Accueil » Directives » Directives » DSE's » DSE 34 - Indemnités scolaires » le 1 avril 2019

DSE 34 - Indemnités scolaires

DSE 34 - Indemnités scolaires

Portée

Introduction

La présente directive a pour objet la prestation d'une aide financière aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants à charge puissent faire des études élémentaires et secondaires comparables à celles qu'ils feraient au Canada et réintégrer avec le moins de difficulté possible le système scolaire canadien.

Une indemnité scolaire est versée aux fonctionnaires affectés à l'extérieur du Canada qui engagent les frais nécessaires pour les études que leurs enfants à charge feraient d'ordinaire gratuitement dans le système d'enseignement public ontarien ou son équivalent des autres provinces. L'indemnité scolaire permet à l'élève de faire un an de maternelle, un an de jardin, huit ans d'études élémentaires (six ans au Québec) et quatre ans d'études secondaires (cinq ans d'études secondaires plus deux ans d'études générales préuniversitaires - CÉGEP I et II - au Québec), jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance.

Une aide au logement pour les études postsecondaires peut être versée jusqu'à et y compris l'année scolaire du 23e anniversaire de naissance d'un élève fréquentant à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

Les montants maximum pour les diverses dispositions relatives aux indemnités scolaires sont résumées à l'Appendice A de la présente directive.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Année scolaire (pour une indemnité scolaire) (school year (for an education allowance)) s'entend de l'année scolaire comme telle, normalement du 1er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère sud.

Éducation spéciale (special education) s'entend des programmes offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario et/ou par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario.

Enseignement compatible (compatible education) s'entend d'un système d'enseignement offrant un programme d'études et des services compatibles avec ceux qui sont normalement offerts gratuitement dans les établissements d'enseignement de l'Ontario, de la maternelle à la fin des études secondaires, compte tenu :

  1. de l'attrait qu'il y a à maintenir l'enfant dans son programme scolaire; et
  2. des antécédents scolaires de l'enfant et des autres facteurs personnels d'intérêt pour son éducation.

Études postsecondaires (postsecondary education) s'entendent de l'enseignement dispensé par les universités, les collèges communautaires et les autres établissements connexes au Canada.

Frais de scolarité (education expenses)

frais de scolarité admissibles (admissible education expenses) s'entend des frais réellement engagés pour que l'objet de la présente directive soit accompli à l'égard d'un enfant/élève à charge. Celles-ci incluent :

