le 10 March 2015
21.4.1081
Contexte
Les fonctionnaires s'estimant lésés ont assisté à une formation à l'extérieur de la ville. Les formulaires de voyage « Autorisation de voyager et avance » (AVA) des fonctionnaires s'estimant lésés indiquaient qu'ils devaient se rendre ensemble dans un véhicule personnel, revenir ensemble par train et réclamer pour les repas et les faux frais. Aucun des fonctionnaires s'estimant lésés n'a précisé le besoin d'être accommodés pour le repas fourni dans le train. À la suite d'une révision des réclamations de voyage, une indemnité de repas a été déduite des montants puisque le repas était fourni par Via Rail. Aucun reçu ou déclaration n'a été fourni par les fonctionnaires s'estimant lésés.
Présentation de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur a expliqué que les fonctionnaires s'estimant lésés s'étaient acheté un repas avant de monter à bord du train pour le voyage du retour. Bien qu'un repas ait été offert à bord du train, il n'était servi qu'à 19 h 30 et la seule option possible était du poisson. À ce titre, le représentant de l'agent négociateur a insisté sur le fait que 19 h 30 n'aurait pas été une heure raisonnable pour le souper des fonctionnaires s'estimant lésés.
Les deux fonctionnaires s'estimant lésés ont présenté une AVA approuvée par l'employeur qui comprenait l'indemnité pour le repas du soir. Le représentant de l'agent négociateur a maintenu que l'approbation de l'AVA par l'employeur indiquait aux fonctionnaires s'estimant lésés qu'ils allaient être remboursés pour un repas du soir au cours du voyage de retour, conformément à la Directive. Il est important de souligner que les indemnités de repas sont offertes sans reçus afin de réduire le fardeau financier de l'administration de l'employeur. Les fonctionnaires s'estimant lésés ont acheté leur repas en fonction de leur autorisation préalable et, par conséquent, n'ont fourni aucun reçu pour cette dépense. Le représentant de l'agent négociateur a mentionné que le Ministère savait qu'un repas serait offert au cours du voyage de retour, puisqu'il s'agit de la pratique normale lors des voyages en train en classe « affaires ». Il a ajouté que le Ministère avait tout de même approuvé une indemnité pour le repas du soir lors du voyage de retour des deux fonctionnaires s'estimant lésés. Ainsi, les fonctionnaires s'estimant lésés se sont fiés à l'approbation écrite de l'employeur et ont acheté un repas.
Exposé du Ministère
Le représentant du Ministère a maintenu que, lorsque la direction a approuvé l'AVA, les fonctionnaires s'estimant lésés n'avaient pas mentionné quelque exigence que ce soit liée à la prise d'un repas à une heure précise. Si les fonctionnaires s'estimant lésés avaient besoin d'une mesure d'adaptation, ils auraient dû en informer Via Rail ou la direction. Le fait que les fonctionnaires s'estimant lésés aient acheté un repas avant de monter à bord du train n'appuie pas l'argument selon lequel le poisson était la seule option, puisqu'avant le départ, ils n'en avaient aucune idée.
Les fonctionnaires s'estimant lésés avaient la responsabilité de soumettre leurs demandes de remboursement de frais de voyage et la documentation à l'appui après leur voyage, mais ils ne l'ont pas fait. Le représentant a également souligné que l'AVA ne constituait qu'une estimation et pouvait faire l'objet de modifications. Par conséquent, son approbation ne constitue pas une garantie de paiement.
Le représentant du Ministère a mentionné que l'approbation du remboursement pour une indemnité de repas entraînerait un gain personnel, puisque les fonctionnaires s'estimant lésés n'ont jamais assumé le coût du repas. En fait, ils ont acheté des croustilles et des noix pour le repas et le remboursement du plein montant constituerait un gain. De plus, les fonctionnaires s'estimant lésés savaient que le départ du train était prévu à 18 h 12 et que cela retardait nécessairement l'heure du repas du soir.
Décision du Comité exécutif
Les membres du Comité exécutif ont examiné le rapport du Comité des voyages en service commandé et ont accepté la conclusion selon laquelle les fonctionnaires s'estimant lésés ont été traités dans l'esprit de la Directive. Le Comité a noté que les fonctionnaires s'estimant lésés auraient dû présenter des reçus pour justifier leurs frais de repas ou présenter une déclaration. Par conséquent, les griefs sont rejetés.