Indemnité de repas

Contexte

Le fonctionnaire conteste le refus du ministère de lui rembourser les frais de ses petits déjeuners pendant qu'il était en cours de déplacement dans le cadre d'une affectation à un autre établissement, de février à avril 2005.

Présentation de l'agent négociateur

La représentante de l'agent négociateur explique qu'on a refusé de verser au fonctionnaire s'estimant lésé une indemnité de repas pour ses petits déjeuners, comme le prévoit la Directive sur les voyages, alors qu'il était en déplacement, du 7 février au 22 avril 2005, dans le cadre d'une affectation dans la ville B. Il ne fait aucun doute qu'il était en déplacement pendant cette période.

La représentante de l'agent négociateur invoque la clause 3.2.9 de la Directive, qui prévoit ce qui suit : « Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement ». La Directive ne précise pas un temps de la journée où le repas doit être pris. À son avis, par souci d'équité à l'égard de tous les employés, les heures normales et générales de repas devraient être tenues en compte pour déterminer si une indemnité s'appliquera dans les circonstances pour un repas en particulier.

La représentante de l'agent négociateur note également que le fonctionnaire s'estimant lésé a permis à l'employeur de réduire les frais liés à son affectation, en se déplaçant pendant les heures normales de travail, de manière à ne pas faire d'heures supplémentaires. Par ailleurs, ses frais par kilomètre pour se rendre à son lieu d'affectation étaient inférieurs aux frais qu'aurait engagés une personne partant d'un endroit plus près de l'emplacement du poste d'attache dans la ville A.

Pendant son affectation dans la ville B, le fonctionnaire s'estimant lésé devait commencer à travailler une heure plus tôt (6 h au lieu de 7 h) que son quart de travail normal. Il devait commencer à travailler à une heure qui serait normalement associée au début de la période du petit déjeuner. Par conséquent, l'indemnité de repas pour les petits déjeuners s'appliquerait en l'espèce. Le fonctionnaire s'estimant lésé a été en déplacement continu pendant une période de deux mois. On lui a remboursé ses frais de kilométrage aller-retour entre sa résidence et son lieu d'affectation et on lui a versé une indemnité de repas pour ses déjeuners. À une seule occasion, on a accepté de lui verser une indemnité pour son petit déjeuner, et ce parce qu'il avait dû ce jour-là quitter sa résidence à 5 h, au lieu de 6 h. Comme le fonctionnaire s'estimant lésé était en déplacement de 6 h à 14 h, des indemnités de repas devraient lui être versées pour ses petits déjeuners et ses déjeuners. Dans l'esprit de la Directive, un remboursement doit être versé aux fonctionnaires qui sont tenus de se déplacer en service commandé pendant des heures où ils doivent nécessairement engager des frais, tels que des frais de repas.

Pendant sa période d'affectation à la ville B, les frais de déplacement (kilométrage) du  fonctionnaire s'estimant lésé lui ont été entièrement remboursés. Il ne serait pas conforme à l'esprit de la Directive de rembourser un type de frais de déplacement (indemnité de kilométrage et de repas pour les déjeuners), tout en refusant d'en rembourser un autre (indemnité de repas pour les petits déjeuners). Les conditions énoncées dans la Directive sont obligatoires et ne devraient pas être modifiées par un employeur qui estime qu'un fonctionnaire devrait être traité différemment en raison de circonstances sortant de la norme. La demande de remboursement est valide, que le repas soit pris de manière normale ou non.

Selon la représentante de l'agent négociateur, le déplacement s'applique à la durée du travail du fonctionnaire s'estimant lésé. Celui-ci était en déplacement à compter de 6 h et, comme cette heure est comprise dans la période normale du petit déjeuner, il aurait dû avoir droit à toutes les indemnités de repas applicables. Comme son quart de travail englobait les heures du petit déjeuner et du déjeuner, il avait droit aux indemnités en conséquence.

