le 30 January 2019
21.4.1117
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé (le « fonctionnaire »), basé à Ville A (Province X), a suivi une formation à Ville B du 14 mars au 5 avril 2007. Avant de suivre la formation, il avait reçu un « Guide d’information préalable à la formation » dans lequel il était indiqué que le petit-déjeuner serait fourni par l’hôtel et que certains déjeuners et dîners seraient également fournis au centre de formation. Il a été noté que les participants pourraient acheter le petit-déjeuner au lieu du repas fourni par l’hôtel et qu’un remboursement serait effectué sur présentation des reçus. Le fonctionnaire a également reçu une avance de voyage de 3 300 $.
À son retour, le fonctionnaire a présenté deux demandes de remboursement de frais de voyage, une pour chaque année fiscale visée, qui comprenaient 23 indemnités pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner, ainsi que des indemnités quotidiennes pour frais accessoires. Le fonctionnaire affirme avoir remis des reçus à l’adjoint administratif de son unité aux fins de traitement avec la demande de remboursement. Les parties ne sont pas d’accord sur la question de savoir si des reçus ont été fournis et, dans l’affirmative, ce qu’ils sont devenus. Les demandes totalisant 4 292,85 $ ont été traitées et un paiement de 992,85 $ a été versé au fonctionnaire. Cela représentait la différence entre le montant réclamé et l’avance de voyage. Le service des finances a ensuite vérifié les demandes de remboursement des frais de voyage et rejeté les demandes de remboursement du petit-déjeuner (294,50 $), aucun reçu n’ayant été fourni. Onze (11) demandes de remboursement du déjeuner ont également été refusées (134,15 $), car les repas étaient fournis à ces occasions. En conséquence, il a été déterminé que le fonctionnaire avait reçu un trop-payé de 428,65 $.
Grief
Le fonctionnaire a déposé un grief pour violation de la Directive sur les voyages par la direction.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de l’agent négociateur a indiqué que le fonctionnaire avait présenté deux demandes de remboursement de frais de voyage pour son voyage de 23 jours le 24 avril 2007, puisque la période s’étendait sur deux années fiscales. Les demandes de remboursement incluaient 23 indemnités de petit-déjeuner, déjeuner et dîner, ainsi que des indemnités quotidiennes pour les faux frais. Le 26 avril 2007, les demandes ont été traitées pour le paiement. Le même jour, le coordonnateur du programme du fonctionnaire a envoyé un courriel au fonctionnaire indiquant qu’un certain nombre de déjeuners avaient été offerts dans le cadre du programme de formation et que, comme indiqué dans le guide d’information préalable à la formation, le ministère n’accepterait pas les frais de petit-déjeuner sans reçus. Pour cette raison, le fonctionnaire était tenu de rembourser le trop-payé.
Le 20 septembre 2007, le ministère a reçu un chèque du fonctionnaire pour une partie du montant, 134,15 $, le montant pour les déjeuners en question. Le représentant de l’agent négociateur a attesté que le fonctionnaire n’avait pas versé le montant restant du trop-payé, car il était catégorique sur le fait qu’il avait remis des reçus à l’adjoint administratif chargé de compléter la demande de remboursement de frais de voyage. Une fois le paiement effectué, le fonctionnaire a détruit les reçus.
Le représentant de l’agent négociateur a fait remarquer que le 15 octobre 2007, le fonctionnaire avait demandé de présenter une déclaration de reçu perdu pour couvrir les indemnités de petit-déjeuner ou déposer un grief. Le ministère a rejeté la demande de soumettre une déclaration, estimant que des pièces justificatives étaient clairement requises, que le fonctionnaire n’avait pas confirmé ces informations avant de présenter sa demande de remboursement de frais de voyage et qu’il avait eu tort de reconnaître qu’il avait réclamé les indemnités de déjeuner en violation de la politique. Compte tenu de cela, le ministère a retourné le chèque au fonctionnaire et a saisi son salaire pour le plein montant du trop-payé.
Le représentant de l’agent négociateur soutient que le grief en question ne concerne pas les sommes dues, mais plutôt le fait que le plaignant est catégorique : il a présenté des reçus pour les dépenses payées de sa poche et est pénalisé pour sa culpabilité en ce qui concerne les déjeuners. Le fonctionnaire aurait dû être autorisé à soumettre une déclaration de reçu perdu. Par conséquent, le représentant a demandé que le grief soit accueilli.
Présentation du ministère
Le représentant du ministère a déclaré que le fonctionnaire a été bien informé à l’avance de son voyage que les dépenses supplémentaires du petit-déjeuner nécessitaient la présentation de reçus pour pouvoir être remboursées.
L’adjoint administratif en question a déclaré qu’il n’exigerait normalement pas que le fonctionnaire présente des reçus pour les repas à moins que le voyageur reçoive une instruction contraire au paragraphe 3.3.9 de la Directive sur les voyages. Le représentant du ministère a fait remarquer que l’adjoint administratif était d’avis qu’il incombait au voyageur de lui communiquer cette information afin qu’il puisse compléter la demande de remboursement de dépenses de voyage, sinon il n’aurait pas su qu’il devait accepter les reçus et aurait réclamé tous les repas conformément à l’Appendice C de la Directive.
Le représentant du ministère a affirmé qu’il était possible que le fonctionnaire ait fourni les reçus, mais n’en ait pas informé l’adjoint administratif. Par conséquent, la demande de remboursement a été traitée de manière à inclure toutes les indemnités pour les 23 jours en question. Le représentant du ministère a en outre noté que le fonctionnaire, de son propre chef, avait déclaré qu’il était responsable de la destruction des reçus quelque temps après juin 2007, date à laquelle il avait été mis au courant pour la première fois du trop-payé.
Le représentant du ministère a fait valoir que le fonctionnaire était au courant en juin 2007 que ses demandes de remboursement pour le petit-déjeuner avaient été rejetées. Il lui incombait de s’assurer qu’il répondait aux critères nécessaires pour recevoir le remboursement des dépenses présumées payées de sa poche. Le fonctionnaire a plutôt signé des formulaires de demande de remboursement de voyage inexact; il lui incombait de vérifier que ce qui était réclamé était correct. De plus, le fonctionnaire n’a pas soumis d’autodéclaration. Par conséquent, le représentant du ministère a la prérogative de conclure que le fonctionnaire a été traité conformément à l’esprit de la Directive et que, par conséquent, le grief devrait être rejeté.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine le rapport du Comité des voyages en service commandé et en accepte la conclusion selon laquelle le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité selon l’esprit de la Directive sur les voyages. Il est précisé que les repas étaient fournis au centre de formation et que, conformément au paragraphe 3.3.9, il incombe au voyageur de conserver ses reçus. Le grief est par conséquent rejeté.