Directive sur les uniformes

Convention collective

La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du Conseil national mixte (CNM) et les employés doivent pouvoir la consulter facilement.

Procédure de règlement des griefs

Dans les cas d’allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les employés syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral sera celle décrite à l’article 15.0 du Règlement du Conseil national mixte. Pour les employés non syndiqués, c’est la procédure de règlement de griefs du ministère ou de l’organisme concerné qui s’applique.

Entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1^er mars 2022.

Objet et portée

La politique du gouvernement consiste à fournir des articles d'habillement appropriés aux employés lorsque la nature de leurs fonctions exige une protection spéciale ou lorsqu'une identification particulière au niveau local, national ou international est propice à un exercice efficace de leurs fonctions et permet d'atteindre les objectifs des programmes.

Lorsque les vêtements fournis servent à la fois à l'identification et à la protection personnelle, les ministères doivent s'assurer que les exigences de la présente directive et de la Directive SST du CNM – Partie XII - Équipement et vêtements de protection individuelle sont respectées.

Les ministères et organismes devront examiner leurs politiques actuelles en matière de vêtements pour s'assurer qu'elles sont conformes à la présente directive.

La présente directive a pour objet d'aider les ministères à s'assurer que leurs pratiques permettent de protéger et d'identifier convenablement les employés, qu'elles sont économiques et équitables, qu'elles correspondent d'assez près à celles de l'ensemble de la fonction publique et se comparent à celles mises en œuvre pour des emplois semblables en dehors de la fonction publique.

Champ d'application

La présente directive s'applique à tous les ministères et organismes énumérés aux Annexes I, I.1 et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La présente directive ne s'applique pas aux secteurs de la fonction publique assujetties à d'autres lois et règlements, ni aux Forces canadiennes, à la Gendarmerie royale du Canada ou aux commissions désignées comme ministères aux termes de la Loi sur les enquêtes aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Autorisations

Le président du Conseil du Trésor a délégué l'autorisation pour approuver les exceptions à la directive. La demande d'une exception devrait être faite sous forme de lettre au dirigeant principal des ressources humaines, Direction des ressources humaines.

Ces demandes devraient être signées par un agent ministériel qui a l'autorité de signer des présentations et devraient contenir la même information que les présentations.

Les administrateurs généraux ont le pouvoir d'autoriser la remise des vêtements et de déterminer les besoins en articles d'identification, sauf lorsque le modèle de l'uniforme est modifié; il faut alors obtenir l'approbation préalable du Conseil du Trésor.

L'introduction de nouveaux uniformes ou les modifications de la politique concernant les uniformes des divers ministères doivent être autorisées par le Conseil du Trésor.

1.1 Fonctions

1.1.1 Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) assure des services consultatifs aux ministères et organismes par l'intermédiaire du Service consultatif sur l'habillement.

1.1.2 Ces services sont énumérés à l'Appendice A.

1.1.3 Il incombe à chaque ministère :

1. de s’assurer que les consultations appropriées ont lieu au sein d’un comité mixte, au sens de l’article 1.2;
2. en l’absence d’un comité mixte particulier sur les uniformes, les consultations incluront le comité d’orientation ou, à défaut d’un tel comité, le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité;
3. de déterminer les cas où la fourniture d'articles d'habillement est nécessaire; et
4. de déterminer que le type de vêtements fournis est adéquat et approprié; et d’élaborer et de tenir à jour des normes sur les vêtements et des barèmes de distribution, y compris des considérations relatives, entre autres, à l’ajustement, au nettoyage, vêtements de maternité, à la confection, au matériel utilisé, sans toutefois s’y limiter.

1.1.4 Les ministères sont tenus de mettre en place des contrôles pour s'assurer que les pratiques sont conformes aux directives d'orientations. Ces mesures de contrôle interne doivent comprendre la tenue de dossiers contenant les renseignements suivants :

1. le nombre d’employés ayant reçu un habillement;
2. la composition de cet habillement;
3. la valeur de cet habillement (au total et par unité);
4. le coût moyen par employé ayant reçu un habillement;
5. la valeur de toute indemnité d'habillement (au total et individuellement); et
6. un exemplaire des directives ou des bulletins ministériels pertinents.

1.1.5 Les articles d’identification du ministère et d’identification personnelle tels que les contre-épaulettes doivent respecter les exigences de la Politique sur les communications et l’image de marque du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.2 Consultation mixte

1.2.1 Les ministères et d’autres secteurs de la fonction publique doivent consulter les représentants des employés aux plans local, régional ou national, selon le cas, en ce qui concerne l’application de la présente directive et avant de procéder à tout changement dans les pratiques existantes.

