnités pour voyage en service commandé prévues dans la Directive sur les voyages du CNM ne sont pas toutes automatiquement applicables.

Exemple de formulaire -
Demande de frais de transport et de voyage pour recours non facultatif
à un traitement médical ou dentaire en vertu de la Directive PILE

Questions et réponses :

Q1: Je suis une employée enceinte et ma grossesse n'est pas considérée comme étant à risque élevé. Je travaille à Iqaluit où il existe des établissements appropriés pour donner naissance, mais je ne souhaite pas donner naissance à mon enfant dans cette localité. Mon médecin m'a fourni un certificat pour que je quitte mon emploi et la localité un mois avant mon accouchement et j'ai pris les dispositions nécessaires pour habiter à Ottawa pendant la période précédant ma date d'accouchement. Suis-je admissible à un remboursement de mes dépenses aux termes de la partie III de la DPILE?

A1:    Dans ce cas, l'indemnité d'aide au transport ne s'applique pas. Les trois (3) critères énoncés à l'article 3.1.2 n'ont pas été remplis, car le traitement requis étant offert au poste isolé.

Q2:   Mon conjoint et moi travaillons à Old Crow. Mon conjoint a été victime d'une crise cardiaque, il a été transporté à l'Hôpital général de Whitehorse par un service d'évacuation aérien. Puis-je demander le remboursement de mes frais de voyage et de transport puisque j'ai accompagné mon conjoint à Whitehorse?

A2:    Vos frais de voyage et de transport de Old Crow jusqu'à Whitehorse peuvent être remboursables à la condition d'avoir un certificat signé par le médecin traitant. Le certificat doit indiquer a) les raisons pour lesquelles votre conjoint avait besoin d'un accompagnateur (p. ex., mobilité réduite); et b) la période pendant laquelle la présence de l'accompagnateur était nécessaire.

Q3:   J'étais en voyage au cours d'un congé annuel quand mon conjoint est tombé malade et nous avons obtenu des soins médicaux à un hôpital de la région. Le médecin traitant a déterminé qu'il devait subir une chirurgie le plus rapidement possible, laquelle a eu lieu quelques jours plus tard. Dès qu'il a obtenu son congé de l'hôpital, nous sommes retournés au poste isolé. Pouvons-nous demander le remboursement de nos dépenses aux termes de la partie III de la Directive?

A3:    Non, les indemnités ne s'appliquent pas aux employés qui sont en congé à l'extérieur du poste isolé (Même si votre congé annuel a été transformé en congé de maladie avec certificat médical). Afin de vous protéger pour les voyages, vous pouvez souscrire une assurance voyage privée, tout comme le font les fonctionnaires qui ne sont pas affectés à un poste isolé.

Q4:   J'ai récemment accepté une mutation à Yellowknife. Ma conjointe est enceinte de sept mois et restera à Winnipeg avec ses parents jusqu'à l'accouchement.

a) Ai-je droit à une indemnité d'aide au transport pour traitement médical non facultatif pour me rendre à Winnipeg à temps pour l'accouchement?

b) A-t-elle droit à une indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical?

A4:   

a) Non, vous n'avez pas droit à une indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical pour vous rendre à Winnipeg parce que vous n'avez pas besoin de traitement et que vous n'êtes pas considéré comme un accompagnateur. Toutefois, vous pouvez envisager l'utilisation de l'AVV.

b) Non, votre conjointe n'a pas droit à une indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical parce qu'elle n'habite pas au poste. Si elle habitait au poste, et si le traitement dont elle avait besoin n'y était pas offert, elle aurait droit à l'indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical.

Q5:   Je travaille à Churchill, au Manitoba. J'éprouve une vive douleur à la mâchoire qui, selon le diagnostic du dentiste, est causée par une dent de sagesse incluse qui doit être enlevée par chirurgie. Notre dentiste a indiqué qu'il pouvait effectuer la chirurgie à l'Hôpital général Saint-Boniface à Winnipeg. Le traitement est-il couvert par l'indemnité d'aide au voyage pour traitement dentaire non facultatif?

