Voyage - Réunion de famille

Le fonctionnaire conteste la décision du ministère d'autoriser un seul billet d'avion aller-retour, ce qui, selon lui, contrevient à l'article 51.08 des DSE. Il demande que soit autorisé un deuxième billet d'avion aller-retour conformément à la DSE 51.08 b) à la condition que ne soit pas dépassé le montant qui aurait été autorisé en vertu de la DSE 51.01 pour le déplacement de ses deux filles.

En octobre 1997, le fonctionnaire, en mission à Paris avec sa femme et son fils, a demandé l'autorisation pour que lui-même, sa femme et son fils se rendent à Montréal à Noël pour y visiter ses filles aux études. Il a demandé cette autorisation aux termes de la DSE 51.08. Le ministère a autorisé le déplacement, mais pour une personne seulement.

La représentante de l'agent négociateur a commencé son exposé en disant que le fonctionnaire a envoyé une demande de déplacement au ministère le 6 octobre 1997 afin que lui-même, sa femme et son fils soient autorisés à se rendre à Montréal aux termes de la DSE 51. Il a demandé le remboursement du prix de deux billets en remplacement des voyages qu'auraient pu effectuer ses deux filles qui étudient au Canada (DSE 51.01 b). Dans sa note, le fonctionnaire a indiqué qu'il supposait que serait autorisé le prix de deux billets Montréal-Paris-Montréal (soit les frais que le ministère auraient engagés si les filles du fonctionnaire s'étaient déplacées) et qu'il devrait payer la différence. De même, il a demandé et obtenu une autorisation pour son fils aux termes de la DSE 50.

Le 8 octobre 1997, le fonctionnaire a reçu un message du ministère lui expliquant qu'en vertu de la DSE 51.08 f) ses deux filles avaient droit à deux voyages durant l'exercice 1997-1998 et que sa demande entraînerait l'épuisement des droits prévus aux termes de la DSE 51. Il a téléphoné à M. X, à l'administration centrale du ministère, pour lui dire qu'il ne comprenait pas la partie du message du 8 octobre qui disait : « selon la DSE 51.08f, la demande entraînera l'épuisement de tous vos droits aux termes de la DSE 51 pour l'année. » Selon le fonctionnaire, cette déclaration signifiait que ses filles allaient perdre le droit de voyager à Noël et à l'été (à peu près quatre billets).

À l'issue de la discussion, le fonctionnaire a cru que ce dernier autoriserait deux billets en échange des deux billets qui auraient normalement été payés pour les filles à Noël. M. X a indiqué au fonctionnaire qu'il recevrait l'autorisation par écrit. Entre les 8 et 15 octobre, le fonctionnaire a commandé ses billets afin de ne pas perdre ses réservations.

À la lecture du courriel du 15 octobre, le fonctionnaire a constaté que l'autorisation n'était que pour un billet seulement. Il a immédiatement téléphoné à M. X pour lui demander pourquoi il n'avait pas autorisé deux billets dans son courriel du 15 octobre. Celui-ci a répondu que le fonctionnaire avait sans doute mal compris ses explications parce que, a-t-il dit : « Je n'ai autorisé qu'un billet. » Le fonctionnaire a trouvé cette réponse vraiment bizarre vu qu'il avait précisément téléphoné à M. X pour obtenir l'autorisation d'acheter deux billets.

Le 21 octobre, le fonctionnaire a envoyé un courriel à M. Y, à l'administration centrale du ministère, concernant la DSE 51.08. Dans sa réponse, le 27 octobre, M. Y ne disait absolument rien au sujet de la question soulevée.

Le 7 novembre, le fonctionnaire a envoyé un courriel à M. X au sujet de leur conversation téléphonique concernant l'autorisation des déplacements et le fait qu'il avait déjà acheté trois billets non remboursables.

Le 10 novembre, dans un courriel envoyé au fonctionnaire, M. X précisait : « Les renseignements qui vous ont été fournis au téléphone nous ont été communiqués par le conseiller en matière de politiques, M. Y. J'aurais dû révoquer l'autorisation que nous vous avions donnée, mais quand vous m'avez dit que vous aviez déjà engagé des frais, j'ai décidé de la maintenir afin que vous, le fonctionnaire, ne perdiez pas d'argent à cause d'une erreur de notre part. Je vous ai dit également que je n'étais pas disposé à aggraver l'erreur en autorisant d'autres frais de déplacement. Je suis désolé, mais je n'autoriserai pas de dépenses additionnelles. »

La représentante de l'agent négociateur a résumé son exposé en présentant les faits suivants :

