Frais de kilométrage

Les fonctionnaires soutiennent que la Directive sur les voyages d'affaires du CNM n'a pas été respectée parce qu'on leur a refusé le remboursement des frais de kilométrage demandé. Les fonctionnaires demandent que leur soient remboursées toutes les sommes dues relativement à l'utilisation de leur véhicule compte tenu des demandes soumises.

Griefs : 21.4.655, 21.4.656, 21.4.659

Les fonctionnaires travaillaient à X et on les a ensuite envoyés travailler à Y. Ils sont revenus à X au bout d'un certain temps. Le temps passé à Y se situe entre six mois et deux ans et un mois.

Grief 21.4.655 : le fonctionnaire a quitté X en avril 1995 et y est revenu après le 31 mars 1997. Grief 21.4.656 : le fonctionnaire a quitté X en avril 1995 et y est revenu après le 2 mai 1997. Grief 21.4.659 : le fonctionnaire a quitté X le 24 septembre 1994 et y est revenu le 25 mars 1995.

Le représentant de l'agent négociateur affirme qu'il faut déterminer si les fonctionnaires ont droit à une indemnité de frais de déplacement et, dans l'affirmative, si le 1^er janvier 1996 est une « date limite » raisonnable.

D'après le représentant de l'agent négociateur, l'employeur a demandé aux fonctionnaires en question de prêter main-forte à une autre unité, de telle sorte qu'ils étaient en affectation à cet endroit. On ne leur a pas dit que leur lieu de travail permanent avait changé. Par conséquent, ils ont droit à un remboursement aux termes de l'article 7.3 de la Directive sur les voyages d'affaires.

Le représentant de l'agent négociateur fait remarquer également que le ministère n'a pas nié que les fonctionnaires avaient droit au remboursement des frais de déplacement dans leur zone d'affectation.

Les griefs ont plutôt été rejetés parce que le « motif » pour lequel la « date limite » a été fixée au 1^er janvier a été jugé raisonnable et les griefs ont été considérés comme étant hors délai (c'est-à-dire qu'ils n'ont pas été déposés au plus tard 30 jours civils après la fin de l'exercice où les voyage d'affaires ont été effectués).

Le représentant de l'agent négociateur soutient que, dans la note de service datée du 17 février 1997, l'employeur voulait « corriger une injustice ». Comme il est précisé, l'employeur a [traduction] « déterminé que toutes les affectations temporaires sont assujetties à la politique du Conseil national mixte sur les voyages locaux et que les fonctionnaires ont droit au remboursement des dépenses engagées conformément à cette politique ». L'« injustice » n'a pas commencé le 1^er janvier 1996. Par conséquent, il n'est pas raisonnable de fixer de façon limitative le début de la période de remboursement au 1^er janvier 1996.

Le représentant de l'agent négociateur dépose un courriel intitulé Paiements rétroactifs - Indemnités de déplacement. Le message dit ceci : [traduction] « … Par les présentes, soyez officiellement avisés que toutes les demandes de remboursement rétroactif des frais de déplacement (du 1^er janvier 1996 au 28 février 1997) se rapportant à un détachement ou à une affectation […] doivent être reçues […] AU PLUS TARD À LA FERMETURE DES BUREAUX LE VENDREDI 11 AVRIL 1997. »

Le représentant de l'agent négociateur signale que dans ce cas le ministère était disposé à traiter les demandes de remboursement présentées après l'expiration du délai normal de 30 jours suivant la fin de l'exercice où les voyages d'affaires ont été effectués. Par conséquent, il ne serait pas déraisonnable pour le ministère de déroger au délai de 30 jours en l'espèce.

Le représentant du ministère convient que les présents griefs soulèvent les questions de savoir si l'affectation était considérée comme un changement de lieu de travail et si la décision du ministère de fixer au 1^er janvier 1996 la date limite pour obtenir un remboursement des frais de déplacement liés à une affectation temporaire était raisonnable.

Le représentant du ministère affirme que l'employeur a avisé les fonctionnaires verbalement au début de leur affectation que leur lieu de travail allait changer pour la durée de leur affectation et que cela constituait un changement permanent de lieu de travail.

Le représentant du ministère soutient que, le nouveau lieu de travail (Y) étant situé dans la zone d'affectation (8,5 km), les fonctionnaires n'ont pas engagé de dépenses additionnelles en acceptant l'affectation. En outre, le remboursement des frais de déplacement procurerait un gain pécuniaire à ces fonctionnaires, ce qui irait à l'encontre de la Directive sur les voyages d'affaires.

Enfin, la Directive sur les voyages d'affaires ne précise pas combien de temps une affectation doit durer pour que les frais soient remboursables. Il incombe plutôt « à l'employeur seul » de décider si le lieu de travail d'un fonctionnaire doit être changé. En l'espèce, l'employeur a avisé les fonctionnaires que leur lieu de travail avait changé pour la durée de leur affectation respective. Il considérait cela comme un changement permanent.

En vertu de l'article 1.2.2f) de la Directive sur les voyages d'affaires, l'employeur a le pouvoir discrétionnaire d'autoriser le remboursement des dépenses après l'expiration du délai normal de 30 jours civils suivant la fin de l'exercice où le voyage d'affaires a été effectué.

