11.1 Objet
Il incombe à l'employeur (ministère) de déménager les effets mobiliers de l'employé, conformément aux conditions et restrictions énoncées dans la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM. Le marché actuel des Services de déménagement d'articles de ménage (SDAM), et les tarifs prévus dans ce marché, priment dans le choix du transporteur.
L'employeur organise et paie l'emballage, l'assurance, l'expédition, l'entreposage en cours de déménagement et le déballage d'une quantité raisonnable d'effets mobiliers de la résidence principale de l'employé. Les frais engagés pour le chargement, le déchargement, le camionnage ou le transport des effets d'un endroit autre que la résidence principale, ne sont pas payés, à l'exception de ce qui est prévu dans la présente Directive.
Par souci d'économie et d'efficience administrative, et de manière à assurer une qualité uniforme et élevée de service par l'industrie du déménagement, ce sont les bureaux régionaux de Services gouvernementaux Canada (SGC) qui pourvoient aux services de déménagement, lesquels sont contrôlés par l'administration centrale du Service central de déménagement (SCD) de SGC située dans la région Hull-Ottawa, et ce, pour toutes les réinstallations à l'intérieur du Canada.
Il incombe à l'employeur de convenir des modalités d'expédition avec la société de déménagement aux termes du marché des SDAM, en liaison avec le tiers fournisseur de services, qui remplira les formulaires requis aux termes du marché des SDAM et communiquera l'information aux coordonnateurs ministériels régional et national pour la prise des mesures requises par l'entremise du Service central de déménagement.
Aux fins d'imputation aux enveloppes de financement de l'employé, ce dernier présente une copie de la liste de chargement d'origine au tiers fournisseur de services. Les coordonnateurs transmettent par télécopieur au tiers fournisseur de service le poids des effets mobiliers indiqué sur la facture présentée par la société de déménagement.
L'employeur n'est responsable ni financièrement, ni autrement du transport des effets d'un endroit quelconque sauf l'ancien lieu de résidence désigné au départ ou l'endroit où l'État avait déjà payé l'entreposage des effets personnels de l'employé.
11.2 Poids autorisé
L'employeur organise et paie l'emballage, l'assurance, l'expédition, l'entreposage en cours de route et le déballage d'une quantité raisonnable d'effets mobiliers.
Composante de base
- Jusqu'à 20 000 livres/9 071,94 kilos.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Poids en sus de 20 000 livres/9 071,94 kilos.
- Frais additionnels résultant d'articles que la société de déménagement accepte seulement sur la base du poids et de la dimension, ou sur la base du volume, ou auxquels des surcharges s'appliquent.
Les tarifs établis et les conditions sont assujettis au marché des SDAM.
11.3 Financement - Aperçu
Les avantages exposés dans la présente section sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :
| Avantage | Composante de base | Composante sur mesure ou composante personnalisée |
|---|---|---|
| Expédition d'effets mobiliers | Jusqu'à 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
Poids excédant 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
| Frais accessoires de réinstallation | Frais réels, conformément à la Directive | |
| Entreposage en cours de route | À concurrence du nombre de jours où une indemnité au titre de l'hébergement, des repas et des frais accessoires est accordée | Jours supplémentaires |
| Entreposage à long terme (seulement lorsqu'il est autorisé) | Jusqu'à 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
Plus de 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
| Assurance de base | Jusqu'à 100 000 $ | Plus de 100 000 $ |
| Assurance supplémentaire | Frais réels | |
| Premier véhicule personnel | Frais réels | |
| Autres véhicules personnels | Frais réels | |
| Véhicule récréatif/bateau/ motocyclette/tout-terrain/ remorque/motoneige, etc. | Frais réels, conformément à la Directive | |
| Emballage dans des caisses | Frais réels | |
| Objets d'art | Frais réels | |
| Transport d'animaux de compagnie | Frais réels | |
| Frais additionnels d'expédition | Frais réels | |
| Location de voiture à destination | Dépenses raisonnables, conformément à la Directive |
11.4 Pièces admissibles
Les pièces suivantes sont admissibles :
- Cuisine.
- Chambres à coucher (y compris celles situées dans un sous-sol aménagé).
- Salle de séjour.
- Salle de jeux.
- Salle familiale.
- Sale à dîner.
- Sous-sol.
- Garage (sauf dans le cas d'appartements et de logements en copropriété).
- Remise extérieure (une seule).
- Débarras (séparé de l'appartement).
On utilisera le rapport d'évaluation pour établir le nombre de pièces admissibles, dans le cas des propriétaires; les personnes transférées qui louent leur logement fourniront la liste des pièces.
