le 14 décembre 2011
25.4.150
Contexte
L'employé a contesté la décision du ministère de mettre en place une nouvelle méthodologie pour calculer les indemnités scolaires.
Exposé de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur a indiqué que le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait pas été traité conformément à l'esprit de la DSE 34, puisque les indemnités scolaires pour les deux enfants du fonctionnaire s'estimant lésé n'ont pas été calculées selon la méthodologie approuvée dans la DSE 34. De plus, le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été avisé, avant qu'il accepte une mutation à une autre mission, des modifications non autorisées apportées à la méthodologie et de la réduction des indemnités qui en a résulté.
Le représentant de l'agent négociateur a fait remarquer qu'il est entendu que le sous‑ministre a été autorisé à rajuster les indemnités, les plafonds et les montants en dollars suivant la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Cependant, la DSE 34.04 et la DSE 34.06 précisent quelle méthodologie utiliser au moment d'établir les montants maximaux accordés pour les frais d'hébergement et de subsistance encourus pour des études de niveau secondaire et postsecondaire au Canada. Les DSE ne prévoient pas de méthodologie servant à déterminer un plancher pour les cas où les enfants à charge continuent de demeurer dans la résidence familiale. Le pouvoir délégué du sous-ministre ne va pas jusqu'à lui permettre de réviser la méthodologie; il se limite à la révision des montants maximaux/plafonds en fonction de la méthodologie établie dans chaque DSE, et à approuver les demandes individuelles d'indemnités scolaires jusqu'à la limite du plafond établi. La méthodologie ne peut être modifiée que dans le cadre de la révision périodique des DSE.
Le représentant de l'agent négociateur a ajouté que, bien que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été avisé que la méthodologie serait révisée, on ne lui a dit que des changements avaient été apportés qu'après sa mutation à une autre mission, et la nouvelle méthodologie a entraîné une diminution des indemnités scolaires proposées pour ses enfants. Le ministère avait la responsabilité d'informer le fonctionnaire s'estimant lésé lorsque la méthodologie révisée (de façon ponctuelle) a été mise en œuvre.
Comme le sous-ministre n'a pas le pouvoir de réviser les méthodologies énoncées dans la DSE 34.04 et la DSE 34.06, et comme le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été avisé des changements apportés à la méthodologie avant sa mutation à une autre mission, l'agent négociateur considère que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été traité selon l'esprit de la Directive.
Exposé du ministère
Le représentant du ministère a fait remarquer que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été traité selon l'esprit de la Directive. Le groupe de travail B a analysé les demandes d'indemnités scolaires antérieures présentées par le fonctionnaire s'estimant lésé et il a constaté que celui‑ci avait reçu un paiement en double. La DSE vise à fournir une aide financière, et non à permettre à l'employé de réaliser des profits personnels. De plus, la méthodologie utilisée pour cette indemnité ne permet pas de rembourser tous les frais encourus pour l'entretien d'une résidence principale pour les personnes à charge, et ne permet pas de remplacer un revenu de location qu'un employé pourrait avoir reçu s'il avait loué la résidence principale. Le ministère réitère donc que les calculs servant à déterminer le montant approprié ont été modifiés en conséquence en tenant compte du fait que les employés peuvent demander des indemnités pour plus d'un enfant pendant que les personnes à charge résident dans la demeure principale de l'employé.
Le représentant du ministère a déclaré que, bien que le fonctionnaire s'estimant lésé ait reçu un paiement en double au cours des années précédentes, le ministère a jugé qu'il s'agissait d'une erreur administrative et a décidé de ne pas demander de remboursement pour l'argent versé en trop. Les demandes ayant fait l'objet de griefs ont été réexaminées et analysées en fonction des calculs appropriés et les paiements ont été versés en conséquence.
Le représentant du ministère a souligné le fait que la DSE 34 ne contient pas de description de la méthodologie à appliquer aux articles 34.04 et 34.06, mais qu'elle prévoit plutôt un plafond absolu précisant quel montant peut être approuvé en vertu de ces lignes directrices. Le processus d'approbation accorde clairement ce pouvoir au sous-ministre du MAECI. De plus, la DSE 34 ne prévoit pas de méthodologie pour déterminer les indemnités scolaires à verser aux personnes à charge qui continuent de demeurer dans la résidence principale de l'employé pendant que celui‑ci travaille à l'étranger. Ainsi, le groupe de travail B n'a pas modifié la méthodologie; il a plutôt reconnu une situation qui n'était pas prévue par les directives.
Par conséquent, le représentant du ministère croit que le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité dans l'esprit de la Directive et qu'il a été indemnisé correctement pour chacun de ses enfants pour les années scolaires ayant fait l'objet de griefs.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a étudié le rapport du Comité des Directives sur le service extérieur et s'est dit en accord avec ses conclusions, à savoir que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été traité selon l'esprit de la DSE 34, en partie. Il a été convenu que le fonctionnaire s'estimant lésé avait obtenu des indemnités permettant de s'acquitter de ses frais, et que l'esprit de la Directive n'était pas de permettre aux fonctionnaires de réaliser personnellement des profits ni d'être compensés pour la perte d'occasions.
Par ailleurs, le Comité a souligné que d'ici à ce qu'une autre méthodologie soit étudiée à l'occasion de la prochaine révision périodique des DSE, un fonctionnaire devrait recevoir une indemnité correspondant soit à l'indemnité calculée à partir des données de la SCHL ou, selon les dépenses réelles et raisonnables des frais d'hébergement et de subsistance en s'appuyant sur les pièces justificatives que l'administrateur général estime satisfaisantes, selon le plus élevé des montants, sous réserve du plafond établi conformément à la DSE 34.04 et à la DSE 34.06. Les frais d'hébergement (logement) comprennent notamment les taxes, les frais d'entretien et de réparation, les frais des services publics, les assurances, les frais des services de sécurité, etc., à l'exclusion des versements hypothécaires et des sommes liées aux occasions manquées.
Le Comité a par ailleurs souligné que si le fonctionnaire s'estimant lésé était en mesure de présenter au ministère des pièces justificatives des frais réels et raisonnables déboursés au titre de l'hébergement et de la subsistance de ses deux enfants, alors que ces frais dépassent le montant de l'indemnité établie par le groupe de travail B (fondée sur les données de la SCHL), le fonctionnaire s'estimant lésé obtiendrait le remboursement du montant excédentaire.
Par conséquent, le grief est accueilli en partie, dans la mesure précisée ci-dessus.
** Mise à jour 26 février 2014
Étant donné que les parties n'ont toujours pas réussi à s'entendre concernant le règlement de ce grief, on a demandé que la lettre de décision du Comité exécutif datée du 18 janvier 2012 soit clarifiée.
Après avoir examiné le rapport du Comité des directives sur le service extérieur, le Comité exécutif approuve la conclusion formulée dans ledit rapport. Les membres conviennent que, dans le cadre de ce grief, « entretien et réparation » s'entend du besoin immédiat de procéder à une réparation – par exemple réparer un toit qui coule – mais non du remplacement d'appareils ou de rénovations. Toujours relativement à ce grief, on entend par « entretien », la tonte de la pelouse et le déneigement, mais non la prise de mesures préventives. Par ailleurs, le Comité précise que, lorsqu'il parle de « preuves de dépenses réelles et raisonnables » dans sa lettre de décision de janvier 2012, il renvoie en fait à la nécessité de produire des reçus.