Le représentant du ministère signale également ce qui suit. Après avoir entrepris une révision de la procédure relative aux « affectations temporaires » en janvier 1996 et avoir été avisé que [traduction] « tous les fonctionnaires en affectation temporaire étaient assujettis aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires », le ministère voulait traiter ses fonctionnaires de façon juste et équitable. L'employeur s'est prévalu de son pouvoir discrétionnaire et a donc fixé au 1^er janvier 1996 la date limite pour obtenir le remboursement des frais de voyage locaux, une date qui coïncidait avec le début de la révision de la procédure. Choisir le 1^er janvier 1996 était donc une décision raisonnable.

Grief 21.4.657

Le fonctionnaire travaillait à X. En 1993, il a été muté à Z. Il y a travaillé pendant plus de six ans, obtenant une promotion au cours de cette période (en 1997). Il n'est jamais retourné à X.

Le représentant de l'agent négociateur signale que l'exposé qu'il a fait dans le cas des griefs 21.4.655, 656 et 659 vaut également en l'espèce. Seuls l'endroit et la date diffèrent, le fond restant le même.

Le représentant du ministère affirme que la question principale à trancher en l'espèce est de savoir si le fonctionnaire avait droit à des frais de déplacement dans sa situation.

Selon le représentant du ministère, étant donné que le lieu de travail du fonctionnaire a changé, il n'a pas droit au remboursement des frais de déplacement aux termes de l'article 7.3 de la Directive sur les voyages d'affaires.

Grief 21.4.660

La fonctionnaire travaillait à X. On a avisé verbalement les fonctionnaires travaillant à l'unité qu'ils allaient changer de lieu de travail. La direction a tenu des rencontres et a invité les fonctionnaires à voter pour l'endroit de leur choix, Y ou Z. Ils ont choisi l'endroit Z. La fonctionnaire y est déménagé ainsi que toute l'unité. Quelques mois plus tard, à la suite d'une augmentation des effectifs (60 nouveaux fonctionnaires), la direction a décidé de déménager le groupe à Y. La fonctionnaire a déposé un grief parce qu'elle n'a pas reçu de lettre l'avisant officiellement du changement de lieu de travail.

Le représentant de l'agent négociateur affirme que l'affaire concerne essentiellement la façon dont la fonctionnaire a été informée du changement de lieu de travail. Comme il est précisé dans le Guide sur l'administration des voyages d'affaires, Administration, chapitre 1-3, « pour changer le lieu de travail, il faudrait désigner officiellement par écrit le nouveau lieu de travail ». La direction ne l'a pas fait.

Comme dans le cas du grief 21.4.657, le représentant du ministère affirme que la principale question en litige en l'espèce est de savoir si la fonctionnaire avait droit à des frais de déplacement dans sa situation.

Le représentant du ministère affirme que la direction estime avoir agi de bonne foi. Elle a consulté les fonctionnaires concernant le premier déménagement. En fait, c'est le désir exprimé par les fonctionnaires qui a déterminé le choix du nouveau lieu de travail de l'unité. Par conséquent, aucune lettre officielle n'a été envoyée.

La direction n'est pas arrivée à la conclusion qu'elle devait envoyer une lettre ni que, en négligeant de le faire, elle serait tenue d'indemniser un ou une fonctionnaire pour ses voyages d'affaires. Elle a maintenant pour pratique d'aviser les fonctionnaires par écrit.

Le représentant du ministère résume sa présentation concernant tous les griefs. Le ministère prétend que les fonctionnaires n'avaient pas droit au remboursement des frais de déplacement pour les raisons suivantes :

Avant le 1^er janvier 1996, le ministère avait correctement appliqué la Directive sur les voyages d'affaires. Les renseignements donnés au ministère durant la révision de la procédure (qui sont à l'origine de la note de service du 17 février 1997) étaient erronés. Par conséquent, la « nouvelle » procédure adoptée par le ministère, tout en étant conforme à la note de service du 17 février 1997, ne respectait pas l'esprit de la Directive sur les voyages d'affaires. Le ministère applique désormais la directive de manière à en respecter l'esprit.

En vertu de l'article 1.2.2f) de la Directive sur les voyages d'affaires du CNM, la direction a le pouvoir discrétionnaire de fixer une date limite. Dans les présents griefs, la direction s'est prévalue de ce pouvoir discrétionnaire et l'a fait de façon juste, raisonnable et équitable.

Le chapitre 1-3 du Guide sur l'administration des voyages d'affaires oblige la direction à tenir compte de trois facteurs pour déterminer un changement de lieu de travail : 1) la durée de la période de travail; 2) les coûts additionnels imposés; 3) le niveau salarial de l'affectation temporaire.

Ayant été mal informée, la direction a fondé sa décision uniquement sur la durée de la période de travail (temporaire).

Enfin, la direction a avisé les fonctionnaires au moment de leur affectation qu'il s'agissait d'un changement permanent de lieu de travail.

Les membres du Comité exécutif ne parviennent pas à s'entendre sur l'esprit de la Directive sur les voyages d'affaires. Le Comité se trouve donc dans l'impossibilité de rendre une décision.