Expédition des effets personnels

Le fonctionnaire n'est pas d'accord avec la position du ministère qui veut lui faire payer l'excédent de poids pour l'expédition de ses effets de Londres au Canada après 14 années consécutives à l'étranger. Il ne savait pas qu'il avait excédé la limite de poids prescrite quand ses effets ont été expédiés de Tokyo à Londres; en fait, il croyait qu'il était en deçà de celle-ci. Le fonctionnaire invoque la DSE 15.14. Il estime qu'il ne devrait pas être tenu d'assumer les coûts additionnels liés à l'expédition de ses effets de Londres à Ottawa.

En août 1997, le fonctionnaire, qui était affecté à Londres, est revenu au Canada. Quelques jours avant son départ de Londres, alors que le conteneur se trouvait déjà au port, il a été informé que ses effets dépassaient de 1 150 kg la limite de poids de 3 400 kg puisqu'ils pesaient 4 550 kg. En 1993, quand il a été muté de Tokyo à Londres, ses effets (3 838 kg) ont dépassé de 438 kg la limite de poids prescrite, mais le ministère n'a pas exigé le remboursement des frais additionnels.

La représentante de l'agent négociateur a commencé sa présentation en déclarant que le fonctionnaire a travaillé pour le ministère à différents niveaux depuis 1966. Il est revenu au Canada au cours de l'été 1997 après avoir été en mission à l'étranger pendant 14 ans.

Avant son départ de Londres, le fonctionnaire a demandé une estimation du poids de ses effets et a été informé qu'ils dépassaient la limite prescrite. Il s'est donc débarrassé d'un certain nombre d'articles. Une fois ses effets emballés et livrés au port, quelques jours avant son départ pour le Canada, alors qu'il était trop tard pour faire quoi que ce soit, il a été informé que ses effets dépassaient toujours la limite de poids prescrite.

Selon la représentante, le fonctionnaire n'a pas vu les documents indiquant le poids de ses effets quand il a été muté de Tokyo à Londres en 1993. Il a toutefois été prévenu qu'il serait facturé s'il excédait la limite de poids; n'ayant pas été facturé, il a conclu qu'il ne l'avait pas excédée. Avant sa réinstallation, le fonctionnaire avait eu une conversation à bâtons rompues avec le conseiller du MAÉCI qui lui avait dit qu'il ne devrait pas y avoir de problèmes après 14 années à l'étranger.

La représentante a indiqué aux membres du comité que le ministère a déjà déduit 2 200 $ du salaire du fonctionnaire pour cet excès de poids. En outre, le fonctionnaire a essayé de régler le problème en 1997 en envoyant une note au ministère dans laquelle il invoquait la DSE 15.14.1 et expliquait les circonstances inhabituelles. En juillet 1997, le ministère lui a répondu que, lorsqu'une autorisation a été accordée pour l'expédition des effets à une mission aux frais de l'État, cette autorisation vaut pour l'expédition de ces effets et(ou) leur entreposage aux frais de l'État à partir de cette mission. Selon le fonctionnaire, étant donné que l'expédition de ses effets de Tokyo à Londres avait été autorisée, le ministère était légalement tenu de les expédier de Londres à Ottawa, aux frais de l'État. Une comparaison des inventaires dans chaque cas devrait indiquer que les effets étaient les mêmes et qu'il n'y a eu aucun ajout à Londres.

La représentante de l'agent négociateur a conclu sa présentation en reprenant les faits suivants :

• selon l'estimation initiale, les effets n'excédaient que légèrement la limite de poids;
• le fonctionnaire a été en mission à l'étranger pendant 14 ans sans revenir au Canada;
• la DSE 15.14, Lignes directrices, Appendice 2, prévoit que : « Dans des circonstances exceptionnelles et sous réserve de l'autorisation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, il est possible de dépasser les limites de poids globales mentionnées à l'article 15.14 »;
• au cours d'une conversation à bâtons rompues, un conseiller du MAÉCI a présumé qu'il n'y aurait pas de problème. Une garantie verbale a été donnée, mais elle n'a pas été suivie d'une autorisation écrite;
• selon la DSE 15.14 b : « Lorsqu'une autorisation a été accordée pour l'expédition des effets à une mission aux frais de l'État, cette autorisation vaudra pour l'expédition de ces effets et(ou) leur entreposage aux frais de l'État à partir de cette mission. »

La représentante du ministère a soulevé une objection préliminaire relativement à l'audition du grief en faisant valoir que celui-ci était hors délai du fait qu'il n'avait pas été renvoyé au CNM dans les délais impartis.

Concernant le fond du grief, la représentante a commencé son exposé en reprenant la chronologie des événements.