1.2.2 Lorsqu'ils appliquent la présente directive, les ministères devraient être au courant des dispositions relatives au processus de consultation des conventions collectives pertinentes.

1.2.3 Lorsqu’un vêtement sert à la fois à l’identification et à la protection personnelle, les ministères doivent s’assurer de consulter le comité mixte sur les uniformes ou, en l’absence d’un comité mixte particulier sur les uniformes, le comité d’orientation ou, à défaut d’un tel comité, le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité, pour aider à déterminer les besoins en matière d'équipement de protection individuelle et de vêtements.

1.3 Consultation avec le groupe consultatif sur l'habillement

1.3.1 Les ministères doivent consulter le Service consultatif sur l'habillement :

1. avant de remplacer des vêtements ou d'en introduire de nouveaux;
2. pour assurer une qualité et une quantité uniformes d'un ministère à l'autre pour ce qui est de l'habillement fourni aux employés qui remplissent des fonctions analogues dans des milieux de travail semblables;
3. pour s'assurer que les tissus sélectionnés pour la protection répondent aux bonnes pratiques de sécurité industrielle et que les tissus sélectionnés pour les uniformes répondent aux critères de SPAC, en tenant compte, mais sans s'y limiter, de la résistance aux flammes, etc.;
4. au plus tard deux ans avant l'implantation de nouveaux uniformes; et
5. lorsqu'il est prévu que les achats de vêtements dépasseront 10 000 $.

1.3.2 Un ministère qui juge que les recommandations de SPAC ne sont pas acceptables doit soumettre le cas au président du Conseil du Trésor, comme stipulé à l'article des autorisations.

1.4 Demandes de renseignements

1.4.1 Toutes les demandes de renseignements relatives à la présente directive devraient d'abord passer par l'administration centrale des ministères.

1.4.2 Pour mieux comprendre certains énoncés spécifiques de la présente directive, le personnel attitré des services centraux des ministères doit s'adresser au :

Conditions d'emploi et relations de travail,
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines,
Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.5 Recettes à faire valoir sur le crédit

1.5.1 À moins d'être autorisés à faire valoir les recettes sur le crédit par le truchement de la méthode du crédit net ou du fonds renouvelable, les ministères et organismes devront créditer le produit de la vente de ces articles aux recettes non fiscales.

1.5.2 Lorsque des frais sont imputés aux employés, la TPS et la TVP (TVH) doivent être perçues et remises conformément aux lois fédérales et provinciales applicables.

2.1 Généralités

2.1.1 Les uniformes et autres articles d'identification doivent être fournis sans frais lorsqu'il est nécessaire d'identifier les employés. Il existe quatre conditions particulières en vertu desquelles il peut être nécessaire de prendre des mesures pour identifier l’employé :

1. lorsque la direction exige que l’employé soit identifié pour montrer l'autorité dont il est investi pour appliquer des lois et règlements précis, contrôler ou assurer leur respect;
2. lorsque la direction exige que l’employé soit identifié pour bien faire connaître ses fonctions;
3. lorsque la direction exige que l’employé soit identifié de façon permanente ou dans des situations d'urgence, pour manœuvrer le matériel d'urgence et diriger les personnes en cas d'urgence. Il faut que le public soit en mesure de reconnaître ces employés; et
4. lorsque la direction exige que l'autorité de l’employé soit reconnue pour se rendre dans une zone dont l'accès est limité et y travailler. (Des vêtements d'identification pourront être fournis en plus du principal moyen d'identification.)

2.1.2 Certains articles d'habillement de même modèle, tissu ou couleur sont fournis gratuitement aux fins suivantes :

1. pour identifier la fonction de l’employé et être portés selon les exigences de la direction locale; et/ou
2. pour satisfaire aux exigences de l'image de marque et être portés dans l'ensemble d'un secteur conformément à des ordonnances.

2.1.3 Les chaussures d'une couleur ou d'un modèle particulier qui sont portées uniquement pour aller avec les vêtements ne peuvent être considérées comme essentielles à l'identification des employés. Les ministères ne doivent pas fournir de chaussures gratuitement à leurs employés ou leur demander de porter des chaussures d'une couleur ou d'un modèle particulier. Toutefois, les ministères peuvent spécifier que les chaussures portées par les employés soient de type généralement considéré comme acceptable et qu'elles conviennent aux uniformes fournis.

2.1.4 Les ministères peuvent cependant se prévaloir des dispositions du paragraphe 3.5.2 pour mettre à la disposition de leurs employés des chaussures de ce genre au prix coûtant.

