Frais de repas

Le fonctionnaire conteste la décision de l'employeur de lui refuser l'indemnité pour frais de repas aux termes de la Directive sur les voyages. Le fonctionnaire s'estimant lésé demande qu'on lui rembourse le coût de ce repas.

Le superviseur du fonctionnaire s'estimant lésé l'a informé qu'il devait se rendre à son lieu de travail habituel (emplacement X) vers 12 h avant de se déplacer en dehors de sa zone d'affectation, vers 13 h – 13 h 30 le même jour pour une période de cinq jours, à l'emplacement Y (zone d'affectation temporaire) pour effectuer des activités spéciales dans le cadre de son travail. Le jour prévu de son départ de l'emplacement X était un jour de repos (le deuxième). Le fonctionnaire s'estimant lésé faisait donc des heures supplémentaires. Après le départ pour l'emplacement Y, le fonctionnaire s'estimant lésé s'est acheté un goûter et l'a mangé en route. Le ministère a refusé de le rembourser.

Le représentant de l'agent négociateur commence en déclarant qu'en raison de ses fonctions, le fonctionnaire s'estimant lésé doit avoir un horaire de travail variable. Par le passé, la variabilité de son horaire l'a empêché de prendre ou d'obtenir ses repas à l'heure fixée. Pour compenser cet inconvénient, le fonctionnaire s'estimant lésé s'assure dorénavant de les prendre avant le début de ses quarts de travail pour être, à tout le moins, en mesure de prendre un repas durant ses heures de travail s'il ne lui est pas possible de prendre une pause.

Le matin de son voyage, le fonctionnaire s'estimant lésé a pris son petit déjeuner à son domicile vers 9 h. Il s'est ensuite rendu à son lieu de travail habituel pour 12 h, comme on lui avait demandé. Après avoir chargé l'équipement qui serait utilisé dans son travail à l'emplacement Y, le fonctionnaire s'estimant lésé a quitté l'emplacement X entre 13 h et 13 h 15. Il a fait le plein d'essence et s'est acheté un goûter. En raison de l'équipement transporté, le fonctionnaire s'estimant lésé a dû emprunter un chemin différent, où il n'y avait pas d'établissement convenable pour acheter ou prendre un goûter soi-disant normal pour assurer un voyage sûr. De plus, les emplacements X et Y sont isolés. Le goûter a été consommé entre 14 h et 15 h dans le véhicule. Le fonctionnaire est arrivé à l'emplacement Y, après avoir été sur la route pendant environ une heure. À l'emplacement Y, il a assisté à une réunion prévue à 15 h. Le fonctionnaire s'estimant lésé est arrivé au motel où il allait demeurer pendant son séjour à l'emplacement Y vers 18 h 30, heure à laquelle il a cessé de faire des heures supplémentaires. Il a soupé entre 20 h et 21 h.

Le représentant de l'agent négociateur déclare que la décision de ne pas rembourser le coût du goûter contrevient aux dispositions de la Directive sur les voyages. Les dépenses engagées pour le repas sont raisonnables et devaient être engagées en raison d'un voyage en service commandé. De plus, la Directive prévoit le versement d'une indemnité de repas pour les repas consommés par un employé hors de son domicile les journées ou les portions de journées pendant lesquelles il est en service commandé et autorisé à engager des frais de logement pour la nuit. De plus, le repas n'a pas été consommé dans la zone d'affectation mais en route. Il faut également indiquer que la Directive ne fixe pas une heure précise à laquelle les repas doivent être pris. Un autre facteur à prendre en considération est la séquence de repas qui devrait être examinée en relation avec le quart de travail et la variabilité de l'horaire du fonctionnaire s'estimant lésé. Par ailleurs, l'employeur n'a pas précisé une période durant laquelle le fonctionnaire s'estimant lésé aurait pu manger son goûter. Pour toutes ces raisons, on demande que le grief soit accueilli.

Le représentant du ministère soutient que le goûter n'a pas été remboursé parce que le fonctionnaire s'estimant lésé a quitté le lieu de travail à 13 h et était donc dans sa zone d'affectation durant la pause-repas normale.

Le remboursement du coût du repas a été refusé parce que les critères établis dans la Directive sur les voyages n'avaient pas été respectés par le fonctionnaire s'estimant lésé. Premièrement, en vertu de l'article 4.1.1 de la Directive, le ministère ne peut pas rembourser le repas parce que le goûter n'a pas été consommé dans un restaurant en dehors de la zone d'affectation. Même dans une situation exceptionnelle décrite aux articles 4.3.1 et 4.3.2 où les dépenses engagées pourraient avoir été supérieures à la normale, le remboursement n'est pas possible puisque la situation du fonctionnaire s'estimant lésé ne correspond pas aux critères établis dans les articles en question.

Le représentant du ministère cite également le chapitre 1-3 du Guide sur l'administration des voyages d'affaires en vertu duquel il incombe au fonctionnaire de prévoir les repas qu'il consomme dans sa zone d'affectation ou dans un rayon de 16 kilomètres de la résidence, et d'assumer financièrement de tels achats. Dans la même veine, le représentant réitère que la Directive ne prévoit pas le remboursement des repas pris dans la zone d'affectation avant le départ pour un voyage en service commandé ou au retour de celui-ci.

Pour terminer, le représentant du ministère indique que l'objectif et la portée de la Directive sur les voyages visent à rembourser les dépenses raisonnables nécessairement engagées durant un voyage en service commandé. Ces dispositions ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque et ouvrir la voie au gain personnel.

Le Comité exécutif accepte le rapport du Comité des voyages en service commandé, qui a tenu compte des circonstances spéciales dans ce dossier :

• Le fonctionnaire s'estimant lésé a été appelé à effectuer des heures supplémentaires;
• on lui a demandé de commencer à travailler à midi;
• il devait charger l'équipement et quitter avec celui-ci au plus tard 13 h 30;
• il a dû assister à une réunion au nouveau lieu de travail à 15 h;
• ·il n'y avait aucun établissement de restauration où il aurait pu arrêter en route;
• le fonctionnaire s'estimant lésé avait un horaire de travail variable et l'on ne pouvait s'attendre à ce qu'il prenne sa pause de repas à 13 h dans la zone d'affectation.

Le Comité exécutif reconnaît par conséquent que le fonctionnaire s'estimant lésé n'a pas été traité conformément à l'esprit de la Directive sur les voyages, puisqu'il a été déterminé que les frais de repas étaient clairement raisonnables et justifiables dans ce cas.

Le grief est accueilli.