Réinstallation – Dépenses de location de véhicule

Le fonctionnaire a présenté un grief pour protester contre le refus de lui rembourser les frais de location de véhicule et/ou de transport engagés durant sa réinstallation. Il a réclamé le remboursement des frais de location d'un véhicule et de taxis de la période juillet-septembre 1999, pour un total de 1930 $.

Au printemps 1999, le fonctionnaire s'estimant lésé a reçu une offre d'emploi dans une autre ville (B) dépourvue de service de transport en commun. Les habitants de la ville qui n'avaient pas de véhicule personnel devaient se déplacer en taxi ou louer une voiture. Quand il s'est arrangé pour se réinstaller, sachant que sa famille ne pourrait pas le rejoindre immédiatement, le fonctionnaire a tenté de louer un véhicule à (B). Dans un message daté du 27 avril 1999, il a été informé par l'employeur que la Directive sur la réinstallation — et plus particulièrement l'Indemnité pour l'occupation temporaire de deux résidences (IOTDR) — n'autorisait pas le remboursement de la location à court ou à long terme d'un véhicule. Il a aussi été informé qu'il pouvait retarder son entrée en fonctions jusqu'à la fin juin 1999, de façon que son enfant puisse terminer l'année scolaire. Le 28 avril 1999, il a fait savoir à son futur superviseur qu'il attendrait de connaître le résultat du voyage qu'il allait faire à la recherche d'un logement avant de prendre une décision sur cette offre de retarder son entrée en fonctions.

Début mai 1999, le voyage que le fonctionnaire a fait pour trouver un logement s'est conclu par un échec, même s'il avait cherché dans un rayon de 30 kilomètres de son futur lieu de travail. Dans une lettre adressée à la direction le 10 mai 1999, il lui a déclaré que le marché du logement à « B » était très limité, que les maisons étaient chères et que les maisons à vendre acceptables se vendaient rapidement. Il avait appris que d'autres familles n'avaient pas non plus réussi à trouver une résidence acceptable à « B ». Par conséquent, il devait envisager d'autres solutions, par exemple de se faire construire un logement ou de louer un appartement à court terme. Il a demandé à l'employeur d'autoriser un deuxième voyage à la recherche d'un logement, au cours duquel il allait chercher dans un rayon de 50 kilomètres.

Le fonctionnaire a fait ce second voyage au début de juin 1999. Même s'il n'a pas réussi à trouver une maison, il a pris contact avec de nombreux agents d'immeubles et lotisseurs dans ce rayon de 50 kilomètres. Afin de se prévaloir de ces possibilités en temps opportun pour sa famille, il a de nouveau demandé l'autorisation de louer une voiture.

À la mi-juin 1999, la maison du fonctionnaire à (A) n'avait pas encore été vendue. Il a donc décidé que sa conjointe y resterait pour en faciliter la vente, comme le recommande la clause 2.11.2b) de la Directive sur la réinstallation. Le véhicule familial devait rester à (A), puisque l'enfant du fonctionnaire devait être suivi par un médecin trois fois par semaine. Faute de transport en commun à (B), la capacité du fonctionnaire de chercher un logement le soir ou en fin de semaine était extrêmement limitée.

Dans sa lettre du 18 juin à la direction, le fonctionnaire avait proposé qu'on demande au Conseil du Trésor d'autoriser la location d'un véhicule pendant qu'il était admissible à l'IOTDR. Il a été informé le 22 juin que c'était impossible et qu'on ne ferait pas cette demande. Par la suite, dans une conversation avec la direction, il s'est fait dire qu'on n'avait pas communiqué avec le Conseil du Trésor, mais qu'on réfléchirait à sa situation. Le fonctionnaire a donc loué un véhicule ou pris des taxis à ses frais pour chercher un logement.

Durant cette période, il vivait dans un appartement de deux chambres à coucher d'un immeuble où l'on n'acceptait pas d'enfants. Sa maison a été vendue en septembre 1999, à prix réduit, et sa famille s'est réinstallée à (B) en octobre. Le propriétaire de l'immeuble où il habitait lui a permis de rester dans l'appartement avec sa famille jusqu'à ce qu'il trouve une maison.

À la rubrique Objet et portée, la Directive sur la réinstallation se lit comme il suit :

« La politique du gouvernement est la suivante. Dans toute réinstallation, il faut viser à réinstaller l'employé de la façon la plus efficace, c.-à-d. au coût le plus raisonnable pour l'État tout en causant le moins d'ennuis possible à l'employé muté et à sa famille. »

Le représentant de l'agent négociateur a maintenu que la situation particulière du fonctionnaire, le stress qu'il a subi et les frais qu'il a dû supporter en tentant de trouver un logement acceptable pour sa famille sans avoir accès à un moyen de transport commode, combinés avec le fait qu'il a souffert d'être séparé de sa famille pendant que sa femme tentait de vendre leur maison et devait obtenir des soins médicaux hebdomadaires pour leur plus jeune enfant, justifiaient un traitement particulier, à savoir le remboursement des frais engagés pour la location d'un véhicule et pour des taxis afin de trouver un logement, nécessairement à l'extérieur de (B). Le fonctionnaire a dépensé 1 430 $ pour louer des véhicules, 500 $ pour des taxis et pour des besoins personnels (nourriture, etc.), pour un total de 1 930 $.