2.1.5 Il faut remettre des bulletins d'information aux employés tenus de porter des uniformes. Ces bulletins définissent et énumèrent les articles d'habillement. Ils indiquent la responsabilité de l’employé à l'égard des vêtements reçus et précisent comment en rendre compte quand il n'est plus admissible à les recevoir ou à les conserver (p. ex. par suite d'une promotion, d'une rétrogradation, d'un départ ou d'une modification des conditions de travail).

2.1.6 En règle générale, les vêtements fournis à un employé doivent être portés exclusivement durant le service et au lieu de travail. Tout employé qui reçoit des vêtements précis doit les porter durant le service et ne peut rien leur substituer. Ces vêtements peuvent se porter en public, pour se rendre au travail et en revenir, lorsqu'il est impossible de ranger des vêtements personnels en lieu sûr.

2.1.7 Lorsqu'un employé reçoit, en vertu de ses conditions d'emploi et à titre particulier, un article d'habillement il doit le porter, et le faire nettoyer, le repasser et le raccommoder, selon les directives des ministères et les instructions d'entretien fixées à chacun.

3.1 Sélection

3.1.1 Les vêtements doivent être choisis de façon qu'ils ne posent aucun risque dans la mesure du possible, en fonction de leur utilité, de leur confort et de l'entretien qu'ils exigent. Les vêtements seront faits de préférence de tissus en fibres naturelles, d'un mélange de fibres naturelles ou de tissus qui n'ont pas besoin d'être nettoyés à sec.

3.1.2 Lorsque les ministères et organismes revoient leur politique concernant les uniformes, si les uniformes actuels ou ceux que l'on prévoit acquérir doivent être nettoyés à sec, les représentants des employés au niveau local, régional ou national, selon le cas, et le Service consultatif sur l'habillement, devront aider au choix de ceux-ci.

3.1.3 Les uniformes qui nécessitent un nettoyage à sec doivent être sélectionnés seulement lorsque les uniformes faciles d'entretien sont clairement inadaptés, le conseiller en vêtements est d'accord et le représentant des employés a été pleinement informé. Si l'employeur exige que les employés aient, portent et maintiennent un uniforme de cérémonie (c.-à-d. vêtements de cérémonie ou d’apparat) qui ne peuvent être nettoyés qu'à sec, l'employeur doit assurer le paiement intégral du coût du nettoyage.

3.1.4 Il est fortement recommandé de fixer à tous les nouveaux vêtements les étiquettes d'entretien conçues par Innovation, Sciences et Développement économique Canada.

3.1.5 Normalement, il est plus avantageux de faire confectionner des uniformes dans un tissu pouvant être porté en toute saison et nécessitant un minimum d'entretien. Les articles commerciaux de taille courante sont plus avantageux que les modèles spéciaux faits sur mesure.

3.1.6 Dans les cas où les employés ont des allergies au tissu et/ou produits de nettoyage, l’employeur examinera des solutions de rechange à l’uniforme et répondra à toute demande présentée par les employés. Toute demande de mesures d’adaptation concernant l’uniforme ne sera refusée que s’il peut être démontré qu’elle imposera une contrainte excessive à l’employeur.

3.2 Protection contre le soleil

3.2.1 On mettra à la disposition des employés qui portent des uniformes à l'extérieur, en été, des vêtements qui assurent une protection contre le soleil, comme des pantalons, et des chemises à manches longues en tissu léger en plus de jupes, de shorts et de chemises à manches courtes et des chapeaux qui offrent une protection contre les rayons solaires.

3.2.2 Les vêtements doivent être choisis pour le confort qu'ils offrent contre les effets de la chaleur. Le choix de la combinaison entre les pièces de vêtement fournies est laissé à la discrétion des employés. Les dispositions sur la protection solaire doivent respecter la Directive sur l'équipement de protection personnelle et sur les vêtements.

3.3 Nombre

3.3.1 Le nombre de chaque article à fournir initialement à l’employé doit être fixé en fonction des conditions d'usure et de la durée utile prévue de chaque article.

3.4 Remplacement

3.4.1 Les vêtements sont remplacés gratuitement lorsqu'ils sont devenus inutilisables.

3.4.2 L’employeur remplacera tout vêtement perdu à moins que l’employeur ne puisse démontrer que l’employé a fait preuve d’une négligence déraisonnable.

3.5 Vêtements personnels

3.5.1 Les vêtements personnels ne comprennent pas les articles jugés essentiels à l'identification en vertu de la présente directive. On s'attend normalement à ce que les employés fournissent, portent et entretiennent les vêtements personnels appropriés requis par leurs fonctions.