  1. les frais et les dépenses liés aux cours, leçons, services ou programmes ordinairement gratuits en tant qu'éléments du programme d'enseignement régulier en Ontario ou de son équivalent dans les autres provinces lorsque c'est une condition de la réinscription à l'enseignement public dans cette province, mais qui ne sont pas gratuits à l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève, comme :
    1. les frais de scolarité;
    2. les frais des cours qui figurent normalement au programme scolaire;
    3. les frais non remboursables de demande d'admission, y compris les frais versés par le fonctionnaire à plus d'un établissement pour assurer l'inscription de l'enfant/l'élève à charge à un établissement convenable dans les circonstances, même si la somme peut excéder le plafond établi;
    4. les frais d'inscription non remboursables à l’établissement que l’enfant/l’élève à charge fréquentera;
    5. les droits d'entrée;
    6. le prix des manuels obligatoires, y compris les frais d’agrément;
    7. le matériel scolaire, d'art et d'artisanat considéré comme admissible par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur en fonction de la pratique du :
      • Ottawa-Carleton District School Board
      • Ottawa Catholic School Board
      • Conseil des écoles catholiques du Centre-Est
      • Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario;
    8. les droits d'examen, y compris les droits exigés pour le baccalauréat international (BI) et le programme Advanced Placement (AP), qui dépassent la part du fonctionnaire, conformément à ce qui a été établi par le comité interministériel de coordination du Service extérieur approprié et tel qu’il est précisé à l’appendice A de la présente directive et les droits pour les tests d’aptitude aux études lorsqu’ils sont exigés pour l’inscription à un établissement postsecondaire canadien;
    9. les frais de bibliothèque;
    10. les frais de laboratoire; et
    11. les frais d'utilisation d'ordinateurs;
  2. les frais payés en tant que condition de l'inscription, comme :
    1. les frais de financement des établissements ou autres frais spéciaux analogues à cette fin, sous réserve des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques;
    2. les frais de non-résident;
    3. les frais de programme sportif;
    4. les frais des cartes d'identité et des photographies prises à cette fin;
    5. la souscription à une fondation scolaire;
    6. les frais d'examen et de services médicaux;
    7. les frais liés à la sécurité des élèves et/ou de l'établissement;
    8. les frais de cours, de leçons, de services et/ou de programmes obligatoires compris dans le curriculum régulier de l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève;
    9. les frais des excursions scolaires obligatoires lorsque les conditions énoncées au paragraphe 34.1.4 sont satisfaites;
    10. les frais d’un service obligatoire du repas de midi, moins la partie fixe calculée par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur comme étant payables par les parents;
    11. l'assurance-cautionnement en cas d'accidents pour protéger l'établissement d'enseignement; et
    12. les frais du test préalable de classement lors de l'inscription initiale à un lycée à l'extérieur du Canada;
  3. les frais du transport local assuré par ou pour l'école, comme un service d'autobus scolaire, qui sont normalement engagés pour un voyage aller-retour à chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'enfant/l'élève et l'établissement d'enseignement;
  4. les frais et les dépenses pour :
    1. des cours ou programmes supplémentaires, ou, lorsqu'un cours ou un programme structuré n'est pas offert, des leçons particulières, si les uns ou les autres sont entrepris après réception de l'avis d'affectation à l'ancien lieu de travail avant la réinstallation, ou au nouveau lieu de travail après la réinstallation. Les cours, les programmes ou les leçons particulières doivent avoir été recommandés par des autorités compétentes en matière d'éducation afin de satisfaire aux exigences d'un cours obligatoire et/ou de permettre à l'élève d'atteindre le niveau de scolarité approprié à l'établissement d'enseignement du nouveau lieu de travail. Ces frais ne sont admis que si l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et sans qu’il y ait faute ou choix de la part de l'élève et/ou du fonctionnaire;
    2. des cours et/ou des leçons particulières dans des matières non inscrites au programme de l'école fréquentée par l'enfant/l'élève, mais exigées au retour au Canada par un système d'enseignement provincial pour l'obtention d'un diplôme d'études secondaires;
    3. des leçons particulières dans des matières, sauf pour les élèves de la maternelle et du jardin, tel que précisé au paragraphe 34.2.4; et
    4. des leçons particulières en anglais ou en français, soit dans la langue qui n’est pas la langue d’enseignement de l’école, afin d'offrir jusqu'à 50 heures d'enseignement par année scolaire aux enfants fréquentant l'école au poste;
  5. un enseignement catholique comparable à celui qui est offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario; quand cet enseignement n'est pas offert, les frais d'une instruction religieuse catholique peuvent être réclamés;
  6. les frais réels et raisonnables de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage pendant les périodes scolaires prévues, lorsque l'élève a été autorisé à faire ses études élémentaires hors du poste parce que les écoles qui s'y trouvent ne sont pas compatibles, ou qu'il a été autorisé à faire ses études secondaires ou l'équivalent hors du poste;
  7. les frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives tels qu’il est précisé à l’article 34.6;
  8. les frais de demande d'inscription à l'université et au collège ainsi que les frais d'équivalence de cours payés en sus des dépenses assumées par les résidents de l'Ontario, pour autant que ces frais soient engagés durant la dernière année d'études secondaires, à moins de 12 mois de l'obtention d'un diplôme de fin d'études secondaires.

