le 9 octobre 2009
21.4.977
Contexte
Les fonctionnaires s'estimant lésés contestent la décision du ministère de ne pas leur rembourser un repas pris le jour de l'événement durant la Semaine nationale de la fonction publique.
Exposé de l'agent négociateur
La représentante de l'agent négociateur a fait valoir que les fonctionnaires s'estimant lésés étaient autorisés, aux termes de l'article 1.1.1 de la Directive sur les voyages du CNM, à voyager en service commandé. Quand la direction a autorisé les fonctionnaires s'estimant lésés à participer à l'activité, elle a, dans les faits, autorisé leur déplacement aux fins de formation en vertu des dispositions pertinentes la Directive sur les voyages du CNM.
À l'appui de son affirmation selon laquelle les fonctionnaires s'estimant lésés ont effectué un voyage à des fins de formation, la représentante de l'agent négociateur a renvoyé le Comité à l'affiche annonçant l'activité, qui indique que celle‑ci comportait des allocutions données par deux conférenciers ainsi qu'un repas à des fins de réseautage. Étant donné que l'activité était liée au travail et que les conférences portaient sur des exercices de formation liés au travail, on peut aisément conclure que la Directive sur les voyages du CNM s'applique à l'activité en question.
La représentante de l'agent négociateur a soutenu que l'inscription à l'activité était la seule condition à laquelle devait satisfaire un employé pour avoir droit au repas. Selon la correspondance au sujet de l'activité, l'employeur devait fournir le transport et un repas à tous les employés inscrits. Cependant, après la date limite d'inscription, une note de service a été transmise à tous les participants de la séance de l'après‑midi pour les informer qu'ils n'auraient pas droit à un repas. De toute évidence, on a accordé aux participants de la séance du matin et à ceux de la séance de l'après‑midi un traitement différent et clairement contraire aux conditions stipulées à l'origine. Étant donné ce qui précède, la représentante de l'agent négociateur a mentionné qu'il était pleinement raisonnable de la part des fonctionnaires s'estimant lésés de s'attendre à ce que l'employeur leur fournisse un repas.
La représentante de l'agent négociateur a fait valoir que l'employeur avait pris sur lui de modifier l'horaire de travail des fonctionnaires s'estimant lésés afin de leur permettre de prendre un repas avant de quitter leur lieu de travail pour se rendre à l'activité. Conformément à la convention collective, un préavis de sept (7) jours est requis.
Enfin, la représentante de l'agent négociateur a soutenu que si l'employeur ne souhaitait pas que les fonctionnaires s'estimant lésés participent à l'activité, il avait le droit de leur interdire d'y participer. L'employeur a toutefois choisi d'autoriser leur participation à une conférence ayant trait au travail, et les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM s'appliquent donc. L'employeur a fait le choix arbitraire de contourner les principes et les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM, sans consulter les fonctionnaires s'estimant lésés, après que ceux‑ci se soient inscrits à l'activité et eurent reçu l'autorisation d'y participer.
Exposé du ministère
La représentante du Ministère a soutenu que la Directive sur les voyages du CNM ne s'appliquait pas à la présente affaire, parce que les fonctionnaires s'estimant lésés n'étaient pas en situation de déplacement. À l'appui de son affirmation, la représentante du Ministère a soumis les raisons suivantes : les objectifs de l'activité n'étaient pas liés principalement au travail; les fonctionnaires s'estimant lésés n'ont pas soumis d'autorisation préalable; la participation à l'activité était volontaire.
La représentante du Ministère a mentionné que la version française de la Directive sur les voyages du CNM en vigueur au moment des faits définit le voyage en service commandé comme un « voyage d'affaires » autorisé par l'employeur. Elle a renvoyé le Comité à la banque terminologique et linguistique du gouvernement du Canada, Termium Plus, qui définit comme suit l'expression voyage d'affaires : « Voyage payé par l'entreprise et qui a comme objectif l'accomplissement d'une activité d'ordre professionnel ».
