le 9 novembre 2022
21.4.1139
Context
Le fonctionnaire se trouvait à Ville A (Province G), du 9 au 20 novembre 2020, pour un cours de formation et a séjourné dans un hôtel qui proposait un petit déjeuner. En raison de la pandémie et des mesures de santé publique en vigueur, le buffet de l’hôtel était fermé; un sac-repas a été fourni en guise de petit déjeuner de rechange. Le fonctionnaire a estimé cette solution de rechange insuffisante et a donc acheté ses petits déjeuners à l’extérieur de l’hôtel.
Le fonctionnaire a soumis des demandes de remboursement de repas pour neuf (9) petits déjeuners, pour un total de 187,20 $; les demandes ont été refusées le 30 décembre 2020. Le grief a été déposé le 15 janvier 2021.
Grief
Le fonctionnaire conteste le refus de l’employeur de payer les indemnités de repas pour l’achat de neuf (9) petits déjeuners entre le 9 et le 20 novembre 2020.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de l’agent négociateur a indiqué que les reçus de repas et les indemnités journalières constituent l’objet du litige. Il a indiqué que le fonctionnaire s’estimant lésé s’est rendu à Ville A (Province G), du 9 au 20 novembre 2020 dans le cadre d’un voyage en service commandé, et qu’il a séjourné dans un hôtel qui offre normalement le petit déjeuner dans le restaurant de l’hôtel, comme indiqué dans le Répertoire des hébergements et des locations de voitures. Il a fait remarquer que le fonctionnaire s’estimant lésé avait déjà séjourné à cet hôtel. Cependant, selon le représentant, lorsque le fonctionnaire s’estimant lésé est arrivé à l’hôtel, celui-ci a été informé que le restaurant de l’hôtel était fermé en raison de la pandémie de COVID-19 et que, par conséquent, il recevrait un petit déjeuner [traduction] « à emporter » ou un sac‑repas contenant un bagel ou un muffin. Il a précisé que le fonctionnaire s’estimant lésé a jugé que ce repas n’était pas un vrai petit déjeuner et qu’il a donc décidé d’acheter son petit déjeuner dans un autre restaurant pendant les neuf (9) jours de la formation. Le représentant a fait remarquer que la direction régionale à laquelle était rattaché le fonctionnaire s’estimant lésé était d’accord avec ce dernier pour dire que le contenu du sac‑repas ne constituait pas un petit déjeuner convenable. Dans la mesure où le fonctionnaire s’estimant lésé ne considérait pas le contenu du sac-repas comme un véritable petit déjeuner, il a jeté les reçus des petits déjeuners achetés à l’extérieur de l’hôtel, estimant qu’ils n’étaient pas nécessaires puisqu’il avait droit à un remboursement intégral. Le représentant a fait remarquer que la demande de remboursement des frais de voyage du fonctionnaire s’estimant lésé a été acceptée, à l’exception des petits déjeuners, qui ont été rejetés.
Le représentant de l’agent négociateur a déclaré que le fonctionnaire s’estimant lésé a ensuite fourni une déclaration personnelle tenant lieu de reçus, qui a de nouveau été rejetée par l’employeur, lequel a exigé un relevé bancaire ou de carte de crédit pour prouver le montant dépensé, puisque le fonctionnaire s’estimant lésé demandait l’indemnité des petits déjeuners. Le fonctionnaire s’estimant lésé a payé en espèces, selon le représentant, qui a fait remarquer que le prix moyen du petit déjeuner au restaurant fréquenté par le fonctionnaire s’estimant lésé était à peu près équivalent au montant de l’indemnité pour le petit déjeuner, et qu’il était donc raisonnable que le fonctionnaire s’estimant lésé ait dépensé au moins la totalité de l’indemnité. Il a fait valoir que le fonctionnaire s’estimant lésé a déboursé un montant supérieur à celui de l’indemnité, mais que, n’ayant pas droit au montant supplémentaire, il n’a inscrit que le montant de l’indemnité dans sa déclaration personnelle.
