le 18 juin 2008
21.4.955
Contexte
L'employé a contesté la décision du ministère de faire abstraction du taux de change indiqué sur sa demande de remboursement, décision qui était fondée sur une interprétation locale de la Directive sur les voyages.
La demande du fonctionnaire s'estimant lésé a été remboursée selon le taux de change réellement payé pour l'hébergement et les frais indiqués sur le relevé de la carte de crédit. Cependant, toutes les indemnités de repas et de faux frais ont été remboursées au taux de la Banque du Canada, qu'ils figurent ou non sur le relevé de la carte de crédit. Selon l'interprétation qu'elle a faite à l'époque de la clause 3.3.4 de la Directive sur les voyages, la direction locale estimait que les employés devaient présenter des reçus pour tous les repas et les faux frais pour avoir droit à un remboursement au taux de change réel.
Lors de l'audience au premier palier de la procédure de règlement des griefs, le Ministère a concédé que l'interprétation faite de la clause 3.3.4 de la Directive sur les voyages par Finances et administration n'était pas compatible avec l'application faite à l'administration centrale. Il a accepté d'examiner la demande de remboursement du fonctionnaire s'estimant lésé et d'apporter les modifications nécessaires pour rembourser au taux de change réel toutes les dépenses étayées d'un reçu ou figurant sur un relevé de carte de crédit indiquant le taux de change réel comme suit :
a) lorsque l'employé présente un reçu pour deux repas, l'indemnité pour un repas est calculée au taux de change moyen de la Banque du Canada et les indemnités pour deux repas sont calculées au taux de change réel étayé de reçus, conformément à la clause 3.3.4 de la Directive sur les voyages.
b) pour les autres indemnités, dès lors que les dépenses sont étayées d'un reçu, elles sont remboursées au taux du reçu.
Les demandes de remboursement de frais de voyage du fonctionnaire s'estimant lésé ont ensuite été examinées et calculées de nouveau. Le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas accepté les mesures correctives. Il estimait toujours ne pas avoir été remboursé en conformité avec la Directive sur les voyages.
Exposé de l'agent négociateur
La représentante de l'agent négociateur a fait valoir que la Directive sur les voyages ne prévoit pas l'exigence de présenter des reçus individuels pour les repas et les faux frais, sauf lorsque les dépenses réclamées excèdent le taux de l'indemnité.
La représentante de l'agent négociateur a soutenu que, si des reçus ne sont pas exigés pour chacun des éléments visés par une indemnité, alors l'employeur devrait rembourser l'employé selon le taux réellement payé pour les achats effectués ce jour-là, si l'employé peut produire les documents à l'appui.
La représentante de l'agent négociateur a affirmé également que, si les employés devaient réellement produire des reçus pour toutes les dépenses admissibles, il faudrait que cette exigence soit prévue de manière expresse dans la Directive sur les voyages.
La représentante de l'agent négociateur a précisé que les interprétations de la Directive faites aux niveaux local et national causent des problèmes du fait que les interprétations particulières des ministères et des régions sont souvent contraires à la Directive.
La représentante de l'agent négociateur a déclaré qu'en raison des contraintes financières la réalité actuelle ne favorise pas un environnement accommodant et que l'orientation financière vise clairement à limiter les coûts pour l'employeur des frais engagés par les employés, si petits soient-ils.
Exposé du ministère
Le représentant du Ministère a déclaré que les demandes de remboursement du fonctionnaire s'estimant lésé ont été recalculées et que les modifications nécessaires ont été apportées de façon à payer le taux de change réel de chacun des faux frais et chacune des indemnités étayés d'un reçu ou d'un relevé de carte de crédit indiquant le taux de change réel.
Le représentant du Ministère a fait valoir que la Directive sur les voyages énonce clairement que des reçus doivent être soumis pour chaque transaction et source pour que le remboursement soit fait au taux de change réellement payé et que tous les autres frais et indemnités n'étant pas étayés d'un reçu ou d'un relevé de carte de crédit sont remboursés au taux de la Banque du Canada.
Le représentant du Ministère a soutenu que, si l'intention de la Directive était que toutes les indemnités d'un employé lui soient remboursées au taux de change réel indiqué sur le reçu, le terme « reçus » dans la clause 3.3.4 serait au singulier et non au pluriel.
Le représentant du Ministère a aussi expliqué que les taux de change réels fluctuent selon l'heure de la journée et le fournisseur de carte de crédit et se demande quel taux de change le Ministère devrait alors appliquer.
En conclusion, le représentant du Ministère a déclaré qu'en l'absence de reçus, il est raisonnable de s'attendre à ce que le taux de change de la Banque du Canada représente de manière juste et exacte les coûts de conversion de devises étrangères. Il assure que l'employé ne perd pas au change.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine et accepte le rapport du Comité des voyages en service commandé, qui a conclu que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été traité conformément à l'esprit de la Directive sur les voyages. Le Comité est d'accord pour dire que la méthode de calcul du taux de change utilisée par le ministère était erronée. Par conséquent, le Comité convient d'accueillir le grief, c'est-à-dire que la demande de remboursement de frais de déplacement sera recalculée conformément au processus de conversion des devises étrangères indiqué dans le communiqué du Comité sur les voyages.