Directive sur les voyages – Frais de garde de personne à charge

Contexte

L'employé a demandé le remboursement de frais de garde d'enfants encourus pendant qu'il était en service commandé de 1996 à 2003.

Exposé de l'agent négociateur

La représentante de l'agent négociateur déclare que le fonctionnaire s'estimant lésé occupait en 1989 un poste permanent à temps partiel à l'Agence canadienne du pari mutuel (ACPM). Sa zone d'affectation était  Orangeville. En 1992, l'employeur l'a informé que son poste était aboli, mais qu'il gardait son nom « en réserve » au cas où il aurait du travail ponctuel pour lui. La représentante de l'agent négociateur affirme que le fonctionnaire n'a jamais été rayé de l'effectif dans le système de l'employeur, où il avait le statut d'employé en congé non rémunéré. En 1996, il s'est fait offrir un poste à temps plein à l'Agence. À l'époque, il travaillait comme juge adjoint à la Commission des courses de l'Ontario. On lui a dit qu'il allait devoir se présenter à Toronto et qu'il aurait droit à des indemnités de voyage et de réinstallation. Cela l'a convaincu d'accepter de retourner travailler pour l'Agence. La représentante de l'agent négociateur souligne qu'il n'a pas signé de lettre d'offre à son retour à l'Agence en 1996.

Comme il n'a jamais reçu d'offre d'emploi écrite ni été informé que son lieu de travail attitré avait changé, le fonctionnaire, qui habite à Ingersoll, une localité située à 150 kilomètres de Toronto, est parti du principe que sa zone d'affectation était toujours Orangeville. En octobre 1996, il a présenté une demande de remboursement de ses frais de kilométrage entre son lieu de résidence (Ingersoll) et les localités où il s'était rendu pour son travail, notamment Toronto. Son gestionnaire a rejeté sa demande de remboursement de frais de déplacement entre sa résidence et son bureau à Toronto. Il lui a expliqué que son lieu de travail était Toronto et que ses frais de déplacement ne pouvaient lui être remboursés qu'à partir de là.

En juin 1997, le fonctionnaire s'estimant lésé a été informé par son gestionnaire qu'il n'avait pas droit au remboursement de ses frais de réinstallation. La représentante de l'agent négociateur déclare qu'un de ses collègues lui avait expliqué comment remplir une demande de remboursement après son entrée en fonction, mais que personne ne lui avait remis de copie de la Directive sur les voyages ni de la Directive sur la réinstallation, ni ne lui avait donné accès à ces documents pour qu'il puisse les consulter, de sorte qu'il n'était pas conscient de ses droits.

En août 1997, le poste du fonctionnaire s'estimant lésé a été reclassifié rétroactivement au 1^er septembre 1996, mais la lettre l'informant de cette décision était muette sur sa zone d'affectation. En mars 2001, il a été informé par écrit que son lieu de travail attitré était Toronto.

L'employeur et le fonctionnaire s'estimant lésé ont signé en septembre 2002 un protocole d'entente afin de régler sept griefs que celui‑ci avait déposés. L'employeur acceptait de lui rembourser ses frais de voyage depuis le 1^er avril 2002 ainsi que ses frais de réinstallation aux termes de la Directive sur la réinstallation et ses frais de garde d'enfants conformément aux directives du Conseil du Trésor, ainsi que de lui verser un montant forfaitaire de 5 000 $, en plus de le nommer à temps plein à compter du 9 septembre 2002.

En mars 2004, le fonctionnaire s'estimant lésé a soumis à l'employeur des factures pour étayer sa demande de remboursement des frais de garde d'enfants qu'il avait payés pendant qu'il était en déplacement, conformément au protocole d'entente. Il a expliqué qu'il aurait présenté ces factures plus tôt si l'employeur n'avait pas tardé à lui fournir la documentation qu'il lui avait demandée.

En septembre 2006, l'employeur a accueilli en partie le grief en acceptant de rembourser ces frais de garde d'enfants à condition que le fonctionnaire lui fournisse au plus tard le 16 octobre 2006 les reçus des frais de garde d'enfants qu'il avait payés de 1996 à 2002.

La représentante de l'agent négociateur affirme que le fonctionnaire s'estimant lésé était convaincu que sa zone d'affectation était Orangeville jusqu'en 2001, puisqu'il n'avait jamais reçu un document lui indiquant le contraire jusque-là. Conformément au paragraphe 1.1. Autorisation de la Directive sur la réinstallation, le fonctionnaire s'estimant lésé ne pouvait pas engager de dépenses pour se réinstaller tant que sa réinstallation n'avait pas été autorisée par écrit. Or, on ne lui a donné cette autorisation écrite qu'en septembre 2002. Aux termes de la Directive sur les voyages, le fonctionnaire s'estimant lésé avait donc droit au remboursement des frais de garde d'enfants qu'il a payés de 1996 à 2002 (quand son lieu de travail désigné se trouvait à Orangeville), ainsi qu'au remboursement des frais de garde d'enfants qu'il a payés de septembre 2002 à mars 2003 pendant qu'il était en déplacement (quand son lieu de travail désigné était Toronto).