En tout premier lieu, la représentante du Ministère a fait valoir que les objectifs de l'activité n'étaient pas liés principalement au travail, et qu'il s'agissait plutôt d'une activité récréative. L'activité a été organisée par le Comité de la Semaine nationale de la fonction publique, et non pas par le Ministère. L'activité a été tenue conformément au préambule de la Loi sur la Semaine nationale de la fonction publique. Les employés ont été invités à participer à une activité récréative volontaire visant à encourager l'établissement de réseaux avec les collègues d'autres ministères et à assister à une présentation. Le fait qu'on n'ait pas fourni de repas aux fonctionnaires s'estimant lésés durant l'activité n'entraîne pas automatiquement l'application des dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. D'ailleurs, les employés ont eu suffisamment de temps pour prendre une pause‑repas avant leur départ pour l'activité.
La représentante du Ministère a mentionné que les fonctionnaires s'estimant lésés n'étaient pas en situation de déplacement parce qu'ils n'avaient pas soumis d'autorisation préalable, conformément à l'article 1.1.2 de la Directive sur les voyages du CNM, et qu'on ne s'attendait pas non plus à ce qu'ils le fassent, car la direction les avait informés qu'on ne leur rembourserait ni les frais de repas ni les frais de kilométrage. La direction a fait savoir clairement dès le début que la Directive sur les voyages du CNM ne s'appliquerait pas. Ce n'est qu'après l'activité que les fonctionnaires s'estimant lésés ont présenté une demande de remboursement de leurs frais de repas. La représentante du Ministère a fait ressortir une incohérence dans les actions des fonctionnaires s'estimant lésés, à savoir que, même s'ils affirment avoir été en situation de déplacement aux termes de la Directive sur les voyages du CNM, ils n'ont pas demandé le remboursement des frais de kilométrage relatifs à l'utilisation d'une voiture particulière.
Enfin, la représentante du Ministère a soutenu que la participation à l'activité était « volontaire ». Les vingt‑cinq (25) premiers employés choisis de façon aléatoire pour participer à l'activité, ce qui comprend le repas, n'étaient pas en situation de déplacement. On leur a fourni un repas parce que celui‑ci faisait partie intégrante de l'activité. La représentante du Ministère a reconnu que l'invitation relative à l'activité visait tous les employés, et qu'elle offrait à chacun de ceux‑ci l'occasion de participer à une activité récréative et de partager un repas. Cependant, la participation à l'activité était volontaire et contingentée. Bien que la direction ait réussi à obtenir des places additionnelles pour la séance de l'après‑midi afin que des employés puissent y participer, on a explicitement informé ces employés qu'ils ne pourraient prendre part au repas. Les fonctionnaires s'estimant lésés ont néanmoins choisi de participer. Cette participation était volontaire, et les fonctionnaires s'estimant lésés n'étaient pas en situation de déplacement.
La représentante du Ministère a fait valoir que la direction avait agi de bonne foi lorsqu'elle a invité les employés à participer à l'activité. La direction n'a pas omis d'inscrire les fonctionnaires s'estimant lésés à l'activité, et elle ne les a pas non plus obligés à engager des frais de repas. Les fonctionnaires s'estimant lésés ont pu profiter des places additionnelles que l'employeur avait réussi à obtenir, mais qui, malheureusement, ne pouvaient s'accompagner d'un repas. La direction a fourni le transport et offert aux fonctionnaires s'estimant lésés la possibilité de prendre un repas avant de quitter le lieu de travail pour se rendre à l'activité. La décision de ne pas prendre de repas avant de quitter le lieu de travail revient entièrement aux fonctionnaires s'estimant lésés. Il est dommage que les fonctionnaires s'estimant lésés n'aient pu prendre part au repas, mais la direction n'avait aucun contrôle sur la planification de l'activité. La direction a donné des directives claires dès le début aux fonctionnaires s'estimant lésés.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine et accepte le rapport du Comité des voyages en service commandé qui conclut que les fonctionnaires ont été traités selon l'esprit de la Directive sur les voyages. Les fonctionnaires s'estimant lésés n'étaient pas en situation de voyage durant la période de repas puisque l'employeur avait modifié l'heure du dîner. Le grief est donc rejeté.