le 11 octobre 2018
21.4.1104
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé est un travailleur de jour et son lieu de travail permanent se situe à Ville A, au Province Y. Il est un membre de l’équipe d’intervention mobile. Puisqu’il doit voyager régulièrement pour exécuter ses fonctions, il est visé par une autorisation générale de voyager. Le 3 décembre 2013, pendant ses heures normales de travail, le fonctionnaire s’estimant lésé a voyagé par automobile de son lieu de travail à Ville B et à Ville C, au Province Y, au titre d’un déplacement en service commandé. Le fonctionnaire s’estimant lésé est demeuré à Ville B pendant la nuit et est retourné à son lieu de travail le 4 décembre 2013, en arrivant à 10 h 30.
Le fonctionnaire s’estimant lésé a par la suite présenté une demande de remboursement des frais de déplacement, que le Ministère a approuvé, à l’exception de l’indemnité de repas pour le déjeuner le 4 décembre 2013. Le fonctionnaire s’estimant lésé a ensuite déposé un grief contre cette décision.
Grief
L’employé présente un grief contre la décision de lui refuser sa demande d’indemnité de repas pour le déjeuner le 4 décembre 2013. Il soutient que la décision de l’employeur viole le but, la portée et l’esprit de la Directive sur les voyages. Elle est également incompatible avec les six principes qui sous?tendent la Directive, soit la confiance, la souplesse, le respect, la valorisation des gens, la transparence et les pratiques de voyage modernes. La Directive énonce particulièrement qu’elle devrait être appliquée, sans toutefois s’y limiter, aux coûts, à la durée, à la commodité, à la sécurité et à l’accessibilité du voyage. Elle souligne également qu’il est important de tenir compte de la situation personnelle de l’employé lorsque la Directive est appliquée.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de l’agent négociateur a fait valoir que le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas été traité conformément à l’esprit de la Directive puisque la décision de l’employeur de ne pas lui rembourser ses frais de repas pour son déjeuner est incompatible avec les principes suivants de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte : la confiance, la souplesse et le respect.
Le matin du 4 décembre 2013, pendant que le fonctionnaire s’estimant lésé était toujours considéré être en voyage, son superviseur immédiat lui a ordonné de retourner à son lieu de travail pour travailler son quart à Ville A. Le fonctionnaire s’estimant lésé et son collègue ont quitté Ville B vers 9 h et sont arrivés à leur lieu de travail vers 10 h 30. Puisqu’il n’avait pas un déjeuner au travail ce jour?là parce qu’il n’avait pas anticipé être à son lieu de travail et en tenant compte des directives qu’il a obtenu de son employeur avant son départ, ainsi que du fait qu’il s’est réveillé dans une chambre d’hôtel ce matin-là où il était impossible de conserver ou de faire des repas, il a demandé l’indemnité de repas pour le déjeuner dans sa demande de remboursement des dépenses. Il s’agit de ce repas, le déjeuner que l’employeur refuse de rembourser au fonctionnaire s’estimant lésé.
En avril 2013, l’employeur a débattu cette même situation. Plusieurs surintendants ont exprimé leur opinion selon laquelle les employés devraient être remboursés pour les frais de repas lorsqu’ils doivent retourner directement à leur lieu de travail pour travailler leur quart de l’emplacement à l’extérieur de leur zone d’affectation après un voyage avec nuitée. L’employeur était donc au courant de la question et a exprimé la nécessité d’apporter un changement.
Selon la position de l’agent négociateur, le refus de l’employeur de payer le déjeuner lorsqu’un employé n’est plus considéré comme étant en déplacement ne constitue pas une violation de la Directive dans des circonstances normales. Toutefois, il ne s’agit pas de circonstances normales. L’employeur s’attendait à ce que le fonctionnaire s’estimant lésé retourne à son lieu de travail régulier pour travailler son quart même si son heure d’arrivée était avant sa période de repas. Pourtant, l’employeur n’a pas informé le fonctionnaire s’estimant lésé de se rendre d’abord chez?lui pour se préparer à son quart de travail. Si le fonctionnaire s’estimant lésé était retourné d’un voyage de nuit un jour qui était son jour de repos, il n’y aurait eu aucune attente à ce que l’employeur rembourse les frais de repas. Toutefois, dans cette situation, après avoir tenu compte des faits selon lesquels le fonctionnaire s’estimant lésé devait se rendre directement au travail après un voyage de nuit, un voyage ne comportant aucune date et aucune heure de retour au travail claires, il s’agit d’une circonstance inhabituelle et en raison de cela, le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas été traité conformément à l’esprit de la Directive.
