Frais de transport

Contexte

Les fonctionnaires contestent le rejet de leurs demandes de remboursement de frais de transport pour la période allant du 1er octobre 2002 au 31 janvier 2003.

Présentation de l'agent négociateur

La représentante de l'agent négociateur signale que les fonctionnaires s'estimant lésés nos 1 et 2 ont été nommés à un poste pour une période indéterminée le 3 mars 2003 et au printemps de 2003 respectivement.

Elle ajoute que la direction a répondu aux demandes de remboursement de frais de voyage des fonctionnaires s'estimant lésés, les 15 et 16 avril 2003, en indiquant que c'était l'administration centrale qui avait décidé que les fonctionnaires qui étaient en situation de déplacement avant l'entrée en vigueur de la nouvelle Directive sur les voyages n'y étaient pas assujettis. Le 17 avril 2003, les fonctionnaires s'estimant lésés ont déposé un grief pour contester la décision de la direction.

La représentante mentionne que la direction a défendu la position, tout au long de la procédure de règlement des griefs, que les fonctionnaires s'estimant lésés n'étaient pas assujettis à la nouvelle directive du CNM étant donné que leurs affectations intérimaires avaient commencé avant son entrée en vigueur.

Elle observe que la directive du CNM fait partie des conventions collectives des fonctionnaires s'estimant lésés et que, de ce fait, toute modification qui est apportée à une directive du CNM s'applique à l'ensemble des fonctionnaires à la date de son entrée en vigueur, en l'occurrence le 1er octobre 2002.

Elle note également que la Directive sur les voyages ne prévoyait pas de mesures de transition pour les fonctionnaires se trouvant dans la même situation que les fonctionnaires s'estimant lésés.

La représentante mentionne que le gestionnaire a indiqué, dans sa réponse au deuxième palier de la procédure de règlement des griefs, que le communiqué en date du 25 septembre 2002 portant sur la réinstallation à court terme s'appliquait aux fonctionnaires s'estimant lésés. Or ces derniers n'étaient pas en situation de réinstallation de courte durée selon l'ancienne Directive sur les voyages du CNM, et ce, pour plusieurs raisons :

Ils n'avaient pas élu domicile dans une autre localité, contrairement à ce qui est prévu au paragraphe 5.9 de la Directive sur la réinstallation;

Ils avaient continué d'habiter dans leur résidence respective et avaient fait le trajet aller‑retour quotidiennement;

Leur situation ne s'accordait pas avec la définition de réinstallation contenue dans la Directive sur la réinstallation;

Le Guide du CNM sur l'Administration des voyages d'affaires fournit des renseignements détaillés sur l'application d'une réinstallation à court terme. Il indique expressément ceci : « quand il est possible de savoir à l'avance que le fonctionnaire séjournera un minimum de quatre mois, mais moins de trois ans dans un lieu donné, ce fonctionnaire doit être déclaré en situation de réinstallation à court terme dès le départ »;

Selon le guide, la situation des fonctionnaires s'estimant lésés ne satisfaisait tout simplement pas à ce critère puisque l'affectation à leur nouveau lieu de travail a commencé le 9 septembre 2002, d'après la lettre de l'employeur;

La période d'affectation intérimaire était inférieure à quatre mois, c'est‑à-dire d'une durée maximale de deux mois.

La représentante ajoute que le communiqué portant sur la réinstallation à court terme indique expressément que, pour les périodes d'affectation de moins de quatre mois, ce sont les dispositions de la nouvelle Directive sur les voyages qui s'appliquent.

La représentante de l'agent négociateur indique, que même si des mesures de dotation étaient en cours, rien ne garantissait que les fonctionnaires s'estimant lésés allaient obtenir un poste permanent dans la nouvelle localité. Elle ajoute que les affectations intérimaires pouvaient prendre fin à tout moment, qu'elles avaient été autorisées pour une période bien précise et qu'un autre fonctionnaire aurait pu être nommé à tout moment.

