le 7 février 2018
41.4.106
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé occupe un poste au Ministère X. Il a été touché par la fermeture du Lieu A en septembre 2013.
En avril 2012, le fonctionnaire s’estimant lésé a été informé de la fermeture imminente du pénitencier et que, par conséquent, il en serait affecté. Le 5 juillet 2012, à l’instar de bon nombre d’autres employés, le fonctionnaire s’estimant lésé a accepté une mutation dans un autre établissement de Ville Y (Lieu B) dont la date de début restait à déterminer. L’employeur a d’abord informé le personnel qu’une aide à la réinstallation serait offerte à ceux qui étaient admissibles; toutefois, peu de temps après, le ministère a revu sa position et a indiqué que les indemnités de réinstallation ne seraient pas accordées, puisque l’employeur jugeait que le lieu de travail des employés était la région de Ville Y. Cette décision a fait l’objet des griefs 41.4.56 et 41.4.62 (dont le fonctionnaire s’estimant lésé faisait partie) présentés au CNM, que le Comité exécutif a accueilli le 18 décembre 2013.
Après la fermeture du Lieu A (le 30 septembre 2013), le fonctionnaire s’estimant lésé a commencé à travailler de façon temporaire à Lieu C puisque la construction du Lieu B n’était pas terminée. Étant donné que Lieu C se trouvait à seulement cinq kilomètres du Lieu A, le fonctionnaire s’estimant lésé est demeuré dans sa résidence originale pendant ce temps. En février 2014, en préparation pour son nouvel emploi à Lieu B, le fonctionnaire s’estimant lésé s’est réinstallé plus près de celui-ci. En juin 2014, l’administration régionale a demandé à obtenir de plus amples renseignements sur le déménagement du fonctionnaire s’estimant lésé et en décembre 2014, le SCT a demandé à ce qu’on lui présente un dossier de réinstallation. Il est important de noter que le fonctionnaire s’estimant lésé n’a commencé à travailler à Lieu B qu’en décembre 2014. Le 7 juillet 2015, le responsable de programme du SCT a rejeté le dossier du fonctionnaire s’estimant lésé et ce dernier a présenté son grief le 4 août 2015.
Grief
Le fonctionnaire s’estimant lésé conteste la décision de l’employeur de refuser de lui verser des indemnités de réinstallation et fait valoir que cette décision va à l’encontre du but et de l’intention de la Directive sur la réinstallation.
Présentation de l’Agent négociateur
Le représentant de l’agent négociateur a indiqué que, peu de temps après l’annonce de la fermeture du Lieu A, deux assemblées du personnel ont été convoquées. Pendant ces assemblées, les employés ont été informés que ceux qui étaient mutés du Lieu A à un lieu de travail situé à plus de 40 km de leur lieu de résidence actuel seraient admissibles à recevoir une aide à la réinstallation à la demande de l’employeur. Après cette annonce, le 13 novembre 2012, le ministère a changé sa position et a indiqué qu’il considérait maintenant la région métropolitaine de recensement de Ville Y comme un seul lieu de travail et il a refusé l’aide à la réinstallation à tous les agents transférés du Lieu A à Lieu D, à Lieu B, à Lieu E ou à Lieu F. Le fonctionnaire s’estimant lésé était muté du Lieu A à Lieu B. Celui-ci a contesté cette décision et il a été informé que le CNM a accepté son grief le 22 janvier 2014 (41.4.56 et 62). À la date de la décision du CNM ou aux alentours de celle?ci, le fonctionnaire s’estimant lésé a décidé de vendre sa maison et de déménager plus près de son nouveau lieu de travail, le 28 février 2014. En juin 2014, le fonctionnaire s’estimant lésé a reçu un « addenda » à la lettre d’offre originale, dans lequel on l’informait du processus à suivre pour lancer une demande d’aide à la réinstallation. Le 1er décembre 2014, le ministère a informé le fonctionnaire s’estimant lésé que son dossier avait été placé en suspens en attendant l’approbation a posteriori du Conseil du Trésor. Afin d’obtenir une approbation, le ministère a préparé un seul dossier de réinstallation à l’appui de tous les fonctionnaires s’estimant lésés touchés par la décision relative à la région de Ville Y et a complété chaque cas en ajoutant des renseignements propres à chaque fonctionnaire. Le ministère présente le dossier de réinstallation du fonctionnaire s’estimant lésé, auquel il joint une recommandation d’approuver le remboursement de la totalité des frais de réinstallation. Toutefois, le 7 juillet 2015, trois ans après avoir choisi un nouveau lieu de travail, le responsable de programme du SCT rejette la demande du fonctionnaire s’estimant lésé au motif qu’aucune circonstance exceptionnelle justifiant la réinstallation du fonctionnaire s’estimant lésé avant qu’il ne reçoive une autorisation écrite de le faire n’a été présentée.
Le représentant de l’agent négociateur est d’avis que la décision de l’employeur de refuser d’autoriser a posteriori l’aide à la réinstallation ne respecte pas l’intention de la Directive et le principe de confiance. Informer le fonctionnaire s’estimant lésé qu’il recevra une aide à la réinstallation pour ensuite lui refuser après qu’il ait choisi son nouveau lieu de travail n’a rien d’équitable ni de raisonnable. D’un autre côté, il serait raisonnable que les gestionnaires ministériels acceptent d’accorder une aide après la réinstallation, vu l’interprétation erronée de la Directive faite par le ministère, qui a créé un retard de deux ans dans le processus.
