Lieu de travail et affectation – autorité locale

le 1er septembre 1999

21.4.624, 21.4.629, 21.4.636, 21.4.637, 21.4.638, 21.4.639, 21.4.640

Les fonctionnaires contestent le rejet de leurs demandes de remboursement des frais engagés pendant leur affectation intérimaire à un autre endroit. Ils réclament le remboursement de leurs frais de déplacement.

Note du secrétaire : L'agent négociateur a fait une seule présentation pour les sept griefs, alors que le ministère en a fait deux : une pour les griefs 21.4.624/629 et une autre pour les griefs 21.4.636/637/638/639/640.

Il y a lieu de noter que le ministère a soulevé la question du respect des délais. Avant de renvoyer les griefs au Comité des voyages en service commandé, le Comité exécutif du CNM s'est penché sur la question sans prendre de décision, compte tenu des circonstances des griefs.

Les fonctionnaires s'estimant lésés doivent se rendre à divers endroits directement de leur lieu de travail ou de leur résidence privée. Les griefs ont été déposés à la suite du refus de l'employeur de rembourser les frais de déplacement réclamés pour le motif qu'une note de service datée du 17 février 1997 fixait au 1er janvier 1996 la date limite pour le remboursement des frais de déplacement dans le cas d'affectations provisoires.

Les sept griefs, deux émanant de fonctionnaires travaillant à Kingston et cinq de fonctionnaires travaillant à Kitchener, portent sur la distance à partir du service d'attache officiel des fonctionnaires plutôt qu'à partir de leur lieu de travail permanent et sur la façon dont les déplacements et le temps consacré à ceux-ci doivent être remboursés.

Le représentant de l'agent négociateur a d'abord décrit les éléments communs à tous les griefs puis est passé aux faits propres à chaque affaire.

Élément commun – La note de service de Kitchener

Les cinq griefs présentés par les fonctionnaires de Kitchener découlent d'une note de service du directeur du bureau de Kitchener datée du 17 février 1997 au sujet des déplacements locaux. Il y est précisé que l'employeur remboursera les frais de déplacements locaux pour la période du 1er janvier 1996 au 17 février 1997.

Les griefs ont tous été présentés après que l'employeur eut refusé le 26 février 1997 de rembourser les frais de déplacement engagés, par suite de la note de service du 17 février 1997. Les fonctionnaires contestent la décision unilatérale de l'employeur de limiter le remboursement des frais de déplacement rétroactivement au 1er janvier 1996. Aucun des fonctionnaires s'estimant lésés n'avait été informé du changement à son lieu de travail permanent.

Fonctionnaire A

Avant le 2 mai 1994, le service d'attache du fonctionnaire était situé au 166, rue Frederick, à Kitchener. Du 2 mai 1994 au 13 août 1995, le fonctionnaire était en affectation au 470, rue Weber, à Waterloo. On ne l'avait pas informé que cela devenait son lieu permanent de travail. Il est ensuite retourné au 166, rue Frederick. Du fait de la note de service du 17 février 1997, il a soumis une demande de remboursement de frais de déplacement pour la période du 2 mai 1994 au 11 août 1995, pour un montant total de 1 360,80 $.

Fonctionnaire B

Les éléments du grief du fonctionnaire B sont semblables à ceux du fonctionnaire A, sauf pour ce qui est des dates, de la distance et du nombre d'heures supplémentaires effectuées. Dans ce cas, le service d'attache du fonctionnaire était situé au 470, rue Weber, à Waterloo; le fonctionnaire a été en affectation au 166, rue Frederick, à Kitchener du 16 mai au 3 octobre 1994 (69 jours).

Fonctionnaire C

(deux griefs)

Le service d'attache du fonctionnaire C est la Section de la vérification située au 385, chemin Fairway, à Kitchener; du 23 septembre au 31 décembre 1994 (67 jours), le fonctionnaire a été prêté à la Section des enquêtes spéciales au 166, rue Frederick, à Kitchener.

Dans son premier grief, le fonctionnaire demande le remboursement des frais de déplacement sur une distance de 20 kilomètres (aller-retour) pour la période du 23 septembre 1994 au 26 mars 1997. Le second grief vise la période du 27 mars au 2 avril 1997, mais il porte sur les heures supplémentaires, c'est-à-dire 50 minutes chaque jour, pour un total de 1 340 kilomètres, plus 55,8 heures à tarif et demi.