11.5 Frais accessoires de réinstallation (avec reçus)
L'employé peut avoir droit au remboursement de différents frais accessoires de réinstallation, en sus des frais remboursés au moyen de l'indemnité pour frais accessoires (650 $) non soumis à une justification. Les dépenses suivantes sont remboursées à même la composante de base (reçus requis) :
- branchement/débranchement des services publics (téléphone, électricité, eau, câble, etc.);
- branchement/débranchement de matériel électrique (système de cinéma maison, ordinateur, antenne parabolique, etc.);
- permis locaux, par exemple permis de conduire, immatriculation de l'automobile, certificat de sécurité requis par l'administration provinciale pour l'obtention des plaques minéralogiques (à l'exclusion du coût des réparations requises);
- modification des serrures à la nouvelle résidence - frais de main d'oeuvre seulement;
- frais de changement d'adresse postale.
11.6 Articles non admissibles
Ne sont pas admissibles les articles qui ne peuvent être expédiés parce qu'ils présentent un danger ou parce qu'ils sont exclus aux termes du marché des SDAM.
11.7 Entreposage en cours de route
L'employé a droit au remboursement des coûts d'entreposage de ses effets mobiliers au nouveau lieu de travail lorsque la chose s'avère nécessaire.
Composante de base
- Remboursement des frais réels et raisonnables jusqu'à la dernière journée admissible au titre de l'hébergement provisoire, des repas et indemnité pour frais accessoires (HPR et IFA).
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Remboursement des frais réels et raisonnables engagés après la période visée par la composante de base lorsque l'entreposage n'est pas le fruit d'un choix personnel.
11.8 Entreposage à long terme (postes isolés seulement)
11.8.1 Lorsqu'un employé est transféré et que, selon l'avis du coordonnateur ministériel national et après avoir consulté l'employé, on juge que l'expédition d'une partie ou de la totalité de ses effets mobiliers ou de ses véhicules automobiles personnels à son nouveau lieu de travail ne constitue pas une solution pratique, l'employeur assumera les frais suivants :
Composante de base
- L'emballage, dans des boîtes ou dans des caisses, ainsi que le transport des effets mobiliers de l'employé jusqu'aux plus proches installations convenables d'entreposage à long terme.
- L'entreposage des effets mobiliers jusqu'à ce que l'employé, ou l'une de ses personnes à charge dûment autorisée, puisse en reprendre possession.
- L'entreposage d'au plus deux véhicules automobiles personnels, ou encore d'une automobile et d'une camionnette de camping ou une remorque. Le coût total ne doit pas dépasser les frais d'entreposage de deux véhicules automobiles personnels.
- Les services préventifs nécessaires en prévision de l'entreposage d'un véhicule automobile personnel, comme l'enlèvement de la batterie, le démontage des pneus, la lubrification de certaines pièces, etc., ces services n'étant payés qu'une seule fois.
11.8.2 Si l'employé est de nouveau transféré, cette fois à un endroit où il pourra utiliser ses effets mobiliers, le coordonnateur ministériel national autorise les SDAM à expédier les effets mobiliers de leur lieu d'entreposage :
- au nouveau lieu de travail;
- ou à l'ancien lieu de résidence d'où ils ont été expédiés à l'entreposage.
11.8.3 L'employé qui cesse de travailler alors que ses effets mobiliers sont entreposés :
- a droit au remboursement des frais d'entreposage jusqu'au septième jour suivant la date de cessation d'emploi et jusqu'à 14 jours dans des cas exceptionnels, sous réserve de l'approbation de l'administrateur général;
- s'il le veut, peut, un mois avant la date de cessation d'emploi, se faire expédier par l'employeur ses effets à l'endroit initial d'où ils avaient été expédiés à l'entreposage - ou à tout autre endroit de son choix pourvu que cela n'entraîne pas un coût supérieur à celui de l'expédition à l'endroit initial.
11.9 Économies découlant de la réduction des coûts d'entreposage à long terme (électroménagers seulement)
Si l'employé est affecté à un poste isolé où il est installé dans un logement dont l'État est propriétaire et qui ne peut normalement pas contenir tous ses effets mobiliers, les effets seront entreposés aux frais de l'État.
L'employé qui décide de ne pas entreposer ses électroménagers peut transférer à sa composante personnalisée 80 % des économies réalisées (frais d'entreposage pendant 24 mois), en fonction du poids de ses effets mobiliers (selon les moyennes de l'industrie).
Selon les moyennes de l'industrie, le coût d'entreposage d'un ensemble complet d'électroménagers (laveuse de vaisselle, laveuse, sécheuse, cuisinière, réfrigérateur et congélateur) pendant un an est de 450 $. Ce montant peut être rajusté par l'expert-conseil en réinstallation d'après le coût contractuel réel.
11.10 Expédition ou entreposage partiel
L'entreposage d'une partie des effets mobiliers de l'employé sera autorisé dans des cas exceptionnels, où lorsque ce dernier est installé dans un logement dont l'État est propriétaire et qui ne peut contenir tous ses biens.
Composante de base
- Frais d'entreposage réels.