frais de scolarité inadmissibles (inadmissible education expenses) s'entend :

  1. des photographies de classe;
  2. de l'équipement sportif;
  3. des revues scolaires;
  4. des dépôts remboursables, y compris ceux qui sont versés pour des manuels, de l'équipement sportif ou des articles analogues;
  5. des uniformes scolaires;
  6. de l'argent de poche;
  7. des dons, subventions ou autres frais spéciaux analogues, sauf les frais obligatoires de financement des établissements, à moins qu'ils soient autorisés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur;
  8. des frais pour des leçons particulières, comme la musique et la danse; et
  9. de l'achat ou de la location d'équipement informatique.

Indemnité scolaire (education allowance) s'entend d'une indemnité correspondant aux frais d'enseignement admissibles versée annuellement aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants/élèves à charge puissent faire des études compatibles qui leur permettront de poursuivre leur programme scolaire et faciliteront leur réintégration pour l'année suivante dans un système d'enseignement public provincial à leur retour au Canada.

Directive

34. 1 Application

34.1.1 Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité scolaire au fonctionnaire afin qu’un enfant/élève à charge puisse faire des études allant jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance, ce qui correspond :

  1. aux programmes facultatifs de maternelle/jardin offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario aux élèves âgés de trois ans et huit mois/quatre ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire ou au 1er janvier de l'année scolaire dans l'hémisphère sud;
  2. aux programmes d'école élémentaire équivalant aux niveaux de la 1reà la 8e année en Ontario ou de la 1re à la 6e année au Québec, selon le cas; et
  3. aux programmes d'école secondaire équivalant aux niveaux de la 9e à la 12e année en Ontario ou de Secondaire 1 au Secondaire 5 ainsi qu'aux études préuniversitaires générales CÉGEP I et II au Québec, le cas échéant.

34.1.2 Afin d'assurer l'équivalence de l'éducation entre le Québec et l'Ontario, les alinéas 34.1.1b) et c) seront révisés annuellement, le 1er septembre, et ajustés au besoin par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.1.3 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité admissibles directement à l'établissement d'enseignement au nom d'un fonctionnaire ou d'un groupe de fonctionnaires, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Le fonctionnaire doit communiquer avec l'administrateur général par écrit dès qu'il reçoit la facture de l'école et/ou qu'un enfant cesse de fréquenter une école pendant l'année scolaire pour laquelle l'indemnité a été payée. Toute somme payée à l'avance et remboursée par l'établissement d'enseignement dans ces circonstances est versée au Receveur général du Canada. Si l'établissement d'enseignement rembourse directement le fonctionnaire, par erreur, celui-ci verse immédiatement la somme reçue au Receveur général.

34.1.4 L’administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel de coordination du Service extérieur approprié, peut autoriser une indemnité pour les excursions scolaires, lorsque :

  1. l’excursion scolaire est une composante obligatoire du programme scolaire régulier et non une composante obligatoire d’un programme facultatif ou bonifié;
  2. une option gratuite n’est pas disponible; et
  3. la non-participation de l’enfant aurait une incidence importante sur la note de l’enfant ou entraînerait un échec de l’année tel qu’il est confirmé dans une lettre du directeur d’école.

34.1.5 Avant d'autoriser le versement d'une indemnité scolaire, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent du service extérieur, doit considérer si l'établissement d'enseignement à l'étranger est compatible pour l'enfant/l'élève. Avant de prendre une décision sur la compatibilité d'un établissement pour un enfant/élève donné, l'administrateur général tient compte des conseils du plus haut fonctionnaire de la mission, de l'expérience pertinente des autres ministères qui y sont représentés et de l'opinion du fonctionnaire quant à la compatibilité des établissements au poste, en se basant sur les antécédents scolaires de l'enfant et sur les autres facteurs personnels influant sur son éducation. Il tient particulièrement compte de l'objectif d'assurer l'accès de l'enfant d'un fonctionnaire :

