le 19 juin 2019
25.4.175
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé travaille chez Ministère X et a accepté une affectation de 36 mois à Ville A, en Pays G. Sa confirmation d’affectation à l’étranger (CAE) a été émise le 27 février 2017, avec une date d’arrivée prévue en juillet 2017. Le 22 mars 2017, le fonctionnaire s’estimant lésé a reçu une CAE modifiée avec une date d’arrivée prévue en août 2017.
Le 16 mai 2017, l’affectation du fonctionnaire s’estimant lésé a été annulée en raison d’un problème de santé qui avait une incidence sur sa capacité de voyager au poste. À la suite de l’annulation, le fonctionnaire s’estimant lésé a demandé son Indemnité de faux frais de réinstallation, conformément à la DSE 15.29, étant donné qu’il avait déjà encouru des frais en préparation pour sa réinstallation. Le 13 octobre 2017, après un examen avec la direction, on a informé le fonctionnaire s’estimant lésé qu’afin que le ministère rembourse les frais en vertu de la DSE 15.29, il doit démontrer que les frais encourus étaient liés à la réinstallation et fournir des preuves que des frais ont été encourus. Le 8 novembre 2017, l’agent négociateur du fonctionnaire s’estimant lésé a entamé une discussion informelle avec le ministère, expliquant qu’au moment de la réception de sa CAE, le fonctionnaire s’estimant lésé a encouru différents frais, mais n’a pas gardé de reçu étant donné que les reçus ne sont pas nécessaires pour les faux frais de réinstallation. En réponse, le ministère a indiqué que bien que l’Indemnité de faux frais de réinstallation ne soit pas redevable, dans cette affaire, elle n’avait pas encore été émise au fonctionnaire s’estimant lésé avant l’annulation de son affectation. Malgré le calendrier des événements, le ministère a indiqué qu’il rembourserait les frais encourus, si les reçus sont fournis.
Grief
Le fonctionnaire s’estimant lésé présente un grief contre le refus par Ministère X d’autoriser la totalité de l’Indemnité de faux frais de réinstallation conformément à la DSE 15.29.
Présentation de l’agent négociateur
La position du représentant de l’agent négociateur est qu’en vertu de la DSE 15.29, le fonctionnaire s’estimant lésé n’a aucune obligation de fournir des reçus pour les dépenses encourues avant l’annulation de son poste. Il est soutenu que dans des circonstances habituelles, le fonctionnaire s’estimant lésé n’aurait pas été tenue de fournir des reçus et par conséquent qu’il devrait recevoir la totalité de l’Indemnité des faux frais de réinstallation.
Le représentant est d’accord avec la réponse de l’ALM renvoyant à la DSE 3, qui stipule que l’employeur est responsable de corriger une injustice subie par un employé à la suite de l’annulation d’une affectation. Toutefois, il est soutenu que les reçus et d’autres documents à l’appui ne devraient pas être exigés pour que le ministère corrige l’injustice. La DSE 3 n’indique pas que les directives peuvent s’appliquer dans un format modifié qui convient à l’employeur lorsque l’affectation d’un employé est annulée. En outre, même si la DSE 3 était interprétée selon la réponse au deuxième palier, le représentant soutient que le principe juridique de lex specialis devrait s’appliquer, de façon à ce que le libellé très précis de la DSE 15.29.1 ait préséance sur le libellé général contenu dans la DSE 3.
Contrairement à l’examen de la direction, la date du 22 mars 2017, indiquée sur le formulaire d’annulation de l’affectation, était une erreur. La fonctionnaire a en fait reçu l’avis d’annulation le 16 mai 2017. Le délai entre l’émission de la CAE originale et l’avis que son affectation était annulée était de trois (3) mois plutôt que trois (3) semaines. À la lumière de cette erreur et vu le libellé de la DSE 15.29.1, le représentant soutient que le fonctionnaire s’estimant lésé devrait recevoir la totalité de l’Indemnité de faux frais de réinstallation sans être tenue de fournir des reçus.
Présentation du ministère
Le représentant du ministère ne nie pas que la DSE 15.29 stipule que les reçus ne sont pas exigés; toutefois, le pouvoir d’autoriser l’Indemnité de faux frais de réinstallation après l’annulation d’une affectation relève de la DSE 3.7. L’intention de la DSE 3.7 est de corriger une situation qui autrement constituerait une injustice flagrante pour le fonctionnaire du fait de l’annulation et pour ce faire, le ministère soutient qu’il est nécessaire de présenter des documents à l’appui. Rien dans la DSE 3.7 n’empêche l’employeur de demander des documents afin de décider si un fonctionnaire a été victime d’une injustice ou de s’assurer que les dépenses sont justifiées avant de fournir un remboursement.
Le fonctionnaire s’estimant lésé a déjà décrit les frais qu’il a encourus en préparation de son affectation (p. ex., des guides de Ville A, des cours de langue pour ses enfants, l’annulation de certaines adhésions, etc.) et le ministère a fait preuve de flexibilité et de bonne volonté pour corriger ces injustices à condition que le remboursement puisse être justifié au moyen de documents tels que des reçus ou des états financiers. Le représentant du ministère indique au Comité qu’une déclaration solennelle aurait pu être envisagée, mais qu’on ne l’a pas proposé au fonctionnaire s’estimant lésé.
En outre, bien que l’intention de la DSE 15.29 - Indemnité de faux frais de réinstallation est de couvrir les frais qui sont directement et entièrement attribuables à la réinstallation, il est souligné que le fonctionnaire s’estimant lésé ne s’est jamais réinstallé. Une fois de plus, le ministère est prêt et continue de proposer de corriger toute injustice ou tout frais encourus à la suite de la préparation du fonctionnaire s’estimant lésé à l’affectation; toutefois, le ministère exige des documents avant d’effectuer le paiement des frais véritables qui étaient directement et entièrement attribuables à la réinstallation.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif examine et approuve le rapport du Comité des directives sur le service extérieur qui conclut que le fonctionnaire s’estimant lésé avait été traité conformément au paragraphe 15.29 des DSE, de sorte qu’il n’est pas admissible à recevoir le montant total de l’IFFR, étant donné qu’aucune réinstallation n’a eu lieu. Par conséquent, le grief est rejeté.
Le Comité exécutif souligne que le ministère a déterminé correctement qu’il peut autoriser l’application de la DSE 15 – Réinstallation, y compris une indemnité pour l’IFFR, afin de fournir une aide supplémentaire nécessaire pour rectifier ce qui pourrait constituer une injustice flagrante à l’égard de l’employé à la suite de l’annulation de l’affectation. Par conséquent, l’employé doit fournir suffisamment d’information à l’administrateur général, comme les reçus, une déclaration ou autre, pour que celui?ci puisse établir le montant de l’indemnité qui rectifierait toute injustice flagrante à l’égard de l’employé.