Dans une décision rendue le 8 juillet 2005, le Comité exécutif s'est penché sur la question de la durée du déplacement et a accueilli un grief concernant un fonctionnaire s'estimant lésé qui arrivait à la maison à 19 h. Il a conclu que le fonctionnaire s'estimant lésé avait droit à une indemnité de repas pour le dîner parce qu'il était en déplacement jusqu'à son arrivée à sa résidence.

En l'espèce, on peut dire que le fonctionnaire s'estimant lésé se trouvait dans un rayon de 16 km de sa résidence à l'heure du petit déjeuner. Cependant, il ne se trouvait pas dans sa zone d'affectation à ce moment. Quoi qu'il en soit, même si son lieu de résidence pouvait être considéré comme sa zone d'affectation, le Comité exécutif a rejeté cet argument dans une décision antérieure (2 septembre 2003).  Le fait qu'un fonctionnaire se trouve dans sa zone d'affectation pendant la période du déjeuner, parce qu'il se prépare en vue de quitter sa zone d'affectation, ne signifie pas qu'il n'a pas droit à une indemnité de déjeuner.

On soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été traité conformément à l'esprit de la Directive. Les indemnités de repas pour les petits déjeuners pour les jours en question sont raisonnables et justifiables en l'espèce. L'agent négociateur demande que le grief soit accueilli et que toutes les indemnités de repas pour les petits déjeuners réclamées soient versées.

Présentation du ministère

Le représentant ministériel explique que le ministère croit que le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité conformément à l'esprit de la Directive sur les voyages, puisqu'on lui a versé une indemnité de repas pour les déjeuners, compte tenu que ce repas était compris dans la période de déplacement.

Avant d'autoriser les préparatifs de voyage, la direction a révisé les exigences reliées au travail pour ce poste, le régime de travail normal du fonctionnaire s'estimant lésé et la distance devant être parcourue. La direction a établi que le fonctionnaire s'estimant lésé pouvait se déplacer pendant ses heures de travail, afin d'éviter une fatigue excessive du fait qu'il devait conduire pour parcourir une distance de 68 kilomètres et effectuer ensuite sa journée de travail, tout en minimisant les perturbations de son horaire de travail normal.

Le représentant ministériel renvoie à la décision du CNM, datée du 8 juillet 2005, dans laquelle le Comité exécutif a déclaré que les heures de travail, les heures de travail de base et les habitudes de déplacement d'une fonctionnaire s'estimant lésée, ainsi que le fait qu'elle était en déplacement, constituaient des facteurs importants dont il fallait tenir compte. Le représentant ministériel prétend que la direction a évalué ces facteurs en l'espèce, afin de respecter les habitudes de déplacement du fonctionnaire s'estimant lésé et de minimiser les risques pour la santé et la sécurité en réduisant ses heures de travail.

De plus, comme le fonctionnaire s'estimant lésé quittait normalement sa résidence pour se présenter au travail à 5 h 30, et qu'il a été autorisé à se déplacer à compter de 6 h pendant la période d'affectation, il est raisonnable de s'attendre à ce qu'il prenne son petit déjeuner avant de quitter sa résidence. Cela est étayé par le fait qu'une indemnité de repas lui a été versée pour son petit déjeuner du 23 mars 2006, jour où il a dû quitter sa résidence à 5 h. Ses habitudes de déplacement ont alors été perturbées, et il a dû prendre son petit déjeuner alors qu'il était en déplacement. Selon le représentant ministériel, le Comité des voyages devrait conclure que le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité conformément à l'esprit de la Directive sur les voyages, puisqu'il n'avait pas droit à une indemnité de repas pour ses petits déjeuners. Comme son déplacement commençait après son heure normale de départ de la maison, il était raisonnable de s'attendre à ce qu'il prenne ce repas avant son départ.

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif examine le rapport du Comité des voyages en service commandé, sans réussir à s'entendre sur la question de savoir si le fonctionnaire a été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages. Le Comité exécutif est donc incapable de se prononcer sur le grief.