Ce n’est pas l’employé qui n’a pas réussi à obtenir une autorisation préalable; c’est plutôt l’employeur qui n’a pas fourni l’autorisation préalable de manière appropriée. L’employé aurait obtenu une autorisation adéquate dès le début, n’eût été l’interprétation et l’utilisation erronées de la région de Ville Y. Selon l’un des principes généraux en relations de travail en ce qui concerne les décisions relatives aux griefs, le tiers partie devrait chercher à remettre le fonctionnaire s’estimant lésé dans la position où il se serait trouvé, n’eût été l’interprétation erronée de l’employeur. Par conséquent, le fonctionnaire s’estimant lésé aurait dû recevoir une aide à la réinstallation à la suite de la décision du CNM.
Ce cas présente des circonstances exceptionnelles, où l’employeur n’a pas interprété la Directive correctement. L’employeur a attendu plus de cinq mois après réception de la décision du CNM avant d’informer le fonctionnaire s’estimant lésé du processus qu’il devait suivre pour obtenir une aide à la réinstallation. Le fonctionnaire s’estimant lésé devait songer aux besoins de sa famille et se rapprocher de son nouveau lieu de travail. Conformément aux principes de la Directive, le responsable de programme devrait bénéficier d’une certaine marge de manœuvre en ce qui concerne l’autorisation a posteriori, étant donné que les retards étaient entièrement attribuables aux gestes de l’employeur. Il est injuste de refuser de lui verser des indemnités au motif qu’il n’a pas obtenu l’autorisation préalable, alors que c’est l’employeur qui a refusé de donner l’autorisation appropriée au moment de la réinstallation.
Présentation du Ministère
Le représentant du ministère est d’avis que le fonctionnaire s’estimant lésé s’est réinstallé avant d’obtenir l’autorisation écrite de le faire. Dans la première lettre d’offre du fonctionnaire s’estimant lésé, la date de début du nouvel emploi était indéterminée et il n’y avait aucune mention la réinstallation. Le fonctionnaire s’estimant lésé a signé et accepté la lettre d’offre en novembre 2012. En juin 2013, celui-ci a reçu une lettre l’informant que sa mutation entrerait en vigueur le 30 septembre 2013. Encore une fois, la réinstallation n’était pas mentionnée et le fonctionnaire s’estimant lésé l’a signée et acceptée le 18 octobre 2013. Même si des discussions avaient eu lieu sur la réinstallation, aucune offre de réinstallation officielle n’avait été présentée par écrit à ce moment.
Le Lieu A a fermé le 30 septembre 2013 et le Lieu B a été réinstallé temporairement à Lieu C (à 5,2 km du Lieu A) jusqu’à sa réinstallation définitive à Lieu B, en décembre 2014. Le fonctionnaire s’estimant lésé a déménagé en février 2014; la réinstallation n’avait pas été autorisée. Il est important de souligner que le fonctionnaire s’estimant lésé s’est réinstallé 36 km seulement plus près de son nouveau lieu de travail.
En juin 2014, le fonctionnaire s’estimant lésé a reçu un « addenda » à la lettre d’offre originale, l’informant qu’il pourrait être admissible à une aide à la réinstallation. Il a ensuite communiqué avec les Finances régionales au sujet de son droit à l’aide à la réinstallation. En date de cette présentation, le FSR n’avait pas ouvert de dossier sur la réinstallation du fonctionnaire s’estimant lésé.
En janvier 2015, un dossier de réinstallation dans lequel le ministère recommande l’autorisation a posteriori des frais de réinstallation a été présenté au responsable de programme. Le 7 juillet 2015, le responsable de programme du SCT a refusé la demande d’autorisation a posteriori et a indiqué qu’il n’avait trouvé aucune circonstance exceptionnelle justifiant la réinstallation de l’employé avant qu’il ne soit autorisé à le faire.
Le représentant du ministère est d’avis que le paragraphe 2.1.1 indique clairement que l’autorisation « est fournie à l’avance par écrit ». Le fonctionnaire s’estimant lésé n’avait pas l’autorisation écrite de procéder à sa réinstallation lorsqu’il a engagé les dépenses liées à la vente de sa maison et à son déménagement. En fait, l’employeur n’a donné son autorisation écrite qu’en juin 2014, environ quatre mois après le déménagement du fonctionnaire s’estimant lésé.
Les employés doivent, en vertu du paragraphe 2.2.2.2, « [obtenir] une autorisation écrite avant d’engager quelque dépense de réinstallation que ce soit » et, en vertu du paragraphe 2.2.2.1, lire la Directive et « consulte[r] le FSR avant d’entreprendre toute activité de réinstallation ». Le fonctionnaire s’estimant lésé ne s’est acquitté d’aucune de ces obligations. Les employés sont tenus de lire la Directive et d’obtenir des précisions s’il y a lieu. En entreprenant des activités de réinstallation sans autorisation écrite, le fonctionnaire s’estimant lésé a agi en sachant parfaitement qu’il ne serait pas admissible à recevoir des indemnités de réinstallation et, par conséquent, il doit en accepter les conséquences financières.
En ce qui concerne la question de l’autorisation a posteriori en vertu du paragraphe 2.1.1, le responsable de programme du SCT, qui a le pouvoir délégué dans cette affaire, a refusé la demande du fonctionnaire s’estimant lésé parce qu’il n’avait trouvé aucune circonstance exceptionnelle justifiant la réinstallation de l’employé avant qu’il ne soit autorisé à le faire.
La jurisprudence du CNM (41.4.22 et 41.4.105) confirme que le remboursement des dépenses justifiables et raisonnables doit être envisagé seulement une fois que la réinstallation est autorisée, et précise que cette autorisation doit être obtenue au préalable.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine le rapport du Comité sur la réinstallation et mentionne que ce dernier n’a pu parvenir à une entente quant à l’intention de la Directive. Le Comité exécutif, quant à lui conclut que l’employé a été traité conformément à l’intention de la Directive. Par conséquent, le grief est rejeté.