le 10 septembre 2009
21.4.975, 21.4.976
Contexte
Les employés ont contesté le refus du ministère de leur accorder l'indemnité de repas prévue pour les petits déjeuners pendant qu'ils étaient en déplacement. Les employés soutiennent qu'un petit déjeuner continental n'a jamais été considéré comme étant un repas.
Exposé de l'agent négociateur
La représentante de l'agent négociateur indique que ce dernier est en désaccord avec la position de la direction selon laquelle un repas a été servi aux fonctionnaires pendant qu'ils étaient en déplacement. Elle soutient que la direction contrevient à plusieurs principes fondamentaux de la Directive sur les voyages en refusant aux fonctionnaires le droit de réclamer l'indemnité journalière non justifiable pour les repas.
La représentante de l'agent négociateur mentionne que dans des communiqués du CNM et du SCT en date du 26 juin 2000 et du 23 mai 2001, il est expressément dit que le Projet pangouvernemental d'actualisation de la politique des voyages vise à simplifier la politique gouvernementale sur les voyages. Elle ajoute que la décision d'instituer des indemnités de repas journalières a permis à la direction d'alléger sa charge de travail administrative et « d'économiser du temps et de l'argent ».
Elle renvoie au paragraphe 3.3.9 de la Directive sur les voyages, qui indique que « [l]e voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner […] ». C'est donc à dire que les fonctionnaires qui sont en déplacement doivent nécessairement recevoir l'indemnité de repas; ce n'est pas un principe négociable; aucun autre sens ne peut être attribué au mot « doit ». Qui plus est, la Directive sur les voyages ne contient aucune disposition qui dit « [traduction] qu'un petit déjeuner continental doit être considéré comme un repas servi ou qui explique que le petit déjeuner continental qui est servi gratuitement par certains établissements hôteliers doit être déduit de l'indemnité de repas journalière ». La représentante de l'agent négociateur renvoie également au texte de la Séance d'information du CNM, Directive sur les voyages révisée (2008), Questions et réponses, du 12 mai 2008, qui est muet sur la question de savoir si les fonctionnaires doivent produire des reçus pour étayer leur demande d'indemnité journalière dans les cas où un petit déjeuner continental est servi.
La représentante de l'agent négociateur fait valoir que [traduction] « les dispositions contenues dans la Directive sur les voyages s'appliquent de manière impérative et prévoient le remboursement des frais raisonnables qui sont nécessairement encourus durant un voyage d'affaires pour le compte du gouvernement afin que les fonctionnaires ne soient pas obligés de débourser des montants supplémentaires ». Elle renvoie également au Guide des taux et indemnités du CNM pour étayer sa position que l'employeur ne peut pas [traduction] « déterminer arbitrairement ce qui constitue un repas ». Les taux sont établis par Statistique Canada et approuvés par le Comité exécutif du CNM.
Dans le passé, les fonctionnaires se sont toujours fait payer leur petit déjeuner, et ce, même si un petit déjeuner continental était servi gratuitement. Il s'ensuit que l'employeur ne peut pas exiger des reçus tant que la Directive sur les voyages n'a pas été modifiée ou clarifiée.
La représentante de l'agent négociateur s'appuie sur la jurisprudence établie par la CRTFP (dossier 166‑2‑21115) pour corroborer sa position qu'un petit déjeuner continental n'est pas un « repas servi » selon la définition acceptée. Dans la cause entendue par la CRTFP, on contestait la décision de considérer l'achat de provisions comme un repas. Or, la CRTFP a statué qu'il n'était pas nécessaire de produire des reçus pour avoir droit à l'indemnité de repas.
Exposé du ministère
La représentante du ministère soutient que la décision de la direction de rejeter la demande d'indemnité de repas pour le petit déjeuner était justifiée dans ce cas particulier. Le tarif de la chambre comprenait un petit déjeuner continental, lequel, soutient l'employeur, constitue un « repas servi ». Les fonctionnaires s'estimant lésés avaient l'obligation, pour l'application du paragraphe 3.3.9 de la Directive sur les voyages, de fournir des reçus ou une déclaration pour se faire rembourser des montants supplémentaires.
Entre les premier et deuxième paliers de la procédure de règlement des griefs, l'employeur a examiné de plus près le contenu du petit déjeuner continental qui était offert aux fonctionnaires durant leur déplacement, et il a conclu que c'était un repas varié qui contenait tous les éléments d'un régime équilibré, selon le Guide alimentaire canadien. Comme le repas servi était suffisant, les fonctionnaires n'ont pas été obligés de débourser des montants supplémentaires, ce qui fait qu'ils n'ont pas droit à une indemnité de repas pour le petit déjeuner.
La représentante du ministère indique que l'employeur a demandé à plusieurs reprises aux fonctionnaires s'estimant lésés de produire des reçus ou des déclarations attestant que les repas servis n'étaient pas suffisants. Or, à ce jour, aucun des fonctionnaires s'estimant lésés ne lui a fourni cette information.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine le rapport soumis par le Comité des voyages en service commandé. Il constate que le Comité des voyages en service commandé se trouvait dans une impasse.
Le Comité exécutif examine l'information et les circonstances relatives à cette affaire et convient du fait que les employés ont été traités conformément à l'esprit de la directive sur le voyage, aux termes de l'article 3.3.9 : « Une indemnité ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question. » Par conséquent, le grief est rejeté.
Le Comité exécutif constate que les pratiques antérieures du ministère n'ont pas été uniformes et convient du fait que le ministère devrait préciser auprès du(des) coordonnateur(s) ministériel(s) des voyages comment l'indemnité de repas devra s'appliquer aux futures demandes de remboursement de frais de voyage.