le 25 août 2010
21.4.993
Contexte
Le fonctionnaire conteste la décision du ministère de ne pas rembourser les frais de voyage relatifs à l'utilisation de son véhicule personnel pendant qu'il était en formation dans une autre ville.
Exposé de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur indique que le fonctionnaire s'estimant lésé a demandé l'autorisation d'utiliser son VP afin de visiter sa famille en soirée, après les heures de cours, ce qu'il n'aurait pas pu faire avec un véhicule du parc gouvernemental, puisque l'utilisation de ce type de véhicule est réservée aux voyages aller-retour entre le lieu de travail et le lieu du voyage en service commandé.
Le représentant de l'agent négociateur soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé a fait plusieurs tentatives pour consulter la direction au sujet du mode de transport et qu'il était prêt à examiner toutes les propositions possibles pour rendre visite à sa famille.
Le représentant de l'agent négociateur soutient que la direction n'a pas répondu non plus à la demande du fonctionnaire s'estimant lésé concernant la possibilité d'utiliser un véhicule du parc gouvernemental pour effectuer des voyages personnels après les heures de formation.
Le représentant de l'agent négociateur soutient que même s'il n'a pas réussi à avoir une consultation d'usage avec la direction, le fonctionnaire s'estimant lésé s'est néanmoins conformé aux directives de l'employeur en réservant un véhicule du parc gouvernemental pour le voyage. Or, lorsqu'il s'est présenté au lieu de ramassage, le véhicule qu'il avait réservé pour ne pas avoir mal au dos n'était pas disponible. Il n'y avait pas de gestionnaire sur place à ce temps-là (c.‑à‑d. la fin de semaine et le soir). Le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas tenté de joindre un gestionnaire à la maison parce qu'il estimait que cela coûterait plus cher à l'employeur que s'il utilisait simplement son VP.
Le représentant de l'agent négociateur soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait pas l'intention de contrevenir aux directives de la direction en utilisant son VP, sauf que le véhicule réservé n'était pas disponible et qu'il ne voulait pas fragiliser son dos vu les exigences physiques de la formation à laquelle il devait participer. Le fonctionnaire s'estimant lésé a pris l'initiative et décidé professionnellement d'utiliser son VP.
Le représentant de l'agent négociateur explique que le coordonnateur ministériel désigné de voyages (CMDV) a informé le fonctionnaire s'estimant lésé que la direction peut suggérer à un fonctionnaire d'utiliser un véhicule du parc gouvernemental, mais qu'elle ne peut pas l'y obliger s'il préfère utiliser son VP.
Le représentant de l'agent négociateur avance également que la direction n'a pas respecté les principes de la Directive. Il termine en disant que le fonctionnaire s'estimant lésé a pris tous les moyens à sa disposition pour avoir une consultation transparente avec la direction. Il a demandé à la direction de faire preuve de souplesse; il a lui-même montré de la souplesse en se disant prêt à examiner des solutions autres que l'utilisation de son VP. Le refus de la direction d'autoriser le fonctionnaire s'estimant lésé à utiliser son VP s'explique uniquement par le fait que la politique de l'organisme dit qu'il faut utiliser des véhicules du parc gouvernemental; la direction n'a pas tenu compte des critères indiqués dans la Directive, soit le coût, la durée, la commodité, la sécurité et l'accessibilité.
Exposé du ministère
Le représentant du ministère renvoie le Comité au paragraphe 1.1.1 de la Directive sur les voyages du CNM qui dit qu'il incombe à l'employeur d'« autoriser les voyages d'affaires et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive ». De plus, le paragraphe 3.3.11 de la Directive précise que le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.
Le représentant du ministère soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé voulait utiliser son VP pour des raisons strictement personnelles, c'est-à-dire rendre visite à sa famille après les heures de formation, et que cela n'avait aucun rapport avec l'objet du voyage.
Le représentant du ministère indique que la direction a refusé d'autoriser le fonctionnaire s'estimant lésé à utiliser son VP parce qu'elle estimait que cela lui aurait occasionné des frais de voyage supplémentaires pour des raisons n'ayant absolument aucun rapport avec l'objet du voyage. Par conséquent, en répondant favorablement à la demande du fonctionnaire s'estimant lésé, l'employeur aurait indiqué dans les faits qu'il jugeait plus important de satisfaire aux besoins personnels du fonctionnaire s'estimant lésé que de limiter les coûts. Dans le contexte budgétaire actuel et dans le contexte d'un organisme pour lequel les frais de voyage représentent une part importante des dépenses, la direction doit absolument tenir compte des coûts. La décision de la direction de demander au fonctionnaire s'estimant lésé d'utiliser un véhicule du parc gouvernemental était raisonnable et justifiée dans les circonstances.
Le représentant du ministère soutient que pour justifier ultérieurement l'utilisation non autorisée de son VP, le fonctionnaire s'estimant lésé a prétendu que le véhicule du parc gouvernemental qu'il avait expressément demandé à l'avance n'était pas disponible et que celui qu'on lui proposait ne lui convenait pas parce qu'il avait des problèmes de dos. L'employeur ne peut pas accepter cette explication pour deux raisons. La première c'est que le fonctionnaire s'estimant lésé avait besoin d'un véhicule pour participer au cours de maintien de l'acquis sur le recours à la force. Comme ce type de formation exige beaucoup d'efforts physiques, un employé qui aurait de graves problèmes de dos ne pourrait pas y participer. La deuxième raison tient au libellé du paragraphe 1.5.2 de la Directive, qui dit que le voyageur doit informer l'employeur ou ses fournisseurs des mesures d'adaptation qui doivent être prises pour répondre à ses besoins. Le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas informé la direction, au préalable, qu'il avait des besoins particuliers pour le voyage. S'il avait informé la direction à l'avance qu'il avait besoin d'un véhicule particulier dans le parc gouvernemental, celle-ci aurait pris les mesures nécessaires pour répondre à sa demande. L'employeur ne peut être tenu responsable de ne pas avoir répondu aux besoins du fonctionnaire s'estimant lésé, puisqu'il ne lui en a pas fait part à l'avance.
Le représentant du ministère soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé a utilisé son VP sans autorisation, même si la direction lui avait donné la consigne d'utiliser un véhicule du parc gouvernemental et lui avait dit qu'aucuns frais de kilométrage ne lui seraient remboursés s'il utilisait son VP. Par conséquent, rien n'oblige l'employeur à rembourser les frais que le fonctionnaire s'estimant lésé a engagés après avoir pris l'initiative et la décision d'utiliser son VP.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif note que le Comité des voyages en service commandé s'est déclaré incapable de rendre une décision sur le grief susmentionné. Le Comité exécutif examine les circonstances du cas et convient que le fonctionnaire a été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages.
Le fonctionnaire avait été autorisé par sa direction à utiliser un véhicule du parc automobile de l'État pour recevoir la formation autorisée alors qu'il était en service commandé. Le fonctionnaire s'estimant lésé a omis d'aviser la direction qu'il y avait eu un problème, au moment du départ, concernant le véhicule. Le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas mentionné qu'il avait un problème de santé durant le processus d'approbation du voyage et il n'a pas tenté d'obtenir une nouvelle autorisation pour utiliser son véhicule personnel avant le départ. Le grief est donc rejeté.