Kingston

Les griefs déposés par les fonctionnaires D et E de Kingston sont le résultat d'une réaction en chaîne déclenchée par la note de service du 17 février 1997. Les éléments des griefs sont semblables à ceux des griefs des fonctionnaires de Kitchener.

Fonctionnaire D

Le service d'attache du fonctionnaire D se trouve à l1440, rue Princess, à Kingston. Le 2 juillet 1996, le fonctionnaire a été « prêté » au 385, rue Princess, à Kingston. La distance entre les deux adresses est de 4,5 km, dans une direction, ce qui est supérieur à la distance à partir du lieu de résidence du fonctionnaire.

En septembre 1996, les bureaux du 1440, rue Princess ont fermé et le personnel est déménagé au 993, rue Princess, alors que le fonctionnaire était toujours « prêté » au 385, rue Princess. La distance entre les deux dernières adresses est telle que seul le remboursement des dépenses minimales est demandé pour cette période.

Fonctionnaire E

Le grief du fonctionnaire E et semblable à celui du fonctionnaire D. En novembre 1996, le fonctionnaire a accepté une affectation intérimaire. Son service d'attache était situé au 993, rue Princess, à Kingston. L'affectation intérimaire était au 385, rue Princess, à Kingston. Le 22 mai 1997, le fonctionnaire a été informé que son lieu de travail serait situé au 385, rue Princess. Le fonctionnaire demande le remboursement du taux kilométrique applicable de novembre 1996 au 22 mai 1997, soit un montant de 252,30 $. Il ne réclame pas d'heures supplémentaires.

Le représentant de l'agent négociateur a soutenu que la question en litige dans tous les cas était le lieu de travail des fonctionnaires. Ces derniers ont été tenus de travailler à des endroits qui n'étaient pas leur lieu normal de travail, même si c'était pour de courtes périodes. L'employeur a décidé de corriger les erreurs rétroactivement au 1er janvier 1996. Les fonctionnaires de Kitchener estimaient que cette date était arbitraire; ils n'ont pris conscience de la violation de leurs droits par l'employeur aux termes de la Directive sur les voyages d'affaires qu'après l'envoi de la note de service du 17 février 1997.

Les fonctionnaires de Kingston, pour leur part, demandaient un rajustement du taux kilométrique, qui se situe dans les limites « chronologiques » que s'est fixé l'employeur. Les fonctionnaires de Kitchener soutenaient quant à eux que les endroits où ils avaient été obligés de travailler étaient des lieux de travail « temporaires » et qu'ils se situaient à l'extérieur de la zone d'affectation telle qu'elle est normalement définie. Dans le cas des fonctionnaires de Kitchener et de Kingston, la Directive sur les voyages d'affaires stipule que la définition de lieu de travail englobe un certain nombre d'éléments.

« Lieu de travail désigne l'endroit où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste [...] ».

1)« [...] où il retourne [...] pour s'acquitter d'autres tâches et où se règlent d'autres questions administratives relatives à son emploi ».

Le représentant de l'agent négociateur a résumé sa présentation en déclarant que, étant donné le nombre de lieux de travail différents où ils ont été tenus de travailler pendant de courtes périodes, les fonctionnaires n'ont pas été traités selon l'esprit de la Directive sur les voyages d'affaires en ce qui concerne les déplacements à l'intérieur et à l'extérieur de la zone d'affectation. Tous les fonctionnaires ont déposé leurs griefs dans les 25 jours suivant la date à laquelle ils ont appris l'existence de la note de service du 17 février 1997. Dans ce sens, les griefs ont été présentés dans les délais, mis à part tout délai administratif précisé dans la politique, comme c'est le cas de l'article 1.22 qui stipule que les demandes doivent être déposées au plus tard dans les 30 jours suivant la fin de l'exercice financier.

Griefs 21.4.624/629

Le représentant du ministère a déclaré que le comité devait déterminer si les fonctionnaires s'estimant lésés avaient droit au remboursement de leurs frais de déplacement pendant qu'ils étaient en affectation intérimaire à un autre lieu de travail. Selon les fonctionnaires, l'employeur ne respectait pas les dispositions de l'article 7.3.1. de la Directive sur les voyages d'affaires du CNM.