A5:    Oui, à condition que vous fournissiez un certificat de votre dentiste au poste isolé qui explique que le traitement n'est pas facultatif et qu'il s'impose d'urgence. Le dentiste doit aussi indiquer l'endroit le plus proche au Canada (p. ex. Winnipeg) où vous pouvez obtenir le traitement.

Q6:   J'habite à Sachs Harbour et j'éprouve des douleurs au côté droit depuis un certain temps. Le médecin a établi que je souffrais d'une appendicite chronique et que je dois subir une chirurgie avant qu'elle ne se transforme en appendicite aiguë. Ai-je droit à cette indemnité?

A6:    Oui, le médecin qui vous a traité au poste isolé doit attester que votre état nécessite un traitement immédiat et que celui-ci n'est pas facultatif. Il doit aussi indiquer l'endroit le plus proche au Canada (p. ex. l'hôpital régional d'Inuvik) où le traitement est offert.

Q7:     Je travaille à Rankin Inlet et l'infirmière du poste de soins infirmiers a déterminé que j'avais besoin d'une intervention chirurgicale qui n'est pas offerte au poste. L'endroit le plus proche où elle peut être pratiquée est Winnipeg. Je prévois avoir besoin d'une période de convalescence de deux à trois semaines. Mes dépenses et mes journées de congés sont elles couverts sous par la Directive?

A7:      Oui. Vos frais de transport et de déplacement applicables sont couverts. Vous êtes couvert pour le voyage aller-retour à Winnipeg (sans que vous ne deviez puiser dans les crédits de congé sous votre convention collective ou autres congés), la durée de l'intervention (congé selon la convention collective ou les politiques de l'employeur applicables) et le temps nécessaire à votre rétablissement des effets immédiats de la chirurgie tels que déterminés par le médecin traitant à l'endroit où le traitement sera offert (c.-à-d., jusqu'à ce que vous puissiez voyager) (congé selon la convention collective ou les politiques de l'employeur applicables). Si vous choisissez de demeurer plus longtemps dans le Sud avant de retourner à votre poste isolé, vous devrez en assumer tous les coûts supplémentaires, y compris les frais d'hébergement, de repas et de voyage. Vos congés supplémentaires devront être approuvés conformément à votre convention collective ou à vos termes et conditions d'emploi.

Q8:      Je travaille et habite à The Pas, Manitoba (MB.), et ma conjointe qui habite avec moi doit subir une intervention chirurgicale. Le médecin traitant a signé un certificat confirmant que la chirurgie doit avoir lieu sans tarder, et que l'endroit le plus proche pour obtenir le traitement est Winnipeg (MB.). Toutefois, ma conjointe préférerait se rendre en voiture à Winnipeg (MB.) pour y subir l'intervention. Quelles sont les indemnités auxquelles j'aurais droit, le cas échéant, en vertu de l'indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical prévue dans la DPILE?

A8:      Selon le certificat médical, le ministère déterminera le moyen de transport le plus économique et le plus pratique. Ainsi, vos dépenses admissibles seront évaluées par rapport à cette option (p. ex., les dépenses de voyage et de transport qui auraient été engagées, accompagnées de reçus). Par exemple, si vous ne pouvez pas prendre l'avion pour des raisons de santé, on vous remboursera le taux réduit par kilomètre, selon les taux par kilomètre en vigueur de la DPILE du CNM. Si toutefois vous pouvez prendre l'avion, mais choisissez pour des raisons personnelles de vous déplacer en voiture et que le billet d'avion aurait coûté moins cher, on vous remboursera le coût du billet d'avion. Les frais de repas et les faux frais seront remboursés selon les dispositions applicables. Les frais d'hébergement seront également remboursables, selon ce qui aurait été nécessaire pour se rendre en avion à l'endroit le plus proche.

Exemple

Intervention chirurgicale à Winnipeg (MB.) (chirurgie d'un jour avec suivi le lendemain), avec certificat du médecin traitant à The Pas (MB.).

