le 20 mars 2019
25.4.176
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé a été muté de Ville A, au Pays F, à Ville B, au Pays G, à compter du 7 août 2017. Avant le début de l’affectation du fonctionnaire s’estimant lésé, son époux et lui ont cherché en ligne des maisons et ont ensuite effectué un voyage à la recherche d’un logement (VRL) à Ville B.
Le VRL a été demandé au moyen d’un formulaire d’admissibilité au VRL et il a été approuvé par un conseiller à la clientèle des DSE le 22 juin 2017. Le 23 juin 2017, le fonctionnaire s’estimant lésé, son époux et un assistant à la réinstallation à Ville B ont échangé des courriels à propos d’une propriété qui les intéressait. Le fonctionnaire s’estimant lésé a reçu son formulaire de confirmation d’affectation (FCA) le 30 juin 2017 et a effectué son VRL du 9 au 13 juillet 2017. Le 24 juillet 2017, le fonctionnaire s’estimant lésé a présenté sa demande de remboursement des frais du VRL.
Le ministère a demandé des précisions au fonctionnaire s’estimant lésé sur divers aspects de la demande (c.-à-d. les coûts d’hébergement, le plan de voyage, etc.). Le fonctionnaire s’estimant lésé a répondu aux préoccupations du ministère; cependant, le 17 novembre 2017, sa demande de remboursement des frais de VRL a finalement été rejetée.
Grief
L’employé conteste le refus du Ministère X de rembourser, conformément à la DSE 15.28, les dépenses qu’il a engagées en raison d’un voyage à la recherche d’un logement (VRL) effectué à Ville B au Pays G en juillet 2017.
Présentation de l’agent négociateur
Selon le représentant de l’agent négociateur, le fonctionnaire s’estimant lésé a entrepris un VRL préapprouvé et a fourni la documentation à l’appui de son VRL. Les frais qu’il a engagés pour ce voyage devraient donc lui être remboursés.
Bien que le fonctionnaire s’estimant lésé ait reçu l’approbation pour un billet d’avion aller-retour, le représentant indique que le fonctionnaire s’estimant lésé a choisi de louer un véhicule pour se rendre à Ville B, ce choix étant plus économique. Bien que cela n’ait pas été préapprouvé, la Directive permet de réclamer les frais de location de voiture.
En ce qui concerne le tarif d’hébergement par nuit, le représentant indique que les montants préapprouvés n’étaient que des estimations et ne devraient pas être considérés comme des maximums. Le fonctionnaire s’estimant lésé a dû faire face à une disponibilité limitée puisqu’il réservait à la dernière minute, en partie à cause des retards pour recevoir son FCA. La disponibilité était en outre limitée compte tenu de la saison des vacances, où l’hébergement fait l’objet d’une forte demande. Le représentant a fait valoir que ces facteurs devraient être pris en compte pour déterminer le tarif d’hébergement approprié.
En ce qui concerne la position de l’employeur selon laquelle le fonctionnaire s’estimant lésé avait déjà choisi une résidence avant son VRL, le représentant a soutenu que les recherches en ligne du fonctionnaire s’estimant lésé et le classement de résidences potentielles n’annulaient pas la nécessité d’un VRL. Le représentant a fait valoir que les recherches en ligne sont une pratique courante et que le Guide de recherche de logement et de réinstallation encourage en fait les employés à utiliser des outils de recherche de logement en ligne avant d’entreprendre un VRL. En outre, les options préférées peuvent être modifiées à la suite d’évaluations en personne et de changements soudains de la disponibilité.
L’argument de l’employeur selon lequel le voyage du fonctionnaire s’estimant lésé visait simplement à faciliter la clôture du bail pourrait être fondé sur une série de courriels échangés entre le fonctionnaire s’estimant lésé, son époux et le ministère. Cependant, le représentant a souligné que certains de ces échanges avaient eu lieu avant même que le fonctionnaire s’estimant lésé reçoive son FCA et bien après l’approbation de son VRL. De plus, la correspondance confirme que le fonctionnaire s’estimant lésé envisageait toujours d’autres maisons et qu’il a par la suite fourni une liste des 14 autres propriétés qu’il a visitées au cours de son VRL.
