le 27 novembre 2019
21.4.1120
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé, un employé à Lieu A, était un membre de l’équipe d’intervention en cas d’urgence (EIU). Le renouvellement de la certification de l’EIU a lieu chaque année. En 2016, le renouvellement s’est déroulé sur une période de dix (10) jours, entre le 19 septembre et le 30 septembre 2016 inclusivement. Le centre de formation se trouvait à plus de 16 kilomètres (km) du lieu de travail assigné du fonctionnaire s’estimant lésé.
L’employeur a précisé que Lieu A avait conclu une entente verbale selon laquelle il paierait les demandes de remboursement des frais de déplacement de quatre (4) employés afin qu’ils puissent utiliser leur véhicule particulier pour se rendre au centre de formation chacune des journées en question. Le chef de l’EIU serait chargé de déterminer les quatre (4) membres du personnel dont le kilométrage serait remboursé. Des camionnettes du Ministère ont été mises à la disposition des autres membres de l’équipe pour le déplacement du lieu de travail au centre de formation. Le fonctionnaire s’estimant lésé a utilisé son véhicule particulier pour se rendre au centre de formation chacune des journées en question.
Le 11 octobre 2016, après la formation, le fonctionnaire s’estimant lésé a présenté une demande de remboursement des frais de déplacement s’élevant à 319,06 $ pour l’utilisation de son véhicule particulier. Le 25 octobre 2016, la demande de remboursement des frais de déplacement a été rejetée.
Grief
Le fonctionnaire s’estimant lésé conteste la décision de la direction de rejeter le remboursement de son kilométrage du 19 septembre au 30 septembre 2016, alors qu’il était à l’extérieur de son lieu de travail pour le renouvellement annuel de la certification de l’EIU.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de la partie syndicale estime que le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas été traité conformément à l’esprit de la Directive sur les voyages. Le lieu de la formation était situé à environ 40 km du Lieu A. Le chef de l’EIU a confirmé verbalement au représentant de la partie syndicale qu’une entente officieuse était bel et bien en place afin de permettre à tous les membres de l’EIU d’utiliser leur véhicule particulier pour se rendre au centre de formation. Selon la justification fournie, si les employés qui vivent à proximité du centre de formation devaient d’abord se présenter à Lieu A, cela entraînerait une perte de temps de formation et les membres de l’EIU qui participent à la formation n’atteindraient pas suffisamment d’heures de formation pour être admissibles au renouvellement de la certification. Le représentant de la partie syndicale précise que cette entente veillait également à ce que le ministère n’ait pas à assumer de coûts liés à des heures supplémentaires attribuables aux déplacements pour se rendre au centre de formation et en revenir.
Le représentant de la partie syndicale déclare que le chef de l’EIU a précisé que deux camionnettes du ministère avaient bel et bien été mises à la disposition du personnel aux fins de la formation, mais que ces camionnettes étaient remplies d’équipement à utiliser durant les séances de formation. Par conséquent, il n’y avait de l’espace que pour les chauffeurs des deux camionnettes du ministère.
Compte tenu des circonstances, et du fait que cette entente officieuse était en place depuis au moins 2010, le représentant de la partie syndicale soutient qu’il est raisonnable que le kilométrage des employés qui devaient utiliser leur véhicule particulier pour participer à la formation soit remboursé. Par conséquent, le représentant de la partie syndicale estime que le grief doit être accueilli.
Le Comité soulève certaines questions qui nécessitent des précisions, notamment les questions de savoir si l’on s’attendait à ce que les employés fassent du covoiturage, si quatre (4) employés avaient bel et bien obtenu l’autorisation préalable d’utiliser leur véhicule particulier, et s’il y avait un document écrit confirmant l’entente officieuse qui avait été mise en place. Le représentant de la partie syndicale n’est pas en mesure de confirmer les réponses à ces questions.
Présentation du ministère
Le représentant de la partie patronale soutient que le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité conformément à l’esprit de la Directive. Il précise que la direction avait déjà mis en place un système de mise en disponibilité de camionnettes du ministère afin que les membres de l’EIU voyagent ensemble pour se rendre au centre de formation. Puisque le fonctionnaire s’estimant lésé a choisi d’utiliser son véhicule particulier sans en avoir obtenu l’autorisation au préalable, le taux par kilomètre lui a été refusé.
Le représentant de la partie patronale s’appuie sur le paragraphe 1.1.2 de la Directive qui fait allusion à l’exigence d’obtenir une autorisation préalable. Il précise que le véhicule du fonctionnaire s’estimant lésé n’était pas identifié à l’avance aux fins d’utilisation et qu’aucune demande d’autorisation n’avait été demandée au chef de l’EIU. Bien que le paragraphe 1.1.2 de la Directive prévoit qu’une autorisation postérieure puisse être approuvée par l’employeur dans des circonstances particulières, le représentant de la partie patronale indique qu’aucun renseignement justifiant qu’il s’agissait d’une situation particulière n’a été présenté. Le représentant de la partie patronale déclare que la demande de remboursement des frais de déplacement après les faits pourrait être interprétée comme un moyen de tenter de faire des gains personnels. Par conséquent, le représentant de la partie patronale estime que le grief devrait être rejeté.
Le Comité pose un certain nombre de questions de clarification, y compris les questions de savoir si les quatre (4) véhicules particuliers approuvés au préalable devaient servir au covoiturage, si quatre (4) employés avaient bel et bien obtenu l’autorisation d’utiliser leur véhicule particulier, si le fonctionnaire s’estimant lésé a demandé d’utiliser son véhicule particulier avant le début de la formation, si des demandes de remboursement des frais de déplacement ont été présentées par d’autres participants à la formation après les faits, et si le fonctionnaire s’estimant lésé a pris d’autres participants dans son véhicule particulier. Le représentant de la partie patronale n’est pas en mesure de confirmer les réponses à ces questions.
Décision du Comité exécutif
Les membres du Comité exécutif examinent et approuvent le rapport du Comité des voyages en service commandé, qui a conclu que le fonctionnaire s’estimant lésé avait été traité conformément à l’esprit de la Directive sur les voyages. Il est mentionné que l’employeur fournissait des véhicules appartenant à l’État à titre de moyen de transport pour se rendre et revenir de l’installation où avait lieu la formation. Le fonctionnaire s’estimant lésé a fait le choix personnel d’utiliser son véhicule particulier plutôt que le transport fourni par l’employeur. En outre, le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas obtenu l’autorisation préalable d’utiliser son véhicule particulier, conformément au paragraphe 1.1.2 de la Directive. Par conséquent, le grief est rejeté.