Coût d'un vol aller-retour à Winnipeg; départ le soir précédant la chirurgie et retour le lendemain de la chirurgie

Hébergement – deux nuitées à Winnipeg

Repas et faux frais

A. Vol aller-retour à Winnipeg

- Départ de The Pas à 19 h 20 le mardi; arrivée à Winnipeg à 20 h 40 (reçus)

- Coûts de transport

- Hôtel le mardi et le mercredi à Winnipeg (reçus)

- Faux frais le mardi (reçus non exigés)

- Repas le mercredi (reçus)

- Faux frais le mercredi (reçus non exigés)

- Repas (déjeuner et dîner) le jeudi, jusqu'à concurrence de l'indemnité pour repas applicable (reçus)

- Départ de Winnipeg le jeudi à 13 h 00 après le rendez-vous de suivi, arrivée à The Pas à 14 h 30

- Faux frais le jeudi (reçus non exigés)

B. Autre option de voyage jusqu'à Winnipeg (MB.) par véhicule personnel

- Taux réduit par kilomètre pour la distance aller-retour entre The Pas et Winnipeg (le remboursement ne doit pas dépasser le coût du billet d'avion approuvé)

- Coûts de transport

- Hôtel le mardi et le mercredi à Winnipeg (reçus)

- Faux frais le mardi (reçus non exigés)

- Repas le mercredi, jusqu'à concurrence de l'indemnité pour repas applicable (reçus)

- Faux frais le mercredi (reçus non exigés)

- Repas (déjeuner et dîner) le jeudi, jusqu'à concurrence de l'indemnité pour repas applicable (reçus)

- Départ de Winnipeg le jeudi à 13 h après le rendez-vous de suivi

- Faux frais le jeudi (reçus non exigés)

Si la présence d'un accompagnateur est nécessaire, des frais supplémentaires sont aussi admissibles. Dans ce cas, ils comprennent les faux frais pendant trois jours (reçus non exigés), les repas le mercredi (jusqu'à concurrence de l'indemnité pour repas applicable avec reçus) et le déjeuner et le dîner (selon les taux de l'indemnité pour repas avec reçus) pour l'accompagnateur approuvé.

Q9:     J'habite à Masset et j'ai appris que j'étais atteint d'un cancer. Je dois quitter mon poste pour suivre un programme de traitements contre le cancer (chimiothérapie/ radiothérapie). Les dépenses de voyage et de transport sont-elles couvertes par l'indemnité d'aide au transport pour recours non facultatif à un traitement médical pour ma conjointe et moi?

R9:      Oui. Vos frais de voyage et de transport seront couverts, à condition que votre médecin traitant atteste que le traitement répond aux trois critères (il n'est pas facultatif, n'est pas offert à votre lieu d'affectation et s'impose d'urgence). Si votre médecin traitant atteste que votre conjointe doit vous accompagner, ses dépenses seront également remboursées.

Q10:   Je pourrais prendre un taxi, mais je préférerais louer une voiture pour me rendre de l'aéroport à l'hôpital. Le coût de la course de taxi est d'environ 60 $ pour un aller simple. Est-ce que cette option est conforme à la Directive?

A10:   La location d'une voiture (limitée aux frais de location de véhicule quotidiens) serait remboursée jusqu'à concurrence du coût de la course en taxi (en l'occurrence 120 $). Le remboursement serait fondé sur des reçus de taxi pour un aller-retour de l'aéroport à l'hôtel fournis antérieurement par le fonctionnaire et des reçus pour les frais de location de la voiture. Le fonctionnaire est responsable de fournir une estimation ou des reçus antérieurs. On ne remboursera pas les dépenses supplémentaires liées à l'utilisation d'une voiture de location (taux par kilomètre, assurances, essence).

Q11:   Mon médecin traitant a jugé que ma grossesse était à risque élevé. Toutefois, aucun traitement pour grossesse à risque élevé n'est offert dans ma localité. Suis-je exclue des indemnités prévues dans la Directive?

A11:   Si votre situation correspond aux trois critères de l'article 3.1.2 (le traitement n'est pas facultatif, s'impose d'urgence et n'est pas offert à votre lieu d'affectation), vous êtes admissible. Pour de plus amples détails concernant les grossesses à risque élevé et les voyages, vous devriez communiquer avec votre représentant ministériel désigné.