  1. à l'enseignement dans la langue officielle appropriée, à savoir le français ou l'anglais, conformément à l'article 23 de la Charte canadienne des droits et libertés (Droits à l'instruction dans la langue de la minorité);
  2. à l'enseignement dans un milieu sûr, sain et sécuritaire;
  3. à un programme raisonnablement compatible avec celui du ministère de l'Éducation de l'Ontario;
  4. à un milieu sans problèmes attribuables à la ségrégation raciale ou à l'hostilité envers les étrangers;
  5. à un enseignement sans instruction religieuse obligatoire incompatible;
  6. à un enseignement catholique comparable à celui offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, conformément au droit confirmé dans la Constitution du Canada;
  7. à un enseignement dans un établissement où l'on ne manque pas de confiance envers le personnel, ni à l'égard du climat moral qui prévaut au sein de la population étudiante de l’école;
  8. à un enseignement qui lui permettra de se maintenir dans son programme scolaire équivalent.

34.1.6 Les indemnités prévues dans la présente directive peuvent être versées n'importe quand après la date à laquelle le fonctionnaire est officiellement informé par écrit de son affectation à l’étranger imminente, jusqu'à la fin de la dernière année scolaire ayant commencé pendant son service à l'étranger, sous réserve de l'article 34.8 et des restrictions du paragraphe 34.10.1.

34.1.7 Le paragraphe 34.1.6 s'applique au chef de mission désigné à n'importe quel moment après la date à laquelle on lui demande officiellement de prendre les dispositions relatives à son affectation à l’étranger.

34.1.8 Nonobstant toute autre disposition de la présente directive, le versement d'une indemnité scolaire ou des frais connexes au nom d'un enfant/élève à charge qui réside avec l'époux ou conjoint de fait ayant choisi de ne pas accompagner le fonctionnaire en affectation à l’étranger n'est pas autorisé sans l'approbation du président du Conseil du Trésor, à la demande de l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.2 Études élémentaires et secondaires au poste

34.2.1 Lorsqu'un enfant à charge fait des études élémentaires ou secondaires dans un établissement d'enseignement compatible au poste du fonctionnaire, une indemnité scolaire correspondant aux frais de scolarité admissibles est autorisée conformément au présent article.

34.2.2 Le sous-ministre des Affaires étrangères établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, les plafonds autorisés à l'égard du poste pour le coût des frais de scolarité admissibles dans les établissements types pour chaque poste, quand les établissements d'enseignement gratuits ne sont pas compatibles. Les établissements types sont choisis à partir de la liste des établissements compatibles recommandés par la mission au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Une fois que les établissements ont été approuvés comme des établissements types pour les postes, l'administrateur général peut approuver le versement d'une indemnité correspondant aux frais de scolarité admissibles à n'importe quel établissement figurant à la liste des établissements compatibles du poste, jusqu'à concurrence du plafond établi pour les établissements types.

34.2.3 L'administrateur général établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, une indemnité supplémentaire en sus du plafond du poste, pour les leçons particulières et l'enseignement catholique, à titre individuel.

34.2.4 L’administrateur général peut, sur la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur approprié, établir une indemnité scolaire, à titre individuel, pour des leçons particulières dans certaines matières, sauf en maternelle et en jardin si, à la suite d’une réinstallation, les conditions suivantes sont satisfaites :

  1. le niveau de scolarité de l’enfant/de l’élève est inférieur au niveau de la classe ou de son niveau à l’établissement qu’il ou elle fréquente en raison d’un changement d’école, de programme et/ou de culture; et
  2. une autorité compétente en matière d’éducation recommande des leçons particulières afin d’assurer la compatibilité de l’éducation.

34.2.5 Les leçons particulières dans des matières ne sont pas admises si l’insuffisance académique n’est pas attribuable à la réinstallation, reconnaissant que les parents seraient responsables des leçons particulières pour leur enfant/élève au Canada, lorsqu’il y a une insuffisance académique.

