le 29 septembre 2021
25.4.189
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé résidait à un poste (Ville A, Country M) avec sa personne à charge (conjoint). Le 16 janvier 2020, le fonctionnaire a amorcé des discussions au sujet d’une demande d’approbation de déplacement pour un accouchement, entre avril et mai, pour son conjoint. L’employeur a informé le fonctionnaire que la naissance devrait avoir lieu au poste si possible et que l’accouchement à un autre endroit nécessiterait l’approbation du conseiller médical à l’étranger de Santé Canada, ainsi que l’approbation du chef de mission (CDM). Le même jour, Santé Canada a recommandé le déplacement du poste à un troisième endroit et a informé le fonctionnaire que le déplacement avant avril pourrait être envisagé. Le 22 janvier 2020, le CDM a approuvé la demande de déplacement du fonctionnaire en vertu de la DSE 41 – Déplacement pour soins de santé.
Le 16 mars 2020, l’employeur a émis un avis d’évacuation d’urgence en raison de la COVID-19, déclarant que l’ensemble des fonctionnaires vulnérables désignés et les personnes à charge doivent évacuer et a souligné que les évacuations vers des endroits autres que les administrations centrales doivent être approuvées par le HEA. Le 17 mars 2020, le CDM a informé le fonctionnaire de la décision de l’employeur de faire rapatrier le personnel et le fonctionnaire a confirmé qu’il le comprenait. Le 19 mars 2020, le conseiller médical à l’étranger de Santé Canada a verbalement informé l’employeur que le déplacement pour le conjoint au troisième endroit n’était plus recommandé et a annulé la destination approuvée pour le déplacement. Le même jour, le conjoint du fonctionnaire est montée à bord de l’avion de Ville A vers le Pays N. Quelques minutes plus tard, le conseiller en DSE a envoyé un courriel au CDM pour l’informer que Santé Canada avait révoqué sa recommandation de déplacement. Il convient de noter que le fonctionnaire n’a pas reçu de copie de ce courriel. Peu après que la conjointe a été montée dans l’avion, le CDM a communiqué avec le fonctionnaire pour faire le point et s’assurer que tout était en ordre pour le déplacement prévu. Peu après, le fonctionnaire a été informé de l’annulation de la décision par message texte. Le fonctionnaire a tenté de joindre son conjoint, sans succès, puisqu’il était déjà monté à bord de l’avion.
Le 8 avril 2020, en réponse à un courriel du fonctionnaire daté du 20 mars 2020, l’employeur a envoyé un courriel au fonctionnaire pour l’informer que l’approbation du HEA était requise parce que la destination du déplacement était un troisième endroit et que, puisque l’approbation du HEA n’avait pas été accordée avant le voyage, le conjoint était considéré en déplacement personnel. Le 27 mai 2020, l’agent négociateur a envoyé un courriel à l’employeur pour amorcer des discussions informelles. Les discussions informelles ont pris fin le 20 juillet 2020 et le grief a été déposé par la suite le 23 juillet 2020.
Grief
Le fonctionnaire conteste la décision de l’employeur d’annuler l’approbation de déplacement de son conjoint en vertu de la DSE 41, de Ville A au Pays M à Ville B, en Pays N.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de l’agent négociateur a commencé sa présentation en passant en revue la chronologie fournie dans les documents de présentation. Le représentant a fait remarquer que lorsque l’ordre d’évacuation, en vertu de la DSE 64, a été émis par courriel le 16 mars 2020, le conjoint du fonctionnaire avait toujours l’autorisation de voyager en vertu de la DSE 41, et qu’à ce titre, les directives n’indiquaient pas clairement si le conjoint devait évacuer en vertu de la DSE 64 ou continuer le déplacement prévu en vertu de la DSE 41. De plus, le représentant a mentionné que dans un courriel envoyé par le conseiller en DSE au fonctionnaire le 8 avril 2020, le conseiller en DSE a conseillé au fonctionnaire de communiquer une fois de plus avec Santé Canada pour demander si la DSE 41 serait recommandée. Le représentant a fait remarquer que cela indique que le 8 avril 2020, l’employeur continuait de donner au fonctionnaire des conseils imprécis concernant la DSE applicable.
Le représentant de l’agent négociateur a poursuivi en soulignant qu’au moment du déplacement, alors que le conjoint montait à bord de l’avion, rien n’indiquait que le statut du conjoint en vertu de la DSE 41 avait changé ou allait changer. Le représentant a souligné le fait qu’entre l’ordre d’évacuation (16 mars 2020) et la date du déplacement (19 mars 2020), le fonctionnaire n’a reçu aucune correspondance de l’employeur qui lui conseillait d’annuler ou de reporter le déplacement de son conjoint. De plus, le représentant a souligné que la décision d’annuler le déplacement approuvé du conjoint en vertu de la DSE 41 n’a été prise qu’après que le conjoint ait déjà monté à bord de l’avion; dans ce cas, il était trop tard pour le conjoint de débarquer de l’avion, car, la porte d’embarquement ayant été fermée. En outre, le représentant a indiqué que, puisque le fonctionnaire avait reçu l’approbation préalable pour le déplacement de son conjoint, les préparatifs de déplacement ont été faits en tenant compte de ladite approbation et puisqu’aucune décision à jour n’a été communiquée au fonctionnaire, il a suivi les conseils et les instructions les plus à jour de l’employeur, à ce moment-là. Le représentant a également déclaré que, puisque le fonctionnaire a pris ses décisions de déplacement en fonction de l’approbation de l’employeur à ce moment-là, l’agent négociateur est d’avis que le fonctionnaire ne devrait pas être pénalisé pour les conséquences de la décision de dernière minute de l’employeur d’annuler l’approbation.