• Le fonctionnaire croyait qu'il se ferait rembourser le prix de deux billets quand il a discuté au téléphone avec M. X le 8 octobre.
• M. X a admis avoir commis une erreur en autorisant le déplacement du fonctionnaire.
• Si le fonctionnaire avait su que le ministère paierait un billet seulement, il n'aurait pas engagé des fonds pour faire le voyage Paris-Montréal; il aurait plutôt demandé à ses filles de venir à Paris.
• Le fonctionnaire a dépensé 1 070 $ pour le billet de sa femme.
• Les DSE faisaient l'objet de modifications à l'époque, ce qui a créé énormément de confusion.
• La demande du fonctionnaire était essentiellement fondée sur les deux extraits suivants de la DSE 51.08 :

51.08 – Instructions « Pour déterminer les répercussions financières de l'application de l'article 51.08, il faut comparer les frais de déplacement de toutes les personnes autorisées à voyager à partir de la mission du fonctionnaire avec l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'à la mission avait été effectué par tous les enfants et les personnes à charge admissibles .... »

Selon le fonctionnaire, ces instructions réitèrent le principe fondamental régissant l'ensemble des DSE (soit que les frais sont remboursables jusqu'à concurrence du montant admissible). Le fonctionnaire estime que l'interprétation que fait le ministère de la DSE 51.08 f) contredit ces instructions parce que le coût du déplacement de ses deux filles de Montréal n'a pas été pris en considération quand on n'a autorisé qu'un seul billet aller-retour.

La représentante a également cité la DSE 51.08 b) qui prévoit que : « ... le paiement des frais de déplacement réels et raisonnables peut être autorisé dans le cas d'un voyage aller-retour entre la mission du fonctionnaire et le lieu de résidence d'un enfant ... en ce qui concerne les frais engagés à l'égard ... du fonctionnaire et(ou) de son conjoint, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'article 51.01. » Elle a indiqué que, selon cette disposition, le fonctionnaire et sa conjointe pouvaient être autorisés à voyager en vertu de la DSE 51.08 au lieu de la DSE 51.01.

Selon la représentante et d'après les extraits cités ci-dessus, l'autorisation aurait dû comprendre un deuxième billet d'avion jusqu'à concurrence des frais qui auraient été engagés si les filles du fonctionnaire s'étaient rendues à Paris.

Le représentant du ministère a soulevé une objection préliminaire relativement à l'audition du grief en faisant valoir que celui-ci était hors délai du fait qu'il n'avait pas été renvoyé au CNM dans les délais impartis.

Le représentant a commencé son exposé en citant la demande que le fonctionnaire a adressée au ministère et dans laquelle il déclare : « Nous aimerions nous prévaloir de la DSE 51 en vue d'une réunion de famille durant les Fêtes en décembre 1997 ... Nous aimerions aussi profiter de notre voyage au Canada pour acheter quelques articles pour les appartements des filles ... ».

Le représentant a ensuite cité la DSE 51.08 qui précise que : « À la demande du fonctionnaire et pour des raisons que l'administrateur général juge valables, le paiement des frais de déplacement réels et raisonnables peut être autorisé dans le cas d'un voyage aller-retour entre la mission du fonctionnaire et le lieu de résidence d'un enfant/d'un élève/d'un étudiant/du conjoint et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, selon le cas, en ce qui concerne les frais engagés à l'égard :

c)du fonctionnaire et(ou) de son conjoint, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'article 51.01;

dans ce cas,

h)dans des circonstances exceptionnelles, le voyage aller-retour peut être autorisé vers n'importe quel autre endroit, pour toute personne à charge admissible aux voyages en vertu de la présente directive; et

i)le montant payé en vertu du présent article ne doit pas dépasser le montant qui aurait été versé en vertu de l'article 51.01, 51.05 ou 51.07, selon le cas; ...; et

j)lorsque le voyage est autorisé à partir de la mission, un tel voyage entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles, ... en outre

k)les voyages effectués à partir de la mission en vertu du présent article s'appliquent dans certaines situations, comme lorsqu'un fonctionnaire accepte d'être affecté seul et lorsque des circonstances inhabituelles existant à la mission (conditions insalubres, considérations relatives à la sécurité, logement inadéquat, etc.) justifient que la famille se réunisse hors de la mission. »

Le représentant a terminé son exposé en faisant valoir que le ministère ne pouvait pas conclure que des circonstances inhabituelles ou difficiles existaient à Paris lorsque le fonctionnaire a présenté sa demande et que le ministère était convaincu que le refus de la direction était conforme à l'esprit et aux dispositions de la DSE en question.

Le Comité exécutif accepte le rapport du Comité des directives sur le service extérieur qui conclut que, en dépit des dispositions de la DSE 51 (Réunion de famille), le fonctionnaire n'a pas été traité selon l'esprit de cette directive. Le déplacement ayant été autorisé, même si c'était par erreur, l'indemnité aurait dû être calculée conformément à la DSE 51.08, c'est-à-dire, selon le coût du billet aller-retour Montréal-Paris pour le déplacement des deux filles à Noël au tarif le plus économique en octobre pour le déplacement en décembre.

Le grief est accueilli.