34.2.6 L'administrateur général peut établir, à titre individuel, une indemnité scolaire si l'établissement type n'est pas compatible pour un enfant donné, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans le cas des postes où il ne convient pas d'appliquer le plafond autorisé à l'égard de ce poste dans le cas de cet enfant ou pour lesquelles ce plafond n'a pas été établi parce que l'établissement type n'exige pas de frais.

34.2.7 Lorsqu’un fonctionnaire décide que son enfant fera ses études à domicile au poste, le fonctionnaire doit en informer l’administrateur général annuellement. Une indemnité scolaire ne sera pas approuvée pour l’enseignement à domicile. Lorsqu’un fonctionnaire décide que son enfant fera des études à domicile et qu’il choisit ensuite d’inscrire l’enfant à une école à un poste au cours de la même année scolaire ou l’année scolaire suivante ou au Canada à son retour, et lorsque le niveau scolaire de l’enfant est inférieur à celui de la classe ou du niveau de l’établissement fréquenté, une indemnité pour des leçons particulières ne sera pas autorisée.

34.3 Études élémentaires au Canada

34.3.1 Sous réserve des paragraphes 34.1.8, 34.4.2, 34.4.4, 34.4.5, 34.4.6 et 34.4.7 l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour des études élémentaires au Canada lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir un enseignement compatible au poste pour un enfant donné ou que les conditions de vie au poste sont insalubres pour l'enfant. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :

  1. frais de non-résident pour l'enfant fréquentant un établissement d'enseignement public et frais de chambre et de pension calculés conformément au paragraphe 34.4.5; ou
  2. frais de scolarité admissibles dans un pensionnat tel que déterminés conformément au paragraphe 34.4.2 lorsque les arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public ne peuvent être pris.

34.3.2 Au moment de l'affectation à un poste à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire afin qu'un enfant à charge puisse faire ses études élémentaires au Canada, même si un enseignement compatible est possible au poste pour l'enfant ou que les conditions de vie n'y sont pas insalubres pour lui, conformément au paragraphe 34.3.1 lorsque :

  1. l'enfant fréquente un établissement d'enseignement élémentaire au Canada, afin qu'il puisse terminer sa dernière année d'études élémentaires; et
  2. l'indemnité n'excède pas le plafond établi pour le poste ou le plafond établi pour des études en pension au Canada, selon la moindre des deux éventualités.

34.3.3 Lorsqu’un fonctionnaire engage des frais pour les primes de régime provincial d’assurance-santé au nom d’une personne à charge ou de personnes à charge qui résident au Canada, les dispositions de la DSE 40  - Primes de Régime provincial d’assurance-santé – Personnes à charge résidant au Canada, peuvent s’appliquer.

34.4 Études secondaires au Canada

34.4.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.8, lorsqu'un fonctionnaire décide que l'enfant à charge fera ses études secondaires au Canada, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à cette fin. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :

  1. les frais de non-résident dans un établissement d'enseignement public et les frais de chambre et pension, tels que déterminés conformément au présent article; ou
  2. les frais de scolarité admissibles tel que déterminés conformément à cet article pour des études dans un pensionnat, quand des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public ne peuvent être pris; et
  3. les frais de chambre et de pension pour les fins de semaine, quand un élève à charge passe cinq jours en pension dans un établissement d'enseignement et que l’établissement ne loge pas les élèves sept jours sur sept.

34.4.2 L'indemnité scolaire maximale payable en vertu des alinéas 34.3.1b) et 34.4.1b) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, pour refléter les frais de scolarité admissibles réels exigés par Ashbury College à Ottawa.

34.4.3 Dans l'éventualité où Ashbury College cesserait d'offrir des installations résidentielles mixtes, la méthode de calcul de l'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive pour des études dans un pensionnat canadien doit être déterminée par le Comité des DSE du CNM.

