le 3 février 2021
21.4.1114
Contexte
Les fonctionnaires s’estimant lésés sont des employés dont le lieu de travail permanent est Lieu A situé dans la Région G. En 2008, Lieu B, situé à environ 30 kilomètres de Lieu A, mais toujours à l’intérieur de la Région G, a ouvert ses portes. Entre 2008 et 2012, en raison des besoins opérationnels, il a été nécessaire de déployer du personnel supplémentaire à Lieu B. Par conséquent, l’employeur a indiqué qu’il a demandé aux employés de Lieu A si certains d’entre eux accepteraient une affectation à Lieu B.
Les fonctionnaires s’estimant lésés en question ont accepté des affectations pour diverses périodes entre 2008 et 2012. En 2008 et 2009, les conventions d’affectation stipulaient que les employés ne seraient pas en situation de déplacement pendant la durée de l’affectation. À partir de 2010, aucun libellé de ce type n’était inclus; toutefois, la direction a déclaré que les fonctionnaires s’estimant lésés ont été informés de leur changement de lieu de travail par courriel 30 jours avant leur affectation et que ceux qui n’en ont pas été informés avaient le droit de réclamer jusqu’à 60 jours de frais de déplacement au début de leur affectation.
En 2012, les fonctionnaires s’estimant lésés ont présenté des demandes de remboursement de frais de déplacement remontant à 2008 pour la période de leur affectation à Lieu B. Ces demandes ont été refusées par l’employeur.
Grief
Les fonctionnaires s’estimant lésés présentent un grief alléguant que la direction est allée à l’encontre de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (la Directive) en ne les indemnisant pas adéquatement pendant les voyages en service autorisés.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de la partie syndicale est d’avis que les fonctionnaires s’estimant lésés n’ont pas été traités conformément à l’esprit de la Directive. Le représentant a fait remarquer que l’Employeur avait affecté les fonctionnaires s’estimant lésés à Lieu B, qui se trouvait à l’extérieur de la zone d’affectation de 16 kilomètres. Par conséquent, le représentant a soutenu que lorsque le lieu de travail d’un employé est modifié temporairement et à l’extérieur de la distance de 16 kilomètres de sa zone d’affectation, l’article 3.2 de la Directive s’applique.
Tel qu’il est indiqué dans le Communiqué du CNM sur les voyages gouvernementaux intitulé Directive sur les voyages – 1er avril 2008 – Mise au point sur des questions particulières ayant trait à l’esprit de la directive, des éclaircissements sont fournis à savoir quand l’employeur peut appeler un fonctionnaire à changer son lieu de travail. On y explique que lorsque le fonctionnaire est en service commandé pour la durée du changement, sauf si le nouveau lieu de travail se trouve à l’intérieur de la zone d’affectation actuelle du fonctionnaire, le fonctionnaire reçoit un préavis de 30 jours du changement; et la durée du changement est d’au moins 30 jours. Toutes les conditions décrites ci-dessus doivent être remplies pour que l’exception soit valide.
Le représentant a soutenu que, dans le grief en question, l’employeur a indiqué qu’il avait émis une lettre d’appel, par courriel, à la recherche d’employés qui souhaitent travailler à Lieu B. L’intérêt exprimé par les employés a été qualifié de « manifestation d’intérêt » par l’employeur, en d’autres termes, comme étant des demandes de changement temporaire du lieu de travail émanant de l’employé. Les demandes ont été prises en considération par l’employeur, qui les a ensuite approuvées au cas par cas. Le représentant a soutenu que ce processus avait été entrepris pour contourner l’application de la directive. Le représentant a soutenu que les fonctionnaires s’estimant lésés étaient en fait en situation de déplacement, étant donné que les actions de l’employeur constituaient une affectation détournée. Par conséquent, les fonctionnaires s’estimant lésés avaient droit aux indemnités prévues par la Directive.
