le 27 novembre 2019
21.4.1123
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé travaille à Ministère X. Du 28 septembre au 8 octobre 2017, le fonctionnaire s’estimant lésé était en déplacement en service commandé à Ville A, en Province F. Il est demeuré dans un hôtel qui offrait le petit déjeuner continental.
Le 27 septembre 2017, le fonctionnaire s’estimant lésé a envoyé un courriel à son superviseur pour demander l’indemnité de frais de petit déjeuner pour chaque journée passée à Ville A, car ses habitudes d’alimentation ne correspondent pas au repas fourni par l’hôtel. Le fonctionnaire s’estimant lésé a précisé qu’il ne déjeune pas dès qu’il se lève; il mange de nombreux repas tout au long de la journée. Il a ajouté que le repas offert ne correspond pas à la qualité des aliments qu’il consomme habituellement, lorsqu’il n’a pas à se déplacer. Le lendemain, soit le 28 septembre 2017, le superviseur a rejeté sa demande. Le 11 octobre 2017, le fonctionnaire s’estimant lésé a présenté sa demande de remboursement des frais de déplacement qui comprenait l’indemnité de frais de petit déjeuner liée aux journées en question. Le 12 octobre 2017, à la suite de la décision de la direction de refuser officiellement les indemnités de frais de petit déjeuner, le fonctionnaire s’estimant lésé a présenté un grief.
Grief
L’employé conteste le refus de l’employeur de lui verser les indemnités de frais de petit déjeuner pour la période du 28 septembre au 8 octobre 2017.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de la partie syndicale estime que le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas été traité conformément à l’esprit de la Directive sur les voyages. Bien qu’un petit déjeuner ait été fourni par l’hôtel, le représentant de la partie syndicale fait valoir que, puisque le fonctionnaire s’estimant lésé a travaillé plusieurs doubles quarts, ce qui ne lui laissait que sept heures pour dormir, manger et s’habiller pour le quart suivant, il n’est pas raisonnable que l’employeur s’attende à ce que le fonctionnaire s’estimant lésé diminue ses heures de sommeil pour éviter d’avoir à lui accorder l’indemnité de frais de petit déjeuner ou le montant dépensé en fonction des reçus pour compléter son petit déjeuner.
Le représentant de la partie syndicale fait référence au paragraphe 3.2.9 (la référence correcte devrait être 3.3.9) de la Directive, qui prévoit ce qui suit : « Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Lorsque le voyageur a déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisaient pas, les frais réels engagés, à l’exclusion des frais pour des boissons alcoolisées, seront remboursés sur présentation de reçus jusqu’à concurrence de l’indemnité de repas applicable. » Puisque le fonctionnaire s’estimant lésé a assumé des coûts pour compléter les repas fournis, en l’occurrence les petits déjeuners, le représentant de la partie syndicale soutient que, conformément au paragraphe 3.2.9 (3.3.9), les coûts réels assumés devraient être remboursés sur présentation de reçus ne dépassant pas l’indemnité de repas applicable. Le représentant de la partie syndicale met l’accent sur le fait que le mot « doit » et non « peut » est utilisé au paragraphe 3.2.9 (3.3.9), ce qui signifie que, si les conditions prévues à 3.2.9 (3.3.9) sont respectées, l’employeur doit rembourser le montant des reçus.
Le 22 juillet 2019, le fonctionnaire s’estimant lésé a présenté à l’employeur les reçus concernant les sommes payées de sa poche. Le représentant de la partie syndicale précise que l’employeur a refusé de rembourser les montants parce les reçus présentés n’étaient pas des reçus quotidiens.
Compte tenu de ce qui précède, le représentant de la partie syndicale demande que le grief soit accueilli et que l’indemnité de frais de petit déjeuner soit remboursée pour toutes les journées au cours desquelles le fonctionnaire s’estimant lésé devait travailler un double quart. Il est précisé que si le Comité n’est pas d’accord avec le remboursement des indemnités de frais de petit déjeuner, que le montant qui figure sur les reçus soit remboursé.
Présentation du ministère
Le représentant de la partie patronale estime que le fonctionnaire s’estimant lésé a été traité conformément à l’esprit de la Directive, car il a fait le choix personnel de ne pas prendre le petit déjeuner offert par l’hôtel où il demeurait. Le représentant de la partie patronale précise que l’employeur aurait remboursé le fonctionnaire s’estimant lésé s’il avait présenté des reçus pour les repas, mais qu’aucun reçu n’a été présenté avec la demande de remboursement des frais de déplacement ni lors des audiences de grief au premier et au deuxième palier. Le ministère a obtenu les reçus seulement le 22 juillet 2019, et ces reçus étaient de piètre qualité et certaines parties étaient illisibles.
Le représentant de la partie patronale renvoie le Comité à des affaires antérieures ayant créé un précédent, y compris 21.4.1034, 21.4.975 et 976, et 21.4.946. Compte tenu des circonstances et des précédents antérieurs, le représentant de la partie patronale demande que le grief soit rejeté.
Décision du Comité exécutif
Les membres du Comité exécutif examinent et approuvent le rapport du Comité des voyages en service commandé, qui a conclu que le fonctionnaire s’estimant lésé n’avait pas été traité conformément à l’esprit de la Directive sur les voyages, dans la mesure où les reçus sont jugés acceptables dans ce cas. Il est mentionné que la qualité des reçus présentés est douteuse. Par conséquent, les membres du Comité exécutif sont d’avis que les parties devraient examiner les reçus et établir les frais de petit-déjeuner que le fonctionnaire s’estimant lésé a payés de sa poche, conformément au paragraphe 3.3.9 de la Directive. À l’avenir, comme la qualité des reçus peut se détériorer au fil du temps, il est fortement recommandé que les reçus soient fournis au moment de la présentation de la demande de remboursement des frais de voyage. Par conséquent, le grief est accueilli dans la mesure qui est précisée.