Directive sur les voyages – Frais de voyage

le 20 April 2011

21.4.1014

Contexte

Le fonctionnaire conteste la décision du ministère de limiter le remboursement des frais de voyage à la période du 4 juin 2002 au 30 avril 2003. Le fonctionnaire demande le remboursement rétroactif de ses frais de voyage depuis le 1er décembre 1996.

Exposé de l'agent négociateur

Le représentant de l'agent négociateur précise qu'il n'est pas contesté que, avant mai 2003, l'employeur exigeait des employés qu'ils utilisent leur véhicule automobile particulier (VAP) pour s'acquitter de leurs tâches, et que l'employée avait droit à un remboursement au taux par kilomètre le plus élevé, en vertu de la Directive sur le voyage du CNM. La date d'entrée en vigueur reste la seule question à régler.

La représentante de l'agent négociateur indique, en toile de fond, que la fonctionnaire avait terminé plusieurs périodes d'emploi pour une durée déterminée dans son poste actuel, avant d'être embauchée pour une durée indéterminée en décembre 1996. Les lettres d'« emploi à durée déterminée » de la fonctionnaire précisaient que, comme condition d'emploi, elle devait posséder un permis de conduire de catégorie 5, et le maintenir pendant toute la durée de l'emploi. Toute offre subséquente d'emploi indiquait que les conditions d'emploi demeuraient inchangées. La représentante de l'agent négociateur évoque un avis de concours pour un poste identique qui mentionnait que les candidats devaient assurer leur propre transport à l'intérieur des lieux de travail et posséder une police d'assurance automobile qui procure une protection supplémentaire pour les déplacements professionnels.

Selon l'agent négociateur, au cours des discussions visant à corriger l'application erronée de la Directive, le Ministère était au fait des opinions divergentes que suscitaient les dates associées à la mesure corrective. L'agent négociateur est donc d'avis que le Ministère connaissait ou aurait dû connaître les circonstances à l'origine du grief.

La représentante de l'agent négociateur précise que la fonctionnaire n'avait pas été avisée avant le 25 janvier 2007 de la décision du Ministère, à savoir que la période de rétroactivité excluait la période comprise entre 1996 et le 31 mai 2002. Elle a par la suite déposé son grief le 21 février 2007.

La décision rendue au premier palier de la procédure de règlement des griefs indique que les dates appliquées au remboursement correspondent à la durée des fonctions du commandant de détachement responsable de la décision. La représentante de l'agent négociateur soutient que la durée des fonctions du commandant de détachement n'aurait pas dû servir de facteur déterminant. Le facteur déterminant se trouve dans les dispositions de la Directive sur le voyage.

La représentante de l'agent négociateur affirme que le Ministère ne devrait pas être autorisé à évoquer le respect du délai, puisque la question n'a jamais été soulevée aux autres paliers de la procédure de règlement des griefs. Elle cite en référence les décisions du CNM nos 21.4.831 à 21.4.833, et datées du 29 octobre 2003, dans lesquelles on peut lire : « Au-delà de la question de fond, le respect des délais n'avait jamais été évoqué; l'employeur a donc renoncé à ses droits […] »

De même, le Ministère ne devrait pas être autorisé à s'appuyer sur la jurisprudence (ONF c. Coallier, A.C.F. no A-405-83), car le grief de la fonctionnaire ne constitue pas un grief continu. Il s'agit plutôt d'une simple violation pour les motifs suivants :

  • Le Ministère ne conteste pas le droit de la fonctionnaire d'obtenir le taux par kilomètre le plus élevé;
  • Le Ministère ne nie pas que la Directive sur le voyage du CNM a été appliquée incorrectement;
  • La fonctionnaire n'a appris la décision du Ministère au sujet de la rétroactivité que le 25 janvier 2007;
  • Au moment du dépôt du grief, près de quatre années s'étaient écoulées depuis que le Ministère avait rayé l'exigence, pour les employés, d'utiliser leur VAP, si bien que la question de la continuité ne se pose pas;
  • Le grief n'est pas hors délai, et le Ministère n'avait pas auparavant soulevé la question du respect du délai.

La représentante de l'agent négociateur prétend que l'interprétation devrait être en faveur de la fonctionnaire, puisque le Ministère avait déjà accepté cette interprétation.

Exposé du ministère

La représentante du Ministère signale que, même si l'agent négociateur a soulevé des préoccupations relatives à l'application de la Directive sur le voyage du CNM au cours d'une réunion du Comité des relations syndicales-patronales (CRSP), le 15 mars 2001, ni l'agent négociateur ni l'employée n'avait à l'époque déposé un grief à ce sujet.

La représentante du Ministère précise que la direction a été informée de l'application incorrecte de la Directive sur le voyage, vers le 31 octobre 2002, et que, par la suite, elle a commencé à réfléchir à la question et à envisager des mesures correctives. Le Ministère a amorcé des discussions avec les employés concernés, afin de fixer une période de rétroactivité raisonnable aux fins d'un remboursement. Les employés croyaient qu'il convenait de leur verser un remboursement rétroactif à leur date d'embauche.

La représentante du Ministère souligne que, malgré l'application erronée de la Directive sur le voyage du CNM par le Ministère, la pratique était acceptée par les personnes concernées et n'a jamais été remise en question. La représentante du Ministère soutient qu'en soulevant des préoccupations liées aux droits des employés, à une réunion du CRSP de 2001, l'agent négociateur et l'employée avaient démontré qu'ils connaissaient les directives du CNM et, malgré cela, la fonctionnaire n'a pas déposé un grief.

La représentante du Ministère dit que la direction a agi avec diligence en remédiant à l'application incorrecte de la Directive sur le voyage du CNM, lorsqu'elle a réalisé son erreur en octobre 2002. La direction a cessé d'exiger des employés qu'ils utilisent leur VAP et a commencé à leur fournir le transport. Elle a apporté les changements appropriés de bonne foi.

La représentante du Ministère précise que la fonctionnaire porte elle aussi une certaine responsabilité à l'égard de la protection de ses droits. Le fait qu'elle n'ait pas contesté la pratique pendant qu'elle était en vigueur démontre clairement qu'elle y avait consenti et qu'elle avait accepté que la direction applique correctement la Directive. De plus, la fonctionnaire a attendu jusqu'en 2007, soit quatre ans après que la direction ait été avisé de l'application incorrecte de la Directive, en 2003.

La représentante du Ministère demande le rejet du grief pour non-respect du délai, ainsi que des mesures correctives demandées. Si le Comité décidait de trancher en faveur de la fonctionnaire, la représentante demande que la mesure corrective se limite aux 25 jours qui précèdent immédiatement le dépôt du grief, conformément à Coallier.

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif examine et approuve le rapport du Comité des voyages en service commandé, qui conclut que le fonctionnaire n'a pas été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages. Par conséquent, le grief est accueilli.

Le Comité exécutif examine les mesures correctives demandées et la question de la rétroactivité. Le Comité demande au ministère et au fonctionnaire de trouver ensemble une méthode raisonnable et pratique pour calculer les frais de voyage rétroactifs, et d'en rendre compte au Comité exécutif d'ici 90 jours.

Comme on a donné aux parties l'occasion d'en arriver à une entente et qu'elles n'y sont pas parvenues, le Comité exécutif exige au ministère de donner suite à sa décision du 20 avril 2011 et d'appliquer un règlement final en ce qui a trait à la rétroactivité du remboursement des dépenses de voyage pour la période allant du 1er décembre 1996 au 3 juin 2002.