La représentante renvoie au paragraphe 1.9 – Changement de lieu de travail, de la nouvelle Directive sur les voyages, et notamment à l'alinéa 1.9.2, qui prévoit ceci :

Lorsqu'un fonctionnaire est assigné d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire, pour une durée de 30 jours civils consécutifs et plus, les dispositions de la présente directive doivent être suivies sauf si les conditions suivantes sont réunies : le fonctionnaire doit obtenir, par écrit, un préavis de 30 jours civils concernant le changement du lieu de travail. Dans les cas où le fonctionnaire n'est pas avisé par écrit du changement de lieu de travail, les dispositions de la présente directive doivent être suivies pour la durée du changement de lieu de travail jusqu'à concurrence de 60 jours civils.

La représentante observe que la direction n'a pas fourni le préavis écrit en question à propos du changement de lieu de travail. C'est pourquoi elle estime que les fonctionnaires s'estimant lésés ont droit au remboursement des frais de déplacement qu'ils ont engagés pour faire le trajet aller-retour entre leur domicile et leur nouveau lieu de travail, ainsi qu'au remboursement des frais de repas connexes.

Elle ajoute que le Comité exécutif et le Comité sur les voyages en service commandé ont reconnu, dans une récente décision en date du 21 septembre 2005, que toute prolongation d'une période d'affectation déjà en cours après le 20 septembre 2002 devait être considérée comme une nouvelle affectation et que les dispositions de la nouvelle Directive sur les voyages entrée en vigueur le 1er octobre 2002 s'appliquent à ce moment‑là. Elle signale que l'intention du communiqué n'était pas de perpétuer indéfiniment la prolongation de périodes d'affectation aux termes des dispositions de la directive expirée.

Présentation du ministère

La représentante du ministère signale que les fonctionnaires ont été avisés que le changement de lieu de travail s'appliquait jusqu'à avis du contraire et qu'il n'y a pas eu d'interruption de la période d'affectation puisque, dans les faits, les fonctionnaires ont été nommés de façon rétroactive au poste qu'ils occupaient par intérim.

Elle poursuit en disant que, du fait que l'affectation au nouveau lieu de travail a commencé alors que la Directive sur les voyages d'avril 1993 était toujours en vigueur, cette directive a continué de s'appliquer jusqu'à la fin de leur affectation. Cela s'accordait avec les instructions reçues du Conseil du Trésor et du service des finances ainsi qu'avec le contenu du communiqué du CNM en date du 25 septembre 2002 portant sur la réinstallation à court terme.

La représentante observe que le communiqué indiquait que, dans le cas des fonctionnaires assujettis à la Directive sur la réinstallation, l'ancienne directive s'appliquait jusqu'à la fin de leur affectation. L'intention de la Directive sur la réinstallation et de la Directive sur les voyages était que les droits du fonctionnaire soient établis en fonction de la directive qui était en vigueur au début de sa période d'affectation et ne soient modifiés qu'au moment où la direction prolonge la période d'affectation. Elle explique que cela permet à la direction de discuter avec le fonctionnaire des questions opérationnelles et autres points pertinents concernant les voyages afin de s'assurer que les déplacements sont autorisés conformément aux principes contenus dans la Directive sur les voyages qui est entrée en vigueur le 1er octobre 2002. Elle conclut en disant que, dans ce cas-ci, contrairement à la situation que le Comité a examinée en septembre 2005, l'affectation s'est poursuivie de façon continuelle jusqu'en mars 2003, quand les fonctionnaires s'estimant lésés ont été nommés pour une période indéterminée au poste qu'ils occupaient par intérim.

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif prend connaissance du rapport du Comité des voyages en service commandé et constate que le fonctionnaire no 1 n'a pas été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages d'affaires durant la période allant du 2 novembre 2002 au 31 janvier 2003. Le grief est donc accueilli dans cette mesure.

Le Comité constate que le fonctionnaire no 2 n'a pas été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages d'affaires durant la période allant du 1er au 31 octobre 2002. Il doit être réputé être en cours de déplacement durant cette période et être admissible au remboursement de ses frais de transport au taux par kilomètre, conformément au paragraphe 7.3.1 de l'ancienne directive, mais pas au remboursement de ses frais de repas. Il est déterminé que la distance la plus courte est celle qui sépare son lieu de travail et sa destination, si bien qu'il a droit au remboursement de ses frais de transport au taux par kilomètre pour la période susmentionnée pour la distance de 14 km seulement, dans les deux sens. Le grief est accueilli dans cette mesure.