Directive sur la réinstallation – Frais de réinstallation

Contexte

Le fonctionnaire s’estimant lésé (le fonctionnaire) a été muté de la Ville A, Province B à la Province C avec une date de début du 30 mai 2016. Avant la rédaction de la lettre d’offre (LO) concernant sa mutation, le fonctionnaire s’est rendu à la Ville D, Province C pour un séjour de sept (7) jours et six (6) nuits en voyage à la recherche d’un logement (VRL). Le fonctionnaire est ensuite retourné à la Ville D pour signer des documents et effectuer une inspection de la maison qu’il a choisi d’acheter.

Une fois qu’il a reçu et signé sa lettre d’offre, le 28 avril 2016, le fonctionnaire a mis en vente sa maison dans la Province B, puis a déménagé dans sa nouvelle maison au début du mois de mai. En juillet 2016, le fonctionnaire a demandé ce qu’on lui devait pour la réinstallation et on lui a expliqué qu’il devait s’inscrire auprès du fournisseur de services de réinstallation (FSR) avant d’assumer les frais de réinstallation afin que leur remboursement soit traité.

Le ministère a référé le fonctionnaire à sa lettre d’offre signée, qui précisait que le ministère acceptait de fournir l’aide à la réinstallation demandée par l’employé, mais qu’il devait communiquer avec le secteur des Finances dans les 20 jours ouvrables suivant la date d’entrée en vigueur de l’offre. Le fonctionnaire a signé la lettre d’offre en avril 2016, mais il n’a communiqué avec le coordonnateur ministériel de la réinstallation que le 26 juillet 2016.

Le fonctionnaire a indiqué que son véhicule avait été volé après son arrivée au Province C le 13 mai 2016 et que les documents et les reçus pertinents se trouvaient à l’intérieur du véhicule lorsqu’il a été volé. Le ministère a soumis une analyse de rentabilisation au nom du fonctionnaire au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) afin de demander une exception aux délais de réinstallation; toutefois, elle a été refusée le 6 novembre 2017. L’analyse de rentabilisation a indiqué que le fonctionnaire n’a jamais été inscrit auprès du FSR. Le grief a été déposé le 18 octobre 2017.

Le ministère a soumis une analyse de rentabilisation au nom du fonctionnaire au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) afin de demander une exception aux délais de réinstallation, toutefois elle a été refusée le 6 novembre 2017. Le grief a été déposé le 18 décembre 2017.

Grief

Le fonctionnaire conteste le refus de son droit à la réinstallation conformément à la Directive du CNM.

Présentation de l’agent négociateur

Le représentant de l’agent négociateur a examiné les échéanciers du déploiement du fonctionnaire. Il a indiqué que le fonctionnaire et la direction avaient discuté en février 2016 et que le fonctionnaire n’avait pas eu de nouvelles par la suite, même s’il avait demandé de l’information et n’avait reçu aucun avis ou avertissement avant avril 2016. À ce stade, le fonctionnaire avait déjà entrepris deux (2) voyages à la recherche d’un logement et acheté une maison.

En outre, le représentant a indiqué que c’était le premier déménagement du fonctionnaire en tant qu’employé du gouvernement et qu’il ne connaissait rien au sujet du processus. Il a précisé en outre que le fonctionnaire savait que le secteur des Finances était au courant que le fonctionnaire entendait déménager parce qu’il avait été mis en copie conforme de ses communications. Par ailleurs, dans un courriel daté du 2 juin, le fonctionnaire a indiqué qu’il avait communiqué avec les Finances la veille.

Le représentant de l’agent négociateur a soutenu que le ministère ne s’était pas acquitté de son obligation d’informer son employé du processus. Il avait plutôt laissé le fonctionnaire se poser des questions pendant trois (3) mois, de février jusqu’à fin avril.

De plus, le ministère n’a pas conseillé au fonctionnaire de ne pas engager de frais de réinstallation puisqu’ils ne peuvent pas être remboursés, même si celui-ci avait communiqué plusieurs fois pour obtenir des conseils. Il prétend qu’à plusieurs reprises le ministère n’a pas fourni au fonctionnaire des informations clé dont il avait besoin pour faire des choix éclairés en temps opportun.

Le représentant de l’agent négociateur a fait remarquer qu’il existe une lettre d’entente pour les mutations entre le Ministère et l’agent négociateur, mais que ce document traite de la durée des mutations et des engagements semblables plutôt que du processus de réinstallation lors du déploiement. En outre, en réponse à l’affirmation du représentant du ministère concernant l’exigence de reçus, il a soutenu que cela n’a jamais été mentionné dans la réponse du premier ou du deuxième palier comme problème et il travaillerait avec le fonctionnaire pour obtenir des copies des reçus.

Le représentant de l’agent négociateur a conclu que le fonctionnaire n’avait pas été traité dans le cadre de l’esprit de la Directive ni de ses principes et a demandé au Comité d’accueillir le grief.

Présentation du ministère

Le représentant du ministère a précisé que la question dont le Comité est saisi comporte deux volets : 1) la question de savoir si le fonctionnaire a droit au remboursement de ses dépenses, et 2) dans l’affirmative, les montants qui peuvent être versés, en vue du vol du véhicule du fonctionnaire.

Il a précisé en outre que le fonctionnaire n’avait pas reçu d’offre de mutation avant le 28 avril 2016, puisque la personne avec laquelle le fonctionnaire a discuté de la mutation en février n’avait pas le pouvoir délégué d’offrir officiellement un poste ou d’autoriser la mutation ou la réinstallation. Il a soutenu que les mesures prises par le fonctionnaire étaient antérieures à la date de l’offre d’un poste et n’auraient donc pas pu être autorisées, et que le ministère n’a pas le pouvoir discrétionnaire, en vertu de la Directive, de rembourser le fonctionnaire pour ses décisions personnelles en prévision d’une mutation.

Le représentant du ministère a soutenu que le fonctionnaire devait se familiariser avec le processus et qu’il aurait donc dû savoir que les frais engagés ne seraient pas remboursables. Il a affirmé que le fonctionnaire aurait pu aussi demander de l’aide à l’agent négociateur pour obtenir des conseils dans cette affaire, mais ne l’a pas fait. Il a également fait valoir que le fonctionnaire avait été négligent en gardant ses reçus dans son véhicule, qui a fini par être volé alors que les reçus s’y trouvaient toujours. Étant donné que le fonctionnaire n’avait pas accès aux reçus, le ministère a ajouté qu’on ne pouvait pas s’attendre à ce qu’il paie le fonctionnaire sans confirmer les montants des dépenses, même si le Comité estime que le ministère est en partie responsable des actions du fonctionnaire.

Le Comité a posé des questions sur les normes de service du ministère pendant les mutations, par exemple sur le délai entre les discussions et la publication de la lettre d’offre. Le représentant du ministère a indiqué qu’aucun échéancier n’était prévu ni dans la convention collective ni dans la lettre d’entente.

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité sur la réinstallation qui a conclu que le fonctionnaire s’estimant lésé avait été traité selon l’esprit de la Directive. Par conséquent le grief a été rejeté.