34.4.4 Le sous-ministre des Affaires étrangères détermine l'indemnité payable pour l'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. L'administrateur général peut décider, à la suite d'une demande précise faite par un fonctionnaire, d'inclure dans l'indemnité les coûts d'emballage et/ou de transport local (collecte et livraison) des effets personnels de l'élève lorsqu'il peut être démontré que :

  1. aucune autre option n'est disponible ni pratique;
  2. il s'agit d'une exigence de l'installation d'entreposage commercial, où aucune autre installation ou disposition d'entreposage n'est disponible ou pratique; ou
  3. la solution proposée est économique, compte tenu des autres dispositions pouvant être prises pour l'entreposage des effets personnels de l'élève.

34.4.5 L'indemnité maximale payable en vertu des alinéas 34.3.1a) et 34.4.1a) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, de façon à refléter 75 % de la différence des frais facturés entre un élève interne et un élève externe à l’Ashbury College, déduction faite de tous les frais supplémentaires.

34.4.6 L'indemnité maximale payable en vertu de l'alinéa 34.4.1c) est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, et ne doit pas dépasser l’indemnité maximale payable en vertu du paragraphe 34.4.5.

34.4.7 Lorsqu'un élève à charge inscrit au programme national français fréquente un Lycée au Canada, le fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur peut réclamer une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de scolarité au lieu des frais d'externat, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada

34.4.8 Conformément au principe d'équivalence, une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles peut être réclamée à l'égard d'un élève à charge faisant des études secondaires techniques ou professionnelles au Canada, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.

34.4.9 Lorsqu’un fonctionnaire engage des dépenses pour des primes de régime provincial d’assurance-santé au nom de personnes à charge résidant au Canada, les dispositions de la DSE 40 – Primes de Régime provincial d’assurance-santé – Personnes à charge résidant au Canada, peuvent s’appliquer.

34.5 Études secondaires hors du poste mais pas au Canada

34.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge fréquentant l'établissement d'enseignement secondaire le plus près du poste du fonctionnaire qui offre le programme d'enseignement canadien et qui est inspecté par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, dans le cas des fonctionnaires affectés ailleurs qu'en Amérique du Nord et du Sud. L'indemnité autorisée en vertu de cet article ne dépasse pas le plafond fixé pour les études secondaires dans un pensionnat au Canada, conformément à l'article 34.4.

34.5.2 Lorsqu'il n'existe pas au poste d'établissement d'enseignement compatible ou disponible et que l'élève à charge fait des études dans le pays d'affectation, mais pas au lieu de travail du fonctionnaire, ou hors du pays d'affectation, mais pas au Canada, et que l'établissement n'est pas un pensionnat, les renseignements pertinents doivent être communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur afin qu'il détermine l'indemnité scolaire payable. Cette aide peut aussi s'appliquer aux élèves à charge faisant des études au niveau élémentaire.

34.6 Aide au logement postsecondaire

34.6.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.8, l'administrateur général peut autoriser une indemnité correspondant aux frais réels engagés par un fonctionnaire à l'égard d'un élève à charge qui a obtenu un diplôme de fin d'études secondaires au Canada ou l'équivalent à l'étranger dans le cas :

  1. d'un logement pour toute l'année scolaire, qui comprend le temps requis pour s'inscrire au début de la session et pour faire ses bagages à la fin de la session, lorsque l'élève à charge fréquente à plein temps, un établissement d'enseignement postsecondaire approuvé par l'administrateur général dans la ville du bureau principal du fonctionnaire ou dans son dernier lieu de travail au Canada avant l’affectation à l’étranger; ou
  2. d'un logement pour le reste de l'année scolaire lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé à partir d'un poste à l'étranger au cours de l'année scolaire et qu'un élève à charge qui a habité avec le fonctionnaire et fréquente à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire au poste de ce dernier décide de demeurer à l'ancien lieu de travail pour terminer son année scolaire; et
  3. des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels de l'élève à charge entre des années scolaires successives, tels que déterminés par l'administrateur général, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