Depuis le 26 août 1996, le Bureau des services fiscaux de Kingston comprend deux (2) immeubles situés respectivement au 993 et au 385, rue Princess. La distance entre ces deux immeubles est d'environ 3 kilomètres dans une direction.

Le représentant du ministère a soutenu que, en l'espèce, le comité devait examiner trois questions de fond :

1.le lieu de travail;

2.le respect des délais;

3.la période à l'égard de laquelle le ministère a une obligation, si le comité conclut que les fonctionnaires ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement.

1.Lieu de travail

Concernant les détails du grief, le représentant a déclaré que l'article 7.3.1 de la Directive sur les voyages d'affaires précise ce qui suit : « lorsque le fonctionnaire est autorisé à se rendre en service commandé de son domicile à une destination à l'intérieur de la zone d'affectation autre que son lieu de travail [...] ». Il mentionne également que, selon la Directive du CNM, voyage en service commandé s'entend de « tous les voyages d'affaires autorisés par l'employeur. L'expression est utilisée en rapport avec les circonstances dans lesquelles les dépenses prescrites dans la présente directive peuvent être payées ou remboursées par l'État ».

La Directive sur les voyages d'affaires du CNM définit également le lieu de travail comme : « l'endroit où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il part pour ce faire et, dans le cas d'un fonctionnaire itinérant, l'immeuble même où il retourne pour préparer ou présenter ses rapports [...], et où se règlent d'autres questions administratives relatives à son emploi ».

Compte tenu de la définition qui précède et des faits mentionnés ci-dessous, il a dit vouloir démontrer que les fonctionnaires n'avaient pas droit au remboursement de frais de déplacements qu'ils n'ont pas effectués, entre l'endroit où est situé leur poste d'attache au 993, rue Princess et le lieu de travail où ils exécutaient leurs fonctions à titre intérimaire au 385, rue Princess, à Kingston.

  • Depuis avril 1995, le 385, rue Princess est le seul endroit à Kingston où il y a une Section des enquêtes spéciales. Les enquêteurs doivent effectuer leur travail administratif dans un espace d'accès réservé pour des raisons évidentes de sécurité. Ils n'auraient pas pu, pour des raisons de sécurité, s'acquitter de leurs tâches à un autre endroit.
  • Pendant la totalité de la période visée par les demandes de remboursement de frais de déplacement, les fonctionnaires exécutaient les tâches de leur poste intérimaire au 385, rue Princess.
  • Les questions administratives se rapportant à l'emploi des fonctionnaires étaient réglées au 385, rue Princess.
  • Les fonctionnaires avaient un poste de travail complet à la Section des enquêtes au 385, rue Princess, dont un bureau, un classeur, un téléphone, un ordinateur et des fournitures.
  • Pendant qu'ils étaient en affectation intérimaire, les fonctionnaires n'ont pas eu à exécuter aucune des fonctions de leur poste d'attache. Les bureaux des fonctionnaires s'estimant lésés à l'endroit où se trouve leur poste d'attache au 993, rue Princess sont occupés par d'autres fonctionnaires. Les fonctionnaires s'estimant lésés ont apporté leurs effets personnels au 385, rue Princess, qui est devenu leur lieu de travail depuis le début de leur affectation.
  • L'avis d'affectation possible précisait que : [traduction] « La Section des enquêtes spéciales est à la recherche de candidats pour une affectation pour une période de deux ans ou moins ». Les fonctionnaires savaient que le lieu de travail était situé au 385, rue Princess.
  • Pendant qu'ils étaient en affectation intérimaire, les deux fonctionnaires relevaient du gestionnaire qui était et est toujours logé au 385, rue Princess.
  • Sur la demande de remboursement de frais de déplacement signée le 6 mai 1997, le fonctionnaire D demandait que le paiement soit envoyé au 385, rue Princess. Sur les trois demandes de remboursement de frais de déplacement signées, le fonctionnaire E demandait que le chèque soit envoyé au 385, rue Princess.
  • Sur le formulaire de grief, le fonctionnaire D précise que l'adresse pour le joindre est le 385, rue Princess.

