Contexte

Le fonctionnaire s’estimant lésée (le « fonctionnaire ») travaille à la Ville A, au Province G pour le compte du Ministère X (le « Ministère »). En mars 2018, le fonctionnaire s’est vu offrir la possibilité de participer à une formation non obligatoire à la Ville B, au Pays M en juin 2018. Le 27 mars 2018, le fonctionnaire a demandé et a reçu un passeport canadien régulier (bleu). Le 12 avril 2018, le fonctionnaire a été informé que les frais d’un passeport ne seraient pas remboursés. Le fonctionnaire a assisté à la formation du 3 au 16 juin 2018. À son retour, le fonctionnaire a demandé un remboursement par le biais d’une réclamation de frais de déplacement qui a été refusée par son gestionnaire le 29 juin 2018. Le fonctionnaire a déposé un grief le 11 juillet 2018.

Grief

Le fonctionnaire conteste la décision de l’employeur lui refusant le remboursement des frais de déplacement engendrés au cours d’un voyage en service commandé approuvé ainsi que le fait que l’employeur n’ait ni appliqué ni interprété la Directive sur les voyages (la « Directive ») selon l’esprit de celle-ci.

Présentation de l’agent négociateur

Le représentant de l’agent négociateur a expliqué la chronologie des événements, en commençant par la lettre d’offre initiale du fonctionnaire datant d’octobre 2016, qui ne mentionnait pas la possession d’un passeport comme condition d’emploi. Il a noté que le déplacement s’est terminé le 16 juin 2018, lorsque le fonctionnaire est revenu du Pays M où il était en statut de voyage pour une formation. Il a avisé que le fonctionnaire avait soumis sa réclamation de frais de déplacement avec ses reçus conformément à l’article 1.4 de la Directive. Il a indiqué que la réclamation de frais de déplacement a été rejetée par la direction le 26 juin 2018, et que le fonctionnaire a déposé ce grief le 10 juillet 2018.

Le représentant de l’agent négociateur a noté que l’audience au premier palier a clarifié que les dépenses liées au remboursement du Nexus, du passeport et de la photo de passeport ont également été engagées pendant le voyage. Il a confirmé que, lors du déplacement, le fonctionnaire était soumis à la convention collective du groupe Services techniques (TC), qui expirait le 21 juin 2018. Il a examiné la procédure de règlement des griefs du CNM en vertu de l’article 15 du Règlement du CNM.

Le représentant de l’agent négociateur a noté les revendications de la direction dans les réponses de premier et deuxième palier, notamment que le grief était hors délai. Il a réfuté ces allégations comme étant inexactes, car le fonctionnaire a déposé le grief une fois que la demande d’indemnité de déplacement a été rejetée, affirmant qu’il n’y avait rien à contester jusqu’alors. Il a mis en évidence le paragraphe 3.3.2 de la Directive, « Au besoin, l’employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d’entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada. » Il a également souligné le point quatre du communiqué du CNM « Directive sur les voyages – 1 avril 2008 – Mise au point sur des questions particulières ayant trait à l’esprit de la Directive » qui a clarifié le même article, disant :

« 4. Documents d'entrée – Dépenses supplémentaires (3.1.2, 3.2.2, 3.3.2 et 3.4.2)

Divers documents d'entrée tels que ceux du programme NEXUS et du programme CanPass ou encore un visa ou un passeport (courant – bleu, gouvernemental – vert, diplomatique – rouge) peuvent être exigés des fonctionnaires qui se déplacent en service commandé.

Le coût de l'obtention du document pertinent sera remboursé par l'employeur. »

À la lumière des renseignements susmentionnés, le représentant de l’agent négociateur a demandé que le grief soit accueilli.

Présentation du ministère

Le représentant ministériel a examiné la situation du fonctionnaire au moment du grief. Il a indiqué que le fonctionnaire a demandé le remboursement du passeport canadien bleu, ce à quoi la direction a répondu qu’il ne serait pas remboursé après consultation auprès du groupe des finances ministérielles. Le représentant a indiqué que ce refus a été stipulé le 12 avril 2018. Il a noté que le fonctionnaire a assisté à la formation au Pays M du 3 au 16 juin 2018. Il a indiqué que le fonctionnaire a de nouveau demandé le remboursement de ses frais de déplacement le 27 juin 2018, cette fois-ci en référence à la Directive sur les voyages. Il a partagé que la direction a refusé la demande avec la justification fournie en avril 2018.

Le représentant ministériel a noté que le grief a été déposé le 10 juillet 2018, demandant le remboursement des documents de voyage, des dépenses, ainsi que des heures supplémentaires et du temps de déplacement. Cependant, lors de l’audience du grief au premier palier le 5 septembre 2018, le fonctionnaire a modifié les mesures correctives et a précisé qu’elles étaient destinées au remboursement des frais du passeport, de la photo de passeport et du Nexus.
En ce qui concerne la Directive sur les voyages, le représentant ministériel a indiqué que la Directive stipule que l’Employeur est responsable de prendre les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d’entrée, y compris le passeport approprié et la photo, tels que déterminés par Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI). Il a également partagé le Manuel des politiques et procédures financières du ministère qui fait spécifiquement référence au remboursement des frais liés à l’obtention d’un passeport régulier (bleu), en précisant que cela est pris en considération uniquement lorsque le fonctionnaire pourrait être en danger s’il était identifié comme représentant du gouvernement canadien. Il a évoqué les conseils aux voyageurs pour le Pays M sur voyage.gc.ca, notant que les indices indiquent que le Pays M est un endroit sûr pour voyager et qu’il convient de prendre des précautions similaires à celles des voyages intérieurs au Canada. Par conséquent, il a soutenu qu’il n’y avait aucune raison de croire que le fonctionnaire serait en danger en voyageant au Pays M, et par conséquent, il n’y avait aucune raison pour le ministère de se renseigner auprès du MAECI pour vérifier les exigences en matière de documents.

Le représentant ministériel a discuté du but de Nexus, soulignant qu’il est conçu pour accélérer le passage frontalier des voyageurs à faible risque et préapprouvés. Il a souligné l’exigence de la détermination de l’employeur pour les dispositions nécessaires en vertu du paragraphe 3.3.2 de la Directive. Il a indiqué que Nexus n’était pas nécessaire pour voyager, et qu’il n’en avait pas discuté avec la direction avant le déplacement. Par conséquent, il a conclu que Nexus n’était pas nécessaire pour les déplacements, n’était pas préapprouvé par l’employeur pour les déplacements, et a noté que le fonctionnaire aurait dû discuter de Nexus avec la direction avant de procéder à l’achat.

Le représentant ministériel a donc demandé que le grief soit rejeté, en précisant qu’il devrait être rejeté en raison du non-respect des délais. Si le grief n’est pas rejeté en raison du respect des délais, il a demandé que le grief soit néanmoins rejeté, puisque le fonctionnaire a été traité conformément à l’esprit de la Directive.

Décision du Comité exécutif

Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité des voyages en service commandé et a fait remarquer qu’il n’a pas pu parvenir à un consensus sur la question de savoir si le fonctionnaire a été traité selon l’esprit de la Directive sur les voyages. Le Comité exécutif n’a pas pu parvenir à un consensus sur cette question. Pour ces raisons, le Comité exécutif était dans une impasse.