3.5.2 Dans des circonstances particulières, les ministères peuvent prendre des dispositions permettant aux employés d'acheter des quantités raisonnables de vêtements personnels qu'ils porteront dans l'exercice de leurs fonctions.

3.5.3 Le ministère ou l'organisme peut vendre aux employés des articles d'habillement personnel lorsque :

1. le ministère fournit l'habillement et qu'il appartient aux employés de porter des articles d'habillement personnel qui favorisent une mise soignée et uniforme, et complètent l'habillement fourni;
2. les employés demandent des articles d'habillement personnel qui ne sont pas essentiels à l'identification mais que le ministère juge aptes à améliorer l'apparence générale ou le confort des employés dans l'exercice de leurs fonctions; ou lorsque; et/ou
3. des employés désirent des articles supplémentaires d'habillement, en plus de la quantité autorisé.

3.5.4 On ne fournira un tel service que lorsque l'on aura la certitude que les employés achèteront et utiliseront les articles d'habillement personnel mis à leur disposition en vertu du présent accord.

3.5.5 Les ministères peuvent se procurer au prix coûtant les articles suivants - entre autres - à SPAC et les revendre aux employés :

1. coiffure,
2. veste, blazer et coupe-vent,
3. pantalons (pantalons de travail) et jupe,
4. chemise ou tricot,
5. cravate,
6. chaussettes,
7. gants ou moufles,
8. pardessus ou imperméable de genre analogue,
9. anorak (sans marque distinctive),
10. ceinture,
11. écharpe,
12. chaussures, et/ou
13. vêtements de maternité.

3.6 Indemnités d'habillement

3.6.1 Le Conseil du Trésor préfère la prestation directe de vêtements au versement d'indemnités. Toutefois, le Conseil du Trésor ne désire pas aller contre le versement de telles indemnités si telle est la coutume ou si l'on peut prouver qu'une telle indemnité serait source d'économies.

3.6.2 Il faut obtenir l'autorisation préalable du Conseil du Trésor avant d'accorder de nouvelles indemnités ou d'en modifier des existantes.

3.6.3 On ne verse aucune indemnité pour :

1. la réparation, le nettoyage, le repassage et le blanchissage; ou
2. les vêtements personnels.

4.1 Exigences

4.1.1 La direction n'exige l'identification de l’employé que dans la mesure où celle-ci lui permettra de mieux exécuter ses tâches.

4.1.2 Les employés peuvent être identifiés par une carte qu'ils peuvent présenter facilement ou par une plaque à leur lieu de travail, au bureau ou dans un autre contexte où un habillement spécial ne s'avère pas nécessaire.

4.1.3 Conformément au Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail, lorsque l’utilisation du nom complet ou du nom des employés constitue un problème de sécurité et un risque éventuel de violence en milieu de travail qui peuvent survenir à l’extérieur du lieu de travail, les ministères doivent décider conjointement, dans le cadre des consultations décrites à la Partie 2 ci-dessus, d’utiliser d’autres formes d’identification comme, sans toutefois s’y limiter, un numéro d’insigne, un pseudonyme ou un prénom seulement.

4.1.4 L'importance des mesures d'identification est fonction :

1. des contacts soutenus de l’employé avec la collectivité tant locale, que nationale ou internationale;
2. de la nécessité de promouvoir les services des différents ministères et organismes fédéraux partout au Canada; et
3. de la promotion de l'identité fédérale et de l'image de marque du Canada.

4.1.5 On peut fournir des articles, normalement considérés comme des vêtements personnels, par exemple, des chemises, lorsqu'ils sont essentiels pour créer une image distinctive et uniforme, et qu'ils complètent bien l'habillement d'identification.

4.1.6 On ne fournit à un employé des vêtements distinctifs pour l'extérieur que lorsque son poste l'appelle à travailler souvent à l'extérieur.

4.1.7 Les vêtements fournis à des fins d'identification peuvent également servir à protéger les employés. Il faut éviter les doubles prestations à des fins d'identification et de protection.

4.1.8 Dans certains cas, on exigera une seule « marque d'identification »; dans d'autres, il faudra peut-être en combiner deux ou plus.

4.1.9 Il faudrait fournir aux stagiaires et aux employés occasionnels ou à temps partiel des vêtements d'identification adaptés aux exigences de leur poste. Les articles d'identification peuvent différer de ceux qui sont fournis aux employés à temps plein assujettis aux mêmes exigences professionnelles (par exemple, un brassard au lieu d'une coiffure et d'une blouse). La quantité d'articles fournis peut également varier.