- Poids combiné à l'expédition et à l'entreposage, à concurrence de 20 000 livres, ou 9 072 kilos.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Entreposage, poids supérieur à 20 000 livres ou 9 072 kilos.
Le transport des effets mobiliers doit être effectué par un fournisseur de services ayant conclu un marché avec les SDAM, avec l'autorisation du coordonnateur ministériel national. Lorsque le coût d'entreposage est payé, aucune économie n'est transférable au titre d'une réduction de poids.
Si l'employé choisit un logement ne pouvant contenir qu'une partie de ses effets mobiliers, c'est à lui qu'il incombe de prendre les dispositions pour l'entreposage de l'autre partie.
11.11 Assurance de base
L'employé a droit à une assurance au regard du transport de ses effets mobiliers, conformément à ce qui suit.
Composante de base
- Couverture de 100 000 $ pour ses effets mobiliers autorisés.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Couverture supérieure à 100 000 $.
- Assurance couvrant des articles particuliers.
11.12 Emballage dans des caisses
Il est possible que l'employé possède certains effets mobiliers nécessitant une protection supplémentaire (p. ex. de la porcelaine, des oeuvres d'art ou des antiquités). Il peut demander que les frais d'emballage de ces articles dans des caisses soient remboursés à même sa composante sur mesure ou sa composante personnalisée.
11.13 Expédition du véhicule automobile personnel (VAP)
L'employé a droit au remboursement de frais réels et raisonnables ayant trait à l'expédition de son VAP ou à l'utilisation de ce dernier pour se rendre à son nouveau lieu de travail.
Transporteur commercial
Composante de base
- Coût d'expédition du premier véhicule
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Coût d'expédition des véhicules additionnels.
Dans les cas où la distance de réinstallation est supérieure à 3 000 kilomètres, les ministères pourront autoriser l'employé à faire expédier les véhicules appartenant à la famille et à voyager avec sa famille par un moyen de transport commercial. (révisé le 1er mars 2006)
On pourra aussi expédier le deuxième VAP dans des cas inhabituels, par exemple s'il est impossible de le faire conduire en raison de la distance, des conditions météorologiques ou de certaines circonstances concernant la famille. Tous les cas devront être approuvés personnellement par le coordonnateur ministériel national.
Lorsque l'employé doit livrer le VAP au point d'expédition, il peut réclamer les dépenses suivantes :
- le taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM de manière à couvrir les frais engagés pour le transport d'un VAP entre le lieu de travail et l'entrepôt du commissionnaire, à l'ancien ainsi qu'au nouveau lieu de travail; (révisé le 1er mars 2006)
- au besoin, le coût du trajet dans un seul sens, en choisissant le moyen de transport le plus économique, pour que l'employé puisse revenir de l'entrepôt du commissionnaire ou s'y rendre (à la fois) à l'ancien lieu de travail et au nouveau; (révisé le 1er mars 2006)
- les frais exigés par le commissionnaire de transfert pour livrer le VAP au transporteur du gouvernement et pour en prendre livraison;
- le coût de l'entreposage du VAP dans les entrepôts du commissionnaire pour une durée maximale combinée de dix jours.
Les frais de location d'un véhicule automobile engagés durant la période d'expédition du véhicule de l'employé ne sont pas remboursables sauf dans des circonstances très particulières indépendantes de la volonté de l'employé. Ces frais font l'objet d'un remboursement à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée. Les circonstances en question sont les suivantes : (révisé le 1er mars 2006)
- maladie d'un membre de la famille (nécessité de se rendre à l'hôpital, de consulter des médecins);
- employé ou personne à charge ayant une déficience permanente;
- absence de transports publics au lieu de travail;
- réparations apportées au véhicule de l'employé en raison de dommages subis durant l'expédition;
- livraison du véhicule après la date prévue au contrat pour des raisons indépendantes de la volonté de l'employé.
Dans chaque cas, le coordonnateur ministériel national doit donner personnellement son approbation.
11.14 Expédition d'un véhicule récréatif, d'un bateau, d'une motocyclette, d'un VTT, d'une remorque ou d'une motoneige
Les frais d'expédition de ces véhicules peuvent être remboursés.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Remboursement des frais réels et raisonnables.
11.15 Frais d'expédition additionnels
L'employé est responsable de tous frais en sus de ceux qui ont été établis dans le marché des SDAM. S'il désire expédier des articles qui ne sont pas visés par le marché, il a droit au remboursement de ses frais réels à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.
11.16 Animaux de compagnie
L'employé a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour faire transporter ses animaux de compagnie à son nouveau lieu de travail ainsi que de les frais de pension nécessaires pendant qu'il occupe un logement provisoire.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Frais réels et raisonnables.
11.17 Congé pour l'emballage des effets mobiliers
L'employé a doit à une période de congé payé d'au plus trois (3) jours afin de superviser l'emballage et le chargement de ses effets personnels pour leur expédition au nouveau lieu de travail. (révisé le 1er mars 2006)