Il convient de noter qu’avant d’effectuer son VRL, le fonctionnaire s’estimant lésé avait présenté une demande d’opter pour un plafond de loyer plus élevé de deux niveaux. Le ministère était en train d’examiner cette demande jusqu’au dernier jour du VRL du fonctionnaire s’estimant lésé. Compte tenu de l’incertitude entourant sa demande d’opter pour un plafond plus élevé, le fonctionnaire s’estimant lésé a également présenté une demande de location pour un autre logement. Bien que la demande d’opter pour un plafond plus élevé ait finalement été refusée, le fonctionnaire s’estimant lésé a pu négocier le loyer de son unité préférée dans les limites de son plafond de loyer et a officiellement réservé sa résidence le 15 juillet 2017.
Bien que le ministère ait entièrement rejeté la réclamation du plaignant au motif que celui-ci n’était pas en quête de logement, le représentant de l’agent négociateur a fait valoir que, compte tenu des variables décrites ci-dessus, des pièces justificatives validant son voyage et de l’approbation préalable du ministère pour ledit voyage, le fonctionnaire s’estimant lésé devrait obtenir le remboursement des frais de son VRL.
Présentation du ministère
Selon le représentant du ministère, un VRL n’est pas un droit et les employés doivent rechercher activement un logement. Compte tenu de la séquence des événements, il affirme que le fonctionnaire s’estimant lésé ne cherchait pas activement et que le but de sa visite était de faciliter la signature du bail.
Le représentant du ministère indique que le fonctionnaire s’estimant lésé et son épouse ont exprimé leur intérêt à signer un bail pour la propriété en question dès le 23 juin 2017. Les 3 et 7 juillet 2017, la Mission a participé à l’examen d’un projet de bail de la propriété, à la gestion des demandes de renseignements de l’agent immobilier concernant les modalités de paiement et les clauses diplomatiques, ainsi qu’à la fourniture de formulaires de renseignements bancaires. Un jour après leur arrivée pour le VRL, le fonctionnaire s’estimant lésé et son époux ont contacté la Mission pour l’informer qu’ils avaient rencontré les propriétaires du logement qui les intéressait, qu’ils souhaitaient passer à la finalisation du bail et qu’ils enverraient un bail provisoire avec des montants de loyer à préparer pour être signé.
Compte tenu du calendrier, il est difficile pour le ministère de croire que le fonctionnaire s’estimant lésé avait soigneusement et minutieusement inspecté des logements dans le cadre de son VRL.
Le représentant du ministère a également indiqué qu’il avait contacté la Mission pour passer en revue la liste des logements que le fonctionnaire s’estimant lésé prétend avoir visités au cours de son VRL; à l’exception de trois propriétés, les autres n’avaient aucune inscription de location ou n’ont pas été inscrites pour être louées pendant le mois approprié.
Un VRL n’est pas un droit; puisque le fonctionnaire s’estimant avait déjà désigné une maison, il ne peut être démontré que son VRL était rentable. Par conséquent, le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité conformément à l’intention des Directives sur le service extérieur.
Lorsqu’on lui a demandé pourquoi le VRL du fonctionnaire s’estimant lésé n’avait pas été effectué du lieu de travail actuel (Ville A) au nouveau lieu de travail (Ville B), conformément à l’alinéa 15.28.1a), le représentant a indiqué que le fonctionnaire s’estimant lésé avait reçu l’autorisation exceptionnelle de voyager à partir du QG (Ville C).
Décision du Comité exécutif
Les membres du Comité exécutif ont examiné et approuvé le rapport du Comité des Directives sur le service extérieur qui a conclu que le fonctionnaire n’avait pas été traité conformément à l’esprit de la DSE 15. Il est souligné que le fonctionnaire réunissait toutes les conditions d’un VRL, dans la mesure où il avait obtenu l’autorisation, se rendait au nouveau poste et devait trouver un logement. Étant entendu que l’itinéraire approuvé était celui de Ville C/Ville B/Ville C, le fonctionnaire devrait se voir rembourser les dépenses admissibles en vertu de la DSE 15.28. Par conséquent, le grief est accueilli.