Le représentant de l’agent négociateur a renvoyé à la réponse au deuxième palier et a mentionné que même si l’employeur est d’avis que le fonctionnaire n’a pas informé le chef de mission (CDM) du changement de la date de déplacement, des éléments de preuve au dossier démontrent que le CDM a été en fait informé du changement de la date de déplacement. De plus, le représentant a mentionné qu’il estime que la situation de la conjointe n’était pas touchée par la COVID-19 à l’époque, puisque la destination du déplacement n’était pas indiquée comme un point chaud COVID-19 à ce moment-là. Le représentant a demandé aux membres du Comité de se mettre à la place du fonctionnaire et de son conjoint afin d’expliquer que la principale préoccupation du fonctionnaire était de veiller à ce que son conjoint puisse accoucher dans un lieu confortable, avec un système de soutien, dans un pays qu’il connaissait. Il a été noté que l’approbation initiale du conseiller médical à l’étranger de Santé Canada avait effectivement été accordée pour ces raisons, afin que le conjoint puisse être avec sa famille, comme indiqué dans un courriel du 16 janvier 2020.
Enfin, il a été mentionné que, puisque l’approbation de déplacement avait été reçue à l’origine du CDM, il est entendu que, pour annuler la décision, une personne du même niveau d’autorité serait nécessaire. Cependant, la preuve au dossier semble indiquer que la décision d’annuler l’approbation provenait uniquement du conseiller en DSE. Le représentant de l’agent négociateur a terminé sa présentation en déclarant qu’il croit que le grief devrait être accueilli, puisqu’il croit que le fonctionnaire n’a pas été traité conformément à l’esprit des DSE.
Présentation du ministère
Le représentant du Ministère a commencé sa présentation en passant en revue la chronologie et en faisant remarquer qu’aucune approbation supplémentaire n’a été demandée pour le changement du déplacement, et que, par conséquent, la Mission n’a pas été informé de la situation. En outre, il a été mentionné qu’en octobre 2020, le Ministère a tenté d’obtenir une approbation rétroactive pour que le fonctionnaire puisse rejoindre son conjoint en Pays N, mais que l’approbation a été refusée par le sous-ministre.
Le représentant a fait remarquer qu’à l’audience du grief au deuxième palier, le fonctionnaire avait indiqué qu’à aucun moment l’employeur n’avait déclaré qu’une approbation supplémentaire était requise. Le représentant a reconnu que la décision d’annuler l’approbation n’avait pas été prise à temps et qu’il n’est pas fait mention dans la Directive que le fonctionnaire doit informer l’autorité des changements dans les déplacements. Toutefois, le représentant a souligné qu’en tant que fonctionnaire visé par les dispositions des DSE, le fonctionnaire avait le devoir d’informer les autorités ministérielles des changements et de les tenir informées. De plus, le représentant du Ministère a déclaré que l’employeur a une obligation de diligence envers ses employés et que, si l’employeur s’était opposé à l’avis de Santé Canada d’annuler l’approbation de déplacement, il aurait manqué à cette obligation de diligence.
Enfin, le représentant a reconnu la mention du soutien familial, mais a indiqué qu’à l’époque, la situation avait changé et que la principale préoccupation de l’employeur était de s’assurer que le fonctionnaire et son conjoint se trouvaient dans un endroit sûr offrant de bons soins de santé; le Canada était alors l’endroit le plus approprié. La présentation s’est terminée par la déclaration du représentant du Ministère selon laquelle l’employeur est d’avis que le fonctionnaire a été traité conformément à l’esprit des DSE.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité des DSE, qui a conclu que dans le contexte de la pandémie, lors du déplacement du conjoint, il ne convenait plus d’assurer les déplacements pour soins de santé, et, par conséquent, il a été convenu que le fonctionnaire s’estimant lésé avait été traité selon l’esprit de la DSE 41. À ce titre, le grief a été rejeté.
Il a été souligné, cependant, que la décision du Ministère d’annuler l’application de la DSE 41 n’avait été communiquée au fonctionnaire s’estimant lésé qu’après l’embarquement de son conjoint sur le vol à destination de Pays N. Étant donné qu’en vertu des dispositions de la DSE 64 l’administrateur général aurait payé les frais de déplacement du conjoint pour quitter Pays M pendant la pandémie, le Comité exécutif recommande que l’administrateur général rembourse les frais du transport aérien du conjoint jusqu’à concurrence du coût engagé pour assurer le transport aérien du fonctionnaire entre le poste et Ville C en cas d’évacuation d’urgence.