le 7 février 2018
41.4.119
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé travaille à Ministère X. Le 6 juin 2014, après avoir obtenu son diplôme du collège à Ville A, Province Y, il s’est immédiatement vu offrir un poste à Ville B, Province Z, avec tous les avantages liés à la réinstallation. Le dossier a été transféré à Brookfield le 9 juin 2014 et le fonctionnaire s’estimant lésé a pris l’avion pour Ville B le lendemain.
À son arrivé à Ville B, le fonctionnaire s’estimant lésé a eu de la difficulté à trouver un logement convenable et abordable dans le marché concurrentiel de Région D. Ses difficultés ont été exacerbées par le fait que son travail nécessitait qu’il parte pendant un mois sur deux. Durant les mois qui ont suivi, le fonctionnaire s’estimant lésé a élargi ses recherches sur un plus vaste territoire de Région E. Au cours de cette période et jusqu’à ce qu’il trouve une maison, il est resté chez un ami à Ville C, Province Z. Il a fait venir son véhicule automobile personnel (VAP) à cet endroit et durant ses recherches, il avait présenté une demande pour hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HPR et IFA) le 6 septembre 2014.
Initialement, l’employeur a rejeté la demande de paiement d’HPR et IFA, puisque le véhicule du fonctionnaire s’estimant lésé, qu’il a déclaré comme le total de ses effets mobiliers, lui a été livré le 26 juillet 2014. Cependant, le 20 mars 2015, après plusieurs échanges de courriels, le coordonnateur ministériel national a fini par approuver sa demande en accordant le paiement rétroactif de HPR et IFA pour une période de 60 jours à partir de la date de son arrivé (le 6 juin 2014) en fonction de la clause de réinstallation à court délai.
Le 22 mai 2015, le fonctionnaire s’estimant lésé a acheté une propriété à Ville C, Province Z, mais elle était occupée par un locataire. Conformément aux règlements de la Province Z, le locataire était admissible à un avis de deux mois avant de devoir quitter les lieux et, par conséquent, la date de clôture du fonctionnaire s’estimant lésé a été repoussée jusqu’en juillet 2015. Puisque le dossier du fonctionnaire s’estimant lésé a été ouvert le 9 juin 2014, il avait jusqu’au 9 juin 2015 pour se réinstaller complètement. Étant donné la situation liée au locataire et la date de clôture prévue, le fonctionnaire s’estimant lésé a présenté une demande de prolongation au responsable de programme au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
Le 9 juillet 2015, le SCT a refusé sa demande de prolongation sous prétexte que les problèmes concernant des locataires ne font pas partie des circonstances exceptionnelles. De plus, le responsable de programme a informé le coordonnateur ministériel national qu’il avait fait erreur en approuvant le paiement d’HPR et IFA après le fait, et parce que le paiement d’HPR et IFA doit être fait lorsqu’un employé est séparé de ses effets mobiliers, ce qui n’était pas le cas. Le fonctionnaire s’estimant lésé avait déjà précisé que son seul effet mobilier était son véhicule et il a été expédié un mois après son arrivée à destination. Par conséquent, sa demande visant une prolongation a été rejetée et le ministère souhaite recouvrer le paiement en trop d’HPR et IFA accordé au fonctionnaire s’estimant lésé.
Grief
Le fonctionnaire s’estimant lésé conteste la décision du SCT de lui refuser le droit au paiement d’HPR et IFA (malgré l’autorisation accordée antérieurement par le ministère), ainsi que sa décision de refuser sa demande de prolongation de la période d’un an pour la réinstallation.
