le 6 November 2024
21.4.1144
Contexte
Le fonctionnaire s’estimant lésé travail à la Ville M, Province B pour le Ministère A. À compter du 30 mai 2017, l’évaluation de la gestion du rendement (EGR) du fonctionnaire s’estimant lésé (le « fonctionnaire ») comprenait un plan d’amélioration du rendement (PAR) visant à améliorer ses compétences en communication et ses compétences personnelles en vue de travailler efficacement avec d’autres personnes. Le 25 septembre 2018, la direction a approuvé les formulaires de demande de formation et d’autorisation (GC211) du fonctionnaire pour quatre (4) cours du soir à l’Université X au Campus F entre novembre 2018 et avril 2019, y compris le coût des déplacements à destination et en provenance du campus. L’objectif de ces cours mentionnés dans le GC211 est d’acquérir des compétences en leadership.
En décembre 2018, le fonctionnaire a réclamé trois (3) des cinq (5) repas du soir en plus du temps de déplacement pour son cours de novembre 2018. Le 20 décembre 2018, le fonctionnaire a été informé que les frais de repas ne pouvaient pas être approuvés parce qu’ils n’avaient pas été approuvés au préalable. Le fonctionnaire a soumis de nouveau les GC211 pour inclure les trois (3) repas par cours au taux du dîner. Le 14 janvier 2019, le fonctionnaire a été informé que les frais de déplacement n’auraient pas dû être inclus, même si les frais ont été remboursés. Le fonctionnaire a soutenu que son superviseur avait indiqué que les frais de déplacement pouvaient être réclamés puisqu’ils avaient été approuvés au préalable. Le superviseur a confirmé que les formulaires de formation révisés n’ont pas été approuvés. Le fonctionnaire a déposé un grief le 30 janvier 2019.
Grief
L’employé conteste la décision de l’Employeur de ne pas lui rembourser les frais de déplacement conformément à la Directive sur les voyages en ce qui a trait aux cours qu’il devait suivre dans le cadre de son Plan d’amélioration du rendement.
Présentation de l’agent négociateur
Le représentant de l’agent négociateur a résumé le grief, notant que la période d’emploi de douze ans du fonctionnaire au sein du Ministère. Le fonctionnaire a été assujetti à un Plan d’amélioration du rendement (PAR) le 30 mai 2017, lequel comprenait la participation à des cours externes pour améliorer les compétences et avec des exemples énumérés. Le fonctionnaire a trouvé des cours appropriés à l’Université X et a demandé l’approbation de leur superviseur. Étant donné que les cours exigeaient des déplacements et une présence en dehors des heures normales de travail, le fonctionnaire a soumis cette information dans le formulaire GC211, qui a été approuvé entre le 25 septembre et le 13 octobre 2018. Après l’approbation, le fonctionnaire s’est inscrit aux cours conformément aux directives.
Le représentant de l’agent négociateur a fait remarquer que les cours nécessitaient de longues journées pour le fonctionnaire qui travaillait de 9 h à 16 h, puis se rendait à Ville X pour suivre des cours à 18 h et retournait à Ville M à 23 h. Lorsque le fonctionnaire a demandé des heures supplémentaires le 27 novembre 2018, son superviseur l’a refusé et a suggéré d’envisager un remboursement pour les cours si le fonctionnaire choisissait de ne pas les poursuivre. Le fonctionnaire a été informé par l’Université X que les cours n’étaient pas remboursables et a donc continué à les suivre selon les instructions données.
Le représentant de l’agent négociateur a fait remarquer que le fonctionnaire a présenté une demande de remboursement pour les frais de repas le 11 décembre 2018, qui a été approuvée par le gestionnaire deux jours plus tard. Toutefois, le directeur et le superviseur de l’unité ont rejeté la demande, affirmant que les frais de repas n’étaient pas pris en compte dans le GC211 et que le Ministère ne rembourse pas les repas des cours en soirée. Le 20 décembre 2018, le fonctionnaire a soumis à nouveau quatre (4) formulaires GC211 révisés avec les frais de repas, mais ceux-ci n’ont pas été approuvés.
Le représentant de l’agent négociateur a expliqué qu’il n’y a pas d’établissements d’enseignement appropriés près de l’administration centrale du fonctionnaire, ce qui rend les déplacements nécessaires pour suivre des cours de perfectionnement des compétences. Le fonctionnaire a fourni au Ministère les détails des cours proposés, lesquels ont été approuvés par le Ministère. Le représentant a soutenu que puisque le Ministère avait ordonné au fonctionnaire de suivre des cours à l’extérieur de la zone de l’administration centrale et avait approuvé les cours, le fonctionnaire était considéré comme étant en déplacement pour ces cours et le module 2 de la Directive s’applique.