• En 1984, le fonctionnaire s'estimant lésé a quitté le Canada pour Ankara. Il avait droit à 3 700 kg vu le nombre de personnes dans le ménage (3).
• En 1986, une personne à charge, la fille du fonctionnaire, a quitté la mission pour poursuivre ses études. Le ministère a payé le déménagement de ses effets.
• À la fin de 1987, le fonctionnaire a été muté à Tokyo. Le ministère a autorisé l'expédition par avion et par bateau de Ankara à Tokyo d'un maximum de 1 587 kg et le reste, soit 1 206 kg, de Ankara à Ottawa en vue d'un ELT pour la fille du fonctionnaire. Le poids total global autorisé pour un ménage de trois personnes était de 3 700 kg.
• En janvier 1988, le fonctionnaire est arrivé à Tokyo accompagné d'une personne à charge.
• Le 12 janvier 1988, le fonctionnaire a signé les nouveaux inventaires en indiquant : « Entreposage au Canada » et « Kerry au Canada ».
• En août 1993, le fonctionnaire a été muté à Londres avec une personne à charge. Le message daté du 6 juillet 1993 qu'il a reçu à Tokyo l'informait qu'il avait droit à ce qui est indiqué ci-dessous :

« Suivant votre estimation, nous autorisons les frais d'expédition ... jusqu'à concurrence de 650 kg par avion et 2 750 kg par bateau ... (total 3 400 kg). »

« Veuillez prendre note que l'employé a atteint le total global autorisé de 3 400 kg net et que, s'il dépasse la limite de poids prescrite, il sera facturé au prorata. »

• En juin 1997, lors des préparatifs en vue de la réinstallation du fonctionnaire de Londres à Ottawa, la mission a avisé celui-ci que ses effets dépassaient la limite de poids prescrite et qu'il allait devoir assumer les frais additionnels. Une fois l'emballage des effets terminé, le poids exact était de 4 550kg. En vertu de la DSE 15.14, un poids total de 4 550 kg correspond au poids autorisé pour un ménage de cinq ou six personnes.
• En août 1997, quand le fonctionnaire est retourné au Canada, le poids autorisé a été calculé pour un ménage de deux personnes. Ses effets dépassaient de 1 150 kg la limite prescrite.

En ce qui concerne l'excédent de poids, la représentante a cité une note que le fonctionnaire a envoyée au ministère disant : « Quand j'ai été muté d'Ankara à Tokyo puis de Tokyo à Londres, je ne pouvais pas savoir que le poids de mes effets dépasserait la limite prescrite lorsque je serais muté de Londres au Canada. » Cet argument n'est pas valable vu que le fonctionnaire, spécialiste en la matière, est chargé de conseiller les fonctionnaires lors de leur réinstallation. Qui plus est, le ministère a donné des instructions claires au sujet des limites de poids autorisées. En outre, en ce qui concerne la déclaration du fonctionnaire au sujet de l'accumulation d'effets durant 14 ans, l'enquête du MAÉCI n'a pas permis de trouver de preuve à cet égard de telle sorte que cet argument ne devrait pas être retenu.

La représentante a terminé son exposé en affirmant que la question évidente à laquelle doivent répondre les membres du comité est la suivante : « Qui a autorisé l'excédent de poids au départ de Tokyo? », vu les éléments suivants :

• Les connaissances spécialisées du fonctionnaire, sa connaissance incontestable des DSE, notamment du droit d'un fonctionnaire de demander que l'on tienne compte des circonstances exceptionnelles en vue de dépasser les limites de poids prescrites. Cette même disposition dit également clairement qu'à moins d'avoir obtenu l'autorisation préalable le fonctionnaire peut être tenu d'assumer tous les frais d'expédition et autres frais attribuables à l'excès de poids.
• La preuve indique que le fonctionnaire connaissait l'excès de poids exact deux mois avant son départ et qu'il a réduit le poids en enlevant des cassettes et des revues, mais le poids correspondait quand même à celui fixé pour un ménage de cinq ou six personnes.
• Le rôle administratif direct que joue le fonctionnaire relativement aux départs et aux arrivées dans chaque mission.
• Le fonctionnaire n'a jamais contesté l'excès de poids de ses effets ni le nombre de personnes dans son ménage.

Les 14 années de service du fonctionnaire ne sont pas une circonstance exceptionnelle, mais plutôt une condition d'emploi.

Le Comité exécutif accepte le rapport du Comité des directives sur le service extérieur qui conclut que le fonctionnaire n'a pas été traité selon l'esprit de l'article 15.14 b) des Directives sur le service extérieur dans la mesure où il devrait obtenir le remboursement de 3 838 kg autorisés et assumer la différence entre le nouveau poids autorisé de 3 838 kg et le poids réel de 4 550 kg, soit, 712 kg. Par conséquent, le grief est en partie accueilli dans la mesure du redressement accordé.