Même si les fonctionnaires savaient que leur lieu de travail se trouvait au 385, rue Princess, la direction les a officiellement informés de leur lieu de travail afin d'éviter tout malentendu :

  • Les lettres d'offre datées des 25 octobre 1996, 21 mars 1997, 9 mai 1997, 17 septembre 1997, 10 décembre 1997, 2 mars 1998, 21 septembre 1998 et 28 septembre 1998, signées par le fonctionnaire D, étaient toutes adressées au 385, rue Princess. Les lettres d'offre datées des 21 mars 1997, 8 mai 1997 et 17 septembre 1997, signées par le fonctionnaire E, étaient toutes adressées au 385, rue Princess.
  • Les fonctionnaires s'estimant lésés ont été informés par écrit que leur lieu de travail, pendant leur affectation intérimaire, était situé au 385, rue Princess. La note de service envoyée aux fonctionnaires le 22 mai 1997 précisait que [traduction] « pour que les choses soient bien claires, le 385, rue Princess est considéré comme votre lieu de travail pendant que vous travaillez à la Section des enquêtes spéciales. »
  • On a informé le fonctionnaire D par écrit au moyen de la lettre d'offre confirmant la prolongation de ses nominations intérimaires les 17 septembre 1997, 10 décembre 1997, 31 mars 1998 et 21 septembre 1998 que son lieu de travail était situé au 385, rue Princess. On a informé le fonctionnaire E par écrit au moyen de la lettre d'offre confirmant la prolongation de ses affectations intérimaires le 17 septembre 1997 que son lieu de travail était situé au 385, rue Princess.

Le représentant a ensuite mentionné les décisions rendues par le Comité exécutif du CNM dans des affaires semblables où les fonctionnaires concernés n'avaient pas eu droit au remboursement des frais de déplacement et certaines décisions rendues par les arbitres en faveur de la direction.

L'article 1.1.4 de la Directive sur les voyages d'affaires est ainsi libellé : « Il convient de souligner que, en règle générale, les fonctionnaires sont censés se rendre à leur lieu de travail à leurs frais et en dehors des heures de travail. Les frais de transport entre la résidence principale du fonctionnaire et son lieu de travail ne sont pas habituellement remboursés. »

L'article 1.2.2 de la même directive précise qu'un fonctionnaire doit « présenter les demandes ne comportant pas d'avance aussitôt que possible après la fin du voyage d'affaires et, dans tous les cas, au plus tard 30 jours civils après la fin de l'année financière où le voyage d'affaires a été effectué. Les demandes reçues après cette date donneront lieu à un remboursement uniquement si le fonctionnaire démontre qu'elles sont fondées et si l'employeur est d'avis que le retard est justifié. »

Dans le grief 21.4.411, le Comité exécutif du CNM a décidé que : [traduction] « Même si la demande semble fondée, il n'y a pas de raison acceptable de ne pas avoir soumis les demandes dans le délai prescrit ou dans des limites raisonnables ».

2.Respect des délais

Le représentant du ministère a soutenu que les griefs étaient hors délai.

Les fonctionnaires ont soumis leurs demandes plus de 30 jours civils après la fin de l'exercice financier. Ils n'ont jamais expliqué pourquoi il leur avait fallu six mois pour soumettre leurs demandes de remboursement. Par conséquent, seule la période postérieure au 1er avril 1997 devrait donner lieu à un remboursement.

3.Responsabilité du ministère

Selon le représentant du ministère, s'il était fait droit aux griefs, le redressement devrait être limité à 26 jours ouvrables avant le dépôt des griefs.

Le représentant a conclu que le comité du CNM devrait évaluer les griefs sur le fond plutôt qu'en fonction des autres décisions de la direction. De même, la demande du représentant qui veut que le comité fasse une recommandation au sujet d'un grief déposé par deux fonctionnaires du nord de l'Ontario, du fait d'une erreur d'interprétation de quelques gestionnaires du sud de l'Ontario, aurait une incidence sur toute la région du Nord, puis sur toutes les régions de Revenu Canada et, enfin, sur tous les ministères fédéraux.