Le représentant de l’agent négociateur a fait valoir que la prétention du Ministère d’approuver la formation en tant que perfectionnement professionnel en vertu de la clause 18.04 de la convention collective est incorrecte, puisque les cours ne répondent pas à la définition de perfectionnement professionnel. Il a fait remarquer que le Ministère a proposé des cours particuliers dans le PAR et n’a remis en question les choix de cours du fonctionnaire que quatre (4) ans plus tard, dans la lettre de décision au deuxième palier. De plus, il a souligné que, lors de l’audience de troisième palier, le Ministère a admis que la clause 18.03, et non 18.04, aurait dû être cité, se demandant pourquoi cette erreur n’avait pas été corrigée plus tôt.
Le représentant de l’agent négociateur a répondu à l’allégation du Ministère selon laquelle il n’avait pas la possibilité d’approuver à l’avance les frais de repas et que l’approbation du formulaire GC211 ne couvre pas automatiquement les frais supplémentaires. Il a soutenu que le fait de répondre aux exigences éventuellement énoncées par le Ministère aurait obligé le fonctionnaire à trouver des cours pendant les heures de travail localement tout en gérant ses tâches régulières. Étant donné que le Ministère exigeait que le fonctionnaire suive des cours non localement, cela nécessitait également des déplacements. Il a soutenu que le Ministère ne peut pas éviter de payer les frais de déplacement nécessaires en invoquant la convention collective.
Enfin, le représentant de’ l’agent négociateur a demandé que le grief soit accueilli.
Présentation du ministère
Le représentant du Ministère a fait remarquer que le fonctionnaire, qui travaille au ministère depuis novembre 2010, était assujetti à un PAR en 2018-2019. Le fonctionnaire a demandé quatre (4) cours supplémentaires de l’Université X, qui ont été approuvés en vertu de sa convention collective, mais qui n’étaient pas requis dans le PAR. Le fonctionnaire a reconnu par écrit, le 25 septembre 2018, qu’aucune heure supplémentaire ou dépense supplémentaire ne serait couverte pour ces cours. Le 27 novembre 2018, le fonctionnaire a demandé le remboursement des heures supplémentaires et des repas, mais la direction n’a approuvé que les frais d’inscription et le transport. Le fonctionnaire a choisi de poursuivre les cours malgré l’offre de la direction d’examiner les options de remboursement.
Le représentant du Ministère a expliqué que le fonctionnaire a suivi les deux cours obligatoires du PAR le 4 décembre 2018, qui n’étaient pas des exemples du type de cours que le fonctionnaire devait suivre et qu’il a été entièrement remboursé pour ces cours. La demande de remboursement du fonctionnaire pour les repas et les heures supplémentaires pour assister aux quatre (4) cours supplémentaires a été rejetée. Le représentant a précisé que ces cours ont été approuvés en vertu de la clause 18.03 de la convention collective, et non en vertu de la clause 18.04 comme il est indiqué dans les décisions du palier antérieur, et a fait remarquer que l’outil de dépenses du Ministère exclut les déplacements, les repas et les heures supplémentaires. Bien que les frais de transport aient été remboursés de bonne foi pour respecter l’engagement du Ministère, ils n’auraient pas dû l’être.
Le représentant du Ministère a réitéré que, puisque les cours n’étaient pas requis par la direction, les dépenses ne correspondent pas à l’intention de la Directive. Bien que la clause 18.03 de la convention collective donne un certain pouvoir discrétionnaire pour le remboursement de dépenses raisonnables, l’outil du Ministère exclut les déplacements, les repas et les heures supplémentaires. Si les cours avaient été requis, tous les frais de déplacement connexes auraient été couverts par la Directive. Toutefois, comme les cours ont été demandés par le fonctionnaire et qu’ils avaient lieu en dehors des heures de travail, le fonctionnaire n’était pas en déplacement et la Directive ne s’applique donc pas.
Enfin, le représentant du Ministère a demandé que le grief soit rejeté.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a examiné le rapport du Comité des voyages en service commandé et a noté qu’il ne parvenait pas à un consensus sur la question de savoir si le fonctionnaire s’estimant lésé avait été traité selon l’esprit de la Directive. Le Comité exécutif n’a pas pu parvenir à un consensus sur cette question. Pour ces raisons, le Comité exécutif était dans une impasse.