le 26 janvier 2012
21.4.1027
Contexte
L'employé a formulé un grief à la suite du refus de son employeur de rembourser ses dépenses de voyage, contrevenant ainsi à la Directive sur les voyages du CNM.
Exposé de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur a expliqué que le fonctionnaire s'estimant lésé avait répondu à une annonce d'emploi pour un poste supérieur en mai 2008. Il a fait remarquer qu'il n'y avait aucune mention dans l'annonce que l'affectation pourrait prendre fin plus tôt que prévu. La candidature du fonctionnaire s'estimant lésé ayant été retenue, ce dernier a accepté verbalement le poste en question et a reçu une trousse de bienvenue de l'Agence le 3 décembre 2008. La trousse contenait des renseignements sur les frais de loyer et de stationnement remboursables. Même si l'on dissuadait les fonctionnaires de signer un bail, il n'était indiqué nulle part que le fonctionnaire s'estimant lésé serait tenu responsable si le bail n'était pas respecté.
Dans la trousse, on demandait aux fonctionnaires de prendre des dispositions pour le logement conformément à la Directive sur les voyages. La Directive sur les voyages n'interdit pas la signature d'un bail. En outre, le fonctionnaire s'estimant lésé a demandé conseil pour ce qui est du logement et a été informé, dans un courriel daté du 9 décembre 2008, qu'il pouvait [traduction] « demeurer où bon lui semblait, pourvu que le montant ne dépasse pas le maximum permis de 2695,00 $ par mois ».
Le représentant de l'agent négociateur a aussi déclaré que la lettre d'offre datée du 3 février 2009 ne précisait pas que la durée de l'affectation intérimaire pouvait être raccourcie.
À son arrivée dans la ville A, le fonctionnaire s'estimant lésé a signé un bail pour la location d'un appartement, le 12 février 2009. La durée du bail était pour le reste de l'affectation, du 6 mars 2009 au 31 janvier 2010.
Après avoir appris qu'on mettait fin à l'affectation, le fonctionnaire s'estimant lésé a fait preuve de diligence raisonnable en tentant de réduire les dépenses. Le fonctionnaire a demandé, sans succès, que son bail prenne fin le 31 octobre 2009. Il a par la suite essayé de sous‑louer l'appartement jusqu'à la fin du bail et a placé des annonces en ligne pour trouver un locataire. Ses efforts n'ont pas été fructueux. De plus, le fonctionnaire a essayé, en vain, de trouver une autre affectation à Ottawa.
Le représentant de l'agent négociateur a indiqué que dans la Directive, on encourage l'utilisation d'appartements pour le logement dans le cas des déplacements de plus de 30 jours consécutifs. De plus, les pratiques de voyage modernes tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie, qui, comme on l'a souligné, veulent que lorsqu'on loue un appartement, on doive, dans la plupart des cas, signer un bail. On a aussi fait remarquer que l'objet de la Directive est de faire en sorte que les fonctionnaires n'aient pas à engager des frais supplémentaires et de prévoir le remboursement des dépenses raisonnables qui ont dû être engagées. Le remboursement des dépenses dont il est question ici n'ouvrirait pas la voie à un gain personnel, mais servirait à compenser les frais engagés par le fonctionnaire.
Comme le fonctionnaire s'estimant lésé ne savait pas qu'on mettrait fin à l'affectation avant la date prévue, n'avait pas été avisé spécifiquement qu'il ne devait pas signer de bail et qu'il n'avait pas non plus été avisé des conséquences éventuelles de la signature d'un bail, les dépenses engagées devraient lui être remboursées de façon à ce que, comme le prévoit la Directive, il n'ait pas à engager de frais supplémentaires.
Exposé du ministère
Le représentant du ministère a allégué que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été averti qu'il ne devait pas signer de bail. Dans la trousse de bienvenue de l'Agence, on dissuade les fonctionnaires de signer un bail et on leur recommande fortement de faire en sorte qu'ils puissent déménager en donnant au propriétaire un préavis de 30 jours (ou moins). Le fonctionnaire n'a jamais cherché à obtenir de précisions sur la question des baux.
Dans le formulaire d'affectation de l'Agence, que le fonctionnaire a signé le 7 janvier 2009, il est précisé dans les modalités que l'employeur peut mettre fin à l'affectation en tout temps, avec un préavis de deux semaines.
Ce n'est qu'après coup que le ministère a appris que le fonctionnaire s'estimant lésé avait signé un bail, à l'occasion d'une rencontre entre le fonctionnaire s'estimant lésé et le gestionnaire de l'organisme d'accueil pour discuter d'erreurs commises dans les demandes de remboursement de frais de déplacement. Durant la rencontre, le gestionnaire a rappelé au fonctionnaire s'estimant lésé qu'il ne devait pas signer de bail.
Pendant toute la période d'affectation durant laquelle le fonctionnaire s'estimant lésé était en déplacement, les montants maximums applicables aux termes de la Directive et de la politique du ministère ont été remboursés après présentation des demandes de remboursement.
Le représentant du ministère a expliqué qu'en raison de contraintes budgétaires, la direction avait pris la décision de mettre prématurément fin à douze affectations, dont celle du fonctionnaire s'estimant lésé. Les fonctionnaires touchés ont été avisés au début de septembre 2009 que leur affectation se terminerait le 31 octobre 2009. Le fonctionnaire s'estimant lésé est revenu à la ville B le 31 octobre 2009.
On a indiqué qu'avant son retour, le fonctionnaire s'estimant lésé a rencontré le gestionnaire de l'organisation d'accueil et lui a demandé verbalement que l'Agence lui rembourse 8040,00 $, soit la somme qu'il restait à payer pour le loyer et le stationnement jusqu'à la fin du bail. Le gestionnaire a consulté les Finances ministérielles, qui ont répondu que le fonctionnaire n'était pas en déplacement en novembre 2009, décembre 2009 et janvier 2010, et qu'il n'était donc pas admissible à un remboursement aux termes de la Directive. Le 14 novembre 2009, le gestionnaire a transmis cette information au fonctionnaire s'estimant lésé et a refusé sa demande. Il a été noté que le fonctionnaire n'avait fourni ni demande de remboursement officielle ni reçus pour la période visée.
Le représentant du ministère a prétendu que le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait pas respecté l'obligation qu'il avait, aux termes de la section 1.5.2 de la Directive, de prendre connaissance des dispositions de la Directive, même si on l'avait renvoyé à cette directive dans la trousse de bienvenue de l'Agence. Le fonctionnaire s'estimant lésé l'a démontré lorsqu'il a fait des erreurs dans les premières demandes de remboursement pour frais de déplacement et lorsqu'il a signé un bail pour un appartement de deux chambres, alors que la section 3.3.1 de la Directive prévoit que la norme en matière de logement est la chambre individuelle.
Le représentant du ministère a soutenu que l'objet de la Directive est de prévoir le remboursement des dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Comme le fonctionnaire s'estimant lésé n'était plus en service commandé depuis le 1er novembre 2009, il n'était pas admissible au remboursement du loyer et du stationnement aux termes de la Directive. Par conséquent, le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité selon l'esprit de la Directive.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a analysé le rapport du Comité sur les voyages et a constaté l'impasse. Le Comité exécutif a étudié les renseignements et les circonstances de ce grief et a conclu que l'employé avait été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages. On a aussi conclu que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été adéquatement informé de la fin de son affectation et qu'il n'était plus considéré comme étant en déplacement le 1er novembre 2009, ce qui le rendait non admissible au remboursement en vertu de la Directive sur les voyages. Pour ces motifs, le grief a été rejeté.