Le représentant a fait valoir que le libellé de la Directive n’accorde pas à l’employeur le pouvoir discrétionnaire de refuser une déclaration personnelle, puisque c’est le mot « doit » qui est employé, et que la Directive ne lui permet pas non plus de demander des pièces justificatives supplémentaires, comme des relevés bancaires ou de carte de crédit. Le représentant a également fait valoir que le fonctionnaire s’estimant lésé a accidentellement jeté les reçus parce qu’il a cru qu’ils n’étaient pas exigibles, ce qui répond à l’un des critères de l’article 1.4.1 de la Directive, pour lequel l’employeur, dans sa décision au deuxième palier, a déclaré que le fonctionnaire s’estimant lésé n’y avait pas satisfait. Il a également fait valoir que, bien que le fonctionnaire s’estimant lésé ne puisse pas refuser un repas fourni, le contenu du repas fourni ne pouvait être considéré comme un véritable repas.
Le représentant a souligné que les exigences ministérielles qui vont au-delà des exigences indiquées dans la Directive ne sont pas conformes à l’esprit de la Directive. Le représentant a invoqué le grief 21.4.1034 du CNM à l’appui du fait qu’un ministère ne peut exiger des pièces justificatives autres que celles prévues par la Directive. Par conséquent, le représentant de l’agent négociateur a demandé que le grief soit accueilli.
Présentation du ministère
Le représentant de l’employeur a souscrit aux renseignements généraux fournis par l’agent négociateur, mais a indiqué que le sac-repas offert en guise de petit déjeuner au fonctionnaire s’estimant lésé contenait un (1) des cinq (5) choix d’aliments proposés ainsi qu’un jus, un muffin, une barre Nutri-grain et une pomme. Le représentant a fait remarquer que le fonctionnaire s’estimant lésé a estimé ce petit déjeuner insuffisant et a choisi de prendre un repas supplémentaire en vertu de l’article 3.3.9 de la Directive, qui autorise le remboursement des frais réels engagés pour les compléments de repas, sur présentation des reçus. Le représentant a fait valoir que, le fonctionnaire s’estimant lésé étant souvent en déplacement et étant un gestionnaire, celui-ci connaissait les exigences relatives aux reçus établies dans la Directive.
Le représentant a déclaré que le fonctionnaire s’estimant lésé a envoyé une photo du contenu du sac contenant le petit déjeuner à son gestionnaire, indiquant qu’il n’était pas suffisant, mais qu’il n’a pas demandé d’approbation préalable ni offert de solution de rechange à son gestionnaire. Il a également confirmé que la Directive est extrêmement claire sur le sujet, de sorte que l’employeur comprend les mesures prises par les fonctionnaires pour ajouter un complément à un repas qu’ils ont jugé insuffisant.
Le représentant a fait remarquer que l’employeur a fait preuve de souplesse et d’ouverture en permettant au fonctionnaire s’estimant lésé de soumettre une déclaration personnelle/solennelle indiquant les frais réels engagés pour le petit déjeuner ou le relevé de carte de crédit ou de débit pour indiquer le montant payé; cependant, le fonctionnaire s’estimant lésé n’a pas fait connaître les frais réels engagés, mais seulement le montant de l’indemnité. Il a donc fait valoir qu’il n’est pas possible pour l’employeur de déterminer le montant réel de chacun des petits déjeuners supplémentaires achetés par le fonctionnaire s’estimant lésé. Compte tenu de ce fait, il a affirmé que le fait d’accorder la demande de remboursement pourrait représenter un bénéfice personnel contraire à l’esprit de la Directive. Par conséquent, le représentant a demandé que le grief soit rejeté.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité des voyages en service commandé et a fait remarquer qu’il n’a pas pu parvenir à un consensus sur la question de savoir si le fonctionnaire avait été traité conformément à l’esprit de la Directive sur les voyages. Le Comité exécutif n’a pas non plus réussi à parvenir à un consensus sur cette question. Pour ces raisons, les membres du Comité exécutif sont dans une impasse.