Selon le représentant de l’agent négociateur, le caractère raisonnable doit être pris en considération. Une personne raisonnable, après avoir lu les principes de la Directive, et les piliers en fonction desquels la Directive a été élaborée, s’attendrait?elle à ce que l’employeur rembourse l’indemnité de repas dans ces circonstances inhabituelles. Le fonctionnaire s’estimant lésé n’avait aucune option pour un déjeuner parce que son retour attendu d’un voyage de nuit constituait une cible mobile. Le fonctionnaire s’estimant lésé a demandé à l’employeur de faire preuve de souplesse et de respect et que l’application de la Directive devrait être axée sur des considérations raisonnables.
L’agent négociateur est d’avis que le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas été traité conformément à l’esprit de la Directive.
Présentation du Ministère
Selon le Ministère, l’objectif déclaré de la Directive est « de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés ». Les dispositions de cette directive sont impératives et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n’ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel. » (le Ministère souligne)
Selon la position principale du représentant du Ministère, le fonctionnaire s’estimant lésé n’était pas en voyage en service commandé pendant la période visant le déjeuner le 4 décembre 2013. Le fonctionnaire s’estimant lésé n’était plus considéré être en déplacement, conformément à la définition prévue dans la directive, au moment où il est retourné dans sa zone d’affectation à 10 h 30 le 4 décembre 2013.
Le représentant du Ministère a fait référence au paragraphe 3.3.6 de la Directive sur les voyages qui indiquait que le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque repas pendant son déplacement. La Directive sur les voyages ne prévoit pas de manière substantive le remboursement des repas contigus à une période de voyage en service commandé. Le dictionnaire définit un déjeuner comme [traduction] « habituellement un léger repas, un pris au milieu de la journée ». Selon l’horaire de travail du fonctionnaire s’estimant lésé pour le jour en litige, le milieu de son jour de travail aurait été près de midi (12 h). Selon la position de l’employeur, même les principes de la Directive et une interprétation plus générale de l’ensemble de la Directive ne permettraient pas le remboursement de ladite indemnité de repas dans le cas du fonctionnaire s’estimant lésé. De plus, il n’y a aucun reçu supportant les dépenses engagées ou même une discussion ayant été tenue au sujet des dispositions qu’il a dû prendre ce jour?là. De plus, aucun élément de preuve ni aucune discussion avec la direction n’a été présenté pour suggérer qu’il avait des besoins nutritionnels spéciaux ou une raison pour prendre des mesures d’adaptation qui exigent qu’il prépare son déjeuner chez?lui. Si le fonctionnaire s’estimant lésé avait une préoccupation quant à la gestion de son temps et à son horaire de travail, il aurait pu en avoir discuté avec la direction.
De plus, le représentant de l’employeur a soutenu qu’il est tout à fait normal de s’attendre qu’un voyage en service commandé perturbera les routines régulières d’un employé et dans cette affaire particulière, en ce qui concerne les repas. Il incombe aux employés de se préparer et de soulever toute question qu’ils ont au sujet des situations de voyages qui pourraient toucher leurs besoins personnels. Le fonctionnaire s’estimant lésé voyage souvent en service commandé et il aurait pu avoir anticipé une situation où il n’aurait pas un repas préparé au préalable dès son arrivée au lieu de travail.
Tous les employés du Ministère ont accès à un outil intranet qui contient les renseignements qui guident les voyages en service commandé. Il est encore une fois énoncé dans cet outil que l’employé peut demander l’indemnité de repas s’il est considéré être en déplacement au moment où le repas serait habituellement pris ou au moment où il serait raisonnable de prendre un repas. Les renseignements de l’outil intranet validés par l’équipe des finances du Ministère indiquent que le fonctionnaire s’estimant lésé aurait été au courant du fait qu’il aurait été admissible au remboursement de l’indemnité de repas pour son déjeuner pendant qu’il était considéré être en voyage en service commandé uniquement si son heure d’arrivée aurait été après 13 h.
L’employeur estime que le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité conformément à l’esprit de la Directive.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité des voyages en service commandé et a souligné qu’il ne pouvait pas parvenir à un accord sur l’esprit de la Directive. Le Comité exécutif n’était pas non plus en mesure de parvenir à un consensus. Par conséquent, le Comité est dans une impasse.