Le représentant a expliqué que l’employeur exigeait des employés qu’ils relèvent de Lieu B; les fonctionnaires s’estimant lésés n’ont pas décidé de se présenter de leur propre chef à un nouveau lieu de travail. Si aucun employé n’avait manifesté d’intérêt, l’employeur aurait dû ordonner ou exiger des employés de changer leur lieu de travail pour se présenter à Lieu B. En outre, le représentant de la partie syndicale a souligné que l’employeur avait présenté les circonstances sous un faux jour en prétendant que les employés avaient demandé de se rendre au travail dans un nouveau lieu de travail, alors que, en réalité, c’est l’employeur qui a demandé aux employés lesquels parmi eux souhaitaient travailler à Lieu B.
Le représentant a fait valoir que, pour ne pas être considéré comme étant en situation de déplacement, conformément au Communiqué du Comité des voyages en service commandé du CNM de 2008, Lieu B aurait dû se situer à l’intérieur d’une zone d’affectation de 16 kilomètres des employés, ce qui n’était pas le cas. Par conséquent, l’exigence pour l’employeur de donner un avis 30 jours avant l’affectation n’est plus pertinente, étant donné que les employés étaient en situation de déplacement. À ce titre, les employés croyaient que les déplacements avaient été autorisés à l’avance, l’autorisation générale de voyager étant l’autorisation préalable qui satisfaisait à cette exigence. Par conséquent, en situation de déplacement, les paragraphes 3.2.9 Repas et 3.2.11 Transports (kilométrage) s’appliquent. Le représentant a souligné différentes décisions du Comité exécutif du CNM (21.4.965, 21.4.967), qui appuient le calcul de la distance de déplacement entre le domicile de l’employé et le nouveau lieu de travail.
Pour conclure, en ce qui a trait à ce qui précède, le représentant de la partie syndicale a soutenu que les fonctionnaires s’estimant lésés n’ont pas été traités conformément à l’esprit de la Directive et que les mesures correctives demandées devraient être accordées.
Présentation du ministère
Le représentant de la partie patronale a soutenu que les fonctionnaires s’estimant lésés ont été traités conformément à l’esprit de la Directive. Les paragraphes 1.1.1, 1.1.2 et 1.5.1 de la Directive précisent qu’il incombe à l’employeur de déterminer s’il est nécessaire de voyager et, dans l’affirmative, de l’autoriser à l’avance. À aucun moment la direction n’a déterminé que le voyage était nécessaire ou autorisé dans le cadre de ces affectations. Il a été précisé aux fonctionnaires s’estimant lésés par le biais des conventions, de courriels de notification et de discussions qu’ils n’étaient pas en voyage en service commandé et que leur lieu de travail avait été modifié.
Le représentant a renvoyé au paragraphe 1.5.2 de la Directive, qui stipule que les fonctionnaires sont responsables de consulter et d’obtenir l’autorisation de voyager, et de présenter les demandes d’indemnité de déplacement ainsi que les pièces justificatives s’y rapportant aussitôt que possible. Le représentant a souligné que, dans ce cas, toute consultation entreprise par les fonctionnaires s’estimant lésés mentionnait que leur lieu de travail avait été modifié et qu’ils n’étaient pas en voyage en service commandé. Ils n’ont pas demandé et reçu l’autorisation de voyager à l’avance, et leurs demandes d’indemnité de déplacement n’ont pas été présentées en temps opportun. Le représentant a fait remarquer que l’employeur est conscient que des retards mineurs dans le dépôt des demandes pourraient être justifiés s’il y a des circonstances atténuantes, toutefois, les retards dans le présent grief sont si importants qu’ils ne peuvent tout simplement pas être justifiés, la plupart des demandes remontant à plusieurs années. Cela place l’employeur dans une position difficile, car le manque de conservation des documents et la perte de connaissances organisationnelles rendent difficile la confirmation des détails. Le représentant a soutenu que le caractère opportun des demandes d’indemnité est important à souligner, étant donné que la Région G exigeait que les demandes d’indemnité soient déposées à la fin du mois au cours duquel les frais ont été engagés. Des rappels que les demandes d’indemnité de déplacement en suspens doivent être présentées à la fin de chaque exercice financier ont été envoyés à tout le personnel. Cependant, malgré ces rappels, les fonctionnaires s’estimant lésés ont présenté leur demande d’indemnité bien après le début de leur affectation.