Griefs 21.4.629/637/638/639/640

Selon le représentant du ministère, le comité devrait en l'espèce examiner trois questions de fond :

1)la décision de la direction de fixer au 1er janvier 1996 la date limite pour le remboursement des frais de déplacement liés aux affectations provisoires;

2)la question de savoir si les affectations des fonctionnaires s'estimant lésés étaient considérées comme un changement permanent de lieu de travail;

3)la question de savoir si les griefs ont été présentés dans les délais.

Tous les fonctionnaires étaient en affectation à l'intérieur de leur zone d'affectation depuis 1994; ils croyaient qu'ils avaient droit au remboursement de frais de déplacement aux termes de la Directive sur les voyages d'affaires. En acceptant les affectations, les fonctionnaires n'ont pas eu à assumer de coûts supplémentaires. Le remboursement des dépenses équivaudrait à un gain financier.

1.La décision de la gestion de fixer au 1er janvier 1996 la date limite pour le remboursement des frais de déplacement liés aux affectations provisoires

Le représentant a déclaré que c'est une décision d'arbitrage (Vijh) rendue le 4 décembre 1995 dans le cas de Revenu Canada à Toronto qui a incité la direction à entreprendre un examen des pratiques locales. Au cours de cet examen, la direction a été informée par erreur que tous les fonctionnaires en affectation provisoire étaient assujettis aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires. La direction a alors modifié sa pratique et envoyé une note de service à tout le personnel indiquant qu'elle était disposée à examiner les demandes de remboursement des frais de déplacements locaux à compter du 1er janvier 1996.

En ce qui a trait à la décision Vijh, le Comité des voyages en service commandé du CNM avait accueilli le grief. Cette décision ne devait pas entraîner une refonte de la Directive sur les voyages d'affaires. Par conséquent, il était erroné d'aviser la direction que toute affectation provisoire était assujettie à la Directive sur les voyages d'affaires.

Aux termes de l'article 1.2.2 f) de la Directive, la direction peut à sa discrétion autoriser le remboursement des dépenses au-delà des 30 jours civils suivant la fin de l'exercice financier au cours duquel le voyage d'affaires a été effectué. En l'espèce, la direction a utilisé son pouvoir discrétionnaire de manière juste et équitable envers tous les fonctionnaires. Elle a choisi la date rétroactive pour que celle-ci coïncide avec le début de l'examen des pratiques.

2.La question de savoir si les affectations des fonctionnaires étaient considérées comme un changement permanent de lieu de travail

Le représentant du ministère a cité l'affaire Fuller et Fryer dans laquelle il a été décidé qu'il ne pouvait y avoir qu'un lieu de travail. La direction a avisé les fonctionnaires en 1994 que leur lieu de travail avait changé pour la durée de leurs affectations et que cela constituait un changement permanent de leur lieu de travail. La direction a le droit de changer les lieux de travail; ce faisant, les dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires ne s'appliquent pas.

La direction estimait que les fonctionnaires n'avaient pas droit au remboursement de frais de déplacement étant donné qu'ils étaient en affectation pour des périodes de six mois à deux ans et que le lieu de travail avait changé pour la durée de leurs affectations.

La Directive sur les voyages d'affaires ne mentionne pas de période au cours de laquelle une affectation donne droit au remboursement des frais de déplacement. Elle laisse plutôt à la direction la discrétion de déterminer s'il y a lieu ou non de modifier le lieu de travail d'un fonctionnaire.

3.Respect des délais

Les griefs ont été présentés en 1997, longtemps après la période prévue dans la convention collective. La décision de « refuser le remboursement des frais de déplacement » a été rendue en 1994. Lorsque la direction a examiné les demandes de remboursement des fonctionnaires en affectation en date de janvier 1996, cela ne constituait pas une nouvelle occasion de contester une décision antérieure.

Il est important de noter que l'un des fonctionnaires était toujours en affectation en janvier 1996. Il pourrait prétendre qu'il s'agit d'un grief continu et que l'argument du respect des délais ne s'applique pas.

Le représentant du ministère a conclu que, selon la Directive sur les voyages d'affaires, les fonctionnaires s'estimant lésés n'avaient pas droit au remboursement de leurs frais de déplacement.

Le Comité exécutif examine le rapport du Comité des voyages en service commandé sans parvenir à une entente sur l'esprit de la directive sur les voyages d'affaires. Il se trouve donc dans l'impossibilité de prendre une décision.