Le représentant de l'employeur est d'avis que le fonctionnaire n'avait pas le droit de réclamer le remboursement des frais engagés pour la location d'un véhicule, conformément à la Directive sur la réinstallation et au Guide de réinstallation. La clause 1.1.1 de la Directive sur la réinstallation précise expressément que : « Si un employé engage des dépenses concernant sa réinstallation avant d'en avoir reçu l'autorisation écrite, l'employeur n'a pas à assumer la responsabilité de ces dépenses, sauf si cette réinstallation est autorisée subséquemment. » L'employeur n'a conclu aucune entente ni pris aucun engagement préalable, de vive voix ou par écrit, afin de faire rembourser au fonctionnaire par le Ministère les dépenses engagées pour la location d'un véhicule pendant qu'il était admissible à l'IOTDR. Au contraire, le fonctionnaire a été informé par écrit, à trois reprises, que les dépenses de location de véhicules n'étaient pas autorisées par la Directive sur la réinstallation.

Le Ministère a bien voulu reporter la date d'entrée en fonction du fonctionnaire à la fin de juin 1999 afin de faciliter sa réinstallation et d'atténuer les difficultés que sa famille ou lui-même éprouvait. Le fonctionnaire a toutefois refusé cette offre, en prétendant plus tard qu'une des raisons pour lesquelles il demandait un traitement particulier, c'était que l'employeur avait exigé qu'il entre en fonctions le 25 mai 1999.

Le fonctionnaire a demandé un traitement de faveur, soit qu'on lui rembourse son kilométrage au plus élevé des deux taux mentionnés à la clause 6.8.1 de la Directive sur la réinstallation. Selon lui, ce taux allait couvrir non seulement la distance qu'il devait parcourir, mais aussi, en raison des travaux de voirie à (A), lui permettre d'éponger de petites réparations éventuelles. Comme la distance entre la résidence du fonctionnaire à (A) et son nouveau lieu de travail à (B) s'élevait à 1 349 km, le Ministère a fait transporter l'intéressé et sa famille par avion et lui a fait livrer son véhicule.

Du 14 juin au 14 octobre 1999, le Ministère a payé les frais de transport en taxi de 820 $ du fonctionnaire pour se rendre de sa résidence temporaire à son lieu de travail. Bien que la Directive sur la réinstallation ne prévoie pas le paiement de telles dépenses, le Ministère avait déjà communiqué avec le Conseil du Trésor au sujet d'une situation analogue; il s'était alors fait répondre qu'il devrait rembourser ces dépenses, en raison de l'endroit où le logement de l'intéressé se trouvait à son lieu de travail et du fait qu'il n'y avait pas de service de transport en commun.

Il vaut la peine de souligner que, pendant qu'il était admissible à l'indemnité pour l'occupation temporaire de deux résidences, le fonctionnaire était tenu de voyager pour affaires. En pareil cas, son superviseur l'autorisait à se servir d'un véhicule du gouvernement pour ses affaires personnelles, par exemple pour chercher un logement et ainsi de suite, de même que pour son travail.

Le Ministère a payé tous les frais autorisés par la Directive sur la réinstallation, soit un voyage à la recherche d'un logement en mai 1999 ainsi qu'un deuxième voyage de ce genre en juin 1999, une visite du fonctionnaire à sa famille à (A) en juillet 1999 ainsi qu'une seconde visite à sa famille à (A) en novembre 1999, les honoraires de l'agent d'immeubles, les frais associés à la vente de sa résidence principale ainsi que les frais d'entreposage de ses meubles de novembre 1999 à février 2000.

Le fonctionnaire a présenté une demande de remboursement de 1 061,90 $ de frais d'entreposage pour la période de mars à juin 2000, avec possibilité de lui rembourser aussi ses frais encourus à ce titre jusqu'au 31 juillet 2000. L'employeur, qui a aussi consulté des représentants du secteur immobilier local à (B), a étudié cette demande. D'après ce que ces représentants lui ont déclaré, il est clair que le marché du logement à (B) s'était nettement amélioré au cours de la dernière année civile et que, par conséquent, la situation du fonctionnaire ne pouvait pas être considérée comme un « cas exceptionnel » aux termes de la clause 4.10.2 de la Directive sur la réinstallation : « Il ne faudrait envisager l'entreposage d'une partie des effets de l'employé que dans des cas exceptionnels. Si l'employé choisit un logement qui ne peut contenir qu'une partie de ses effets mobiliers, les arrangements relatifs à l'entreposage du surplus sont sa responsabilité. » Par conséquent, la demande de remboursement de frais supplémentaires d'entreposage a été rejetée.

En somme, l'employeur a payé en tout 36 483,76 $ de frais de réinstallation admissibles pour le fonctionnaire. On peut lire à la rubrique des Responsabilités de la Directive sur la réinstallation que : « L'employeur doit rembourser, dans les limites prévues par la directive sur la réinstallation, les dépenses réelles et raisonnables engagées par un employé, son conjoint ou les personnes à sa charge à l'occasion de sa réinstallation dans un autre lieu de travail à la demande de l'employeur ». Rien dans la Directive ne prévoit le remboursement des frais de location à long terme ou à court terme d'un véhicule. En outre, la Partie II de la Directive, sur l'Aide à la réinstallation, ne prévoit absolument pas le remboursement des frais associés à la location d'un véhicule pendant que le fonctionnaire touche une indemnité pour l'occupation temporaire de deux résidences. Par conséquent, en vertu de ces dispositions de la Directive, l'employeur ne pouvait pas accueillir la demande du fonctionnaire.

Le Comité des voyages en service commandé s'est retrouvé dans une impasse sur cette affaire, et le Comité exécutif confirme qu'il y a bel et bien une impasse.