Exposé du ministère

La représentante du ministère déclare que le Comité des voyages en service commandé du CNM n'a pas compétence pour entendre ce grief, qui porte exactement sur le même point que les griefs qui ont été réglés grâce à un protocole d'entente signé en 2002. Dans ce protocole d'entente, le fonctionnaire s'estimant lésé a accepté de retirer ses griefs et de renoncer à toute autre action contre l'employeur sur ces mêmes points.

Selon la représentante du ministère, lorsque le fonctionnaire s'estimant lésé a déposé ce grief, en 2005, aucune des demandes de remboursement de frais de voyage qu'il avait présentées ne réclamait le remboursement de frais de garde d'enfants. Toutes les demandes de remboursement de frais de voyage qu'il a présentées de 1996 à 2005 ont été dûment honorées.

Le fonctionnaire s'estimant lésé a soumis en octobre 2006 des documents pour étayer une demande de remboursement de frais de garde d'enfants totalisant 73 485 $; en décembre 2006, il a présenté une demande révisée pour des frais de garde de 74 835 $. Les documents qu'il a soumis n'étaient pas conformes à la Directive sur les voyages puisqu'ils ne produisaient pas les renseignements requis, soit les dates et le montant des paiements, la preuve et la méthode de paiement, le taux horaire pour la garde des enfants, les heures pendant lesquelles cette garde avait été assurée et la preuve que les frais réclamés étaient en sus des frais de garde d'enfants que le fonctionnaire s'estimant lésé aurait encourus quand il n'était pas en déplacement. L'employeur a demandé au fonctionnaire s'estimant lésé, en juin 2007, de lui fournir des pièces justificatives supplémentaires, mais celui‑ci ne les a toujours pas soumises.

En examinant la documentation, la direction a également constaté que le fonctionnaire s'estimant lésé demandait qu'on lui rembourse des frais pour des périodes où il n'était pas en déplacement, où il n'était pas censé travailler, ou encore pour des périodes où il était en congé. De plus, certaines demandes excédaient les montants autorisés.

La représentante du ministère souligne que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas non plus respecté d'autres exigences de la Directive sur les voyages. Ainsi, il n'a pas demandé l'autorisation préalable de son superviseur pour voyager et il demande qu'on lui rembourse des frais encourus il y a plus de 10 ans, alors que la directive stipule clairement que les pièces justificatives doivent être produites le plus tôt possible après le voyage.

La majorité des demandes de remboursement du fonctionnaire s'estimant lésé portaient sur des périodes pendant lesquelles il était ordinairement au travail à Toronto, son lieu de travail attitré, plutôt qu'en déplacement. Elle souligne que la Directive sur les voyages n'a pas pour objet de rembourser les frais de garde d'enfants encourus quotidiennement par les fonctionnaires pour s'acquitter de leurs fonctions à leur lieu de travail attitré.

Le fonctionnaire s'estimant lésé a été initialement embauché par l'Agence comme travailleur saisonnier à temps partiel à Orangeville. Son emploi a cessé en 1992, comme le confirme sa lettre de licenciement datée du 27 mars 1992 stipulant que son poste saisonnier était aboli. Toutefois, en raison d'une erreur administrative, son nom n'a jamais été rayé de l'effectif dans le système. Les bureaux d'Orangeville ont fermé en 1993. En 1996, l'employeur a communiqué avec le fonctionnaire pour lui offrir du travail à Toronto de façon ponctuelle. On lui a expliqué qu'il devrait se rendre au travail à Toronto à ses frais s'il acceptait le poste, qu'il était impossible de lui garantir un nombre minimum d'heures de travail ou une durée minimale d'emploi et que, lorsqu'il aurait à voyager pour affaires, il serait traité de la même manière que les autres employés de l'Agence à Toronto.

Le fonctionnaire s'estimant lésé savait parfaitement que sa zone d'affectation était Toronto. Même s'il n'y a pas eu d'offre d'emploi écrite, plusieurs autres documents, à partir de 1996, indiquent que sa zone d'affectation était Toronto. De plus, entre 1996 et 2003, le fonctionnaire a présenté de nombreuses demandes de remboursement de ses frais de kilométrage entre Toronto et d'autres lieux de travail, sans toutefois jamais demander qu'on lui rembourse ses frais de kilométrage entre Toronto et sa résidence. L'employeur lui a remboursé ses frais de kilométrage aller-retour entre Toronto et d'autres localités. La représentante du ministère conclut, pour toutes les raisons qui précèdent, que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas droit au remboursement de frais de garde d'enfants.

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif examine le rapport du Comité des voyages en service commandé. Le Comité exécutif convient que l'employé a été traité dans l'esprit de la Directive sur les voyages du gouvernement. Le Comité convient aussi que le fonctionnaire s'estimant lésé a amplement eu la possibilité de fournir des reçus et des preuves de paiement, comme l'exige la Directive sur les voyages. L'exigence de fournir des documents et des reçus additionnels a été formulée en juin 1997. Le grief est donc rejeté.