Présentation de l’Agent négociateur
Le représentant de l’agent négociateur a précisé que le fonctionnaire s’estimant lésé avait tout fait correctement dans le cadre de sa réinstallation. Il a accepté le poste, communiqué avec le bureau avant la réinstallation, consulté Brookfield et le fournisseur de services de réinstallation (FSR), envoyé toute la documentation à temps et demandé une prolongation pour l’achat d’une résidence. Tout cela pour constater, un an plus tard, que l’employeur retire en grande partie ce qu’il avait approuvé et qu’il n’avait pratiquement pas droit au remboursement des frais de réinstallation. Selon le représentant de l’agent négociateur, ce grief comporte trois aspects :
- L’achat d’une résidence à Ville C plutôt qu’à Ville B, son nouveau lieu de travail : Le représentant a indiqué qu’une partie de la raison du refus d’accorder les avantages de la réinstallation au fonctionnaire s’estimant lésé était attribuable au fait qu’il n’avait pas acheté une résidence au même endroit que son nouveau lieu de travail. Cependant, lorsqu’il s’est adressé au conseiller en réinstallation, le fonctionnaire s’estimant lésé a mentionné franchement qu’il cherchait une résidence à l’extérieur de Ville B et son conseiller n’a mentionné à aucun moment que d’autres mesures étaient requises pour modifier son déménagement de Ville A, Province Y, à Ville B, Province Z. Le représentant soutient que la définition de la réinstallation ne précise pas à quelle distance de son nouveau lieu de travail un employé doit déménager, et qu’il faudrait surtout déterminer si l’employé avait déménagé 40 km plus près du nouveau lieu de travail. Dans ce cas, le fonctionnaire s’estimant lésé s’est rapproché de plus de 6 000 km de son nouveau lieu de travail.
- La demande de prolongation du délai d’un an pour la réinstallation : Le représentant a mentionné que le travail du fonctionnaire s’estimant lésé nécessitait qu’il voyage un mois sur deux. Par conséquent, contrairement à la plupart des fonctionnaires, le fonctionnaire s’estimant lésé n’avait que six mois sur les douze mois accordés pour organiser sa réinstallation. Le marché immobilier coûteux et concurrentiel en Province Z a affecté sur sa capacité de trouver une résidence convenable. Le fonctionnaire s’estimant lésé a fini par trouver une résidence convenable à Ville C, mais les lois qui régissent les droits des locataires ont retardé la date de clôture de son dossier au-delà de la période accordée d’un an. Par conséquent, on a fait valoir que ces conditions constituent des circonstances exceptionnelles et le responsable de programme du SCT a été déraisonnable en refusant la demande du fonctionnaire s’estimant lésé pour une période supplémentaire de trois mois. L’agent négociateur ajoute que si le marché immobilier constitue une circonstance exceptionnelle lorsqu’il est faible, la situation devrait être la même lorsque le marché immobilier est coûteux et agressif.
- Indemnités pour HPR et IFA : Le représentant a mentionné qu’en vertu de la clause de réinstallation à court délai, le coordonnateur ministériel national a approuvé la demande de paiement d’HPR et IFA du fonctionnaire s’estimant lésé pour une période de 60 jours. Cependant, à la suite du résultat de sa demande de prolongation au SCT, l’employeur tente maintenant de retirer les avantages qui avaient déjà été payés. La plupart des travailleurs de bureau auraient une période continue de 60 jours pour trouver une résidence. Cependant, le fonctionnaire s’estimant lésé n’a eu que 28 jours avant de partir et il n’a pas pu trouver une résidence durant cette période. Le fait que l’employeur s’appuie sur la date à laquelle le fonctionnaire s’estimant lésé a reçu ses effets mobiliers était attribuable à un malentendu. Bien qu’il soit vrai que le véhicule du fonctionnaire s’estimant lésé et les effets personnels qu’il a apportés dans l’avion étaient arrivés à destination, ses effets mobiliers étaient toujours à Ville A, Province Y, pendant qu’il cherchait un logement permanent. Comme il n’a pas réussi à trouver un logement permanent, il est resté séparé de ses effets mobiliers pendant toute la période de 60 jours et, par conséquent, il devrait avoir droit au paiement d’HPR et IFA pour cette période.
Le représentant de l’agent négociateur soutient que la Directive sur la réinstallation du CNM est rédigée pour les 90 pour cent et plus d’employés qui se rendent au travail chaque jour et qui ont habituellement accès à un ordinateur. Le fonctionnaire s’estimant lésé ne correspond pas à ce modèle. Par conséquent, il est important d’examiner au-delà des mots définitifs de la Directive et d’appliquer le principe de confiance et de souplesse, tout en respectant l’esprit de la Directive qui stipule que « […] il faut viser à réinstaller le fonctionnaire […] en veillant à ce que le processus engendre le moins possible de conséquences négatives pour le fonctionnaire […] ». Étant donné les exigences de travail du fonctionnaire s’estimant lésé, la difficulté du marché immobilier et les lois qui régissent les droits des locataires dans la province, le fonctionnaire s’estimant lésé devrait avoir droit à la pleine période de 60 jours de paiements d’HPR et IFA et sa demande de prolongation devrait être approuvée.