4.2 Image locale

4.2.1 L'habillement est fourni lorsque cela s'impose pour l'identification permanente de l’employé pendant son service au niveau local, s'il est constamment en contact direct avec le public qu'il sert.

4.2.2 L'habillement à des fins d'identification au niveau local comprend les éléments suivants à porter sur les vêtements personnels :

1. carte d'identité, insigne (se fixant aux vêtements personnels),
2. brassard,
3. coiffure,
4. blouse ou salopette portant une marque distinctive, et/ou
5. gilet distinctif.

4.3 Image de marque nationale ou internationale

4.3.1 Des vêtements sont fournis lorsque cela s'impose pour identifier un employé pendant son service comme représentant officiel du gouvernement fédéral, et lorsque l'identification officielle de l'autorité attribuée est requise pour aider l’employé à remplir efficacement ses fonctions. La tenue de cet employé doit se distinguer facilement de celle des autres qui travaillent dans le secteur et accroître en même temps la visibilité du gouvernement fédéral et rehausser l'image de marque du Canada.

4.3.2 L'habillement à des fins d'identification à l'échelle nationale ou internationale comprend un uniforme distinctif dont les éléments sont les suivants :

1. coiffure,
2. blouse,
3. pantalon et jupe,
4. vêtement distinctif pour l'extérieur, soit l'un des articles suivants : anorak, vareuse, veste de ski, cape, pardessus, vêtements de pluie, et/ou
5. insignes, ou marques de grade qui pourraient varier selon le ministère et selon le groupe.

Le groupe consultatif sur l’habillement, Direction des produits commerciaux et des produits de consommation, Division des vêtements et textiles, Services publics et Approvisionnement Canada, doit :

1. fournir des renseignements sur les articles trouvés dans le commerce et des conseils au sujet des tissus, des vêtements, des éléments qui les composent et de la possibilité de les acquérir;
2. produire des bulletins d'information destinés aux responsables du matériel qui traitent de tous les aspects concernant l'achat de vêtements, les dépenses prévues et les techniques de pointe dans le domaine de l'habillement;
3. donner, dans les deux langues officielles, des conseils et fournir des descriptions et des spécifications en ce qui concerne les vêtements achetés, y compris les exigences en matière du contrôle de la qualité;
4. apprécier les modèles de vêtements actuels ou proposés;
5. présenter de nouveaux modèles de vêtements et prendre des dispositions pour les obtenir;
6. déterminer le produit ou les tissus qui offriront la meilleure protection selon les besoins des employés;
7. communiquer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor au sujet du Programme de coordination de l'image de marque (les ministères et les organismes peuvent consulter eux-mêmes les responsables du PCIM si cela leur semble souhaitable);
8. prendre les mesures nécessaires en vue de la production d'échantillons;
9. collaborer aux analyses coûts-avantages concernant l'efficacité des articles vestimentaires sur les lieux de travail d'après les rapports établis à cet égard;
10. prendre les dispositions nécessaires pour mettre à l'épreuve les tissus et les vêtements;
11. prendre les mesures nécessaires pour que des inspections soient réalisées par des sources extérieures à la fonction publique dans une usine ou un lieu désigné;
12. promouvoir l'emploi d'une terminologie commune;
13. aider les ministères et organismes à observer les directives du Conseil du Trésor sur la question de la prestation de vêtements et autres articles connexe aux employés fédéraux, c'est-à-dire :
    1. donner des conseils sur la manière de se procurer des vêtements en appliquant les lignes directrices établies par le Conseil du Trésor et découlant du Programme de coordination de l'image de marque, en tenant compte des objectifs nationaux, par exemple : achats au pays, considérations d'ordre régional, échelle de prestation, économie, modèle, caractère fonctionnel, protection, etc.;
    2. aider dans le choix des tissus, tout en cherchant à normaliser ceux-ci;
    3. prévoir la quantité de tissu nécessaire pour répondre aux besoins, les coûts et les avantages de tenir des inventaires de tissu et de vêtements et les indemnités moyennes pour un entretien normal;
    4. prévoir les dépenses en fonction des prix actuels compris dans les limites budgétaires énoncées dans les objectifs des ministères;
    5. aider à remplir les commandes qui indiquent clairement aux agents contractants les besoins exacts, y compris les descriptions des achats fournies par le service consultatif sur l'habillement;
    6. établir un chemin critique du premier conseil à la livraison du produit et montrant la participation de tous les intéressés;
    7. organiser le regroupement et la répartition des articles d'habillement; et
14. sur demande, faire fonction de concepteur en chef.