le 14 January 2009
21.4.968
Contexte
L'employé a demandé une avance générale de voyage d'un montant de 300,00 $ pour le paiement de dépôts de garantie pour locations éventuelles de voiture pendant qu'il est en déplacement autorisé par le ministère.
Exposé de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur a soutenu que, bien qu'il ait présenté une demande d'avance de voyage générale, il était prévu que le fonctionnaire s'estimant lésé se rende à l'extérieur de sa zone d'affectation le 13 mars 2007. Il a souligné également que le fonctionnaire s'estimant lésé est constamment appelé à se rendre à l'extérieur de sa zone d'affectation en service commandé.
Le représentant de l'agent négociateur a soumis que le refus de l'employeur d'accorder au fonctionnaire s'estimant lésé une avance de voyage pour la location d'un véhicule contrevenait à l'article 1.7.1 de la Directive sur les voyages du CNM, qui prévoit que « les fonctionnaires qui voyagent en service commandé doivent obtenir une avance de voyage si les services et les produits approuvés par le gouvernement ne sont pas payés d'avance ou qu'il est impossible de les payer en utilisant une carte individuelle de voyage ». Le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas de carte de crédit personnelle ni de carte individuelle de voyage approuvée (AMEX).
Le représentant de l'agent négociateur a soutenu également que le refus de l'employeur de discuter de la demande d'avance de voyage du fonctionnaire s'estiment lésé contrevenait à l'article 1.7.2 de la Directive sur les voyages du CNM, qui prévoit que « si un fonctionnaire décide de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, le fonctionnaire et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne doivent pas être indûment refusées ».
Le représentant de l'agent négociateur a affirmé que la Directive du CNM n'étayait pas la condition relative au délai de deux semaines, énoncée dans la note de service de l'employeur du 10 janvier 2007; le préavis de deux semaines n'est mentionné à aucun endroit dans la Directive. La Directive prévoit que les parties doivent discuter et qu'aucune avance de voyage ne doit être indûment refusée. Selon le représentant de l'agent négociateur, la demande d'avance a été indûment refusée.
Le représentant de l'agent négociateur a expliqué que le fonctionnaire s'estimant lésé était en congé de maladie du 21 février au 6 mars 2007 inclusivement, et qu'il a présenté sa demande dès son retour au travail, soit six jours avant le déplacement prévu, ce qui donnait suffisamment de temps à l'employeur pour discuter de la question avec le fonctionnaire s'estimant lésé et accorder sa demande d'avance de voyage.
L'agent négociateur a invoqué également les principes ainsi que l'objet et la portée de la Directive sur les voyages du CNM à l'appui de sa thèse.
Exposé du ministère
Le représentant du ministère a soutenu que le grief est maintenant théorique, puisque le fonctionnaire s'estimant lésé n'est pas retourné au lieu de travail depuis le début du mois d'avril 2007. De plus, l'employeur a depuis adopté une nouvelle procédure grâce à laquelle les questions de la location d'automobiles peuvent être préalablement réglées et les paiements peuvent être effectués par l'intermédiaire d'un bureau central, au moyen d'une carte de voyage du centre de responsabilité désigné.
Le représentant du ministère a soutenu que la demande du fonctionnaire s'estimant lésé se rapportait à une avance de voyage ouverte qu'il souhaitait utiliser afin de verser des dépôts de garantie pour la location d'un véhicule lors d'éventuels voyages non précisés. La Directive sur les voyages du CNM ne permet pas d'approuver de telles demandes générales; les demandes d'avance de voyage présentées conformément à l'article 1.7 doivent se rapporter à un déplacement en particulier.
Le représentant du ministère a soumis également que la demande du fonctionnaire s'estimant lésé n'était pas conforme aux procédures de l'employeur concernant les avances de voyage. La demande d'avance de voyage du fonctionnaire s'estimant lésé ne précisait aucune date, ni lieu de voyage, et elle n'était pas conforme à la note de service du 10 janvier 2007 qu'il avait reçue, aux termes de laquelle il devait présenter une demande d'autorisation de voyager au moins deux semaines avant le déplacement en question, pour chaque déplacement.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine le rapport du Comité des voyages en service commandé et convient que l'employé n'a pas été traité dans l'esprit des sections 1.7.1 et 1.7.2 de la Directive sur les voyages. Il est également mentionné que les lignes directrices ministérielles sur les voyages qui traitent du transport de véhicule pour les déplacements en service commandé ainsi que les instructions données au fonctionnaire s'estimant lésé n'étaient pas conformes à la Directive sur les voyages du CNM.
Ainsi, le Comité exécutif convient que le grief doit être accueilli dans la mesure où l'employeur reconnaît que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été traité dans l'esprit de la directive. Aucune autre mesure corrective n'est nécessaire.