Présentation du Ministère
La position du représentant du ministère est que ce grief ne comporte que deux aspects, puisque la réinstallation à Ville C plutôt qu’à Ville B ne constituait pas un facteur dans leur décision. Le refus de la demande de remboursement des frais liés à l’achat de sa nouvelle résidence à Ville C était attribuable à l’échéance, et non à l’emplacement. Par conséquent, les seules questions à examiner sont la prolongation demandée et le refus des paiements d’HPR et IFA.
- La demande visant à prolonger la période d’un an pour la réinstallation : Le responsable de programme du SCT qui a refusé la demande de prolongation a indiqué que le fonctionnaire s’estimant lésé n’avait pas tenté d’entreprendre un déménagement porte-à-porte et que rien dans le dossier d’analyse ne faisait état de circonstances exceptionnelles. Bien que le marché immobilier soit concurrentiel, le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas montré qu’il avait déployé des efforts considérables pour composer avec ces difficultés et n’a pas prouvé qu’il cherchait activement une propriété, puisqu’il a fait son voyage de recherche de maison cinq mois après son arrivée. De plus, une date de clôture de deux mois est normale et ne devrait pas être considérée comme une circonstance exceptionnelle. Le fonctionnaire s’estimant lésé a été informé à plusieurs reprises que la date de clôture devait précéder le 9 juin 2015 et il aurait dû en tenir compte. Bien que l’horaire de travail du fonctionnaire s’estimant lésé nécessite qu’il voyage 28 jours d’affilée, au cours de la période de réinstallation d’un an, il avait pris congé pour 2 embarquements et demi, ce qui représente 208 jours de congé au cours desquels il aurait pu chercher une nouvelle résidence.
- Indemnités pour HPR et IFA : Puisque les effets mobiliers du fonctionnaire s’estimant lésé ont été déménagés et que sa résidence d’origine a été vidée, à toutes fins pratiques, il était réinstallé, sauf peut-être en ce qui concerne les avantages de l’achat qui concernent l’achat d’une maison. Bien que le ministère ait reconnu qu’il s’agissait d’une réinstallation à court délai, cela n’entraînait aucune incidence sur sa capacité de se réinstaller, puisqu’il avait voyagé avec la majeure partie de ses effets mobiliers et confirme avoir reçu ses effets mobiliers le 26 juillet Au mieux, le fonctionnaire s’estimant lésé aurait dû se voir accorder un paiement d’HPR et IFA pour une période de 15 jours, et non 60 jours. De plus, le paragraphe 5.3.1 précise que le paiement d’HPR et IFA n’est pas automatique et nécessite une approbation préalable, approbation que le fonctionnaire s’estimant lésé n’avait pas obtenue. Par conséquent, tout frais encouru par le fonctionnaire s’estimant lésé n’ont pas été approuvé au préalable et la Directive sur la réinstallation ne prévoit aucun pouvoir permettant d’autoriser ces types d’allocations après coup. La décision du ministère d’autoriser le paiement d’HPR et IFA pour une période de 60 jours a été prise par erreur et l’alinéa 2.2.2.11 de la Directive sur la réinstallation stipule que :
2.2.2.11 À la fin de la réinstallation, si le fonctionnaire a reçu des fonds qui n’auraient pas dû lui être fournis, il doit les rembourser intégralement au FSR dès qu’il reçoit un avis à cet égard.
Par conséquent, le ministère est autorisé à recouvrer les fonds qui ont été fournis par erreur.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif prend en compte et se dit en accord avec le rapport du Comité sur la réinstallation qui a conclu que les questions en litige comportent deux volets. En ce qui concerne la demande de prolongation du délai, le Comité conclut que l’employé a été traité conformément à l’intention de la Directive sur la réinstallation du CNM, puisqu’il a eu amplement de temps pour se trouver un nouveau lieu de résidence au cours de la période prescrite d’un an. En ce qui a trait au remboursement des frais d’HPR et IFA, le Comité conclut que, à l’exception de la période au cours de laquelle l’employé voyageait, il avait droit au remboursement des frais d’HPR et IFA jusqu’au 26 juillet 2014, soit la date à laquelle il a repris possession de ses effets mobiliers. Par conséquent, le grief est accueilli dans la mesure évoquée ci?dessus.