34.6.2 Aux fins des alinéas 34.6.1a) et b), l'indemnité ne peut excéder le maximum annuel fixé par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le 1erseptembre de chaque année, maximum calculé en fonction des frais de résidence sur le campus de l'Université d'Ottawa pour une personne seule. Lorsqu'il réclame l'indemnité de logement, le fonctionnaire doit fournir une preuve des coûts réels et de la fréquentation à plein temps de l'établissement d'enseignement par l'élève à charge jusqu'à la fin de l'année scolaire. Pour les périodes de moins d'une année scolaire complète, le sous-ministre des Affaires étrangères établit une indemnité quotidienne calculée à partir du maximum annuel.

34.6.3 Lorsqu'un élève fait des études techniques ou professionnelles qui ne sont normalement pas gratuites pour les résidents, les dispositions applicables à l'enseignement postsecondaire s'appliquent.

34.6.4 Le présent article ne s'applique pas à un élève fréquentant un établissement d'études postsecondaires au Canada lorsque l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire a décidé de ne pas accompagner celui-ci au poste ou lorsque l'élève de niveau postsecondaire vit avec son autre parent au Canada.

34.6.5 Les dispositions du présent article ne s’appliquent pas lorsque l’élève à charge réside à la résidence principale du fonctionnaire ou dans une propriété du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait

34.6.6 Des dispositions transitoires s’appliquent aux fonctionnaires qui recevaient le 1er mars 2019 une indemnité de logement au Canada en vertu des dispositions des Directives sur le service extérieur de 2009. Les fonctionnaires continuent de recevoir l’indemnité prévue en vertu du paragraphe 34.6.1 des directives concernant les frais de logement de 2009 pendant que l’élève à charge fréquente un établissement d’enseignement postsecondaire au Canada à plein temps, que son emplacement se trouve dans la ville du bureau principal du fonctionnaire ou à son dernier lieu de travail au Canada, pour l’année scolaire 2019-2020, et jusqu’à la fin de l’affectation du fonctionnaire, à l’exclusion de toute prolongation.

34.7 Dépôt remboursable/avance comptable

34.7.1 Lorsque les conditions d'inscription d'un enfant/élève à charge d'un fonctionnaire affecté à l'étranger incluent le dépôt d'une somme remboursable à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire, l'administrateur général peut autoriser une avance comptable pour les frais de scolarité admissibles, égale au dépôt dont il doit rendre compte dans les dix jours de la date à laquelle le dépôt doit être remboursé par l'établissement.

34.8 Réinstallation pendant l'année scolaire

34.8.1 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé pendant une année scolaire d'un poste à un autre poste à l’étranger ou d'un poste à un lieu de travail au Canada, et que :

  1. l'enfant/l’élève à charge demeure à l'ancien lieu de travail, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, doit autoriser le paiement d’indemnité pour les frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de chambre et de pension, pour le reste de l'année scolaire;
  2. l'enfant/l'élève à charge faisait ses études à un endroit situé hors du poste du fonctionnaire avec l'approbation de l'administrateur général, les frais de scolarité réels admissibles approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire; ou
  3. lorsque les frais sont engagés dans un autre établissement d'enseignement, ces frais approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, conformément à l'article pertinent de la présente directive.

34.9 Indemnité d'éducation spéciale

34.9.1 L'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, peut autoriser le versement d'une indemnité d’éducation spéciale à titre individuel pour un enfant/élève à charge ayant des besoins scolaires spéciaux démontrés en fonction des programmes normalement offerts gratuitement par le ministère de l’Éducation de l’Ontario et/ou par le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario.

34.9.2 L’indemnité doit être établie en fonction des frais engagés, conformément au paragraphe 34.9.1 et peut comprendre des frais tels que les frais horaires facturés par un assistant pédagogique qui est normalement présent en classe, un programme de soutien ou les frais de chambre et de pension.

