le 25 juin 2014
21.4.1062
Contexte
Le fonctionnaire s'estimant lésé, a voyagé au Pays X afin d'effectuer ses tâches. À son retour, il a présenté une demande d'indemnité de déplacement. L'Employeur a examiné la demande et a versé au fonctionnaire s'estimant lésé un remboursement avec une différence de 2,38 $.
Dans cette instance, les deux parties affirment avoir utilisé la méthode figurant dans l'exemple 1 du document Échange – Conversion de devises étrangères – Méthode de calcul, pour calculer le total des dépenses admissibles. Toutefois, les parties ne s'entendent pas sur les facteurs à inclure dans le calcul. Dans son calcul, l'Employeur a pris en considération la somme totale du retrait en espèces tandis que le fonctionnaire s'estimant lésé croit que seuls les fonds de ce retrait qui ont été affectés à des frais de déplacement devraient être pris en considération.
Après examen des calculs de l'Employeur, il a été constaté qu'une erreur s'était glissée dans le calcul original, de sorte qu'il y a eu un trop‑payé de 0,42 $. L'Employeur n'a pas encore récupéré cette somme.
Présentation de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur a indiqué que le fonctionnaire s'estimant lésé était en voyage autorisé. Il était donc visé par les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. L'article 3.3.4 de la Directive fait référence à deux situations, soit celle où des reçus sont présentés, et celle où ils ne le sont pas. Lorsque des reçus sont présentés, l'employé se voit rembourser « les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères ».
Le représentant a expliqué qu'à son retour au pays, le fonctionnaire s'estimant lésé a présenté une demande de remboursement de frais de déplacement pour la période de son voyage et a inclus un reçu indiquant le taux de change utilisé pour engager ses dépenses. La demande a été approuvée par le gestionnaire et présentée aux fins de paiement. Or, le personnel de comptabilité du Ministère a vérifié la demande, puis a modifié le taux de change utilisé pour les repas et les faux frais, sans toutefois modifier le taux de change pour les autres éléments de la demande. Ainsi, la somme remboursée au fonctionnaire s'estimant lésé a été diminuée. Le fonctionnaire s'estimant lésé a par la suite fourni une demande d'indemnité supplémentaire dans laquelle il a expliqué qu'il avait fourni un reçu sur lequel était inscrit le taux de change applicable à la somme qu'il avait affectée à des repas et à des faux frais pendant qu'il était en service commandé.
La direction de la comptabilité du Ministère a refusé le paiement. Elle a maintenu que, selon la directive du Ministère, les employés devaient utiliser la formule de calcul des devises étrangères du CNM, ce que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas fait. Ce dernier a donc fourni ses calculs accompagnés d'une explication sur la façon dont ceux‑ci respectaient la Directive sur les voyages du CNM. Le Ministère a demandé conseil au Secrétariat du Conseil du Trésor, qui a fourni des renseignements qui ont par la suite été transmis au fonctionnaire s'estimant lésé. Selon ces renseignements, le Ministère avait respecté la politique ministérielle et l'interprétation qu'en faisait le Conseil du Trésor, mais qu'il y avait en fait eu un trop‑payé.
Exposé du Ministère
Le représentant du Ministère a indiqué que le principal point en litige dans ce grief est la méthode utilisée pour le calcul du taux de change, plus précisément l'application appropriée de la méthode décrite dans l'exemple 1 du document Échange – Conversion de devises étrangères – Méthode de calcul du CNM (entré en vigueur le 1er avril 2008).
Le représentant a fait valoir qu'en ce qui concerne la demande de remboursement des frais de voyage du fonctionnaire s'estimant lésé, il faut utiliser l'exemple 1 puisque la valeur totale des reçus de conversion des devises étrangères est supérieure aux dépenses admissibles. Plus précisément, dans l'exemple 1, tous les reçus pour l'achat de devises étrangères sont utilisés. Le montant du relevé de carte de crédit du fonctionnaire s'estimant lésé et le montant du reçu du retrait en espèces totalisait une somme. Cette somme représente la valeur totale des reçus de conversion de devises étrangères, somme qui est supérieure aux dépenses réclamé par le fonctionnaire s'estimant lésé. Ainsi, le taux de change moyen pondéré devrait être utilisé pour la conversion.
Le représentant a expliqué également que parmi les dépenses admissibles, un montant était étayé par des reçus, dont le taux de change applicable figurait sur le relevé de carte de crédit du fonctionnaire s'estimant lésé. Les autres dépenses admissibles n'étaient pas étayées par un reçu indiquant le taux de change applicable. L'employé est d'avis que seule une portion, sur la somme totale qui a été retirée, devrait être utilisée pour déterminer le taux de change moyen pondéré, plutôt que la valeur totale du retrait en espèces. Toutefois, il n'y a aucune disposition, dans la méthode utilisée dans l'exemple 1 du document du CNM, selon laquelle il ne faut utiliser qu'une partie d'un reçu indiquant le taux de change.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité des voyages en services commandé et convient que le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité conformément à la Directive. Le grief est donc rejeté.