le 2 November 2012
21.4.1036
Contexte
L'employé a présenté un grief pour contester la décision de son employeur de ne pas lui accorder la totalité de l'indemnité de repas pour ses soupers pendant qu'il suivait une formation dans un établissement fédéral où les soupers étaient fournis.
Exposé de l'agent négociateur
La représentante de l'agent négociateur a expliqué que le fonctionnaire s'estimant lésé avait participé à une séance de formation de trois jours au Collège régional de formation. Les cours de formation avaient lieu de 8 h 30 à 16 h 30. Pendant sa formation, le fonctionnaire s'estimant lésé était logé au Collège. Il a souligné qu'il était indiqué sur son formulaire d'Autorisation de voyage et avance, dûment autorisé avant son départ, qu'une somme de 240 $ était prévue au titre de ses frais de repas et frais divers. Pendant son séjour au Collège, le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas consommé les deux soupers fournis par l'établissement, ayant plutôt annulé ces repas en donnant suffisamment de préavis pour éviter que le Ministère ait à payer les repas qui lui étaient offerts.
La représentante a fait valoir qu'après la séance de formation, le fonctionnaire s'estimant lésé avait présenté une demande de remboursement de frais de voyage d'un montant de 499,30 $, comprenant l'indemnité de repas du soir (39,85 $) pour chacun des deux soirs où il avait choisi de ne pas prendre ces repas au Collège. Le Ministère lui a remboursé la somme de 456,29 $, soit 43,10 $ de moins que la somme réclamée. Le Ministère a indiqué qu'il ne pouvait lui rembourser que la somme qu'il aurait dû verser au Collège si le fonctionnaire s'estimant lésé y avait pris ces repas (18,30 $ x 2). La représentante a précisé que depuis la présentation du grief à l'origine, le Ministère a revu sa position et informé le fonctionnaire s'estimant lésé qu'il devait lui rembourser l'indemnité de repas partielle qui lui avait été versée, soit une somme de 36,60 $.
La représentante a soutenu que le fait que le Ministère refuse au fonctionnaire s'estimant lésé le droit de choisir de prendre ses repas là où il le souhaite durant son temps personnels revenait à le retenir en captivité, ce qui en soi est malsain et défavorable au bien-être des employés.
La représentante a également fait valoir que la Directive sur les voyages du CNM prévoit le remboursement de l'appoint lorsque les repas ne suffisent pas, à concurrence de l'indemnité de repas applicable. Il a souligné que les choix de repas proposés au Collège n'étaient pas conformes aux principes qui tiennent compte « des tendances et des réalités de l'industrie des voyages ».
De plus, le Collège est situé dans un endroit isolé par rapport au centre-ville où les employés doivent se rendre pour profiter de leur temps de loisirs. La représentante a fait valoir qu'il s'agit effectivement d'une situation exceptionnelle. La représentante a souligné que, puisque le fonctionnaire s'estimant lésé devait être logé au Collège et qu'il avait accompli ses heures de travail, on aurait dû lui laisser le loisir de quitter les lieux et lui verser l'indemnité de repas du soir pour les repas pris à l'extérieur de son lieu de travail. La représentante a fait valoir que le remboursement intégral est conforme aux cinq principes sous-tendant la Directive, soit : la confiance, la souplesse, la valorisation des gens, la transparence et les pratiques de voyage modernes.
Exposé du ministère
La représentante du ministère a fait référence au libellé de la clause 3.3.9 de la Directive : « Une indemnité de repas ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité de repas applicable. »
La représentante du ministère a soutenu que la Directive interdit le versement d'une indemnité de repas pour les repas visés par le grief, puisque ces repas étaient fournis au fonctionnaire s'estimant lésé. Elle a indiqué que le fonctionnaire s'estimant lésé n'avait pas obtenu au préalable l'autorisation pour compléter les repas fournis, n'avait pas fourni d'explication quant à la situation exceptionnelle pouvant justifier le versement d'une indemnité de repas dans ces circonstances, et n'avait pas présenté de reçus pour les repas.
La représentante du ministère a souligné que le formulaire d'Autorisation de voyage et avance invoqué par la représentante de l'agent négociateur n'avait pas été signé par la direction et ne pouvait donc pas être considéré comme ayant été approuvé.
La représentante du ministère a également fait valoir que la direction avait envoyé des notes de service, en date du 22 juillet 2003 et du 8 février 2010, soulignant qu'une indemnité de repas ne serait pas versée lorsque le repas est fourni. Elle a précisé que les repas fournis par le Collège consistent en un choix de deux plats principaux chauds, d'une salade ou d'une soupe, au choix, d'un dessert, et de deux boissons. Elle a indiqué par ailleurs que le Ministère n'était pas en mesure de confirmer si les frais des repas qui n'avaient pas été pris par le fonctionnaire s'estimant lésé avaient été facturés au Ministère.
La représentante du ministère a aussi précisé que lors du traitement de la demande du fonctionnaire s'estimant lésé, un employé récemment embauché avait versé par erreur un paiement partiel de l'indemnité de repas de 36,60 $. Or, en vertu de la Directive, aucun montant n'aurait dû être versé à ce titre au fonctionnaire s'estimant lésé, car ces repas lui étaient fournis. Le Ministère a d'ailleurs informé le fonctionnaire s'estimant lésé qu'il devait lui rembourser cette somme payée en trop.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a étudié et s'est dit en accord avec le rapport du Comité des voyages en service commandé, qui concluait que le fonctionnaire s'estimant lésé avait été traité selon l'esprit de la Directive sur les voyages du CNM, car l'article 3.3.9. indique qu'on ne doit pas verser une indemnité de repas à un employé si le repas lui est fourni. Le Comité note que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas démontré qu'il y avait des circonstances exceptionnelles qui auraient justifié le versement d'une indemnité, et qu'il n'a pas non plus fourni de reçus pour les dépenses remboursables engagées, comme l'exige la Directive. Le grief est donc rejeté.