Le représentant a fait valoir qu’un point de discussion important au cours du processus de règlement des griefs était l’emplacement de la zone d’affectation, soulignant la distinction entre la zone d’affectation permanente et la zone d’affectation temporaire. Dans cette situation, le représentant a souligné que le lieu de travail permanent (régulier) pour ces affectations était Lieu B, étant donné que c’était le lieu unique déterminé par l’employeur où les fonctionnaires s’estimant lésés s’acquittaient habituellement de leurs fonctions et se présentaient. Le représentant a fait valoir que la zone d’affectation avait donc été déplacée pour la durée des affectations. La définition d’un lieu de travail temporaire ne s’applique pas, puisqu’elle fait référence à des changements temporaires qui se produisent dans une zone d’affectation. Elle ne s’applique pas lorsqu’une mesure de dotation est prise (p. ex., affectation, détachement, intérim). Lorsqu’un employé est en affectation pour laquelle il s’est porté volontaire ou qu’il a recherchée activement, son nouveau lieu de travail régulier dicte sa zone d’affectation.
Le représentant a fait remarquer qu’en vertu de la Directive, il n’y a aucune raison de payer un employé pour se rendre à son lieu de travail régulier et en revenir, étant donné que le trajet normal pour se rendre au travail n’est pas considéré comme un déplacement aux fins des activités du gouvernement. En outre, à la réception des demandes d’indemnité de déplacement, l’employeur a vérifié les distances entre les résidences des fonctionnaires s’estimant lésés et les deux lieux de travail. Cet exercice a permis de constater que quinze (15) des vingt (20) fonctionnaires s’estimant lésés résidaient plus près de Lieu B, ce qui signifie que la majorité bénéficiait activement des avantages d’une réduction du temps et des coûts de déplacement. Le représentant a fait valoir que le fait de leur fournir un remboursement en vertu de cet ensemble de circonstances, alors qu’ils n’ont pas engagé de dépenses raisonnables et qu’il ne s’agit pas de dépenses personnelles, ouvre la voie à un gain personnel, contrairement à l’esprit de la Directive. Le représentant a en outre fait remarquer que des demandes d’indemnité de déplacement précédentes utilisant Lieu B comme zone d’affectation avaient été présentées à la direction, qui les a approuvées. Le représentant a fait valoir que les demandes d’indemnité de déplacement présentées dans le grief actuel seraient en conflit direct et que cela pourrait faire en sorte que l’on verse aux fonctionnaires s’estimant lésés un remboursement fondé sur deux zones d’affectation qui étaient en vigueur en même temps.
Enfin, le représentant a renvoyé aux décisions antérieures du CNM (21.4.672, 997, 998, 1082, 1061) et de la CRTESPF (2013 CRTFP 91, 2013 CRTFP 97) à l’appui de la position de l’employeur.
Compte tenu de ce qui précède, le représentant de la partie patronale a conclu que les fonctionnaires s’estimant lésés ont été traités conformément à l’esprit de la Directive et, par conséquent, que le grief devrait être rejeté et que les mesures correctives ne devraient pas être accordées.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité des voyages en service commandé et a indiqué qu’il ne pouvait pas parvenir à un consensus sur la question de savoir si les fonctionnaires s’estimant lésés avaient été traités conformément à l’esprit de la Directive sur les voyages. Le Comité exécutif n’a pu parvenir à un consensus sur cette question non plus. Par conséquent, le Comité exécutif se trouve dans une impasse.