34.9.3 La responsabilité revient au fonctionnaire de produire des documents justifiant l'indemnité scolaire spéciale, comprenant notamment, mais pas exclusivement, une évaluation et une recommandation par des spécialistes compétents.

34.10 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

34.10.1 Sous réserve de l'alinéa 34.6.1b), l'indemnité autorisée en vertu de l'article 34.6 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être versée jusqu'à la fin de la dernière année scolaire au cours de laquelle l'élève à charge aura 23 ans, sauf qu'un remboursement n'est autorisé qu’en vertu de l'alinéa 34.6.1a) que si le fonctionnaire reste à l'étranger durant cette période.

34.10.2 L'article 34.8 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être appliqué dans des cas exceptionnels, comme :

  1. lorsqu'un enfant à charge est évacué en vertu de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes; ou
  2. lorsque l'établissement d'enseignement fréquenté par un enfant/élève à charge devient incompatible.

Appendice A - Indemnités scolaires – Taux annuels

Le tableau ci-dessous indique les taux d’indemnités maximaux en dollars canadiens qui peuvent être autorisés conformément à la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire 2023‑2024.

Référence à la DSE

Description

Indemnité maximale en $ CA

Définition

Repas du midi obligatoire

Coût réel facturé par l’école, moins la part de l’employé (3,01 $/jour)

Définition

Matériel scolaire, d’art et d’artisan

Maternelle à la 8e – 84,72 $/an, ajusté par l’indice de mission, le cas échéant

Définition

Matériel scolaire, d’art et d’artisan

9e à la 12e année – 193,21 $/an, ajusté par l’indice de mission, le cas échéant

Définition

Frais obligatoires pour le programme BI

Coût réel facturé par l'école moins la part de l'employé de 325,00 $/an pour le programme obligatoire et 185,00 $ par examen obligatoire

Définition

Frais obligatoires pour le programme Advanced Placement (AP)

Coût réel facturé par l'école moins la part de l'employé de 250,00 $/an pour le programme obligatoire et 125,00 $ par examen obligatoire

Alinéas 34.3.1a) et 34.4.1a)

Enseignement public au Canada

Coût réel facturé par la commission scolaire concernée

Alinéas 34.3.1b) et 34.4.1b)

Pensionnat au Canada

Frais de scolarité, pension et logement

À l'exclusion des frais d'inscription

76 830,00 $/an

Lorsque les frais de pension et de logement pour les longues fins de semaines (à l'exclusion des vacances scolaires) ne sont pas pris en compte dans le barème des frais scolaires, les cas seront examinés au cas par cas par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Alinéa 34.4.1a)

Enseignement public au Canada

Pension et logement seulement

33 720,00 $/an

3 233,25 $/mois, dont 872,98 $/mois peuvent être réclamés pour la nourriture

Alinéa 34.4.1c)

Taux de fin de semaine pour les frais de pension et de logement, lorsqu'un étudiant secondaire à charge fréquente un pensionnat de cinq jours et qu'il n'existe pas de pension de sept jours

14 534,50 $/an

177,25 $/jour

Paragraphe 34.5.1

École secondaire à l'extérieur du poste mais pas au Canada

Frais de scolarité, pension et logement

À l'exclusion des frais d'inscription

76 830,00 $/an

Lorsque les frais de pension et de logement pour les longues fins de semaines (à l'exclusion des vacances scolaires) ne sont pas pris en compte dans le barème des frais scolaires, les cas seront examinés au cas par cas par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur

Paragraphe 34.6.1

Aide au logement postsecondaire

5 812,85 $ maximum/trimestre

17 438,55 $/an (sur la base de trois trimestres pour un étudiant à temps plein)

47,78 $/jour

Paragraphe 34.4.4 et alinéa 34.6.1c)

Entreposage commercial des effets personnels entre les années scolaires

500,00 $/an