le 27 October 2010
21.4.1002
Contexte
Le fonctionnaire conteste le refus du ministère de lui rembourser ses frais de voyage. Le fonctionnaire s'estimant lésé demande le remboursement de ses frais de voyage plus les intérêts.
Exposé de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur explique que le fonctionnaire s'estimant lésé a été informé le 23 septembre 2008 qu'il avait été choisi pour participer à un cours de base sur les techniques pédagogiques, dans une autre ville, du 6 au 10 octobre 2008. Le fonctionnaire s'estimant lésé a appris, le 25 septembre 2008, que deux autres agents de deux autres villes assisteraient également à la formation. Le fonctionnaire s'estimant lésé a offert de prendre les deux agents en route vers le lieu de la formation.
Le représentant de l'agent négociateur affirme que le fonctionnaire a reçu la confirmation, le 3 octobre 2008, qu'un véhicule particulier serait mis à sa disposition le 5 octobre 2008, à 8 h.
Le représentant de l'agent négociateur explique que, le 5 octobre 2008 à 10 h 20, le fonctionnaire s'estimant lésé a communiqué avec la flotte pour confirmer la disponibilité du véhicule. On lui a dit qu'un surintendant utilisait le véhicule en service. Le fonctionnaire s'estimant lésé s'est informé au sujet d'autres véhicules du parc automobile, et on lui a répondu que les autres véhicules étaient réservés pour la direction.
Le représentant de l'agent négociateur fait valoir que le fonctionnaire s'estimant lésé a décidé d'utiliser son véhicule particulier parce qu'aucun véhicule du parc automobile n'était disponible et qu'il devait prendre deux autres agents à des heures fixées. À 14 h 30, le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu un appel d'un surintendant l'informant que le véhicule de la flotte était maintenant disponible. Le fonctionnaire s'estimant lésé a décidé de ne pas retourner pour prendre possession du véhicule de la flotte parce que cela aurait prolongé son voyage de quatre heures.
Le représentant de l'agent négociateur soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé a soumis la demande de remboursement des frais de voyage le 16 octobre 2008, et qu'on a refusé de lui rembourser ses frais de kilométrage.
Selon le représentant de l'agent négociateur, l'employeur a omis de respecter les principes de la Directive.
Le représentant de l'agent négociateur maintient que le fonctionnaire s'estimant lésé a pris une décision qu'il croyait être appropriée compte tenu des circonstances et a demandé le paiement des kilomètres parcourus, en conformité avec la Directive.
Exposé du ministère
La représentante du ministère fait valoir que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas tenté de communiquer avec la direction afin d'examiner d'autres options (p. ex. utiliser un des deux autres véhicules, découvrir où se trouvait le véhicule réservé ou quand il serait de retour ou obtenir l'autorisation d'utiliser son propre véhicule).
La représentante du ministère indique que le surintendant a appelé le fonctionnaire vers 14 h 30 pour l'informer que le véhicule était disponible. Le voyage de retour demanderait quatre heures supplémentaires. Lorsque le fonctionnaire s'estimant lésé a dit au surintendant qu'il continuerait son voyage vers le lieu de formation, celui-ci lui a répondu que la direction ne serait pas heureuse de cette décision.
La représentante du ministère indique que, le 16 octobre 2008, le fonctionnaire s'estimant lésé a soumis la demande de remboursement des frais de voyage pour le kilométrage au montant de 846,56 $ pour l'utilisation de son véhicule pour se rendre au lieu de formation, ce qui n'avait pas été approuvé.
La représentante du ministère fait valoir que la Directive prévoit que l'employeur doit autoriser le voyage, que le fonctionnaire doit connaître les dispositions de la Directive et que le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.
La représentante du ministère soutient que l'employeur avait approuvé l'utilisation d'un véhicule du ministère en raison du coût, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. Les véhicules du ministère doivent être utilisés dans la mesure du possible et que l'attribution d'un véhicule à une personne est fortement découragée, sauf en cas de nécessités du service.
La représentante du ministère affirme que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas parlé avec la direction pour confirmer que le véhicule de la flotte réservé serait disponible avant son départ ou pour savoir s'il pouvait utiliser les deux autres véhicules qui étaient disponibles. Le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas non plus communiqué avec la direction pour obtenir l'autorisation d'utiliser un des véhicules disponibles, un véhicule de location ou son véhicule particulier.
La représentante du ministère soutient que le fonctionnaire s'estimant lésé a décidé de son propre chef d'utiliser son véhicule particulier, sans l'autorisation appropriée, et qu'il n'a pas tenté de communiquer avec la direction pour obtenir l'autorisation de modifier ses plans de voyage. Par conséquent, il a assumé la responsabilité de sa décision de ne pas se conformer à l'autorisation de voyage ayant été accordée.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine et approuve le rapport du Comité sur le voyage qui conclut que le fonctionnaire n'a pas été traité conformément à la Directive. Le Comité examine les circonstances de l'affaire et convient que le fonctionnaire a engagé des dépenses en service commandé en raison de l'indisponibilité de l'automobile réservée et qu'il a droit au remboursement des frais pour l'ensemble des kilomètres autorisés pour son déplacement. Toutefois, le CNM n'a pas la compétence d'adjuger des intérêts. En conséquence, le volet du grief concernant les questions relevant de la compétence du CNM est accueilli.